Vendasta'nın Görev Yöneticisi Uzak Ekiplere Nasıl Yardımcı Olabilir?

Vendasta'da amacımız, acentelerimize ve kurumsal ortaklarımıza yerel iş topluluklarını destekleyecek ve besleyecek araçlar sağlayarak yerel işletmeleri güçlendirmektir.

Çoğu yerel işletmenin, COVID-19 nedeniyle çalışma şekillerini ayarlamak zorunda kalması nedeniyle Vendasta olarak biz, platformumuzun kullanıcılarımızın bu yeni ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak istiyoruz.

Görev Yöneticisi, kullanıcıların her gün binlerce görevi ve yüzlerce projeyi izlemesine ve tamamlamasına yardımcı olur; ancak ortaklarımıza daha da fazla yardımcı olmak istiyoruz.

Bu nedenle #ProjectRemote'u başlattık . Bu girişim, iş ortağı ekiplerimizin uzaktan çalışmaya hızla uyum sağlamasına yardımcı olabilecek birden fazla Vendasta platformu sürümü içeriyor.

Odaklandığımız üç etkili girişim var :

1. Gününüzü organize etmek
2. Ekibinizle şeffaf iletişimi güçlendirmek
3. Performans kanıtı gösteriliyor

Gününüzü organize etmek

Uzaktaki ekiplerin her sabah karşılaştıkları ilk zorluk, günlük hedeflerine ulaşabilecekleri ve günlük zorlukların üstesinden gelebilecekleri şekilde günlerini organize etmektir.

Kullanıcılarımızın uzaktan üretken olmalarına yardımcı olmak için platformumuza aşağıdaki özellikleri ekledik.

Yeni Görev Yöneticisi genel bakış sayfası

Kullanıcılarımız her sabah Vendasta'ya giriş yaptıklarında, onlara aşağıdaki kartları gösteren yeni bir genel bakış sayfası görecekler:

1. Dün tamamlanan görevler
2. Bugün teslim edilmesi gereken görevler
3. Bugün teslim edilmesi gereken görevler

Bu kartların her biri belirli bir ekip üyesine göre filtrelenebilir. Kartlara tıklamak, kullanıcıları tamamlanan görevleri ve vadesi geçmiş veya gecikmiş görevleri gösteren görev listesine götürecektir.

Buna ek olarak kullanıcılar önümüzdeki hafta için yaklaşan görevlerin günlük analizini de görebilecekler. Üç görev kartında olduğu gibi, kullanıcılar da iki ' gelecek görev ' kartına tıklayarak görev listelerine gidebilir ve yaklaşan görevlere hızlıca göz atabilirler.

Proje şablonları

Organize proje şablonları oluşturmak, yapılacak işin uzaktaki ekiplerinize etkili bir şekilde iletilmesi için önemlidir. Görev Yöneticisi kullanıcıları artık proje şablonlarını düzenlemek için daha kapsamlı seçeneklere sahip. Özellikle kullanıcılar artık şunları yapabilir:

1. Müşterilerine sattıkları tüm ürünler için otomatik proje oluşturma kurulumu yapın.
2. Bu projeler için belirli kişilere veya ' hesabın atandığı kişiye ' (bir müşteri hesabına hizmet vermekten sorumlu birincil kişi) otomatik atamalar ayarlayın.
3. Ön koşullara dayalı görevler için görev bağımlılıklarını ayarlayın.

Müşterilerin İş Uygulamalarında görebileceği ' görünür ' projeler oluşturmak için proje şablonları oluşturun .

Görev bildirimleri

Görev Yöneticisi kullanıcıları, ekiplerinin önemli güncellemeleri asla kaçırmamasını sağlamak için bildirimler ayarlayabilir. Uzaktaki ekiplerinizin çalışmaları takip etmesine yardımcı olmak için abone olmanız gereken üç önemli bildirim şunlardır:

1. Görev atama bildirimleri - Ekip üyeleriniz, kendilerine bir görev atandığında bilgilendirilir.
2. Görevin kilidi açıldı bildirimleri - Ekip üyeleriniz, bir projede kendilerine atanan bir görevin kilidi açıldığında bilgilendirilecektir.
3. Görev zamanı bildirimi - Ekip üyeleriniz, kendilerine atanan görevlerin zamanı geldiğinde bilgilendirilecektir.

Ekibinizle şeffaf iletişimi güçlendirmek

Çoğu ekip uzaklaşırken iletişim şeffaflığını korumak önemli bir zorluk haline gelebilir. Ekiplerin senkronize olduğundan ve tüm iş ve iletişimin görünür ve şeffaf olduğundan emin olmak için Görev Yöneticisi, platformuna aşağıdakileri ekliyor.

Yeni görev listesi

Yeni Görev Yöneticisi görev listesi, kullanıcıların işbirliği yapmaları gereken tüm görevlerde uzaktaki ekipleriyle hızlı ve etkili bir şekilde iletişim kurmalarına olanak tanır. Yeni görev listesi yan paneli kullanıcıların şunları yapmasına olanak tanır:

1. Hesap notlarını/açıklamayı/genel notları/özel notları zengin metinle güncelleyin.
2. Dropbox, Google Drive vb.'ye köprü ekleyin.
3. Panelden bir incelemeye hızla yanıt verin veya sosyal paylaşım yapın.
4. Ekibinize veya müşterinize bir e-posta gönderin.
5. Ekiplerinizle paylaşmak için göreve bir dosya ekleyin.

E-posta Geçmişi

Yeni uzak ekiplerin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, çakışan müşteri iletişimleri olasılığını azaltmak için e-posta iletişimlerini şeffaf ve senkronize tutmaktır. Uzak ekiplerin bu ihtiyacını karşılamak amacıyla, bir hesap için Görev Yöneticisi görevlerinden gönderilen tüm e-postalar hesap geçmişinde depolanır ve Görev Yöneticisi hesaplarındaki yeni ' e-posta'da gösterilir .

Vendasta Görev Yöneticisi ve Satış ve Başarı Merkezi'nde çalışan ekipler arasındaki şeffaflığı ve koordinasyonu daha da geliştirmek için , Görev Yöneticisi'nden gönderilen e-postalar Satış ve Başarı Merkezi'ndeki hesap etkinliklerinde görünür.

Performans kanıtı gösteriliyor

Ekip performansının izlenmesi ve ölçülmesi, uzaktan çalışma ekipleri için çok önemlidir. Müşterilerin ilgisini canlı tutmak ve uzaktaki ekiplerin iyi performans gösterdiğinden emin olmak, kurumsal ve ajans ortaklarımızın başarısının anahtarıdır. Müşteri etkileşimindeki zorlukların üstesinden gelmek için Görev Yöneticisi, platformumuza aşağıdaki özellikleri ekliyor .

Proje izleyici 2.0

Mevcut koşullar altında müşterilerinizi projeleriyle ilgili güncellemeler konusunda bilgilendirmek ve onlarla etkileşime geçmek çok önemlidir. Yeni Görev Yöneticisi proje izleyicisi bunu kolaylaştırıyor.

Müşterileriniz izleyiciyi İş Uygulamalarındaki ' ürünlerim ' altında görebilecek . Müşterinize önemli proje güncellemeleri sağlamak için yeni proje izleyiciyi aşağıdaki amaçlarla kullanabilirsiniz:

1. Görünürlüğü değiştirerek Görev Yöneticisi'nde görevleri ve projeleri kolayca görünür hale getirin.
2. Görev durumunu ' müşteri bekleniyor ' olarak ayarlayarak müşterilerinize iş onları bekliyorsa bir bildirim gönderin .
3. Business App'taki proje izleyicide görünecek zengin metinli genel notlar ekleyerek müşterilerinizi görevler hakkında güncel tutun.

Durum ve Verimlilik Raporu

Son olarak yöneticiler, yeni Görev Yöneticisi 'durum raporu' ve 'verimlilik raporu' sayfasıyla ekiplerinin performansını kolaylıkla ölçebilecek .

Bu raporlar sayesinde yöneticiler, açık, devam eden ve ekipleri için zamanı gelen görevlere ilişkin bilgi edinebilecek ve ekiplerindeki bireysel ekip üyelerinin performansını ayrıntılı olarak inceleyebilecek. Bu raporlar yöneticilere aşağıdaki konularda yardımcı olacaktır:

1. Seçilen bir tarih aralığında tamamlanan/son tarihi geçmiş/gecikmiş görevler için genel görev performansını ölçün.
2. Bireysel ekip üyelerinin görev performansını ölçün.
3. Yeni kümülatif akış diyagramını kullanarak ekiplerinizin görevleri için teslim süresini ve döngü süresini ölçün.

Durum Raporu :

Kümülatif Akış Şeması :

Çözüm

Devam eden koşullar nedeniyle işletmelerin ve bireylerin en kısa zamanda uzaktan çalışmaya başlaması zorunludur. Bunu yapabilmek için de ekiplerini desteklemek ve işlerini ölçeklendirmeye devam etmek için sınıfının en iyisi araçlar ve platformla donatılmaları gerekiyor.

Vendasta'nın Görev Yöneticisi sayesinde ajanslar artık müşterilerinin dijital sipariş karşılamalarını evlerinin konforundan yöneterek işlerini büyütme gücüne sahip.

Peki ne bekliyorsun? Vendasta platformuna katılın ve kolaylıkla gerçekleştirmeye başlayın.