Ekip üretkenliğini izlemek için en iyi yöntemler

Ekip üretkenliği, bir ekibin belirli bir süre (örneğin bir ay) boyunca ne kadar kaliteli iş üretebileceğini ölçer. Bir ekibin üretken olup olmayacağı, her bir çalışanın üretkenlik düzeyleri ve becerileri gibi bir dizi faktöre bağlıdır. Ayrıca ekip iletişimi, çalışma ortamı ve motivasyon düzeylerinin de ekip üretkenliği üzerinde derin bir etkisi vardır.

Bu makalede, ekibinizin üretkenliğini izlemek için kullanabileceğiniz bazı pratik yöntemleri ele alacağız. Ayrıca, belirli ekiplerin etkinliklerini nasıl ölçtüğüne dair birkaç gerçek örneği sizinle paylaşacağız.

Ekibiniz için üretkenliğin gerçek anlamı

Ekip üretkenliğinin farklı işletmelerde ve hatta farklı ekiplerde aynı nitelikleri kapsamayacağını belirtmekte fayda var. Bu nedenle, bir işveren veya yönetici iseniz, şirketiniz veya ekibiniz için temel verimlilik parametrelerini düşünün. İşte kendinize sorabileceğiniz bazı sorular:

• Şirketiniz hangi ürün veya hizmetleri sunuyor?
• Ne tür bir performansı üretken olarak etiketleyebilirsiniz?
• Bir ekibin karşılaması gereken bir satış veya üretim kotası var mı?
• Her takımdaki en önemli hedefler nelerdir?

Üretken bir ekip oluşturmaya yardımcı olan önemli ölçütleri bulduktan sonra, ekip etkinliğini izlemek daha kolay olacaktır. Ekip üretkenliğini izleyerek yöneticiler, bir ekipte daha az etkili çalışan olup olmadığını daha iyi anlayacaklardır. Bu durumda liderler, bu işçiler için aşağıdakileri içerebilecek uygun bir çözüm bulmalıdır:

• işçilere ek eğitim sağlamak,
• çalışanları başka bir ekibe transfer etmek veya
• çalışanın feshi.

Ekip üretkenliğini izlemenin sekiz yöntemi

Ekip kapasitesini ölçmenin yollarından biri üretkenlik ölçütlerini kullanmaktır. Verimliliği izlemek için en yaygın metriklerden bazıları şunlardır.

Planlanan ve yapılan oranlar

Planlanan-yapılacak oranı metriği, tamamlanan görevlerin atananlara kıyasla yüzdesini hesaba katar. Dolayısıyla, bu yöntemi kullanırken, verilen bir görev listesini gözden geçiriyorsunuz ve ekibin bu görevlerden kaç tanesini tamamladığını analiz ediyorsunuz. Bu şekilde, ekibin iş yükünü doğru bir şekilde tamamlama yeteneği hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Sprintlerde çalışırken planlanan bitmiş oranını kullanabilirsiniz. Bu durumda, bir sprintin başlangıcında, ekibin bir sprint sırasında ne kadar çalışmayı planladığını belgelemelisiniz. Ardından, bir sprint sonunda, bir ekibin ne kadar işi bitirdiğini ve başlangıçta planlanan iş yükünü karşılaştırmalısınız.

Sprintlerden bahsetmişken, planlanmış bitmişlik oranının takımlar ve ürün sahipleri için oldukça faydalı olduğunu belirtmekte fayda var. Bu metrik, kararlı ekip üyelerinin kapasitelerinin yanı sıra nasıl çalışacaklarını gösterir. Örneğin, bir ekip 30 PBI (Ürün İş Listesi Öğesi – “tek bir çalışma öğesi”) taahhüt eder ve yalnızca 10 teslim eder. Bu, sprintin başarılı olmadığı anlamına gelir, çünkü görevlerin yalnızca yaklaşık %30'u tamamlanmıştır. .

Şimdi, size yüksek ve düşük oranlar arasındaki farkı göstermek için planlanmış-bitmiş oranların başka bir örneğini inceleyeceğiz. Diyelim ki bir ekip ayda 20 işi bitirmek zorunda. Ekip üyeleri belirli bir süre içinde 18 görevi yerine getirmeyi başarırlarsa, planlanan/yapılan oranı %90'dır, bu harikadır. Öte yandan, ekip üyeleri bu sürenin sonunda sadece 10 görevi tamamlamayı başarırsa, planlananın yapılma oranı %50'dir ki bu düşük bir orandır.

Oran olması gerekenden düşük olduğunda ne yapılmalı? Takım liderlerinin birkaç seçeneği vardır:

• Tüm işleri zamanında bitirmek için daha fazla ekip üyesi işe almak.
• Ekibin ayda bitirmesi gereken iş miktarını azaltmak.
• Planlama sürecinin gözden geçirilmesi ve düzenlemelerin yapılması.

Düşük bir planlanmış-yapılmış oranına sahip olmak, bir planlama sürecinin etkili olmadığı veya ekip üyelerinin görevleri yerine getirmek için uygun becerilere sahip olmadığı anlamına gelir.

Devir süresi

Döngü süresi metriği, bir ürünü tamamlamak veya bir hizmeti sunmak için gereken ortalama süreyi izler. Kurallar basit: daha kısa döngü süresi, daha yüksek ekip üretkenliği seviyeleri anlamına gelir.

Örneğin, bir yazılım ekibinde bu yöntem, bir ekibin bir özelliğin ilk işlemesinden (başlangıç ​​noktası) son aşamasına, yani dağıtıma kadar ihtiyaç duyduğu süreyi kapsar. Veya bir çağrı merkezindeki çalışanlar için döngü süresi, bir çağrıyı cevapladıkları andan bir çağrıyı bitirdikleri ana kadar olacaktır.

Döngü süresini hesaplamak için basit bir formül var. Net Üretim Süresini yapılan birim sayısına bölmeniz gerekir. Net Üretim Süresi (NPT), bir ekibin bir ürünü bitirmesi gereken süredir. Bir süre kesinti olacağından emin olun (toplantılar, öğle yemeği molaları vb.). Bu saatleri, çalışanların işte geçirdikleri toplam süreden çıkarın.

Örneğin bir fast food restoranında bir ekip günde 9 saat çalışıyor. Arıza süresini çıkardığımızda, NPT'miz olan 8 saat 15 dakika (495 dakika) elde ederiz. İşçiler gün boyunca 45 sandviç yapmak zorunda.

Döngü süresi = Net Üretim Süresi ÷ yapılan birim sayısı

Döngü süresi = 495 ÷ 45

Döngü süresi = 11

Bu takımın bir sandviç yapmak için 11 dakikası var. Tabii ki, ekip üyeleri bir sandviçi 9 dakikada (ortalama döngü süresinden daha az) düzeltmeyi başarırsa, bu onları daha üretken hale getirecektir.

Döngü süresini kullanmanın faydalarından biri, ekip liderlerinin planlama sürecinin iyi çalışıp çalışmadığını öğrenebilmeleridir. Ayrıca bu ölçüm, yöneticilere ekip üyelerinin işlerini nasıl yaptıkları ve olması gerektiği kadar etkili olup olmadıkları konusunda daha iyi bir ipucu verir.

Kaçan kusurlar

Bu yöntem, ekibin belirli bir süre içinde yaptığı hataları izler. Geliştirme ekipleri, bir proje sırasında kaç tane hatayı kaçırdıklarını analiz etmek istediklerinde genellikle bu metriği kullanır. Bu nedenle, geliştirici ekibiniz bir uygulama oluşturuyorsa, kaçan kusurlar metriği, uygulamanız genel kullanıma sunulmadan önce hataları zamanında bulmalarına yardımcı olur. Bu hatalar, kullanıcı deneyimi sorunları, performans sorunları veya uygulama hataları olabilir.

Bir de kusurdan kaçış oranı var. Üretim öncesi aşamada ekibin bulduğu kusur sayısını inceleyerek bu oranı hesaplayabilir, ardından bu sayıyı üretim aşamasıyla karşılaştırabilirsiniz.

Peki, daha yüksek ve daha düşük kusur kaçış oranları ne anlama geliyor? Daha yüksek bir oran, test süreçleriyle veya bir ekibin kullandığı otomatik test araçlarıyla ilgili bir sorun olduğunu gösterir. Daha düşük bir oran, yüksek kaliteli yazılımın ve test süreçlerinin iyi çalıştığının bir işaretidir.

Geliştiricilerin yanı sıra, diğer ekipler, kaçan kusurlarla üretkenliklerini öğrenebilir. Örneğin, bir pazarlama departmanında çalışıyorsanız, bu yöntem müşteri şikayetleri veya başarısız sosyal medya ücretli kampanyaları gibi hataları değerlendirebilir.

Çalışan başına gelir

Çalışan başına gelir metriği çoğunlukla satış ve pazarlama ekipleri için geçerlidir. Bu yöntemin amacı, ekip üyelerinin gelir elde etmede ne kadar üretken olduklarını öğrenmektir.

Çalışan başına gelir tekniğine gelince, izlemeniz gereken bir formül var.

Toplam geliri (tüm ekip tarafından üretilen) ekip üyelerinin sayısına bölmeniz gerekir. Örneğin, bir şirkette 40 kişi varsa ve toplam gelir yılda 5 milyon dolar ise, çalışan başına gelir şöyle olacaktır:

$5.000.000 ÷ 40 = 125.000$

Böylece, çalışan başına yılda 125.000 dolar. Çalışan başına gelir yöntemiyle ekip üretkenliğini izlemeyi seçerseniz, çalışan başına gelirin yüksek olmasının ekibinizin daha etkili olduğu anlamına geldiğinden emin olun.

Bu ölçüm, aynı sektörde çalışan iki şirketi karşılaştırmak istediğinizde kullanışlı olur. Böylece hangi şirketin daha etkili olduğunu bulmak için çalışan başına gelirlerini değerlendirebilirsiniz. Örneğin, pazarlama şirketi A'nın 500.000$'lık bir geliri ve 20 çalışanı var. Çalışan başına gelir:

500.000$ ÷ 20 = 25.000$

Pazarlama şirketi B'nin 520.000$ geliri ve 25 çalışanı vardır. Buradaki çalışan başına gelir:

520.000$ ÷ 25 = 20.800$

Sonuç olarak, A şirketi B şirketinden daha üretkendir . B şirketi biraz daha fazla gelir elde etmesine ve daha fazla çalışanı olmasına rağmen, A şirketinin çalışan başına geliri daha yüksektir.

Zaman izci

Bu üretkenlik ölçütlerinin yanı sıra, ekip türünden bağımsız olarak ekip etkinliğini ölçmek için bir zaman izleyiciyi de deneyebilirsiniz.

Zaman kaydının size ekip üretkenliği hakkında nasıl daha fazla bilgi vereceği aşağıda açıklanmıştır. Ekip üyeleri çalışma saatlerini günlük olarak kaydettiklerinde, yöneticiler şu anda kimin hangi görevleri yaptığını ve projenin nasıl gittiğini gözden geçirebilir. Clockify gibi bazı zaman izleme uygulamaları size bir ekibin haftasının görsel dökümünü sağlar.

Bir başka kullanışlı seçenek de Ekip panosudur. Burada, hangi projelerin en aktif olduğunu görebilirsiniz. Gösterge tablosundaki her renk her projeyi temsil ettiğinden, ekibinizin hafta boyunca belirli projelere yeterince veya çok fazla zaman ayırıp harcamadığını anlayabilirsiniz. Ayrıca ekip tarafından takip edilen toplam saatleri inceleyebilirsiniz.

Ayrıca, bireysel ekip üyeleri hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, bunu grafiğin altındaki ekip etkinliği bölümüne bakarak yapabilirsiniz. Böylece, her çalışanın hangi projelere ne kadar zaman harcadığını ve şu anda ne yaptığını tam olarak bileceksiniz. Hatta ekip etkinliğinin sayfanın en üstünde görünmesi için Ekip panosunda bu iki bölümü yeniden düzenleyebilirsiniz. Aşağıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz "Üste sabitle" simgesine tıklamanız yeterlidir.

Ekip etkinliği bölümünün bir örneği

Ekip etkinliği bölümünde, verileri toplam izlenen süreye göre de filtreleyebilirsiniz; bu, kimin en çok saat izlediğini görmek istediğinizde kullanışlı olur. Öte yandan, şu anda kimin çalıştığını bulmanız gerekirse, en son etkinliğe göre filtreleyebilirsiniz.

İş yerinde yeniden ayarlamalar için muhasebe

Genel olarak üretkenliği düşündüğümüzde, aklımızda genellikle hatasız mükemmel bir iş akışı olur. Ancak herhangi bir hata olmaması için ayrıntılara dikkat etmek ve gerektiğinde değişiklik yapmak çok önemlidir. Ayrıca, bir şirketteki diğer ekiplerle işbirliği yapmak çok önemlidir.

Suzana Veselinovic Clockify'da Kalite Güvence Müdürüdür. QA ekibi söz konusu olduğunda, çalışma rutinlerinin genellikle ekip üyelerinin geliştirme ekibine uygun olarak üzerinde çalıştığı birçok yeniden ayarlamayı içerdiğini söylüyor. İşte Suzana'nın ekip üretkenliğinin temel işaretleri olarak işaret ettiği şeyler:

“ Hata izleme panosu ve nasıl göründüğü, üretkenlik hakkında bize çok şey anlatıyor. KG sütunları 'net' ise, bu, görevlerin etkin bir şekilde tamamlandığı anlamına gelir. Ayrıca, bir başka iyi verimlilik göstergesi, üretime gönderilen bir özelliğin kalitesidir. ”

Suzana, özelliklerin kalitesinden emin olmak için çeşitli hataları rapor ettikleri çok sayıda test aşamasının geçtiğini ekliyor.

Müşteri memnuniyetini takip etme

Bazı ekipler, işlerinin doğası gereği müşterilerle veya müşterilerle doğrudan iletişim kurmazlar. Ancak, müşteri destek ekipleri gibi diğerleri için müşterilerle iyi bir profesyonel ilişki sürdürmek işin en önemli kısmıdır.

Müşteri destek ekiplerinin üretkenliği söz konusu olduğunda, ekip etkinliğini ölçmenin bir yolu müşterilerden gelen yorumları kontrol etmektir. Bu nedenle, bir ekip genel müşteri memnuniyeti hakkında daha fazla bilgi edinebilir.

Ekip üretkenliğini izlemenin bir başka pratik yöntemi de raporlama araçlarını kullanmaktır. Clockify'daki Destek Temsilcisi Jelena Lukic, bu raporların değerli olduğunu çünkü çözülen destek taleplerinin ve yanıtların sayısının yanı sıra ekibin ne kadar hızlı yanıt verdiğini gösterdiğini söylüyor. Bunun dışında, müşteri destek ekibinin ekip üretkenliğini ölçmek için kullandığı yöntemler şunlardır:

"Ayrıca geçen ayki takım oranlarımızı da gözden geçirebiliriz. Takım oranları, bilet sayısı ile iyi ve kötü yorum sayılarına göre hesaplanıyor.”

Doğru metrikleri analiz etme

Satış ekiplerine gelince, iş görevleri genellikle müşterilerle e-posta ve toplantılar yoluyla iletişim kurmayı içerir. Bu şekilde, satış görevlileri müşterilere ürün veya hizmetleri uygun şekilde sunabilir.

Peki, satışlarda ekip üretkenliğini takip ederken önemli olan nedir? Clockify Satış Direktörü Nikola Neskoviç, en önemli metriklerin şunlar olduğunu söylüyor:

• ekibin planladığı toplantı sayısı,
• ekibin yaptığı toplantı sayısı ve
• gerçekleştirilen toplantılardan elde edilen gelir.

Nikola, bu gelirin ekibin yaptığı dönüşümlere bağlı olduğunu da ekliyor. Örneğin, bir müşteri ücretsiz plandan ücretli plana veya temel plandan premium plana geçtiğinde.

Çözüm

Farklı ekipler bir şirket içinde farklı görevler gerçekleştirir. Bu nedenle, bir pazarlama ekibinin etkinliğini ölçtüğünüz gibi bir yazılım ekibinin üretkenliğini izlemenin bir anlamı yoktur. Bu nedenle, belirli bir ekibi üretken kılan temel nitelikleri netleştirmek önemlidir. Ardından, bu yazıda yer verdiğimiz yöntemlerden bazılarını deneyebilirsiniz. Bu metrikler, ekip üretkenliğini izleme sürecini çok daha kolay hale getirir. Ekip etkinliğini kontrol etmenin benzersiz yollarını paylaşan meslektaşlarımızdan da ilham alacağınızı umuyoruz.