Ekip İletişimini Geliştirmek İçin Altı Pratik İpucu

Yüksek performanslı ekipleri araştıran çalışmalarda başarının habercisi olarak tekrar tekrar ortaya çıkan bir ölçüm vardır: iletişim.

Bu, birbirleriyle etkili bir şekilde etkileşime giren ekiplerin daha iyi çalışma ihtimalinin daha yüksek olduğunu göstermektedir. Sonuçta ekibinizin ne kadar iyi performans gösterdiği, işletmenizin başarısını etkileyecektir.

Bu yazıda ekip iletişimini geliştirmek için kullanabileceğiniz pratik ipuçlarına bakacağız.

Takım İletişim Stratejileri

Yüz Yüze Etkileşimi Teşvik Edin

MIT araştırmacıları, yüksek performanslı bir ekibin nelerden oluştuğunu araştıran bir çalışmada, en değerli iletişim biçiminin yüz yüze olduğunu buldu. Bunu video görüşmeleri ve ardından mesajlaşma izledi.

Buna dayanarak yöneticiler, ekiplerin yüz yüze iletişim kurması gereken fırsatların sayısını artırmaya çalışmalıdır. Makale, işletmelerin bunu yapmak için kullanabileceği çeşitli stratejilere dikkat çekti. Bunlar:

• Masaların uzatılması, yabancıların birlikte yemek yeme olasılığını artırıyor.
• Herkesin aynı anda izinli olması için takımın molalarını planlamak.
• Yöneticileri yüz yüze iletişime zaman ayırarak örnek olmaya teşvik etmek.

Elbette bunlar kişisel etkileşimi teşvik etmenin birçok yolundan sadece birkaçı. Kuruluşunuzda neyin işe yarayacağını düşünün.

Etkili Ekip İletişimini Teşvik Edin

Aynı MIT çalışması aynı zamanda ekiplerin etkileşim şeklinin de önemli olduğunu öne sürdü. Bir ekibin performansını etkileyebilecek iletişimin iki yönünü belirledi.

• Enerji, ekip üyeleri arasındaki değişimlerin sayısı ve türüdür. Değişim, yorum ve teşekkür olarak tanımlanır.
• Katılım, bu alışverişlerin ekip üyeleri arasında dağıtılmasıdır. Çalışma, iletişim alışverişi tüm üyeler arasında eşit olarak dağıtıldığında ekiplerin daha iyi performans gösterdiğini buldu.

İşletme sahipleri ve yöneticilerinin insanların en etkili şekilde iletişim kurmasını sağlayacak adımlar atması gerekiyor. MIT çalışması yöneticilerin bunu yapabileceği iki yola işaret etti.

Birincisi ekip üyelerini etkili iletişim teknikleri konusunda eğitmektir. Örneğin üyeleri daha fazla dinlemeye ve kesintileri azaltmaya teşvik etmelidirler. Diğer bir yöntem ise üyeleri ekipler arasında taşımaktı.

Yüz Yüze Etkileşimin Mümkün Olmadığı Durumlarda Teknolojiden Faydalanın

Yüz yüze iletişim her zaman mümkün olmuyor. Yakın zamanda yayınlanan bir rapor, dünya genelindeki profesyonellerin %70'inin haftada en az bir kez uzaktan çalıştığını, %53'ünün ise bunu haftanın en az yarısında yaptığını öne sürdü. Bu rapor, 96 küresel şirketteki 18.000 çalışanın anketini yaptığı için önemlidir.

Neyse ki işletme sahiplerinin iletişimi teşvik etmek için kullanabileceği pek çok araç var. Slack gibi mesajlaşma yazılımları ekiplerin nerede olurlarsa olsunlar iletişim kurmasını kolaylaştırırken Asana ve Trello gibi üretkenlik araçları herkesin görevine devam etmesine yardımcı olabilir.

Uzak çalışanlar arasındaki iletişimi teşvik etmek için yapabileceğiniz birçok şey var. Tüm ekip üyeleriyle haftalık görüntülü görüşmeler ayarlamak, yöneticilerin çalışanlara yetişmesi için verimli bir yol olabilir. Bu aynı zamanda uyumun kurulmasına da yardımcı olabilir.

Bu arada kullandığınız iletişim platformunda haftalık toplantılar düzenlemek, tüm ekibin sorunları birlikte tartışabileceği zamanların olmasını sağlayacaktır.

Çevrimiçi bir toplantı yapmadan önce, bir seyahat planı oluşturun ve ayrı başlıklar oluşturun; ekip üyeleri her konu hakkında konuşmak için kullanabilirler. Bu, tek bir başlıkta birden fazla ilgisiz konuşmanın yaşanma olasılığını azaltacaktır.

Ekibinizdeki Herkesin Rahat İletişim Kurabildiğinden Emin Olun

İnsanlar farklı şekillerde iletişim kurarlar. Ekibinizdeki herkesin diğer üyelerle etkileşimde rahat hissetmesini sağlamak (deneyim düzeyi, kişilik türü veya kültürü ne olursa olsun) başarılı bir ekibin temelini oluşturabilir.

Ekibinizdeki herkesin rahatça iletişim kurabildiğinden emin olmak için öncelikle onların karşılaşabileceği sorunları keşfetmeniz gerekir.

Dışadönüklerle dolu bir odada içedönük birini daha fazla konuşmaya teşvik etmek, daha deneyimli çalışanlar tarafından korkutulan yeni işe alınan kişilere yardımcı olmak için muhtemelen farklı bir dizi taktik gerektirecektir.

Güven Ortamı Yaratın

Yüksek performanslı ekipler üzerinde yapılan bir araştırmada Google, etkili ekiplerin psikolojik olarak güvende hisseden üyelere sahip olma olasılığının daha yüksek olduğunu buldu. Google, psikolojik güvenliği, bireylerin özgüvenle soru sorabilme, öneride bulunabilme ve hataları kabul edebilme becerisi olarak tanımladı.

Yöneticilerin bunu teşvik etmesinin birçok yolu vardır. Öncelikle herkesin her zaman mükemmel olmasını beklemediklerini açıkça belirtmeliler. Kendi yanılabilirliklerini kabul etmek bunu yapmanın bir yolu olabilir.

Tüm üyelerin girdilerinin değerli olduğunu bildiği bir kültür oluşturmak çok önemlidir. Takımların önerilere nasıl tepki vermesi gerektiğine ilişkin kurallar oluşturmak da öyle. Örneğin, ekipler tüm fikirleri dikkate almalı ve tüm ekip üyelerinin hem konuşma hem de dinleme konusunda üzerlerine düşeni yapmaları beklenmelidir.

İletişim Normlarını Ayarlayın

İletişim normları, bir ekibin nasıl iletişim kuracağını, karar vereceğini ve çatışmayı nasıl çözeceğini belirleyen kurallardır.

Pensilvanya Üniversitesi'nden Derek Newberry, takımların belirlemesi gereken çeşitli normlar öneriyor.

Birincisi, ekiplerin iletişim kurmak için kullandıkları araçlar ve bu araçları nasıl kullanacakları hakkında yönergeler belirlemesidir.

Newberry, proje güncellemeleri veya bütçe incelemeleri gibi ekibinizin gerçekleştirmesi gereken tüm iletişim türlerinin bir listesini yapmanızı önerir. Daha sonra her biri için uygun iletişim biçimlerini ayarlamanız gerekir.

Proje güncellemelerini bir mesajlaşma uygulaması üzerinden gerçekleştirmeyi uygun bulsanız da, bütçe incelemeleri yüz yüze toplantılar için daha uygun olabilir.

Ayrıca iletişim kurduğunuz sıklığı da dikkate almalısınız. Örneğin her iletişim türü için bir toplantı ayarlamak, ekiplerin bunalıma girmesine neden olabilir.

Etkili İletişim Ekip Performansını Artırır

Etkili iletişim, ekiplerin hedeflerine doğru birlikte çalışmasına yardımcı olur. Yanlış anlaşılmaları azaltır ve ekipteki herkesin kendini değerli hissetmesini ve fikirlerini rahatlıkla paylaşabilmesini sağlar.

Ekipleri iletişim kurmaya teşvik etmenin kesin yolları grubun yapısına bağlı olacaktır.

Çok sayıda uzaktan çalışanın bulunduğu ekipler, yüz yüze toplantı zamanı fırsatlarının olmamasına rağmen insanların etkili bir şekilde iletişim kurmasına olanak tanıyan stratejiler uygulamanızı gerektirecektir. Öte yandan ofislerdeki birbirine sıkı sıkıya bağlı ekipler tamamen farklı zorluklarla karşılaşacak.

İş yerinde performansın nasıl artırılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için üretken kalma ve yüksek performanslı ekiplerin özellikleri hakkındaki makalelerimize göz atın.