6 Adımda İş Yazılımı Nasıl Satın Alınır

Yazılım satın alma sürecinde gezinmek zordur, ancak yardım etmek için buradayız.

Yazılım seçmek bunaltıcı olabilir, ancak korkmayın. Bu makalede, doğru yazılımı bulmak ve kararınızdan emin olmak için izlemeniz gereken altı adımı ele alacağız.

Doğru yazılımı bulmak için 6 önemli adım

1. Adım: Sorununuzu belirleyin

Yazılım satın alma sürecinin ilk adımı, ihtiyaçlarınızı belirlemeyi ve bunların iş hedeflerinizle uyumlu olduğundan emin olmayı içerir.

Kendinize sorun: Hangi sorunu çözmem gerekiyor?

Sorunu belirlemek, ihtiyacınız olan yazılım türünü daraltmanıza yardımcı olur. Aşağıdakiler gibi belirli, iş hedefine dayalı bir sorunla başlayın:

• Projelerde daha hızlı işbirliği yapmak için çalışanlarımıza ihtiyacımız var.
• Birden fazla mağaza noktasındaki envanterimizi daha doğru bir şekilde takip etmemiz gerekiyor.
• Müşterilerle iletişimimizi geliştirmemiz gerekiyor.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, sorunlarınızı ve bunların işletme hedeflerinizle nasıl bağlantılı olduğunu belirlemenin bazı yolları şunlardır:

• Mevcut sorunları belirlemek için ekibinizle konuşun. Yalnızca semptomları değil, altta yatan sorunu bulmak için konuşmayı derinlemesine inceleyin.
• Mevcut yazılımınızı değerlendirin ve onu kullanan sorunları ekibinizle tartışın.
• Ağınızdaki ve/veya sektörünüzdeki diğer kişilere benzer sorunlar yaşayıp yaşamadıklarını sorun.

2. Adım: Yazılım gereksinimlerinizi tanımlayın

Karşılaştığınız sorunu çözmek için tasarlanmış yüzlerce olmasa da düzinelerce yazılım ürünü vardır. Ama bu yeterli değil. İşletmenizin özel ihtiyaçlarını karşılayacak bir yazılıma ihtiyacınız var.

Kendinize sorun: Bu yazılımı nasıl kullanmak istiyoruz?

Kullandığınız yazılımdan ne elde etmek istediğinizi bilmek, işletmeniz için doğru seçeneğe yaklaşmanıza yardımcı olacaktır. İşte dikkate alınması gereken bazı gereksinimler:

• Özellikler (yapmanız gereken her şey)
• Kullanıcı sayısı (her kullanıcı için ayrı hesaba ihtiyacınız varsa)
• Kullanım kolaylığı (ekipinizin kullanması ne kadar kolay olacak)
• Entegrasyonlar (kullandığınız diğer yazılımlarla nasıl etkileşime girdiği)
• Büyüme potansiyeli (yazılımın gelecekteki ihtiyaçları ne kadar iyi karşılayacağı)
• Fiyatlandırma (yazılıma ne kadar harcamak istediğiniz)

Yine de bu soruyu cevaplamayı bırakmayın. Sizin gibi diğer kişilerin derinlemesine kullanıcı incelemelerine göz atmak için Capterra'nın yazılım dizinlerini ziyaret ederek gereksinimlerinizi iyileştirmek için ek bilgiler getirin. Benzer şirketlerin olmazsa olmaz olarak gördüğü özellikleri göreceksiniz.

Gereksinimlerinize güven duymak için ekibinizle konuşarak kullanıcıların gerçekte neye ihtiyaç duyacağını öğrenin. Ayrıca bir veya iki önde gelen yazılım şirketine bakabilir ve hangi ekstra özellikleri sunduklarını görebilirsiniz. Bunları, hangi özellikleri olmadan yapamayacağınızı ve hangilerinin güzel bonuslar olduğunu görmek için düşündüğünüz diğer yazılımlarla karşılaştırın.

3. Adım: Seçenekleri belirleyin ve kısa listenizi yapın

Yazılım aramanızdaki bir sonraki adım, ihtiyaçlarınızı karşılayan tüm çözümlerin kapsamlı bir listesini oluşturmayı içerir. Yazılım kategoriniz için Capterra'yı aramak, başlamak için harika bir yerdir.

Kapsamlı bir yazılım listesi oluşturduktan sonra, onu gerçekçi seçeneklerden oluşan yönetilebilir bir kısa listeye indirmenin zamanı geldi. İdeal olarak, bu listede üç ila yedi ürün olmalıdır - bundan daha fazlası ve seçim süreci çok uzun ve karmaşık hale gelme riski taşır.

Kendinize sorun: Bu yazılım çözümünün kısa listemde olması gerekiyor mu?

Bu soruyu yanıtlamak için, aşağıdakileri değerlendirmeye özen göstererek, listenizdeki yazılımı ikinci adımda belirlediğiniz gereksinimlerle karşılaştırmaya başlayın:

• Ürün, temel sorununuzu çözüyor ve iş hedeflerinizi destekliyor mu?
• Ürün, özellik gereksinimlerinizi karşılıyor mu?
• Çözüm ne kadar kullanıcı dostu?
• Ürün şu anda kullandığınız yazılımla çalışıyor mu (entegre oluyor)?
• Ürün iyi kullanıcı incelemelerine sahip mi?
• Ürün bütçenize uygun mu?

Bu soruları yanıtladıktan sonra, ilk uzun listenizdeki çözümlerin çoğunun kaldırılabileceğini görmelisiniz. Listenizi daha da azaltmak için Capterra'nın filtreleme aracını ve kullanıcı incelemelerini kullanın.

Filtre aracı (belirli yazılım kategorisi sayfalarında bulunur), sonuçlarınızı popüler özelliklere, fiyatlandırma seçeneklerine ve daha fazlasına göre küçültmenize olanak tanır. Kullanıcı incelemeleri (belirli yazılım ürün sayfalarında bulunur) size genel derecelendirmelerin yanı sıra kullanım kolaylığı, müşteri hizmetleri, genel değer ve özellikler için derecelendirmeler verir.

Ayrıca yorumcuların sektör ve işletme büyüklüğünü de görebilirsiniz. Bir ürün kağıt üzerinde iyi olabilir, ancak sizin gibi insanların onu kullanmaktan gerçekten keyif aldığından emin olmak istersiniz.

/ Öneriler Alın

Testimizi yapın ve kendi yazılım kısa listenizi alın

SINAV OLMAK

4. Adım: En iyi seçiminizi seçin

Bu noktada çok fazla araştırma yaptınız ve kısa listenizden son bir seçim yapmaya hazırsınız. Kararınızdan tamamen emin olmak için, işiniz için doğru yazılımı seçtiğinizden emin olmak için bazı son kontrolleri burada bulabilirsiniz.

Kendinize sorun: İşim konusunda bu şirkete güveniyor muyum?

Yazılım satıcısıyla ilişkiniz bir ortaklık olacaktır. İşte bu güveni oluşturmanın bazı yolları:

• Sizinkine benzer ihtiyaçları olan mevcut müşterilerin Capterra'daki kullanıcı incelemelerini okuyun. İncelemeleri okuduktan sonra endişelerinize dayalı olarak satıcılar için bir soru listesi oluşturun.
• Satıcılara ulaşın, demolar planlayın ve sorular sorun. Yazılım yeteneklerini yakından görmek, daha anlamlı karşılaştırmalar yapmanızı sağlar.
• Nihai fiyatlandırma ve hizmet düzeylerinin yanı sıra eğitim ve işe alım materyallerini belirlemek için listenizdeki satıcılarla iletişime geçin. Farklı yazılım şirketleri, satın alma işleminizden sonra değişen düzeylerde hizmet sağlar; bu nedenle, uygulamalı bir şey istiyorsanız, satıcıyla önceden konuşun.

Bu kontrolleri tamamladıktan sonra, seçiminizden daha da emin olmalısınız. Bir sonraki adım, ekibinizin bu güveni paylaştığından emin olmaktır.

Adım 5: Takım katılımını alın

Yeni yazılım satın almadan önce ekibinizdeki diğer kişilerin katılımına ihtiyacınız vardır. Herkes yazılım araştırmasına sizin kadar zaman harcamayacaktır, bu nedenle bulgularınızı paylaşın ve son seçiminize nasıl ulaştığınızı onlara bildirin.

Kendinize sorun: Bu karar kimi etkileyecek?

Yazılım değişikliğinden etkilenecek herkesi sunumlara ve tartışmalara dahil edin. Bu şunları içerebilir:

• Yeni yazılımı kullanacak ekip üyeleri
• Yazılım bütçesinden sorumlu olanlar
• Yazılım satın alma işlemini imzalayacak yöneticiler
• Yeni yazılımı uygulayacak BT personeli
• Değişimi yönlendirmekten sorumlu olacak yönetim

Araştırmanızı ve seçim nedenlerinizi paylaşın ve geri bildirim için bolca zaman ayırın. Değişiklikten etkilenenler (ve yazılım bütçesinden sorumlu olanlar) hazır olduğunda, satın almaya hazır olacaksınız.

Adım 6: Yeni yazılımınızı satın alın

Bu son adım en basit adımdır, ancak noktalı satırı imzalamadan ve ilk resmi ödemeyi göndermeden önce bilmeniz gereken birkaç şey vardır:

• Sözleşmenizin şartları hakkında satıcıyla önceden iletişim kurduğunuzdan emin olun.
• İşletmenizin hak kazanabileceği indirimleri sorun (örneğin, kâr amacı gütmeyen bir kuruluşta çalışıyorsanız).
• Ödeme planlarını tartışın ve aylık yerine yıllık ödeme için indirimler hakkında bilgi alın.
• Yazılım satıcısının satın alma sonrası nelerden sorumlu olacağını tartışın (bu, işe alım ve personel eğitimini, müşteri hizmetlerinin kullanılabilirliğini ve gelecekteki yazılım güncellemelerine erişimi içerebilir).
• Aylık veya başka bir yinelenen programa göre ödeme yapıyorsanız, bütçenin gerektiğinde kullanılabilir olmasını sağlamak için dahili olarak finansla birlikte çalışın.

Resmi olarak bir yazılım paketi satın aldıktan sonra, sıkı çalışmanızın arkasını sıvazlayın ve satın alma sürecini doğru yapmak için zaman ayırdığınız için işletmeniz için doğru yazılım seçimini yaptığınızdan emin olun. Yeni yazılımınızdan elde edilecek daha yüksek verimliliği ve diğer faydaları kutlamanın zamanı geldi.

Capterra'nın “Küçük İşletme Yazılımı Satın Alma Trendleri” anketi hakkında bilgiler

Capterra bu anketi Temmuz ve Ağustos 2018'de ABD, Almanya ve Fransa'da bulunan 420 küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ) arasında gerçekleştirdi. Katılımcıların KOBİ olarak nitelendirilmeleri için şirket büyüklüğü ve gelirleri tarandı. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdi veya kuruluşları için satın alma teknolojileri ile ilgili kararlar üzerinde önemli etkiye sahipti.

Son 12 ay içinde değeri 5.000 ABD Doları veya daha fazla olan en az bir yazılım satın almış olmaları gerekiyordu. Katılımcıların, kuruluşlarında yazılım satın alma kararlarını etkileyen en az ofis yöneticisi olmaları gerekiyordu.