Pazarlamacılar için Proje Yönetimine Yönelik Hedef İnternet Rehberi

Proje yönetimi, reklam kampanyaları ve SEO'dan sosyal medya içeriği ve promosyonlarına kadar pazarlama çalışmalarının yapılması için oldukça etkili bir araçtır.

Bu kılavuz, büyük projeleri tamamlamanın bir yolu olarak veya sosyal medya gönderileri ve blog makaleleri gibi rutin işleri planlamak için bir araç olarak, pazarlama bağlamında proje yönetimini nasıl yapacağınız konusunda size yol gösterecektir.

Amacımız, proje yönetiminin ne olduğunu ve bizim gibi pazarlamacıların bunu nasıl kullanabileceğini daha iyi anlayarak ayrılmanızdır.

Proje yönetimi nedir?

En temel düzeyde proje yönetimi, iş yapmaya yönelik yönetilen bir yaklaşımdır. Sadece görevleri tamamlamıyorsunuz; planlanmış ve izlenebilen bir süreç içerisinde üzerinde çalışıyorsunuz.

Proje yönetimine yaklaşmanın birçok farklı yolu olsa da, çoğu örnek bazı ortak bileşenleri içerir:

• Çıktılar: Bunlar projenin sunacağı somut sonuçlardır. Bir web sitesi geliştirme projesinde, yeni bir web tasarımı birincil çıktı olabilir. Bir sosyal medya pazarlama projesinde, çıktılar Instagram gönderileri olabilir. Bazı projelerin kampanya verileri gibi ikincil çıktıları da vardır.
• Görevler: Her proje, her biri sorumlu bir ekip üyesine veya alt ekibe atanan birden çok görevden oluşur.
• Paydaşlar: Projeye dahil olan herkes bir paydaştır. Bu, proje ekibindeki tüm kişilerin yanı sıra müşteriler, c-seviyesi içerdekiler ve sonunda proje aracılığıyla sağlanan pazarlama varlıklarıyla hedeflenecek müşteriler gibi diğer kişileri de içerir.
• Metodoloji: Projenin nasıl yönetildiğine dair bir dizi kural.

Özetle, projenin görevlere bölünebilecek belirli sonuçları sağlaması gerekir. Görevler, yönetilen bir süreç içinde işi tamamlaması gereken proje ekibindeki kişilere atanır.

Uygulamada pazarlama proje yönetimi

Proje yönetimi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere her türlü pazarlama projesini sunmak için kullanılır:

• Web sitesi geliştirme
• İçerik pazarlama
• Sosyal medya pazarlamacılığı
• SEO
• PPC
• video reklam
• Uygulama geliştirme
• Eposta pazarlama
• halkla ilişkiler kampanyaları

Teslim edilen belirli iş ne olursa olsun, proje yönetimi genellikle bir proje yönetimi yazılımı etrafında toplanır. Bu, paydaşların görevlerini tamamlanana kadar yönetebilecekleri ve üst düzey paydaşların genel proje ilerlemesini izleyebileceği dijital platformdur.

Her ekip üyesi, kendi oturum açma kimlik bilgilerini kullanarak yazılıma erişebilmelidir. Giriş yaptıklarında kendilerine atanan görevleri görebilirler. Görevlere dosya ve yorum yükleyebilirler ve görevlerin bir tür "engelleyici" tarafından başlatılıp başlatılmadığını, tamamlanıp tamamlanmadığını veya durdurulup durdurulmadığını yansıtacak şekilde görevlerin durumunu değiştirebilirler.

Kıdemli paydaşlar ayrıca ekip üyelerine görevler atayabilir ve tamamlamaları için son tarihler belirleyebilir. (Bazı ekiplerde, tüm paydaşlara bunu yapma izni verilir.)

Herhangi bir projede, proje yöneticisi olarak görev yapan bir ekip üyesinin bulunmasına yardımcı olur. Bu kişi, tüm ekibin proje yönetimi sürecini ve yazılımını başarılı bir şekilde kullanmasına yardımcı olmaktan sorumludur. Bazı proje yönetimi metodolojileri, proje yöneticisinin düzenli ekip toplantılarına liderlik etmek (bazen 'scrum' olarak adlandırılır) ve diğer paydaşların engelleyicilere çözüm bulmasına yardımcı olmak gibi ek görevler gerçekleştirmesini de gerektirir.

Proje aşamaları

Bir pazarlama projesi tipik olarak bir dizi sezgisel aşamadan geçer:

1. Başlamak
2. Planlama
3. Teslimat
4. Oturumu Kapat
5. analiz

Başlamak

Başlangıç ​​dediğimiz aşama, projenin başlangıcıdır . Bu noktada pazarlama ekibi, projenin detaylarını tartışmak için işi devreye alan paydaşla bir araya gelir. Taraflar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere projenin bazı temel detayları üzerinde anlaşmaya varacaklardır:

• Proje çıktıları nelerdir?
• Proje için temel zaman ve maliyet bütçeleri nelerdir?
• Projenin başlangıç ​​zamanını ve maliyet bütçelerini aşabileceği maksimum miktar nedir?

Tüm kilit proje paydaşları şartlardan memnun kaldığında, projeyi başlatmak için bir sözleşme veya gayri resmi anlaşma yapılabilir.

Planlama

Proje planlaması sırasında, stratejik rolü olan tüm ekip üyeleri, proje çıktılarının nasıl elde edileceğine karar vermek için bir araya gelir. Planlama süreci projeden projeye değişiklik gösterse de, genellikle aşağıdaki unsurlar söz konusudur:

• Kilometre taşlarını ayarlama. Kilometre taşları, projenin tamamlanmasına giden yolda kilit yol noktalarıdır. Örneğin, bir video reklam kampanyası projesinde 'storyboarding tamamlandı' ve 'film çekimi tamamlandı' kilometre taşları olabilir. Projenin yolunda gitmesine yardımcı olmak için her kilometre taşına bir son tarih verilir.
• Proje risklerinin belirlenmesi. Proje yönetiminde 'risk', proje sonuçlarını olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek olası bir dış olaydır. Proje planlaması sırasında büyük proje risklerinin belirlenmesi, ekibin proje sırasında fırsatlardan yararlanmaya veya tehditlere yanıt vermeye hazır olmasını sağlar.
• Projeyi görevlere bölmek. Bunlar, projenin çıktılarını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan bireysel çalışma parçalarıdır. Bu aşamada, bir görevin tamamlanmasının başka bir görevin önceden tamamlanmasına bağlı olduğu bağımlılıkları belirlemek de önemlidir.
• Görev ve sahiplik atama. Her görevin tamamlanmasından sorumlu olacak bir ekip üyesine (veya alt ekibe) atanması gerekir. Bazı durumlarda, üst düzey paydaşlara proje çıktılarının mülkiyeti de verilebilir.

Teslimat

Proje planlandıktan sonra ekip proje teslimi işine başlayabilir. Her ekip üyesi, bu aşama boyunca görevlerini yönetmek için proje yönetimi platformunu kullanmalıdır.

Proje yönetimi, teslimat aşamasında ekibi aşağıdakiler dahil olmak üzere çeşitli şekillerde destekler:

• Görev yönetimi. Proje boyunca, her ekip üyesi proje yönetimi platformunda kendi görevlerini güncellemekten sorumludur. Bu genellikle dosyaların yüklenmesini, görev durumlarının değiştirilmesini ve görevlerin yapılmasını engelleyen herhangi bir engelleyicinin proje yöneticisine bildirilmesini içerir. Teslimat aşamasında yeni gereksinimler belirlenirse, yeni görevler oluşturulur ve bir ekip üyesine atanır.
• İlerleme takibi. Çoğu proje yönetimi platformu, Gantt çizelgeleri ve yazma çizelgeleri gibi proje ilerlemesini izlemek için görsel araçlar içerir. Bu kaynaklar, paydaşların, projenin zaman bütçesine göre ekibin görevlerinde ne kadar iyi ilerlediğini değerlendirmelerine yardımcı olur. Özellikle üst düzey paydaşlar, proje için planlanan zaman ve maliyet bütçelerinin ulaşılabilir olup olmadığını belirlemek için teslimat aşaması boyunca projenin ilerlemesini dikkatle izleyecektir.
• Dosya depolama. Ekibin çalışmasının doğasına bağlı olarak, proje yönetimi platformu, örneğin içerik pazarlamasında kullanılmak üzere kopya içeren belgeler gibi proje çalışmalarını depolamak için kullanılabilir. Proje yönetimi platformunun tüm proje ekibine kolay erişilebilirliği, önemli işlerin kaybolmasını önlemeye yardımcı olabilir.

Teslim aşamasında proje yönetimi, ancak her ekip üyesi sürece dahil olursa ve görevlerinin durumunu güncelleme gibi görevleri yerine getirirse başarılı olacaktır. Bunu ekip üyelerine açıklamak önemlidir. Ekip ayrıca proje yönetimi süreci veya yazılımı ile mücadele eden herkese yardımcı olacak bilgili bir kişiye de sahip olmalıdır.

Oturumu Kapat

Tüm proje çalışmaları tamamlandığında, müşteri veya iç müşteri dahil olmak üzere kıdemli paydaşlar proje sonuçlarını gözden geçirmek için bir araya gelebilirler. Tüm taraflar proje çıktılarının planlandığı gibi gerçekleştirildiğinden memnun olursa, proje tamamlanmış olarak kabul edilebilir ve paydaşlar imzalarını verebilirler.

Bu aşamadan önce, bazı proje ekipleri raporlar ve belgeler üretmek için proje yönetimi yazılımlarında yerleşik araçları kullanacaklardır. Bu, yürütülen işi müşteriye açıklamanın etkili bir yolu olabilir.

analiz

Bazı pazarlama projeleri imza ile sona erer.

Diğerleri bir analiz aşaması ile sonuçlanır. Bu, bir site yeniden tasarım projesinin ardından web sitesi verilerinin analizinden bir TV reklam kampanyasının ardından müşteri duyarlılığı analizine kadar herhangi bir şey olabilir.

Analiz, mevcut proje ile gelecekteki projeler arasında bir köprü olarak anlaşılabilir. Bu aşamadan elde edilen bulgular, gelecekteki uyumlu projelerin planlamasına beslenebilir ve ekibin daha verimli planlama yapmasına ve süreçlerini optimize etmesine yardımcı olabilir.

Bazı proje ekipleri, bir proje sırasında proje yönetimi süreciyle ilgili deneyimlerini de analiz edecektir. Bu, insanların bir sonraki projeden önce değiştirilebilecek proje yönetimi yaklaşımıyla karşılaştıkları sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Rutin pazarlama işlerini gerçekleştirmek için proje yönetimi nasıl kullanılır?

Az önce tartıştığımız aşamalı proje yönetimi yaklaşımı, orta ila yüksek düzeyde karmaşıklık ile zaman sınırlı pazarlama projeleri sunmak için en uygun olanıdır.

İşiniz daha rutin bir yapıya sahipse – örneğin, her hafta belirli sayıda sosyal medya gönderisi göndermeniz gerekiyorsa – bu da proje yönetimi yoluyla gerçekleştirilebilir. Sadece biraz farklı bir yaklaşım kullanmanız gerekiyor.

Rutin pazarlama çalışmaları için içeriğinizi yönetmek için kanban tarzı sistemli bir proje yönetimi çözümü kullanmanızı öneririz, örneğin Trello. Bir kanban sisteminde, her görev, durumunu temsil etmek için bir sütundan diğerine taşınabilen bir kartla temsil edilir. Bir sosyal içerik iş akışında "Fikirler", "Metin", "Metin ve fotoğraf", "Metin ve fotoğraf imzalandı" ve "Planlandı/Yayınlandı" başlıklı sütunlarınız olabilir. Bir gönderi için taslağa yeni bileşenler eklendiğinden, kartı gönderi yayınlanana kadar taşınabilir. Bu yaklaşım aynı anda bir ekibin sosyal içerik planlamasına, içerik üzerinde çalışmasına ve her gönderinin ilerlemesini mini bir proje olarak yönetmesine olanak tanır.

İşte rutin pazarlama çalışmaları için proje yönetimi araçlarının nasıl kullanılabileceğini gösteren bir eğitim videosu:

Hangi proje yönetim aracını kullanmalıyım?

Hemen hemen tüm proje yönetimi, proje yönetimi yazılımı kullanılarak dijital olarak yapılır. Bu yazılımlar, ekibin seçtiği yaklaşım için altyapı sağlar.

Bir tanesine taahhütte bulunmadan önce birkaç popüler proje yönetimi platformunu keşfetmenizi öneririz. Hedef İnternet ekibi, aşağıdaki seçeneklerle ilgili iyi deneyimlere sahiptir:

asana

Asana, görevler üzerinde çalışmayı ve bunları ekip arkadaşlarına atamayı kolaylaştıran, güzel erişilebilir bir kullanıcı arayüzü ile görevleri ve projeleri yönetmek için harika bir araçtır. Aynı zamanda içerik pazarlamamızı yönetmek için kullandığımız proje yönetim aracıdır - bu makaledeki çalışmalarımız da dahil!

Asana, hem uygun fiyatlı bir premium paket hem de oldukça kapsamlı bir ücretsiz sürüm sunan, özellikle uygun fiyatlı bir proje yönetimi çözümüdür.

Trello

Bu dahiyane araç, çalışmanızı bir kart, pano ve liste sistemi kullanarak yönetmenize olanak tanır.

Trello, özellikle blog makaleleri veya sosyal gönderiler gibi içerik öğelerini bir iş akışı aracılığıyla yönetmek için çok uygundur.

Takım çalışması

Ekip çalışması, sohbet, CRM ve ofis işlevleri dahil olmak üzere isteğe bağlı eklentiler paketiyle, fevkalade zengin özelliklere sahip bir proje yönetimi çözümüdür. Teamwork'ün arayüzü, tartışmalı bir şekilde Asana'nın veya Trello'nunkinden daha az ulaşılabilir, ancak müthiş yetenekleriyle bunu fazlasıyla telafi ediyor.

JIRA

Her yerde geliştiriciler tarafından sevilen JIRA, çevik çalışma metodolojisini kullanan ekipler için ideal proje yönetimi aracıdır.

Diğer popüler proje yönetimi yazılımları arasında Basecamp, Nifty ve Monday.com bulunur.

Pazarlama çalışması yapmak için proje yönetimini kullanmanın faydaları nelerdir?

Proje yönetimini kullanmak, pazarlama ekipleri ve profesyoneller için birçok avantaj sağlayabilir. Başlıca faydaları şunlardır:

• İşbirliği. Çoğu pazarlama projesi, SEO'lar, PPC teklif verenleri ve sosyal medya yöneticileri gibi uzmanlar veya proje ilerlemesini izlemesi ve imzalaması gereken müşteriler gibi birden fazla paydaştan girdi gerektirir. Proje yönetimi yazılımı, işbirliğinin gerçekleştiği ve kaydedildiği paylaşılan çalışma alanı haline gelebilir.
• Karmaşık projelerin takibi. Çok sayıda farklı bileşene sahip bir pazarlama projesi üzerinde çalışırken, her önemli ayrıntıyı takip etmek zor olabilir. Proje yönetimi, zamanında tamamlanıp tamamlanmadıkları da dahil olmak üzere proje görevlerine kapsamlı bir genel bakış sağlayabilir.
• üretkenlik. Bazı ekip üyeleri, proje tarafından yönetilen bir süreçte çalışırken daha güvenilir ve üretken performans gösterir. Proje yönetiminin, görev bilgilerine ve son teslim tarihlerine verimli erişim ve herkesin açık ve tamamlanmış görevlerinin ekip görünümünde görünmesinin etkisi de dahil olmak üzere üretkenliği artırabilmesinin birkaç olası nedeni vardır.
• tekrarlanabilirlik Proje yönetimine başlamak biraz zaman alır, ancak bir kez kurulduktan sonra, birçok projenin benzer bir proje yönetimi sürecini içerdiğini göreceksiniz. Uzun vadede, çoğu proje bir önceki projeyle aynı yazılım ayarlarını ve sürecini kullanabilecek, bu da zamandan ve emekten tasarruf sağlayacaktır.

Şüphesiz proje yönetiminin de bazı dezavantajları vardır. Süreci benimsemek bazı ekip üyeleri için sinir bozucu ve hatta yabancılaştırıcı olabilir. Ayrıca proje yönetiminin ince ayrıntılarına çok fazla odaklanmanın, üretken proje çalışmasından odağı uzaklaştırma riski de vardır.

Anahtar, proje yönetiminin yadsınamaz avantajlarından en iyi şekilde yararlanmak ile ekibinize çalışmak için yeterli nefes alma alanı bırakmak arasında doğru dengeyi bulmaktır. Bu dengeleme hareketini gerçekleştirebilirseniz, projeleriniz faydasını görecektir.