Dört basit adımda bir ekip performans planı geliştirin (şablonlar dahil)

Şirketlerin genel çıktıyı etkileyen üretkenlik sorunlarıyla karşılaşması nadir değildir. Çoğu zaman, bu sorunlar, zayıf ekip performansından veya uygun rehberlik eksikliğinden kaynaklanabilir. Ekip performans iyileştirme planları, ekiplerin karşılaştığı tüm sorunları ele almanın ve düzeltmenin güvenilir bir yoludur.

Aşağıda, çalıştığınız sektör ne olursa olsun, herhangi bir ekibin izleyebileceği sağlam bir performans planının nasıl oluşturulacağına ilişkin bazı yönergeler verilmiştir. Ayrıca faydalı kaynakları, ek şablonları ve okuma materyallerini de paylaşacağız.

1. Adım: Performans planları hakkında bilgi edinin

Performans planları (veya performans iyileştirme planları), bir bireyin, ekibin veya şirketin çalışmalarını iyileştirmek amacıyla oluşturulan belgelerdir. Ekip liderleri/denetçileri/yöneticileri tarafından oluşturulur ve düzenlenirler ve çoğu zaman değerlendirme için İK'ya teslim edilirler.

İş akışını iyileştirmenin bir yolu olarak performans planları, bireylerin ve ekiplerin tekrar eden sorunların üstesinden gelmelerine yardımcı olan bir araçtır. Kişinin (veya ekibin) belirli sorunları çözmesi veya ortalama bir çalışanın zam alabilmesi için ulaşılması gereken hedefleri ana hatlarıyla belirtirler.

Ekip performans planı nedir?

Kişiler için performans planları söz konusu olduğunda, bunun amacı oldukça basittir - bir çalışanın iyileştirme ve becerilerini geliştirme alanı vardır. Onlarla birlikte yöneticileri, üzerinde çalışabilecekleri alanlar, hangi yöne gidecekleri ve gerekli performans seviyeleri hakkında bir plan yapabilirler.

Ancak takımlar söz konusu olduğunda, performans planları, birlikte ulaşmaları gereken toplu hedeflere ve performans seviyelerine dayanır. Bu, bir departmanın çıktı düzeyini bir bütün olarak ölçmekle ilgilendiğinizde ve her bir çalışanın etkisiyle daha az ilgilendiğinizde daha kullanışlıdır.

Ekip performans planı neden gereklidir?

Bir ekip performans planı, bireysel ve şirket düzeyinde harikalar yaratabilir.

Grup içindeki belirli sorunlu alanları, istenen gelişme düzeyini belirlemenize yardımcı olur ve ekibin hedeflere daha kolay ulaşmasını sağlayan yönergeleri ortaya koyar. Bireylerin takım hedeflerine doğru çalışırken tam potansiyellerine ulaşmalarını sağlayan adım adım bir programdır. Sonuç olarak, ekibin geliştirilmiş üretkenliği, şirket projeleri için daha iyi çıktılar üretir.

Ekip performans planı ne zaman kullanılır?

Bir takım performans planına ihtiyaç duymanızın veya yazmak istemenizin birkaç nedeni vardır. Aşağıdaki nedenler, tüm ekibin çıktısını etkiliyorsa ve projeyi birden fazla kez tehlikeye atmakla tehdit ediyorsa, performans iyileştirme planı için uygun bir zemin olarak kabul edilebilir.

• Ekip son teslim tarihlerini karşılamakta zorlanıyor;
• Ekip üyeleri, iş akışlarını durdurarak birbirlerine bilgi aktarmada sorun yaşarlar;
• İç organizasyon eksikliği var;
• Ekip üyeleri işlevsiz görünüyor ve profesyonel iletişimden yoksun.
• Ekip kaybolmuş görünüyor ve çıktılarının genel şirket hedeflerini nasıl etkilediğinden emin değil.

Elbette, ekiplerin daha düşük performans göstermesinin başka yolları da olabilir. Önemli olan, onları ve şeylerin büyük düzenindeki etkilerini tanımaktır. Ve uygun bir işgücü yönetim sistemi devreye alındığında, kaynak sorununa çok daha hızlı gelebilirsiniz.

Adım 2: Başarılı bir plan oluşturmak için üç temel faktörü kullanın

Faktör #1: Doğru koşulların ayarlanması

Başlamadan önce, çalışanların çalıştığı koşulları kontrol etmek önemlidir. Bu, bir takımın aslında dış faktörler onları etkilediğinde, hataları nedeniyle daha düşük performans gösterdiği varsayımlarından kaçınmak içindir. SO öncelikle ve en önemlisi, sizin tarafınızdaki her şeyin yolunda olduğundan emin olun.

Örneğin:

• Ekibiniz teslim tarihlerine ulaşmakta birden fazla kez sorun yaşıyor mu? Müşterinin gerçekçi olmayan taleplerini karşılamak için baskı yapıp yapmadığınızı bulmaya çalışın. Ve sonuç olarak, çalışanlar ayak uydurmak için zor anlar yaşıyorlar. Bu takım içinde bir sorun değil, uyum sağlamaları gereken bir dış faktör.
• Ekip cansız mı yoksa motivasyonsuz mu görünüyor? Performanslarını değerlendirmeyi düşünmeden önce şirket hedeflerinin net bir şekilde belirlendiğinden ve onlardan ne beklendiğinin farkında olduklarından emin olun.

Dedikleri gibi: kendi arka bahçenizle başlayın. Devam etmeden önce ekibe ihtiyaç duydukları tüm kaynakları ve koşulları sağlamak için elinizden gelen her şeyi yaptığınızdan emin olun. Kendi tarafınızda ekibe yardımcı olabileceğiniz bazı yollar şunlardır:

• Çalışan Verimliliğini Artırmanın 8 Yolu
• Ekip Verimliliği Nasıl İzlenir?
• Nasıl Motive Olur ve Motive Olursunuz

Faktör #2: Performans planını oluşturan unsurlar

Bir performans planı yaparken, bunun birkaç yönü kapsadığından emin olmanız gerekir. Onlar olmadan, sadece yazmak daha zor olmakla kalmaz, aynı zamanda sonuçlar geldiğinde doğru verileri de elde edemezsiniz.

Ekip performans planları aşağıdaki yönlerden bazılarını içerebilir (ancak bunlarla sınırlı değildir):

Takım vizyonu

Bu, şirketinkilere dayalı olarak ekibin vizyonunu, hedeflerini ve misyonunu özetlediğiniz bölümdür. Ekibin neyi iyileştirmesi gerektiğini ve bir bütün olarak şirkete nasıl yansıyacağını tanımlayın.

Tanımlanmış amaç ve hedefler

Vizyonu belirledikten sonra, amaç ve hedeflere geçmek istersiniz.

Hedefler , üzerinde çalıştığınız sonuçlardır.

Hedefler , bu hedeflere ulaşmak için yapmayı düşündüğünüz belirli eylemlerdir.

Bunu bir piramit olarak düşünün: vizyon en üstte, hedefler ise altta, daha küçük ama yine de genelleştirilmiş ifadelerle temsil ediliyor. Hedefler en alttayken, somut ve ölçülebilir belirli küçük adımlar olarak.

Örneğin: Amacınız ekip içinde şeffaflığı artırmak.

• Amaç, her günün sonunda raporlar göndermek olacaktır.
• Hedefler şunlar olacaktır:
  • Her görevde zamanı takip edin;
  • 16:00'ya kadar bir rapor hazırlayın;
  • Raporu 17:00'ye kadar gönderin.

Hedefler ve hedefler belirlemeye çalışırken, tüm ekiple yakın çalışın. İşlerinin tüm ayrıntılarını bilirler ve size en iyi tahminleri verebilecek kişilerdir: bir görevin ne kadar sürede bitirilmesi gerektiği, kendilerine en uygun görev formülasyonunun türü, günlük olarak nasıl iletişim kurdukları vb. .

Onların yardımıyla, en iyi sonuçları verecek ayrıntılı, doğru bir performans planı oluşturabilirsiniz.

Tanımlanmış Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar)

Yazılan hedeflerle KPI'ları tanımlamaya başlayabilirsiniz. KPI, hedefe ne kadar başarılı bir şekilde ulaşıldığını bilmenizi sağlayan ölçülebilir bir değerdir. Ve bu sayede ekibin hedeflerini gerektiği gibi izleyebilir ve değiştirebilirsiniz.

Örneğin:

Takımın şeffaflığını iyileştirip iyileştiremeyeceğinizi görmek için, onları saat 17.00'ye kadar çalışma raporlarını göndermekle görevlendirmeye karar verdiniz. Ancak, herkesin raporlarının zamanında gelmediğini fark etmeye başlarsınız. Bazı çalışanlar fazla mesaiye kalıyor ve günlük işlerini 17:00'ye kadar bitirmezken, diğerleri gün boyunca görevlerini takip etmeyi unutuyor. Bu yeni gelişmenin ışığında, KPI hedefiniz şu şekilde değişir:

KPI 1: Çalışma raporlarını 17:00'ye kadar gönderin.

İle:

KPI 1: Tamamlanan görevlerle ilgili iş raporlarını 17:00'ye kadar gönderin ve devam eden görevler hakkında bir not ekleyin.

Tüm KPI'larınızı ve hedeflerinizi takip etmek için bunları bir tür gösterge panosunda sunmak en iyisidir. Bunları oluşturmak için farklı araçlar vardır, ancak şu anda karşılayabileceğiniz bir masraf değilse, bir grafik veya tablo seçebilirsiniz. Kontrol panelinin verileri net bir şekilde göstermesi ve mükemmel bir şekilde okunabilmesi için minimum grafiklerle göstermesi gerektiğini unutmayın.

Hedeflere ulaşmak için zaman çerçevesi

Her performans planının belirli bir zaman dilimine ihtiyacı vardır. Bir ay, üç ila altı ay, hatta bir yıl olabilir.

Bu aşamada bile, ekibinizden planın belirli yönleri için bir zaman çerçevesi oluşturmanıza yardımcı olmasını isteyebilirsiniz. Sonuçta, belirli görevlerin ve süreçlerin ne kadar sürdüğünü en iyi onlar bilir. Örneğin, QA'nın bir saatte kaç bilet yapabileceği veya pazarlama ekibinin güvenilir web siteleri bulmak için ne kadar araştırma ve erişim yaptığı.

Girdileriyle birlikte, günlük hedeflere kadar daha doğru, güvenilir zaman çizelgeleri oluşturmak daha kolay hale geliyor.

Yönetici beklentileri ve gözlemleri

Performans planında olması gereken bir diğer önemli husus kendi beklentilerinizdir. Şu ana kadar sahip olduğunuz bilgilere göre tahminlerinizi yazabilirsiniz. Bu şekilde, bir süre sonra takımın ilerleyip ilerlemediğini veya hala iyileştirme için yer olup olmadığını görmek için beklentileri ve nihai sonuçları karşılaştırabilirsiniz.

Ek olarak, ilerledikçe performans planını gözlemlerle desteklemek her zaman iyi bir fikirdir. Takımın performansını artıran veya engelleyen herhangi bir ayrıntıyı tespit etmek, son analiz için paha biçilmez bir kaynak olacaktır. Belki bir son teslim tarihini karşılamak için fazla mesai yapmaya karar verdiler ya da örneğin kendilerini hızlandıracak bir çözüm için beyin fırtınası yaptıkları hazırlıksız bir toplantı yaptılar.

Ve tüm ekip için ilerlemelerini yakından takip ettiğinizi bilmelerinin ne kadar motive edici olduğunu ne kadar vurgulasak az. Performans planı yönetimi bölümünde bununla ilgili daha fazla tartışacağız.

Faktör #3: İnsan kaynaklarına danışmak

İK departmanının en başından performans planı üzerinde çalıştığınızın farkında olması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bunun en iyi hareket tarzı olup olmadığı veya farklı bir yöntemin takıma daha uygun olup olmayacağı konusunda daha fazla fikir verebilirler.

Ve ekip performans planı taslağını oluşturduktan ve memnun kaldığınızda tekrar insan kaynaklarına başvurmayı unutmayın. Her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için belgeye bir özet vermelidirler - gerçekçi olmayan hedefler veya çok sayıda hedef vb.

Sonuçta, performans iyileştirmesi, çalışanın refahı pahasına olmamalıdır.

Adım 3: Performans planını 6 kolay noktada yazın

Performans planınıza dahil edebileceğiniz tüm yönleri incelediğimize göre, son ürün şöyle görünmelidir:

1. Bir ekip performans planı yapmak istediğinizi İK ve üst yönetime bildirin ve bunun gerekliliğini ve nedenlerini tartışın
2. Ekiple karşılaştıkları sorunlar ve iyileştirme vizyonu hakkında konuşun
3. İyileştirme vizyonuna dayalı amaç ve hedefler belirleyin
4. KPI'ları tanımlayın ve kabul edin
5. İzleme, inceleme ve geri bildirim sağlama yolları üzerinde anlaşmaya varın
6. İK'nın performans planını tamamlamadan önce değerlendirmesini sağlayın

Belge olarak performans planı birçok farklı şekilde yazılabilir. "Doğru" olan tek bir yol yoktur ve basit bir Google araması bunu doğrulayacaktır. Bununla birlikte, aşağıdaki form bir performans planı örneğidir.

Performans planı şablonunu .PDF'de indirin

.DOCX'te Performans planı şablonunu indirin

4. Adım: Ekip performansını yönetin ve izleyin

Bir performans planının uygulanması sırasında ekibin izlenmesi, planın ilerlemesini takip etmek, zamanında değişiklikler yapmak ve onlarla iletişim halinde olmak anlamına gelir. Ancak, onları düzgün bir şekilde yönetmek için daha fazla yer kaplamanız gerekecek.

1. Şeffaf olun

Performans iyileştirme planları, bir kişinin (veya bizim durumumuzda, bir takımın) performans eksikliğini resmileştirdiği için biraz kötü şöhretlidir. Pek çok çalışan, kovulmadan önce bunu “son şans” olarak görecek ve bu onlara çok fazla stres veriyor. Sonuç olarak, performans planını gerçekte olduğu gibi göremezler: performansı artırmanın ve iyi çalışanları şirkette tutmanın bir yolu.

Bu mesajı netleştirmek yöneticilerin görevidir: kimsenin kafası kesme tahtasında değildir ve performans planı, belirli hedeflere ulaşmak için birlikte çalışmanıza yardımcı olmak için oradadır.

2. Geri bildirim ve incelemelerle zamanında olun

Ekibe geri bildirim ve güncellemeler sağlayacağınız zamanları ve yöntemleri açıkça belirleyin. Performans planında tanımlanan programa uyduğunuzdan emin olun. Haftalık ve aylık check-in'ler düzenli gibi görünse de, bazı durumlarda bunları iki haftada bir, hatta günlük olarak yapmakta yanlış bir şey yoktur.

Zaman geçtikçe ekibin iş akışını ve temposunu hissedeceksiniz. Bu, onları ne sıklıkta kontrol etmenize ihtiyaç duyduklarını ölçmenize yardımcı olacaktır. Bonus olarak, ekip performans planını ciddiye aldığınızı gördüğünde, her iki tarafın da ortak bir amaç için birlikte çalıştığı fikrini onaylayacaktır.

3. Kaynak sağlayın

Performans planı şablonunda zaten belirtildiği gibi, onlara bol miktarda kaynak vererek ekibin ilerlemesine yardımcı olabilirsiniz. Özellikle bazı çalışanların diğerlerine yetişmek için ek koçluğa ihtiyacı varsa.

Kaynaklar ve öğrenme fırsatları sağlamanın birkaç yolu vardır:

• Çevrimiçi kurslar
• Şirket içi seminerler (akranlarından)
• Çevrimiçi olan ve herkes tarafından paylaşılabilen uygun literatür arşivi (G-Drive veya Dropbox gibi araçları kullanabilirsiniz)
• Diğer, deneyimli ekip üyeleriyle işbirliği

4. Açıkça iletişim kurun

Performans planı uygulamasına başlamadan önce

Ekibin performans iyileştirme planının rehberlik sağlamak için orada olduğunu bildiğinden emin olun. Çalışanların sahip olduğu en büyük korku, birbirlerinden daha iyi performans göstermedikçe işlerinin risk altında olmasıdır.

Bu, genel olarak ekip çalışmasını tehlikeye atabilir veya gerilimi artırabilir.

Performans planı uygulaması sırasında

Performans planının ilerlemesini takip ederken en önemli iletişim, sağladığınız geri bildirimler olacaktır. Ekibin çalışmasıyla ilgili yorumlarınızın iyi anlaşıldığından emin olmak için aşağıdakileri aklınızda bulundurun:

1. Zamanında geri bildirimde bulunun

Takım, performans planından geçerken bu tür bir istikrara ihtiyaç duyar. İster görüntülü sohbet, ister arama veya yüz yüze olsun, zamanında yapılan toplantılar ekibin kendine güveni için uzun bir yol kat eder. Sıradan geri bildirim sürenizin dışında yorumlar yapmamaya çalışın – bir sonraki toplantıya kadar bekleyin. Bu gibi durumlarda öngörülebilirlik iyidir.

2. Geri bildirimi düzenli hale getirin

Düzenli geri bildirimin çalışan verimliliğini artırdığı defalarca kanıtlanmıştır. Bunları çok az ve çok aralıklı olarak planlamak, insanlara belirli hataları zamanında düzeltmek için daha az fırsat verir.

Takıma rapor vereceğiniz belirli zamanlarda programınıza kalem koyun ve mümkün olduğunca ona bağlı kalmaya çalışın. Ayrıca, her zaman bir toplantı olmak zorunda değildir. Yazılı raporlar gönderebilir, bire bir sohbet görüşmeleri veya kısa video görüşmeleri yapabilirsiniz. Ekiple konuşun ve onlara en uygun formatın ne olduğunu öğrenin. Bazıları geribildirim yüz yüze olmadığında daha iyi sonuç verirken, diğerleri muhtemelen bir tartışmada başarılı olacaktır.

3. Sert ama adil olun

Verecek kötü bir haberiniz olduğunda veya ekibin daha büyük bir hata yaptığını fark ettiğinizde, yargılamaya başlamaktan veya hatayı hemen tartışmaktan kaçının. Bazı yeni bilgiler edinmenize yardımcı olabileceğinden, ekibe duruma bakış açılarını sorun.

Ve elinizdeki sorunu tartıştıktan sonra, nasıl çözüleceğine dair net ve uygulanabilir adımlar sunun. Ya da daha iyisi – çalışanlarla beyin fırtınası yapın ve birlikte bir çözüme ulaşın. Kısacası, ekibin hatalarının ve aksiliklerinin ciddiyetini bilmesi gerekir, ancak aynı zamanda onları daha derine gömmek için orada olmadığınızın da farkında olmaları gerekir. Hatalarından ders almalarına yardımcı olmak için oradasınız.

4. Spesifik olun

Teğetlere gitmemeye çalışın. Uzun toplantılar veya sayfalarca rapor geçmesi zahmetlidir. Kısa ve öz olmaya ve çok özel şeylere değinmeye çalışın. Harvard Business Review, geri bildirimle ilgili makalelerinden birinde, 5'e 1 oranının başarılı ve üretken geri bildirimin anahtarı olduğunu kanıtlayan araştırmalara atıfta bulundu.

Bu, her olumsuz yorum için beş olumlu yorum olduğu anlamına gelir.

Bu yöntem, çalışanların hatalar için kendilerini ve başkalarını azarlamaya daha az ve eldeki sorunu çözmeye daha fazla odaklanmasını sağlar.

5. Yardıma hazır olun

Son olarak, ancak en az değil, performans iyileştirme planı kontrol listesinde - yöneticinin müsaitliği. Performans iyileştirme planı yazıldığında, onaylandığında ve herkes tarafından imzalandığında işiniz bitmez.

İş, ekibin ilerlemesinin sürekli izlenmesini, sonuçlarını takip etmeyi ve düzenli olarak yorum ve geri bildirim vermeyi kapsar. Ancak tüm bunlara rağmen, 7/24 performans planı hakkında gerçekten endişelenmemelisiniz. Ekip üyelerinin bir konuşma için sizinle iletişime geçebileceği belirli saatler belirleyin. Bu sayede herhangi bir sorun olduğunda size zamanında haber verebilirler ve mesai saatleri dışında herhangi bir e-posta ve arama almazsınız.

Arabuluculuğa, gerektiğinde İK'ya müdahale etmeye ve istendiğinde gerekli tüm verileri sağlamaya hazır olun.

Sonuç olarak

Takım performans iyileştirme planları, bireysel olanlardan tamamen yeni bir dizi kural ve düşünce ile birlikte gelir. Sektöre ve şirketin kendi vizyon ve misyonuna bağlı olarak, belirli ekibin sorunlarını ve iyileştirme kapsamlarını vurgulamaları gerektiğinden, formları değişebilir. Bu planlar, her bir üyeyi asla göz ardı etmeden, ekibin çıktısını bir bütün olarak ele almak için yapılır. Bu makale ile dikkat edilmesi gereken en önemli hususları vurguladık ve genel bir fikir için örnek bir performans planı sağladık. CEO ve İK departmanı ile yaptığımız görüşmelerde ve kendiniz için bir tane yaratmamızın ardından bir esinti olmalı.