Ekip zaman yönetimi oluşturmak ve geliştirmek için 12 ipucu

Zaman yönetimi ile ilgili yüzlerce makale ve yayın varken, bunların çoğu bireyle ilgilidir. Ve kendimiz için zamanı takip etme şeklimizi iyileştirebilsek de, bu, takım olarak zamanı takip etmemiz gerektiğinde de aynı şekilde yapacağımız anlamına gelmez. Biraz farklı bir zihniyet ve yaklaşım gerektirir.

Bir ekip içinde zamanı nasıl izleyeceğinizi ve yöneteceğinizi anlamanıza yardımcı olmak için veya yalnızca geliştirmek istiyorsanız, başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları burada.

Bir ekipte zaman yönetimi neden önemlidir?

İlk olarak, doğru ekip yönetiminin genel iş akışına ve ekipler arası ilişkilere nasıl yardımcı olduğunu kısaca gözden geçirmeliyiz.

Stresi azaltır

Uzmanlar, kötü zaman yönetiminin aslında strese yol açtığı konusunda sık sık uyarıda bulunuyorlar. Ve bu sadece son teslim tarihlerini kaçırmak veya fazla mesai yapmakla ilgili değil.

İnsanlar sahip oldukları zamanı yönetmekte kötü olduklarında ve görevlerini öncelik sırasına koyamadıklarında, bu kaçınılmaz olarak bunalmış hissetmeye yol açar. Bunalma, gerginliğe, önemli bilgileri veya görevleri kaçırma korkusuna, durumları kulak misafiri veya yanlış okuma korkusuna vb. neden olur. Birlikte, bir kişinin beynini “panik moduna” dönüştürebilir ve ya hata yapabilir ya da baskı altında çökebilir.

Ve bir ekip içinde, farklı insanlar, kötü zaman yönetiminin neden olduğu strese farklı şekillerde tepki göstereceklerdir. A kişisi B kişisini fazla rahat olmakla suçlayabileceğinden veya B kişisi A kişisini fazla nevrotik olmakla suçlayabileceğinden, bu takımlar arası çatışma yaratabilir.

Bu nedenle, ekip düzeyinde iyi bir zaman yönetimi, ekip dinamiklerini önemli ölçüde iyileştirebilir ve günlük olarak karşılaştıkları iş stresinin bir kısmını hafifletebilir.

Herkesi güncel tutar

Şeffaflık bugün bile büyük bir sorundur. Herkesin her an ne yaptığını takip etmemize yardımcı olmak için tasarlanmış tüm uygulama ve hizmetlerde bile, iş arkadaşlarımızın işin bir parçası olduğunda hala çoğunlukla karanlıkta kalıyoruz. Ve görev ilerlemeleriyle ilgili iletişim, bir ekibin sağlığı ve elbette projenin kendisi için hayati önem taşır.

Ekip zaman yönetimi alışkanlığı oluşturmanın bir yararı, şeffaflığın artmasıdır. Herkes ne üzerinde çalıştığını ve iş arkadaşının plakasında ne olduğunu takip ettiğinde, öncelik vermek daha kolay hale gelir. İlerleme hakkında rapor vermek için grup sohbetinde daha az dürtü ve dürtme var ve kesinlikle daha az toplantı var.

Herkesin projenin nasıl gittiğini bilmesini sağlar

Ekip zamanlarını toplu olarak takip etmeye başladığında, zaman geçtikçe büyük resmi daha net görmeye başlayabilirsiniz. Proje ilerlemesini takip etmek daha kolay hale gelir ve ayrıca her şeyin nasıl gittiğini sorma ihtiyacını ortadan kaldırır. Rapor oluşturmak ve toplantı düzenlemek çok daha kolay.

Ekip üyeleri, zaman yönetiminin genel projeye nasıl yansıdığı hakkında bir fikir edinmeye başlayacak. İş arkadaşları da bunu görebilecek ve herhangi bir sorunu zamanında çözebilecekler.

İşbirliğini geliştirir

İnsanlar aynı atasözü teknesindeyken birbirlerine yardım etmeye daha meyillidirler. Bir takım zamanlarını takip edip birlikte nasıl yöneteceklerini öğrendiğinde, ipuçlarını paylaşmaları ve hatalar olduğunda birbirlerini güçlendirmeleri daha olasıdır.

Sağlıklı bir öğrenme ortamı oluşturduğunuz sürece, ekibiniz öğrenme zamanı yönetimi ile çok daha iyi hale gelecektir.

İşyerinde zaman yönetimi nasıl geliştirilir

1. Nerede olduğunuzu görmek için zamanı takip edin

Zamanı bireysel olarak takip etmelerini sağlayarak ekibinizin zaman yönetimini geliştirmeye başlayabilirsiniz. Herkes, tüm ekibin zaman yönetimine gerçekten katkıda bulunmadan önce, kendi zaman harcamalarından sorumlu olmaya başlamalıdır.

Örneğin, ekipler için bir zaman yönetimi uygulaması olan Clockify'da bir ekip yöneticisi, ilerleme için projeler ve önemli kilometre taşları oluşturabilir. O andan itibaren, her bir ekip üyesi, her bir dönüm noktasına katkıda bulunan görevlere harcanan zamanı izlediğinde, zamanlayıcı bunu yansıtacaktır.

Clockify'ın iyi belgelenmiş bir proje ilerlemesini nasıl sağlayabildiğini görmek için buraya gidebilirsiniz. Zaman yönetimi söz konusu olduğunda ekibinizin çalışma alanı, proje ve ilerleme raporunun adım adım kurulumuna girer.

Ayrıca ekibinizin zaman takibi alışkanlıklarını ve zamanlarını nasıl harcadıklarını öğrenmek için yaklaşık iki hafta hatta bir ay boyunca süreyi takip etmeniz önerilir. Bu aynı zamanda her bir üyenin zamanını nasıl yönetmeyi tercih ettiği ve bunun tüm takımı nasıl yansıttığı hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmenin tek yoludur. Bu toplanan verilerden değişiklik ve iyileştirmeler yapmaya başlayabilirsiniz.

2. Bir iş yüküne genel bakış yapın

İkinci adım olarak, her bir ekip üyesinin iş tanımlarının bir parçası olarak ne yapması gerektiğine aşina olmak iyidir. Ne kadar önemsiz işleri var, hangileri en büyük zaman yatırımları ve hangileri onları yapmak için en az zaman alıyor. İş yükünü içeren ancak genellikle gözden kaçan ek görevler:

• geri dönüş vermek,
• yeni çalışanları eğitmek,
• Sunum yapmak,
• toplantıların düzenlenmesi,
• müşteri iletişimi,
• e-posta gönderme vb.

Önce o bölgelerdeki yağları keserek başlayın. Hem siz hem de çalışan, önemsiz olan belirli görevlerin gereğinden fazla zaman aldığını fark ederseniz, onları kesin.

Örneğin toplantılar yapın.

Çoğu zaman, konusu mevcut kişilerin en az üçte birini ilgilendirmeyen toplantılara katılacaksınız. Zamanlarını ve enerjilerini, kendilerini etkilemeyen verileri ve konuşmaları dinlemek için harcıyorlar. Aynı şey e-posta zincirleri veya sohbet odası tartışmaları için de geçerlidir.

Son olarak, işbirliği yüksek performanslı ekiplerin bir avantajı olsa da, başkalarının işlerini daha fazla yapmaya başlayan ekip üyelerine dikkat edin. Bütün günlerini küçük yangınları söndürmek için harcarlarsa ve sonra işlerini fazla mesaide yaparlarsa, iş yükünde büyük bir dengesizlik vardır ve mümkün olan en kısa sürede ele alınması gerekir.

3. Ekibinizle konuşun

Önceki noktanın devamı olarak, ekiple ne kadar çok konuşursanız, zaman yönetiminin hangi yönlerini incelemeniz gerektiğini belirlemek o kadar kolay olacaktır. İşte odaklanmanız gereken bazı şeyler:

• Her zamanki görevlerinin neler olduğunu ve işlerinin hangi bölümlerinin sıkıcı ve yorucu olabileceğini kontrol edin;
• Onlara en çok/en az üretken hissettiklerini sorun;
• Dikkat dağıtıcı şeyler hakkında konuşun ve ekip için en yaygın olanları belirleyin;
• İş akışlarına ve yaklaşımlarına uygun stratejilerle bir araya gelin;
• Zaman yönetiminin nasıl değiştiğini sormak veya aylık anketler yapmak için onlarla arada bir görüşün;
• Ekip üyelerinin mikro yönetim olmadan zaman yönetimine analitik olarak yaklaşmalarına izin verin - öğrenme ilerlemelerini kontrol altında tuttukları sürece sonuçlar çok daha iyi olacaktır.

Ekipler departmandan departmana farklı olduğundan, endişeleri ve ofisteki evcil hayvan huyları da farklı olacaktır. Önemli olan ortak bir paydada buluşup, zamanı daha iyi yönetmeyi öğrenmelerinde aktif rol oynayacaklarını onlara bildirmektir. İK'dan, kaçınılmaz olarak bir masa çekmecesine yapışıp bunu unutacaklarına dair bilgilendirici bir broşür almakla kalmayın.

4. Yalnızca çalışma zamanı yönetimine odaklanmayın

Ekip zaman yönetimini daha iyi eğitmenin bir başka yararlı yolu da kişisel zaman yönetimini dahil etmektir. Ekibe, işyerindeki alışkanlıklarını iyileştirmenin, kişisel yaşamlarında kullanılabilecek iyi bir uygulama olduğunu bildirin.

Verimlilik koçu Matt East, insanları zaman yönetiminin faydalarına ikna etmenin ve onları iyileştirme yoluna koymanın en kolay yolunu sundu. Sadece on soruyu yanıtlamanın, insanların zamanlarını ve görevlerini nasıl önceliklendirecekleri hakkında düşünmelerini sağlayabileceğine inanıyor. Fırsatınız varsa, bu sorularla bir bildiri hazırlayın ve ekibin bir veya iki gün boyunca üzerinde düşünmesini sağlayın. Ardından, birbirinizin önceliklerini daha iyi anlamak ve takım olarak zamanı yönetme konusunda birbirinizle nasıl yarı yolda buluşabileceğinizi daha iyi anlamak için cevaplarını tartışın.

1. Bugün bir şeyi başarabilseydim, bu ne olurdu?
2. İkinci en önemli şey ne olurdu?
3. Üçüncü en önemli şey ne olurdu?
4. Bu üç şeyden sonra yapılması gereken ne kaldı?
5. Başkalarına hangi görevleri devredebilirim?
6. Başkalarının üzerinde çalıştığı ve benim ilgime ihtiyaç duyduğu başka görevler nelerdir?
7. Bugün hangi eylem beni hedeflerime yaklaştıracak?
8. Tamamlayabileceğim, günün sonunda beni üretken ve mutlu hissettirecek tek şey nedir?
9. Bugün stres seviyelerimi nasıl azaltacağım?
10. Hayatımdaki hangi ilişkilerin bugün enerjimin çoğuna ihtiyacı var? (iş ilişkisi, aile, arkadaşlar, romantik partner vb.)

Bazı sorular oldukça basit olsa da, diğerleri değildir. Aksine, insanların enerjilerini nasıl harcadıklarına dair iyi bir fikir verirler ve bu da zamanla ilişkilerini ve önceliklerini etkiler. Bir kişi bütün bir sabahı diğer önemli kişiyle tartışarak geçirdiğinde, iş arkadaşlarıyla işbirlikçi bir ilişkiye odaklanamayacak kadar bitkin olacaktır.

Duygusal enerjilerini nasıl harcayacaklarını bilmek, zaman yönetimine de yardımcı olur.

5. Sıkıcı görevlerden kaçının

Mümkünse, sıkıcı görevleri ortadan kaldırmaya çalışın.

Çalıştığım eski bir şirkette, bir toplantı sırasında iki genç ekip üyesini not almaları için görevlendirme alışkanlığı vardı. Daha sonra bu notları karşılaştırmamız ve toplantıda bulunan herkese dağıtılmak üzere tek bir rapor yazmamız gerekiyordu. Bize anlatıldığı gibi, bu, tüm bilgilerin kapsanmasını sağlamak içindi.

Ancak, tek yaptığı işi ikiye katlamaktı - notları karşılaştırırdık, sonra iş arkadaşım madde işaretlerini bana e-postayla gönderirdi, eksik olanı eklerdim (veya tam tersi) ve sonra onu biçimlendirir ve gönderirdim. herkese.

Ancak bir saat sonra normal işlerimize devam edebildik.

İkimiz de bir kişinin yapabileceği bir görevle meşgul olurduk ve gereksiz adımlar eklenirdi.

Bu nedenle, rapor yazma, not alma, dosyalama, araştırma, ölçme ve benzeri görevler söz konusu olduğunda - ortadan kaldıramıyorsanız, basitleştirin. Yapabildiğin kadar, yapabildiğin kadar sık. Çünkü çalışanlar önemsiz, önemsiz görevlerle ne kadar uzun süre meşgul olurlarsa, gerçekten yapmaları gereken şeyden o kadar uzun süre uzaklaşırlar.

6. Yenilik yapın

Harvard Business Review'dan kolektif zamanı yönetme konusundaki bir makalesinde yazar Leslie Perlow, zaman yönetimi teknikleriyle yenilik yapma konusunda anlayışlı bir fikir sundu. Projenin ilerlemesine ve genel iş akışına nasıl yansıyacağını görmek için izin veren çok sayıda şirketin denenmiş ve gerçek uygulamaları hakkında bilgi verdi.

"Her zaman açık" koşuşturma kültürünün musallat olduğu şirketlerde, çalışanlar enerji toplamak ve kişisel hayatlarına biraz zaman ayırmak için bir geceye değer verdiler. İnsanların stres atmasına yardımcı oldu.

Görevleri zamanında ve az sorunla teslim etme eğiliminde olan ekipleri olan şirketler, bu zamanı sıkı çalışmanın bir ödülü olarak gördü. Kendi durumlarında, bunu çabalarının takdiri olarak gördüler.

Ekipleri toplantılar, ekipler arası (ve dışarıdaki) dikkat dağınıklığı nedeniyle bunalan şirketler için, çalışanlar hareketli ofis dışında yalnız zaman geçirebildiler. Görevleri bitirmeyi veya yetişmeyi daha kolay buldular.

Hafta içi öğleden sonra veya sabah izin vermenin yeniliği hem çalışanlar hem de yöneticiler için faydalı olabilir. Takımlar nasıl daha iyi işbirliği yapacaklarını öğrenebilir ve bu molalarda zamanlarını yönetebilirler. Aynı şeyi, örneğin normalde hafta sonundan önce düşen üretkenliği artırmaya yardımcı olmak için Cuma günü erken bir iş günü sonu sunarak da yapabilirsiniz. Veya, haftanın tam ortasında olan ve en uzun gün gibi görünen Çarşamba günü.

7. Son teslim tarihlerine ilişkin farkındalığı artırın

Son teslim tarihlerini kimse sevmez. Bu bir gerçek.

Ancak, bunu düşündüğümüzde, belirlediğimiz anda son teslim tarihlerinde hepimiz iyiyiz. Hâlâ kontrol altında olduğumuza ve başarabileceğimize dair bir his var. Son teslim tarihlerinden nefret etmeye başladığımız an, kaçınılmaz olarak yaklaştıkları ve planlananların çoğunu yapmadığımız zamandır.

Bu nedenle, son teslim tarihlerine ilişkin ilişkimizin, bunların ne kadar farkında olduğumuza bağlı olduğunu söylemek güvenlidir.

Ekibinizin önceliklerini daha iyi yönetmesine yardımcı olmak için yapabileceğiniz şey, projenin ilerleyişi ve son teslim tarihleri ​​hakkında sürekli ve görünür bir hatırlatıcı tutmaktır. Elbette bunların hiçbiri heybetli ve korkutucu olmamalı. Bunun yerine, duvara monte edilmiş bir ekranda bilgilendirici bir grafik veya beyaz tahtaya yazılmış basit bir kilometre taşı izleyicisi.

İnsanları bu şekilde zaman çerçeveleri ve sınırlamaları hakkında daha fazla bilinçlendirin. İnsanların kendi bilgisayarlarından erişmeleri gerekiyorsa, dijital kanban panoları ve izleyicileri kolayca göz ardı edilebilir. Ancak sürekli olarak yakındaki bir duvarda bulunuyorlarsa, teslim tarihlerinin herhangi birine "gizlice yaklaşması" daha az olasıdır.

8. Yardım teklif edin

McKinsey'deki uzmanlar ilginç bir bakış açısı ortaya koydular: günümüzde zaman yönetimi bireysel bir mesele olmaktan çok kurumsal bir meseledir. Ayrıca, kendilerini harika zaman yöneticileri olarak gören kişilerin, zamanı nasıl planladıkları ve tahsis ettikleri konusunda büyük desteğe sahip olduklarını belirttiklerine de dikkat çekiyorlar.

Doğru soruları sorarak CEO'nun zamanlamasına yardımcı olan bir yönetici asistanının bir örneğini sıraladılar: belirli müşterilerle tanışıp tanışmadıkları, başka bir şirketi daha düzenli olarak takip etmeleri gerekip gerekmediği, belirli öncelikler uygun şekilde belirlenmişse. şirketin mevcut hedefleri vb.

Daha küçük bir ölçekte, bir yönetici ekibi için aynısını yapabilir. Ekiple buluşabilir ve çabalarının ve zamanlarının nereye yeniden odaklanabileceğini görebilirler. Zaman geçtikçe öncelikler değişecek. Belki de yeni bir aracın web sitesinin geliştirilmesi, yeni potansiyel paydaşlar aracın daha eksiksiz bir versiyonunu görmek istedikleri için daha da geriye alınabilir. Veya beta testi, gerçek kullanıcı tabanının orta ölçekli şirketler değil, serbest çalışanlar olduğunu gösterdi, bu nedenle pazarlama stratejisini yeniden değerlendirmeye ihtiyaç duyulacak.

Zihniyetinizi bireysel zaman takibinden projeyi, ürünü ve ekibin çabalarını yansıtan bir hale getirin. Yöneticilerin büyük resmi görme lüksü vardır ve tam da bu yüzden takıma değişiklikler konusunda rehberlik etmeleri ve zamanlarını daha iyi yönetmelerine yardımcı olmaları gerekir.

9. Bazı ortak kurallar belirleyin

Her takımda olduğu gibi, insanlar işbirliği yapacak ama aynı zamanda çatışacak. Birbirlerini rahatsız edecekler ve diğerlerinin çalışma uygulamalarında hatalar ve şikayetler bulacaklar. Ve bunun gibi hayal kırıklıkları, zamanı yönetme ve öncelik verme biçimlerine zarar verebilecek durumlara yol açabilir. Yüz yüze dikkat dağıtıcı şeyler, yetersiz iletilen görevler ve geri bildirim, şeffaflık eksikliği gibi şeyler… Bunların hepsi, her seferinde bir hayal kırıklığı olmak üzere bir ekibin kırılmaya başlamasına neden olabilir.

Ve iş arkadaşlarınızın zamanlarını bir ekip olarak gerçekten yönetmeye başlamaları için zamanla alışkanlıklarını düzeltmelerine izin verseniz de, iç huzurlarını sağlayacak, üzerinde anlaşmaya varılmış bir dizi kurala ihtiyaçları vardır.

Sağlam bir iletişim görgü kuralları

Proje konularını, görevleri ve ilerlemeyi tartışmanın kodlanmış bir yolunu tanıtın. Örneğin:

• Önümüzdeki 24 saat içinde ele alınması gereken bir şey varsa, bir e-posta gönderin.
• Bir veya iki saat içinde dikkatinizi gerektiren bir şey olursa, bir sohbet mesajı gönderin.
• Sorun acilse ve bekleyemiyorsa, kısa mesaj gönderin veya arayın.

Önemsiz şeyler e-posta üzerinden tartışıldığında veya bir kişinin sohbeti sürekli olarak farklı yönlerden ping yaptığı için acil görevler gözden kaçırıldığında çok fazla zaman kaybedilir. Bu şekilde, her bildirimin, alıcının şimdi ele alması gerekip gerekmediğini veya bekleyip bekleyemeyeceğini bilmesini sağlayan belirlenmiş bir zaman çerçevesi vardır.

Bu, kesintileri ve dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırır.

Kesintisiz çalışma süresi için kodlar

Çoğu zaman, çalışanların odaklanmaya, kesintisiz zamana ihtiyacı vardır. Saatlerce değilse, o zaman belirli durumlarda.

Örneğin, bir müşteri hizmetleri temsilcisi, bir kullanıcının sorguladığı bir özellik hakkında soru sormak için pazarlama bölümünün başına geçebilir. Ancak, pazarlama müdürü şu anda önemli bir e-posta yazıyorsa, müşteri hizmetleri temsilcisini geri çevirdiğinde kaba görünme riskini alır. Veya bir geliştirici koddaki bir hata hakkında geri bildirime ihtiyaç duyarken, diğeri bulduğu kendi sorunlarını düzeltmeye çalışıyor.

Bu gibi durumlarda, evrensel bir "rahatsız etmeyin" koduna sahip olmak yararlıdır. Bunlar, bilgisayar ekranındaki kırmızı post-it notlarından masalarındaki gerçek rahatsız etmeyin işaretlerine kadar her şey olabilir. Ekibin sadece bir kod üzerinde anlaşmaya varması ve getirdiği sınırlara saygı duyması gerekiyor.

10. Hazırlıksız toplantıları azaltın

Her karar veya konu bir toplantı odasına ve saatlerce tartışmaya ihtiyaç duymaz. Haftalık çok fazla toplantı, ekiplerin zaman yönetiminin dengesini bozabilir. Özellikle de bir yönetici yeni ortaya çıkan beklenmedik bir şey için toplantı çağrısı yaptığında.

Peki, aslında bir toplantıyı ne zaman ve nasıl yapmalısınız?

Belirli bir dönüm noktasına/son teslim tarihine ulaştıktan sonra

Bu, hala doğru yolda olduğunuzdan veya herhangi bir değişiklik yapılması gerektiğinden emin olmak içindir. Ancak, ekibin şu ana kadar kaydettiği ilerleme hakkında geri bildirimde bulunmak istiyorsanız, bunu çok kısa tutun veya e-postalar veya üyelerle bire bir toplantılar için saklayın.

Bir program yapın ve ona bağlı kalın

Her toplantının, ele alınması gereken ana noktaları ve takip eden soruları veya tartışmaları içeren bir gündemi olmalıdır.

Madde işaretli bir konu listesi oluşturmak için her toplantıdan önce biraz zaman ayırın ve bunları tüm ekibe e-posta ile gönderin. Bu sayede herkes toplantının konusu hakkında bilgilendirilir ve buna göre hazırlık yapabilir.

Sohbeti kolaylaştırın

İnsanların tartışmalar, anlaşmazlıklar veya tasasız gevezeliklerle konuları rayından çıkarmasına izin vermeyin. Toplantının bir olması amaçlandığı sürece beyin fırtınası tamamdır. Odağı toplantının konusu üzerinde tutun,

Toplantıları zamanında duyurun

Planlanmamış toplantılar, herhangi bir çalışanın dikkatinin dağılmasına neden olabilir. Bir an masalarında, çalışıyorlar ve hemen ardından dikkatlerini tamamen yeni bir şeye kaydırmaları gerekiyor. Ve orijinal görevlerine geri dönmeleri için geçen süre, Çevik geliştirmede “geçiş maliyeti” olarak bilinen şeye neden olabilir. Bu, üretkenliği büyük ölçüde etkiler ve sonuç olarak zaman yönetimi çabaları başarısız olur.

11. Kanıtlanmış yöntem ve teknikleri kullanın

Günümüzde hepimiz daha iyi zaman yönetimini öğrenmemize yardımcı olacak en iyi stratejilerin peşindeyiz. Ve çoğunluk bireyle ilgilenirken, en ünlü tekniklerden ikisi daha büyük gruplara da uygulanabilir. Eisenhower Matrisi ve Zaman engellemenin ekip gelişimine nasıl uygulanabileceği aşağıda açıklanmıştır.

Eisenhower matrisi

Eisenhower matrisi, uygun önceliklendirmeyi öğreterek üretkenliğe ve verimliliğe yardımcı olan övgüye değer bir zaman yönetimi yöntemidir. Tüm görevler eşit derecede önemli ve acil değildir. Ve bu yöntem, uygun şekilde önceliklendirilmiş görevlerin çok fazla zaman ve enerji tasarrufu sağlayabileceğini kanıtlıyor.

Matris genellikle bireysel zaman yönetiminin bir aracı olarak anılsa da, takımlara mükemmel şekilde uyarlanabilir.

Dört kategoriyi tanır:

1. Önemli ve acil görevler – yarının son teslim tarihi
2. Önemli ama acil olmayan görevler – gelecek hafta için bir ilerleme raporu yazmak
3. Önemsiz ve acil görevler – gelecek hafta için yöneticinin önümüzdeki beş dakika içinde isteyeceği bir toplantı ayarlamak ve
4. Önemsiz ve acil olmayan görevler – ekibin eski dosyalardan oluşan dropbox'ını temizleme

Daha net bir genel bakış için, matris genellikle aşağıdaki gibi dört çeyrekte sunulur:

Örneğin, bir müşteri destek ekibi şuna benzeyen bir Eisenhower matrisi oluşturabilir:

Aşağıdaki şemaları takip ederek, kendi takımınızın matrisini nispeten kolaylıkla formüle edebilirsiniz. Ve mümkünse, en iyi yaklaşım, tüm ekip üyelerinin matrisin oluşturulmasına katılabileceği bir beyin fırtınası toplantısı yapmak olacaktır. Unutmayın, çalışanlara toplu zaman yönetiminde daha fazla yetki verildiğinde, onları takip etme ve daha hızlı öğrenme olasılıkları daha yüksektir.

Zaman engelleme

Zaman bloke etme, ikinci oldukça etkili zaman yönetimi tekniğidir.

Gününüzü (veya haftanızı) önceden planlamanızı sağlayarak gün boyunca işin akmasına yardımcı olur. Günün görevlerini kağıt üzerinde belirlediğinizde, her bir görevin ne kadar zaman alacağını yazarsınız. Ardından, bu görevleri bir çizelgeye yazarsınız ve bu şekilde zaman blokları yaratırsınız.

Zaman bloklarında çalışmaya başladığınızda, amaç ayrılan zamana bağlı kalmak ve diğer zaman dilimlerine sızan görevlerden kaçınmaktır. Bu şekilde, her seferinde bir şeye odaklanmanızı sağlar ve belirli görevleri tamamen unutmaktan kaçınırsınız. Aslında fazla mesaiyi önlemek için etkili bir araçtır.

Ve özellikle takımlar için zaman kısıtlamalı bir gün ayarlamak daha kolay olamazdı. Örneğin Clockify uzantısını Google takviminize bağlayabilirsiniz ve bir zaman aralığı açılır açılmaz zamanlayıcıyı başlatıp başlamanız yeterlidir. Tarayıcı sekmenizden ayrılmanız veya tamamen yeni bir uygulama açmanız gerekmez.

O gün teslim edilmesi gereken önemli görevler için zaman blokları ayarlayarak bu tekniği toplu zaman yönetimine uyarlamayı deneyin. Ekip üyeleri bu görevleri tamamladıklarında kontrol edebilir ve günün sonunda net bir genel bakışa sahip olursunuz.

Bu, ekibi daha büyük ölçekte etkilemeye başlamadan önce zaman yönetimiyle ilgili sorunları bireysel olarak belirlemenin de iyi bir yoludur.

12. Ekip zaman yönetimi araçlarını tanıtın

Şimdi, zaman yönetiminin de dışarıdan biraz yardım gerektirdiğini unutamayız. Uygulamalar, platformlar, hizmetler ve yazılımlar, mücadele eden bireylere ve ekiplere yardımcı olmak için oradadır. Ayrıca analiz, iyileştirme ve hatta önemsiz görevleri ortadan kaldıran kısayollar olarak kullanılırlar.

İşte favorilerimizden bazıları:

Saatleştir

Burada önyargılı olabiliriz, ancak Clockify gerçekten çok yönlü bir araçtır. Esas olarak bir zaman izleyici olmakla birlikte, iş tahminleri oluşturmanıza, proje ilerleme raporları oluşturmanıza, kimin ne yaptığını takip etmenize ve boşa harcanan zamanı belirlemenize de yardımcı olabilir.

Hızla, zaman yönetimini geliştirmek isteyen herhangi bir yöneticinin ve ekibin sağ kolu olur.

kavram

Notion, bir arada birkaç araç gibi çalışan güçlü bir özellik listesine sahip bir platformdur. Bu bir belge arşivi, bir proje yönetim panosu, bir göreve genel bakış platformudur, entegre sohbet, bir Wiki ve çok daha fazlasını içerir. Tek bir işleve hizmet eden birçok aracın yerini alabilecek çok yönlü bir çalışma alanıdır.

Tüm bilgileriniz ve ilerlemeniz tek bir yerde depolandığında, çeşitli farklı uygulamalar arasında dolaşarak zaman kaybetmenize gerek kalmaz.

karalama

Bir toplantı planlayıcısı olarak Doodle , herkesin hayatını kolaylaştırabilir. Uzun e-posta dizilerine veya insanların sohbet mesajlarına yanıt vermesini beklemeye gerek yoktur. Uygulama, bir toplantı ve bunun için olası zamanları ayarlamanıza olanak tanır ve bağlantıyı ilettiğinizde, ekipteki herkes kendilerine en uygun zamanı seçebilir.

akıllı haritalama

Toplantıların, tartışılan şeyler hakkında raporlara ihtiyaç duymaya nasıl son verebileceğini tartıştık, bu da genellikle ekipten birinin görevlerini yapmak yerine onları yazmak için zaman harcamasına yol açar. Wise Mapping gibi araçlar buna olan ihtiyacı ortadan kaldırıyor. Web tarayıcınızdan beyin fırtınası yapmanıza ve toplantılara liderlik etmenize olanak tanıyan ücretsiz bir açık kaynaklı araçtır ve davet bağlantısı olan herkes katılabilir. Zihin haritası daha sonra toplantıdaki herkese iletilebilir.

Ek sıkıcı işleri ortadan kaldırmak, zaman yönetimi için büyük bir artıdır ve bunun gibi araçlar, toplantıdaki herkesin tartışmalara dahil edilmesini sağlar.

su samuru

Toplantılar aynı zamanda zaman yönetimi tartışmalarımızın büyük bir parçası olduğundan, ses kaydediciler gibi araçlar ayrıca zaman kazandırabilir. Otter.ai , herhangi bir sesi (toplantının tamamı, geri bildirim veya talimatlar olsun) kaydetmenize ve birkaç dakika içinde bir belgeye dönüştürmenize olanak tanır. Böylece sadece sesi paylaşmakla kalmaz, aynı zamanda karşınıza çıkmanız gerekenleri dikte edebilir ve diğer uçta otomatik olarak yazılı bir form alabilirsiniz. Araç ayrıca Zoom ile entegredir, böylece görüntülü aramaları bile kaydedebilirsiniz.

Çözüm

Ekip zaman yönetimi, esas olarak daha büyük hedeflere öncelik vermenin, net bir şekilde iletişim kurmanın ve aşırı karmaşık sistemlerin neden olduğu iş akışındaki boşlukları önlemenin yollarını bulmaya odaklanır. Ekiplerin zaman yönetimini geliştirmek için işbirliği içinde çalışmasını sağlamanın yolu, bu hayati becerileri öğrenmelerine yardımcı olmaktır. Onları her adımda sürece dahil etmek, tanıtmayı planladığınız yeni tekniklere ve araçlara daha açık olmalarına yardımcı olacaktır.