Verimliliği kaybetmeden projeler ve görevler arasında nasıl geçiş yapılır?

Genellikle günlük olarak birkaç görev, hatta proje üzerinde çalışmamız gerekir. Bu nedenle, daha üretken olmak için projeler ve görevler arasında sık sık geçiş yapma eğilimindeyiz. Ancak çoğu durumda, bu bağlam değiştirmenin verimliliğimize yardımcı olmaktan çok zarar verme olasılığı daha yüksektir. Şu veya bu şekilde “çoklu görev” ihtiyacının hala bir zorunluluk olduğunu göz önünde bulundurarak, bu yazıda şunlardan bahsedeceğiz:

• Çoklu görev nedir ve profesyoneller neden bunu takip ediyor?
• Bağlam değiştirme nedir ve bilişsel yeteneğimiz, zaman kullanımımız ve karlılığımız üzerindeki maliyeti nedir?
• Bilişsel esneklik, süper görevler ve Bilişsel Değiştirme Cezası, yani genellikle görevler ve projeler arasında geçiş yapmakla ilgili kavramlar nelerdir?
• Verimliliği kaybetmeden görevler ve projeler arasında en iyi şekilde nasıl geçiş yapabiliriz?

Çoklu görev nedir? İnsanlar neden peşinden koşuyor?

Popüler kültürde, çoklu görev genellikle aynı anda en az iki görev üzerinde çalışmayı ima eder. Ve profesyonellerin sıklıkla böyle bir uygulamaya başvurmaları gerektiği görülüyor.

Örneğin yazılım mühendislerini ele alalım. Electric Cloud tarafından yapılan bir ankete göre, genellikle haftada çalıştıkları 41,5 saatin yalnızca 19,1 saatini yazılım oluşturmaya harcıyorlar. Kalan 22,4 saat beyin fırtınası, e-posta, toplantılar ve ayrıca derlemelerin ve testlerin tamamlanmasını beklemek için harcanır. Orada çok çeşitli işler var.

Ayrıca, yazılım mühendislerinin genellikle bir proje üzerinde aktif olarak çalıştıklarını ve aynı zamanda tamamlamış oldukları bir ila üç proje için bakım sağladıklarını düşünürsek, bu, her seferinde bir projeye veya göreve odaklanmak için çok az zaman bırakır. Söz konusu projeler veya görevler öncelikli olarak etiketlendiğinde bile.

Bu nedenle, zamandan tasarruf etmek için en yeni uygulama özelliğinizde yinelenen sorunlarla ilgili bir toplantıya katılırken bazı müşteri e-postalarını yanıtlamaya çalışmanız mantıklı görünüyor.

Sonuçta, Görev 1'i gerçekleştirmek genellikle 10 dakika ve Görev 2'yi gerçekleştirmek 10 dakika sürüyorsa, her iki görev üzerinde aynı anda çalışmak toplamda 10 dakika sürmelidir, değil mi?

Ancak gerçekte, bu tür bir eşzamanlı çalışma neredeyse imkansızdır - çünkü çoğu beyin, aynı özveri ile ayrı bilgi kümelerini işleyemez.

Başka bir deyişle, aynı anda iki görev üzerinde çalıştığımızı düşünürken , aslında Görev 1'e daha fazla odaklanıyoruz ve Görev 2'nin Görev 1'e dikkati dağıtmasına izin veriyoruz. Sonuç olarak, hiçbir görev beklenen kalitede yapılmıyor. ve üretkenlikte %40'lık bir düşüş yaşayabiliriz.

Herkes gerçekten çoklu görev yapabilir mi?

Çoğu insanın dikkatini birden fazla göreve bölmek için ekstra çaba harcamasına (ve yine de başarısız olmasına) rağmen , nüfusun ~%2,5'inde bu sorun yoktur.

Onlara süper görevliler denir.

Süper görevliler, hata yapmadan veya duraklamadan aynı anda birden fazla görev üzerinde çalışabilecek bilişsel yeteneğe SAHİPTİR. Aslında, çoklu görev sırasında tekli görevden daha iyi performans gösterirler. Bu çok görevli dahileri seçen deneyin ortak yazarı David Strayer'a göre, bunun nedeni süper görevlilerin nüfusun geri kalanından farklı beyinlere sahip olmalarıdır.

Aşağıdaki durumlarda bir süper görevli olabilirsiniz:

• yüksek düzeyde dikkat kontrolüne sahip olmak
• anında karar verme yeteneğine sahip olmak
• stres altında gelişmek
• ağır bir iş yükü altında çalışırken daha iyi öz kontrole sahip olmak

Ayrıca supertasker.org'da bulabileceğiniz gibi çoklu görev yeteneğinizi tanımlamanıza yardımcı olacak resmi testler de yapabilirsiniz.

Bağlam değiştirme nedir?

Çoğu zaman, bağlam değiştirme gerçek çoklu görevdir.

Yani, nüfusun ~%97,5'inin çoklu görev olarak adlandırdığı şey, aslında görevler arasında atlıyor - yani bağlamlar arasında geçiş yapıyor - o kadar hızlı bir şekilde art arda ki, aynı anda iki görev üzerinde çalışıyor gibi görünüyoruz .

Her gün karşılaştığımız iş yükü göz önüne alındığında, işyerinde popüler bir uygulamadır - ancak bunun bir maliyeti vardır.

Bağlam değiştirmenin maliyeti nedir?

Bu nedenle insanlar, bu uygulamanın kendilerine zaman kazandıracağını düşündükleri için kısa sürede birden fazla iş üzerinde çalışmayı hedefliyorlar.

Ancak, işi hızlandırmak yerine, dikkatinizin odağını bir görevden diğerine değiştirdiğinizde, Bilişsel Değiştirme Cezasını deneyimleme eğilimindesiniz. Beyniniz, çalışma belleğinize bağlamları yüklemek ve yeniden yüklemek için fazladan zaman ve enerji harcar - ve bu, üzerinde çoklu görev yapmaya çalıştığınız görevlerdeki ilerlemenizi önemli ölçüde yavaşlatır. Gün boyunca kendinizi meşgul hissedersiniz, ancak daha az iş yaparsınız ve daha yorgun hissedersiniz.

Çeşitli araştırmalar, çoklu görev veya bağlam değiştirmenin bilişsel yeteneklerimiz, zaman kullanımımız ve hatta kârlılığımız üzerinde başka olumsuz etkileri olduğunu gösteriyor:

Bilişsel yeteneklerimizi değiştiren bağlamın maliyeti

• Londra Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, aynı anda bilişsel görevler üzerinde çalışan çalışma katılımcılarının, bunu yaparken 15 puanlık bir IQ puan düşüşü yaşayacaklarını buldu.
• Sussex Üniversitesi'ndeki araştırmacılar, aynı anda birden fazla dijital cihaz üzerinde çalışmanın (örneğin, aynı anda mesajlaşma ve TV izleme) beyin yoğunluğunda bir azalmaya yol açtığını buldu.
• Oregon Üniversitesi'ndeki araştırmacılar, kronik çok görevli kişilerin odaklanma ve bellek sorunlarına ve bağlamı hızla değiştirme sorunlarına sahip olduğunu buldu.

Zaman kullanımımızı değiştiren bağlamın maliyeti

• 2001 tarihli bir vaka çalışması, ofis çalışanlarının yeni e-postalara 6 saniye içinde tepki verdiğini gösterdi. Daha sonra, önceki görevlerinde çalışmaya devam etmeleri ~ 64 saniye sürer. Bu yeni e-postalar günde ~1.5 saate varan 96 kesintiye neden oluyor.
• 2005 tarihli bir araştırma makalesi, bir seferde ~2.3 görev tarafından dikkatin dağılmasının, doğru görevde çalışmaya devam edilmeden önce 25 dakikalık bir zaman kaybına yol açtığını gösterdi.
• 2007 tarihli bir araştırma makalesi, insanların yeni e-postalar ve uygulama bildirimleri tarafından 10 dakikanın yanı sıra başka tür görevler tarafından dikkati dağıtılan 10-15 dakikayı kaybettiğini gösterdi.
• 2013'ten bir araştırma makalesi , katılımcıların %60'ının, özellikle bunu yapmaktan kaçınmaları söylense bile, aynı anda birden fazla görev üzerinde çalışma dürtüsüne karşı koyamadığını gösterdi. Sonuç olarak, çalışarak geçirdikleri her 32 dakika için 3 dakika kaybettiler .

Bağlam değiştirmenin parasal maliyeti

• Bir Forbes makalesine göre, kesintilerde kaybedilen toplam süre, çalışan başına günlük 2,1 saat (yılda 546 saat) ise, bu kayıp zamanın parasal maliyeti, saat başına 15 dolar ödenen bir çalışan için 8.190 dolar. 1000 çalışanı olan bir şirket için bu, günde 31.500 $'a varan kayıp ve yılda yaklaşık 8,2 milyon $'a kadar çıkıyor.
• Çeşitli sektörlerden 45 kuruluşu kapsayan “Çoklu Görevin Kuruluşlar Üzerindeki Etkileri” hakkında bir rapor, küresel ekonominin çoklu görevlerde kaybettiği tahmini üretkenlik maliyetinin yılda 450 milyar dolara kadar çıktığını gösterdi.

Bağlam değiştirmenin herhangi bir faydası var mı?

2008'de yapılan bir araştırma, görevler arasında atlamanın ana görevinizdeki işi yavaşlatmak yerine hızlandırabileceğini gösterdi - ancak, yalnızca bir görevde Bu çalışmanın katılımcılarının, kendilerini kesintiye uğratan görevi bitirmeleri ve daha sonra önceki göreve yeniden odaklanmaları 23 dakika sürdü. Ancak yine de ana görevlerini, kesintiye uğramayan insanlardan daha hızlı ve aynı kalitede bitireceklerdi.

Bunun nedeni, kesintiye uğrayan kişilerin zaman kaybettiklerini bildikleri için işleri hızlandıracaklarıydı.

Ne yazık ki, bu tür bağlam değiştirmenin dezavantajı, stres düzeylerinde bir artıştı - bu, daha hızlı çalışma temposu göz önüne alındığında beklenmedik bir şey değildi.

Bağlam değiştirmede ne tür insanlar daha iyidir?

Kısacası - yüksek bilişsel esnekliğe sahip olanlar.

Bilişsel olarak esnek olmak, yapabileceğiniz anlamına gelir

• dikkati görevler arasında kaydırmak ve söz konusu görevlerle ilgili farklı kurallara uyum sağlamak
• durumları analiz edin ve bir görevden diğerine geçmenize yardımcı olacak alternatif çözümler bulun

Bilişsel esneklik ayrıca görev değiştirme (set değiştirme) olarak da ortaya çıkabilir - dikkati bir görevden diğerine bilinçsizce kaydırma yeteneği.

Bilişsel esnekliğinizi test etmek için, Stroop Renk ve Kelime Testi'ni (SCWT) veya Wisconsin Kart Sıralama Testini (WCST) deneyin - bunlardan harika bir puan almak, birden fazla kavram hakkında düşünme veya hatta düşünme arasında geçiş yapma zihinsel yeteneğiniz olduğunu gösterir. Aynı anda birden fazla kavram.

Stroop Renk ve Kelime Testi (SCWT) basit bir testtir - yazılı bir renk listesi alırsınız, ancak bunlar yanlış mürekkebin rengiyle yazılmıştır (örneğin mavi renk kırmızı mürekkeple yazılmıştır). Her rengi tanımlamanız ve yüksek sesle söylemeniz ve kelimeyi okumamanız gerekir (örneğin, kırmızı ile yazılmış “mavi” kelimesi için kırmızı deyin).

Wisconsin Kart Sıralama Testi (WCST), kartları renk, sayı veya şekil gibi çeşitli kriterlere göre sıralama etrafında döner.

Kriterler test boyunca değişecek, ancak ne zaman olduğunu bilemezsiniz — eşleştirme stratejinizi değiştirmeniz gerektiğini belirten hata mesajlarına dikkat etmeniz gerekecek.

Testin bir örneğini çevrimiçi olarak PsyToolkit'te bulabilirsiniz (aşağıda resmedilmiştir).

Projeler ve görevler arasında en iyi nasıl geçiş yapılır?

Evet, çoğu araştırmacı, görevler ve projeler arasında bağlam değiştirmenin faydadan çok zararı olduğunu gösteriyor - ancak elimizdeki iş yükünün miktarı göz önüne alındığında, gün içinde birden fazla görev ve proje üzerinde çalışmak nadiren sadece bir seçenek ve daha sıklıkla bir seçenek. gereklilik.

Bununla birlikte, bağlam değiştirmenin zararlı etkilerini hafifletmek için çalışabilirsiniz — işte, üretkenliği kaybetmeden projeler ve görevler arasında geçiş yapmanın en iyi nasıl yapılacağına dair 11 ipucu :

1. Beynin farklı bölümlerini gerektiren görevlerde çoklu görev
2. Aynı türdeki tüm görevleri birlikte gruplandırın
3. Belirli görevler için harcayacağınız zamanı sınırlayın
4. İşinize rehberlik etmesi için görsel/sesli hatırlatıcıları kullanın
5. Aynı türdeki tüm görevleri aynı günlerde planlayın
6. A/B Programlarını Uygulayın
7. Bilişsel olarak zorlu görevleri daha az zorlu hale getirin
8. Görevler/projeler üzerinde çalışmayı doğru yerlerde duraklatın
9. Her zaman her şeyi belgeleyin
10. Bilişsel esnekliğinizi geliştirin
11. Süper görevlilere öykünme

1. İpucu: Beynin farklı bölümlerini gerektiren görevler üzerinde çoklu görev yapın

Görevler ve projeler arasında hızlı bir şekilde art arda atlamanın en iyi yollarından biri, söz konusu görevlerin aşağıdakileri gerektirmediğinden emin olmaktır:

• Aynı tür işleme
• Aynı tür dikkat

Misal:

Dizüstü bilgisayarınızın pilini değiştirmek veya yeni bir masaüstü bilgisayar kurmak gibi bir motor görevi, aynı ofisi paylaştığınız iş arkadaşlarınızla yeni uygulamanız için özellik fikirlerini tartışmak gibi bilişsel bir görevle birleştirin.

Bu iki görevin beynin uzak bölgelerini gerektirdiğini düşünürsek, aynı anda iki tür görevi bile yapmıyormuşsunuz gibi bir yanılsamayı yaratacak ve böylece görevler arasında atlamanın olumsuz etkilerini en aza indirmiş olacaksınız.

2. İpucu: Aynı türdeki tüm görevleri birlikte gruplayın

Her gün üstesinden gelmeniz gereken yinelenen görevleriniz varsa, söz konusu görevler farklı projelere ait olsa bile, bunları zaman blokları halinde gruplamanız en iyisidir. Zaman blokları, gün içinde yalnızca belirli görevler için ayrılmış belirli zaman dilimlerini temsil eder.

Bu teknik, gün boyunca öncelikli görevleriniz üzerinde çalışmayı organize etmek istediğinizde harika bir çözümdür - her şeyi makul bir hızda bitirmek için kendinize yeterli zaman ayırdığınızdan emin olun.

Bir sonraki zaman bloğuna ne zaman geçmeniz gerektiğini anladığınızdan emin olmak için, zaman bloklarınızı bir saniyeye kadar takip etmenizi sağlayacak bir yazılım türü olan Clockify zaman izleyici gibi bir uygulama kullanmanız en iyisidir.

Misal:

• [9:00 - 9:30]: E-postaları okuyun ve yanıtlayın
• [9:30 - 12:30] : En önemli ve acil işleriniz için ayrılan süre
• [12:30 – 13:00] : Öğle yemeği molası
• [1:00 pm – 14:30 pm] : En önemli ve acil işleriniz için ayrılan süre
• [2:30 pm – 15:30 pm] : En önemli, ancak daha az acil görevleriniz için ayrılan zaman
• [15:30 - 16:30]: Beklenmeyen görevler için ayrılan süre
• [16:30 – 17:00]: E-postaları okuyun ve yanıtlayın

Tüm bu zaman bloklarını çalışarak harcamak zorunda değilsiniz - bloklarınız boyunca molalar verin, ancak bir öncekinin süresi dolduğunda her zaman bir sonraki bloğa geçtiğinizden emin olun. Bu görevlerin tamamlanması için verdiğiniz zaman tahminleri doğruysa, bir zaman bloğu boyunca ihtiyacınız olan her şeyi bitirmekte sorun yaşamayacaksınız.

Gününüzü en iyi şekilde nasıl bloke edeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek ve süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olacak hazır zaman bloke edici şablonları indirmek için blogumuzdaki Zaman bloke edici planlayıcı ve şablonlar gönderisine göz atın.

3. İpucu: Belirli görevler için harcayacağınız süreyi sınırlayın

Bazen, görevleriniz alaka düzeyine ve önemine göre değişir. Bazı görevler öncelikli olurken, diğerleri öncelikli görevlere kıyasla dikkati dağıtacak kadar daha az alakalı olacaktır (e-postalar ve toplantılar ilk akla gelenlerdir).

Ancak yine de bunları gerçekleştirmeniz gerekecek.

Bunun için Timeboxing adlı bir zaman yönetimi tekniğini deneyebilirsiniz.

Yüzeyde, bu teknik Zaman Engelleme ile aynıdır - görevlerinizi belirli zaman periyotlarına atarsınız ve bu zamanlarda onlar üzerinde çalışırsınız.

Ancak, zaman engelleme, öncelikli görevleriniz için zaman bulmanıza yardımcı olmayı amaçlarken, zaman sınırlaması , ikincil görevlere harcayacağınız süreyi sınırlamanıza yardımcı olmayı amaçlar. Tahsis edilen zaman dilimleri boyunca görevler üzerinde çalışmanız ve süre biter bitmez hemen hareket etmeniz gerekiyor.

Zaman bloklarını tanımlarken dikkatli olmanız gerektiğinden daha önce bahsetmiştik, çünkü bu süre içinde istediğinizi tamamlamanız gerekecek - ancak zaman kutuları ile bu görevleri mümkün olan en kısa sürede bitirmeyi hedefliyorsunuz. Bu nedenle, bir zaman çizelgesi dolduğunda, pişmanlık duymadan bir sonraki zaman kutunuza veya öncelikli görevinize geçin - daha fazla zamanınız olduğunda onlara her zaman geri dönebilirsiniz.

Misal:

Gün için kendinize atadığınız ilk zaman bloğunu alın (e-postaları okumak ve yanıtlamakla ilgili, sabah 9:00'dan 9:30'a kadar) ve bunu, günlük kullanım süresini sınırlamak için kullanacağınız kısa zaman kutularına bölün. bireysel e-postalarda harcadığınız süre 5 dakikaya kadar.

4. İpucu: Çalışmanıza rehberlik etmesi için görsel/sesli hatırlatıcılar kullanın

Bu, dikkatinizi farklı bir göreve veya projeye yeniden odaklama zamanının geldiğini hatırlatmanıza yardımcı olacak harika bir taktiktir.

Görsel ve/veya sesli bir alarm kurarsınız ve bir ses kesilene ve/veya görsel bir işaret görünene kadar bir görev/proje üzerinde çalışırsınız, ardından başka bir göreve/projeye geçersiniz.

Bu amaçla Pomodoro uygulaması gibi uygun bir uygulama kullanmanız en iyisidir. Pomodoro adlı popüler bir zaman yönetimi tekniğine dayanıyorlar ve bu, zaman engellemeye benziyor, sadece daha yapılandırılmış. 20 dakikalık bir mola ile takip eden 4 döngüde 25 dakikalık çalışma blokları ve 5 dakikalık mola blokları arasında geçiş yaparsınız.

Bir Pomodoro uygulamasıyla, her iş veya mola bloğunun sonu sesli bir alarm ve/veya görsel bildirim ile işaretlenir.

Misal:

Önerilen 25/5/4/20 rutini resmi Pomodoro tekniğidir. Ancak, bu süreleri beğeninize göre de ayarlayabilirsiniz. Araştırmalar, en iyi 90 dakikalık bölümlerde çalıştığımızı gösteriyor - odaklanmanıza yardımcı olmak için mükemmel bir zaman, ancak sizi yormuyor.

Böylece yapabilirsiniz:

1. 90 dakika boyunca Görev 1 üzerinde çalışın
2. 5 dakikalık bir mola verin
3. Odağı 90 dakika boyunca Görev 2'ye çevirin.

Daha uzun bloklarda çalıştığınız için, bir seferde 2 döngü çalışmanız ve ardından 30 dakikalık daha uzun bir mola vermeniz en iyisidir.

Bu değiştirilmiş rutini uygulamak için Clockify'ın macOS uygulamasındaki Pomodore özelliğini veya Clockify'ın Chrome veya Firefox için yerleşik Pomodoro zamanlayıcısına sahip uzantılarını kullanabilirsiniz.

Basitçe, uzantının ayarlarına gidin ve iş, molalar, döngü sayısı için zamanlayıcıları ayarlayın ve sesli bildirimi açın.

Ardından, ilk zamanlayıcıyı başlatın ve çalışmaya başlayın. Bir iş veya mola bloğu her sona erdiğinde, sesli bir alarm duyar ve ekranınızın köşesinde görsel bir bildirim alırsınız.

İpucu #5: Aynı türdeki tüm görevleri aynı günlerde planlayın

Bağlam geçişini en aza indirmenin, ancak yine de tüm görevlerinizi gerçekleştirmenin başka bir harika yolu nedir? Görevleri türe göre gruplama ve günde bir türle uğraşma.

Tabii ki, günlük olarak halletmeniz gereken bazı görevler var - örneğin, Pazartesi günü e-postaları tamamen atlayacak olsaydınız, muhtemelen Salı günü onlarla dolup taşardınız. Bu nedenle, bunu yapmaktan kaçının.

Ancak bu ipucunu toplantılar, büyüme, strateji planlaması ve benzeri, daha büyük ölçekli görevler için kullanabilirsiniz .

Misal:

Twitter ve Square'in CEO'su Jack Dorsey, bu ipucu için günlük alışkanlıklarını taklit etmeye çalışabileceğiniz ünlü bir örnek. Tüm haftasını görev türüne göre ayrıştırır ve ardından her gün yalnızca bir tür göreve odaklanır:

• Pazartesi günleri - toplantılar da dahil olmak üzere yönetim görevleri için ayrılmıştır
• Salı günleri — ürünle ilgili etkinlikler için ayrılmıştır
• Çarşamba günleri - pazarlama, büyüme ve iletişim için ayrılmıştır
• Perşembe günleri - geliştiriciler ve ortaklarla zaman
• Cuma günleri - şirket kültürü için ayrılmıştır, yeni insanları işe alır
• Cumartesi - işten izin
• Pazar günleri — stratejik görevler için ayrılmıştır

Üstelik “T” ile başlayan günlerde Twitter'da çalışmaya başlıyor ve öğleden sonra Square'e geçiyor.

6. İpucu: A/B Programlarını Uygulayın

Gün içinde üzerinde çalışacağınız birden fazla görev olduğunda karşılaşacağınız en büyük sorunlardan biri suçluluktur .

Görev 1 üzerinde çalışırken, Görev 2 üzerinde çalışmadığınız için kendinizi suçlu hissedeceksiniz.

Görev 2 üzerinde çalışırken kendinizi suçlu hissedeceksiniz çünkü Görev 1 üzerinde daha fazla çalışmanız gerektiğini düşüneceksiniz.

Fast Company için yazdığı makaledeki işletme koçu Andee Love'a göre, bu suçluluğu en aza indirmenin çözümü, görevleri bağlantılarına göre iki gruba ayıran iki program oluşturmaktan geçiyor.

Bölmeyi temel alacağınız bağlantı türü şunlar olabilir:

1. Görevleri halletmeniz gereken yerler
2. Hangi projeye ait olursa olsun, görevin türü
3. Türü ne olursa olsun bir projeye ait görevler
4. Projeyle ilgili görevlerin ait olduğu müşteri

Görev türünü seçtiyseniz, görevlerinizi türlerine göre iki gruba ayırmanız gerekir - 1. Tür, A Çizelgeniz ve 2. Tür, B Çizelgenizdir ve her biri üzerinde aynı anda çalışacaksınız.

Bu programlar arasında günlük olarak geçiş yapabilirsiniz (Twitter ve Square CEO'su Jack Dorsey gibi). Veya bu programlar arasında haftalık veya iki haftada bir geçiş yapabilirsiniz.

Misal:

Andee Love, iki farklı okulda otizm programlarını denetleyen bir koordinatör olarak çalışırken, çalışmalarını yere göre böldü ve aşağıdaki programlara göre gruplandırdı:

• Program A : Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri bir okul için ayrıldı
• Program B : Salı ve Perşembe günleri diğer okula ayrıldı

Her gün nerede olacağını önceden biliyordu, bu da ona düzgün bir şekilde hazırlanmak, her seferinde bir okuldaki işine tam olarak odaklanmak ve her şeyi daha az stresle bitirmek için yeterli zamanı verdi.

7. İpucu: Bilişsel olarak zorlu görevleri daha az zorlayın

Bir görevi basitleştirebiliyorsanız veya herhangi bir şekilde daha otomatik hale getirebiliyorsanız, yapın. Görevin dikkatinize olan talebini azaltacak, ardından ikinci veya üçüncü görev için kullanabileceğiniz “daha ​​fazla” dikkat bırakacaksınız.

Burada özellikle otomasyon araçlarını kullanmaktan bahsetmediğimizi unutmayın - ancak, görev türü izin veriyorsa ve bunun için bir uygulama varsa, bazı görevlerin araçlarla otomatikleştirilmesi her zaman önerilir.

Alternatif olarak, bir görevin üstesinden gelmek için atmanız gereken adımları ayrıntılandıran bir kontrol listesi oluşturabilir ve ardından, gerçek otomasyonu taklit etmek için söz konusu görevin üstesinden gelmeniz gerektiğinde bu adımları takip etmeye çalışabilirsiniz.

Misal:

E-postalara yanıt verme sürecini birkaç adıma ayırın ve ardından bu adımları ayrıntılı olarak açıklayan bir kontrol listesi oluşturun. Bitirdiğiniz her adımın yanına bir onay işareti koyun.

• Mesajı oku
• Gönderenin amacını belirleyin (örn. hızlı soru, rastgele istek, önceki e-postanıza yanıt vb.)
• E-postayı yanıtlayıp yanıtlamayacağınıza karar verin
• E-postanın öncelik düzeyini (normal, yüksek, acil) belirleyin ve buna göre planlayın
• E-postayı tek başına yanıtlayıp yanıtlayamayacağınıza veya ekibinizden yardıma ihtiyacınız olup olmadığına karar verin.
• Gerekirse ekibinizden ek bilgi isteyin
• Uygun selamlamalarla başlayın
• E-postanın gövdesini gönderenin amacına uygun olarak yazın
• E-postaları uygun bir outro ile kapatın
• E-postanızın uzunluğunun 50-125 kelime olduğundan emin olun.

Bir süre sonra, e-postalara yanıt verme sürecinin adımlarını ezberleyecek ve bunları otomatik olarak yapmaya başlayacaksınız, böylece bilişsel olarak zorlu bu görevi daha az zahmetli hale getireceksiniz.

İpucu #8: Görevler veya projeler üzerinde çalışmayı doğru yerlerde duraklatın

Görev 1/Proje 1 üzerindeki çalışmayı durdururken ve dikkati Görev 2/Proje 2'ye çevirirken, Görev 1/Proje 1 üzerindeki çalışmayı ancak üzerinde "anlamlı bir bütün" tamamladıktan sonra duraklattığınızdan emin olun.

Bu "anlamlı bütün", çalışmayı kolayca duraklatabileceğiniz ve daha sonra kolaylıkla devam ettirebileceğiniz bir yerdir.

Örnekler:

1. Bir grup görev için çalışmayı duraklatma — Proje 1'i görevlere ayırın (örneğin, aşamaları, kategorileri veya sadece bir projenin bölümleri). Proje 2'ye geçmeden önce Proje 1'deki birkaç görevi aynı anda gerçekleştirin.
2. Bir görev için çalışmayı duraklatma — Proje 1'deki Görev 1 ile uğraşmayı bitirdikten sonra, çalışmayı duraklatın ve Proje 2'deki Görev 1'e geçin. Proje 2'deki Görev 1'deki çalışmayı bitirdikten sonra, Proje'deki Görev 2'ye geçin. 1.
3. Bir alt görev için çalışmayı duraklatma — Görev 1'i birkaç alt göreve bölün ve birkaç alt görevi tamamladıktan sonra çalışmayı duraklatın.

Bir görevden, bir alt görevden, birkaç görevden veya birkaç alt görevden sonra geçiş yapıp yapmadığınızın önemi yok, daha sonra bunlar üzerinde çalışmaya çok daha kolay bir şekilde devam edeceksiniz, çünkü yeni bir “anlamlı bütün” üzerinde çalışmaya başlayacaksınız.

9. İpucu: Her zaman her şeyi belgeleyin

Birden fazla görev üzerinde çalışırken, bu görevlerin bir tür bağımlı ilişkiye sahip olma olasılığı vardır - yani bir görevin başlaması veya tamamlanması, başka bir görevin başlamasına veya tamamlanmasına bağlı olabilir.

Bazen, tüm bu bağımlı görevlerin üstesinden gelen siz olursunuz.

Diğer zamanlarda, takım arkadaşlarınız bazı bağımlı görevlerden sorumlu olacaktır.

Her iki durumda da, size ve diğerlerine yardımcı olmak için, söz konusu görevleri/projeleri elinizden geldiğince açıklamak isteyeceksiniz, bu yeni görevlere/projelere daha kolay atlamak isteyeceksiniz.

Yeni bir göreve veya projeye başlarken genellikle sahip olduğunuz soruları ve sorunları düşünün ve gelecekteki çalışmaları herkes için kolaylaştırmak için onlara cevap vermeye çalışın.

Misal:

Arasında geçiş yapacağınız görevleri ve projeleri ayarlarken önemli olan her şeyi belgelemek için aşağıdaki soruları yanıtlayın:

• Görevin/projenin amaçları nelerdir?
• Bu görev/proje neden önemli?
• Görevin/projenin en önemli alanları nelerdir?
• Görevin/projenin başarısını ne belirler?
• Bu görevi/projeyi tamamlamanın önündeki en büyük engeller nelerdir?
• Görev/proje başarısız olursa ne yapılmalı?

İpucu #10: Bilişsel esnekliğinizi geliştirin

Gelecekte bağlam değiştirme yeteneklerinizi geliştirmek istiyorsanız, bilişsel esnekliğinizi geliştirmeye çalışmanız en iyisidir:

• Oku - Okuma, beynin birkaç bölgesini aynı anda harekete geçirir ve birlikte çalışmasını sağlar. Okumak zihin için egzersiz gibidir - beyninizi uyarır ve zamanla işlevini geliştirerek süreçte bilişsel esnekliğinizi artırır.
• Meditasyon yapın - Dikkatli meditasyon, dikkati ve bilişsel esnekliği artırır.
• Farklı bir şey deneyin - Yeni bir şey öğrenmek, yeni deneyimler aramak ve alışkanlıklarınızı değiştirmek, sinir yollarınızı genişletmek için harika bir taktiktir.
• Daha fazla uyuyun - Uyku her zaman beyne iyi gelir ve REM rüyası aynı zamanda akıl yürütme becerilerinizi ve yaratıcılığınızı da artırabilir.
• Can sıkıntısı dönemlerine izin verin - Zaman zaman zihninizin dolaşmasına izin vererek, sorunları farklı açılardan analiz etme ve sürekli işinize odaklanırken düşünemeyeceğiniz çözümler bulma şansına sahip olacaksınız.
• Egzersiz — Düzenli egzersiz bilişsel gelişmeye yardımcı olur ve düzenli aerobik egzersiz (güçlü yürüyüş ve yüzme gibi) yeni beyin hücrelerinin büyümesine yardımcı olur.
• İyi yiyin - Sağlıklı yağlar içeren yiyecekler beyin iltihabını azaltmaya ve bilişsel işlevi ve sinir iletimini iyileştirmeye yardımcı olur.
• Oyun oynayın - Beyninizi zorlayan herhangi bir oyun iyi bir seçimdir, bu nedenle uygun bir video oyunu, bir masa oyunu ve hatta yeni sinir yolları oluşturmaya yardımcı olacak kelime bulmacaları seçin.

İpucu #11: Süper görevlilere öykünme

Bir süper görevli olmasanız bile, projeler ve görevler arasında daha iyi atlamak için istediğiniz zaman süper görevlilerin güçlü yönlerini taklit etmeye çalışabileceğiniz birkaç strateji vardır:

Çevrenizdeki dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın .

California Üniversitesi'nden Dr. Adam Gazzalay'a göre, bu kilit bir strateji. Kapıyı kapatın, telefonunuzu sessize alın, dikkat dağıtıcı web sitelerini engelleyin, e-posta gelen kutunuzu kapatın, gürültü önleyici bir uygulamayı açın ve kimsenin sizi kesmemesi gerektiğinin bir işareti olarak kulaklık takın. Bu şekilde, şu anda odaklandığınız göreve odaklanmayı kolaylaştıracaksınız.

Yalnızca kontrol edebileceğiniz şeylere odaklanın

Amerikan Kızıl Haçı'nın Afet Birimi yöneticisi olan Keith Alvey, daha önce vermiş olduğunuz kararlardan pişmanlık duymama veya değiştiremeyecekleriniz konusunda endişelenmemenizi tavsiye ediyor. Geçmişteki ve gelecekteki görevlerinizi düşünmekten kaçınırsanız, şu anda üzerinde çalıştığınız görevlerde daha üretken olursunuz.

Video oyunları oynayarak sonuçlarınızı iyileştirin

Beyin ve Bilişsel Bilimler profesörü Daphne Bavelier, günde 30-60 dakika, en az 10-12 hafta video oyunları oynamanın, birden fazla veri akışını nasıl daha iyi yöneteceğinizi öğrenmenize yardımcı olabileceğini belirtti. Önerilen oyunlar (örneğin, Call of Duty gibi aksiyon oyunları), oyun içindeki görsel ve işitsel dikkat dağıtıcılara rağmen talimatları okumayı, stratejik kararlar almayı ve görevlere konsantre olmayı gerektiren oyunlardır.

toparlamak

Projeler ve görevler arasında üretkenliği kaybetmeden geçiş yapmak mümkündür, ancak ancak buna nasıl yaklaştığınıza dikkat ederseniz. Hepimiz çok görevli dahiler, yani süper görevliler olmayabiliriz veya yüksek bilişsel esnekliğe sahip olmayabiliriz, ancak bunlar süper görevlilere öykünmenin ve gelecekte bilişsel esnekliğimizi geliştirmenin yollarıdır. Ayrıca şunları da denemelisiniz:

• İş yükünüzü zaman blokları, zaman kutuları ve/veya Pomodoro blokları halinde düzenleyerek görevler arasında daha iyi geçiş yapın.
• Her seferinde bir görev grubuna odaklanmayı sürdürün — bilişsel olarak zorlu görevleri Görevler/projeler üzerinde çalışmayı doğru yerlerde duraklatarak, projeler/görevlerle ilgili soruları önceden yanıtlayarak ve işinize rehberlik etmesi için görsel/sesli hatırlatıcılar kullanarak yeni görevlere geçmeyi ve önceki görevler üzerinde çalışmaya devam etmeyi kolaylaştırın .

Sonuç olarak, stres seviyenizi azaltacak, işinizin kalitesini artıracak ve genel olarak üretkenliği artıracaksınız.