İşletmenizin Muhasebe Çözümünü Yükseltmeye Hazır Olduğunun 5 İşareti

Eski muhasebe yazılımı size zaman ve paraya mal oluyor mu? Bu beş kırmızı bayrağa dikkat edin.

Bunu okuduğunuz zaman, vergi mevsiminin yıllık kabusunu atlatmışsınızdır (umarım). Tebrikler! Şimdi, iyi yapılmış bir iş için kendinize güzel bir limonata ısmarlayabilir ve sizi rüyalarınızda takip eden IRS'nin dehşetinden uzak bir şekilde uyumaya başlayabilirsiniz.

Bu ister ilk vergi kabusunuz olsun, ister vergi mevsimiyle ilgili yıllık endişeniz olsun, bahse girerim yetersiz veya modası geçmiş muhasebe yazılımlarının sıkıntılarınızın büyük bir parçası olduğuna bahse girerim.

Massachusetts'ten bir EBM ve işletme danışmanı olan Irene Wachsler, küçük işletme sahiplerinin yaptığını gördüğü en büyük hatalardan birinin "uygun bir muhasebe sistemine yatırım yapmadıkları için tüm uygun kesintileri almamak" olduğunu söylüyor.

Eksik kesintiler, yetersiz muhasebe sisteminizin size zaman ve paraya mal olduğunun işaretlerinden sadece biridir.

Wachsler, birçok küçük işletme sorununun "otomatik banka beslemeleri ve banka kurallarına sahip bir bulut muhasebe sistemi kullanılarak kolayca çözülebileceğini" ekledi.

Kulağa saçını yolmaktan çok daha hoş gelmiyor mu?

Muhasebe yazılımınızın yükseltilmesi gerektiğini gösteren 5 kırmızı bayrak

Bu makalede, işletmenizin muhasebe sisteminizi yükseltmek için ihtiyaç duyduğu beş uyarı işaretine ve güncel muhasebe teknolojisinin nasıl yardımcı olabileceğine dair yararlı ipuçlarına bakacağız.

1. Muhasebe yazılımınızla işinizi yürütmekten daha fazla zaman harcıyorsunuz

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri:

• Temel muhasebe görevlerini yerine getirmek için geceleri ve hafta sonları çalışıyorsunuz.
• Muhasebe görevlerine harcadığınız zamanın büyük bir kısmı veri girişi açısından ağırdır.
• Bordro ve faturalama gibi temel muhasebe görevleri, sizi işinizi büyütmekten uzaklaştırıyor.

Bu neden bir sorundur: Muhasebe yazılımı (ve aslında neredeyse tüm iş yazılımları) size zaman Dolayısıyla, muhasebe aracınız size işinizi büyütmek için kullanabileceğiniz zamanı geri vermiyorsa, işini yapmıyor demektir.

Adil olmak gerekirse, muhasebeniz çok sayıda işlem ve müşteriyle biraz karmaşıksa, sorunlarınız yetersiz yazılımla ilgili olduğu kadar personelle de ilgili olabilir. Bu durumda, kendi muhasebenizle ilgilenmek için haftada on saat harcamayı mı yoksa o zamanı geri alabilmeniz için bir profesyonele ayda birkaç yüz dolar ödemeyi mi tercih edeceğinizi kendinize sormalısınız.

Yeni muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir: Mevcut nesil muhasebe yazılımı, gider yönetimi için makbuz taramadan faturalama ve defter tutma gibi rutin süreçleri otomatikleştirmeye kadar birçok yönden size zaman kazandırabilir. Maaş bordrosunu manuel olarak çalıştırıyorsanız, bunu halletmek için muhtemelen her hafta saatler harcıyorsunuzdur. Entegre bordrolu muhasebe yazılımı kullanmak, hayat değiştirici olabilir.

Entegrasyonlardan bahsetmişken, özelleştirilmiş zaman tasarrufu için anahtarınızdır. Yerleşik muhasebe ürünleri, yüzlerce uygulama geliştiricisi ile ilişkiler kurarak, CRM'nizden bir satış noktası sistemine ve muhasebe sisteminize kadar her şeyi bağlamanıza olanak tanır. Bu, uygulamalar arasındaki tıklama sayınızı azaltarak ve sizin için veri çekerek zaman kazandırır.

Örneğin, Intuit araştırması (Kasım 2018'de QuickBooks Connect'te paylaşıldığı gibi), her QuickBooks Online kullanıcısının en az bir uygulama bağlayarak haftada yaklaşık Bir rutin oluşturmak ve daha sonra bildiklerimize bağlı kalmak insan doğasıdır, bu nedenle neyi kaçırdığınızı bulmanın en iyi yolu, popüler bir muhasebe aracının demosunu yapmak ve bir satıcı temsilcisine bunun size nasıl zaman kazandırabileceğini sormaktır.

2. Muhasebe aracınız artık güncellenmiyor

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri:

• Muhasebe yazılımınız düzenli olarak çöküyor.
• Muhasebe yazılımınız bilgisayar korsanları tarafından ihlal edildi.
• İşletim sisteminiz güncellendiğinde muhasebe yazılımınız işlevini kaybetti.

Bu neden bir sorun: Muhasebe yazılımınızın açık kaynak olması ve artık desteklenmemesi veya artık faaliyette olmayan bir şirket tarafından dağıtılması nedeniyle, güncellenmeyen bir yazılım kullanmak yalnızca en son özellikler, verilerinizi ve müşterinizin verilerini korumakla ilgilidir.

“En son muhasebe yazılımına ihtiyacım yok çünkü yapay zekaya, sanal EBM'lere ve vergi belgelerimi IRS'ye teslim eden özerk insansız hava araçlarına ihtiyacım yok” diyebilirsiniz.

Her şeyden önce: Bir federal binaya drone ile hiçbir şey teslim etmeye çalışmamalısınız. İkincisi: Desteklenmeyen yazılımların en büyük riski, rüzgarda sallanan ardına kadar açık bir arka kapı gibi, bilgisayar korsanlığına karşı savunmasız olmasıdır. İşletme giderlerinizde güncel muhasebe yazılımına yer açmak istemediğiniz için banka bilgilerinin sızdırıldığını müşterilerinize açıklamak ister misiniz?

Yeni muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir: İşletmenizin arkasında modern, güncellenmiş bir muhasebe sistemine sahip olduğunuzda, verilerinizin ve müşterinizin verilerinin emin ellerde olduğunu bilerek geceleri rahatça uyuyabilirsiniz. Veri güvenliğine ek olarak, muhasebe aracınızın değişen vergi kanunlarını yansıtacak şekilde (en az ) yıllık olarak güncellenmesi de zorunludur.

Sisteminiz, örneğin Vergi Kesintileri ve İşler Yasası'nın 2017 sonlarında yürürlüğe girmesinden bu yana güncellenmediyse, yazılımınız bunları aramayı bilmediğinden çok sayıda kesinti ve vergi kredisini kaçırıyor olabilirsiniz. Veya, belki daha da kötüsü, eski yazılımınızın hala etkin olduğunu düşündüğü kesintiler alıyor (eğlence harcamaları gibi) ve kendinizi bir IRS denetimi için işaretliyor olabilirsiniz.

3. Muhasebe yazılımınız mobil cihazlarda çalışmıyor

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri:

• Muhasebe yazılımınız, iOS veya Android için yerel uygulamalara sahip değil.
• Muhasebe yazılımınız mobil cihazlarda sınırlı işlevselliğe sahiptir.
• Muhasebe yazılımınız mobil cihazınızda çalışıyor ancak hayati özelliklerden yoksun.

Bu neden bir sorun: Yaklaşık on yıl önce, muhasebe yazılımınıza tabletinizden ve akıllı telefonunuzdan erişebilmek, kros uçuşunda bir spor barında atari oyunları oynayabilmek gibi ender ve abartılı bir lükstü. O zamandan beri çok şey değişti.

2019 yılında, mobil cihazların ve dağıtık ekiplerin yaygınlaşmasıyla birlikte mobil erişim, iş liderleri için olmazsa olmaz bir hal aldı.

Bir müşterinin faturasıyla ilgili bir sorunu çözmek için Cuma günü gece yarısı ofise gitmeniz gerekiyorsa, muhasebe yazılımınız gerçekten size hizmet ediyor mu yoksa bunun için mi çalışıyorsunuz? Ayrıca, ihtiyacı olan herkesin kullanabilmesi ve geleceğe yönelik olması için muhasebe aracınızın Android'de olduğu gibi iOS cihazlarda da çalıştığından emin olmak istersiniz.

Yeni muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir: Android ve iOS işlevselliği, QuickBooks ve Wave Accounting (bu yazı itibariyle en popüler listemizde ilk ikisi) gibi popüler muhasebe araçları için artık standarttır ve muhasebe görevlerinizi iş yerindeki masaüstü bilgisayarınızdan tren veya otobüs.

Bir iş lideri olarak, masanızda oturup finansal raporlara bakabileceğiniz veya defterleri dengeleyebileceğiniz zaman, arka arkaya beş saat geçirmenin ne kadar nadir olduğunu bilirsiniz. Ancak bunu hareket halindeyken bir havaalanında veya Cumartesi öğleden sonra koltuğunuzdan yapabiliyorsanız, işletmenizin mali durumuyla daha uyumlu olursunuz.

4. Muhasebe yazılımınız hiçbir yeni uygulamayla entegre değil

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri:

• Faturalama veya gider yönetimi gibi görevler için ayrı uygulamalarınız var, ancak bunlar temel muhasebe aracınızla entegre değiller, bu nedenle saatlerce sıkıcı veri girişiyle uğraşıyorsunuz.
• Muhasebe yazılımınız, bazı uygulamalarınızla entegre oluyordu, ancak uygulamalar güncellendiğinden beri güncellenmediği için artık birlikte iyi çalışmıyorlar.
• Muhasebe yazılımınız çok küçük bir uygulama listesiyle bütünleşerek sizi rahat olmadığınız uygulamaları kullanmaya zorlar.

Bu neden bir sorun: Herkes farklı çalışmayı sever ve herkesin farklı görevleri yerine getirmek için favori araçları vardır. Hangi muhasebe araçlarını ve uygulamalarını kullanacağınıza karar vermeli ve bu kararı muhasebe yazılımınıza bırakmamalısınız.

Yazılımınız yeni uygulamalarla entegre olmazsa, geliştiricilerinin sistemi güncellemeyi ihmal ettiği veya diğer geliştiricilerle işbirliği yapmadığı anlamına gelir. Bu nedenlerin hiçbiri sistemin kullanışlılığı için iyiye işaret değil.

Yeni muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir: QuickBooks ve Xero ("En Popüler 20 Muhasebe Yazılımı" listemizdeki ilk beş satıcıdan ikisi) her biri 500'den fazla uygulamayla entegre olur. Bu, harcamaları takip etmeyi, faturaları göndermeyi, ödemeleri kabul etmeyi veya işletme muhasebesi ve finansmanınızla ilgili hemen hemen her şeyi yapmayı ne kadar seviyor olursanız olun, bu sistemlerin sizinle çalışmaya hazır olduğu, sizi işleri kendi bildiği şekilde yapmaya zorlamadığı anlamına gelir.

Önceki iş ortağınızdan bir faturalandırma aracı devraldığınızı ancak bundan hiç hoşlanmadığınızı mı söylüyorsunuz? Yeni, özelleştirilebilir muhasebe yazılımınızla uygulama pazarına gidebilir ve çok çeşitli faturalandırma uygulamalarına göz atabilir, incelemeleri okuyabilir, deneyebilir ve sisteminize uygun ve hayatınızı kolaylaştıran birini bulabilirsiniz.

5. Muhasebe yazılımınızın otomasyon özelliği çok az veya hiç yok

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri:

• Birkaç değişiklik olmasına rağmen, aynı müşterilere manuel olarak aylık faturalar gönderiyorsunuz.
• Solmuş, kağıt makbuzları sayarak giderleri yönetirsiniz.
• Her ayın sonunda banka ekstrenizi muhasebe yazılımınızla uzlaştırmak için birkaç saat harcarsınız.

Bu neden bir sorun: Bir zamanlar bilim kurgu ve fantezinin konusu olan otomasyon, artık modern dünyada iş yapmanın normal bir parçası. Ve otomasyon özelliklerine sahip muhasebe yazılımı kullanmıyorsanız, işinizi büyütmek için daha iyi harcanabilecek bir ton zaman harcıyorsunuz demektir.

Manuel muhasebe görevleriyle ilgili bir başka sorun da, yazılımdan daha fazla hataya meyilli olmanızdır. Otomasyon, temiz verileriniz olduğu sürece sistemin asla hata yapmamasını sağlar. Öte yandan, 50. faturanızı saat 2'de yazarken hata yapma olasılığınız çok yüksektir.

Yeni muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir: Güncel muhasebe yazılımı, faturalama, bordro, gider yönetimi ve banka mutabakatı gibi görevlerin veri girişini ortadan kaldırabilir.

QuickBooks Online otomasyon özelliklerinin bu video incelemesine göz atın:

"QuickBooks Online'da En İyi Muhasebeci Uygulamaları ve Otomasyon" (Kaynak)

Fatura ve makbuz yığınları arasında avlanıp gagalamak yerine, otomatik süreçler kuruyor ve her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için her ayın sonunda sayıları iki kez kontrol ediyorsunuz. Böylece veri girişi uzmanı olmak yerine zamanınızı işinizi yürütmek için harcayabilirsiniz.

Muhasebe çözümünüzü yükseltmekten sizi alıkoyan nedir? Bu makalede bahsetmediğim muhasebe sisteminizi yükseltmenizi engelleyen bir sorun mu var? Maliyet? Analizle felç mi? Kayınbiraderlerinin 90'ların başında bir topluluk koleji projesi olarak programladıkları açık kaynak sistemi dışında herhangi bir şeyle çalışmayı reddeden küstah muhasebeci mi? Sizi ve ekibiniz için hayatı kolaylaştıracak bir şeye yükseltme yapmaktan sizi alıkoyan her neyse, bunu duymak istiyorum; Twitter @AndrewJosConrad üzerinden bana ulaşın. Bu arada, muhasebe teknolojisinin geleceğinden öğrenebileceğiniz en iyi fintech podcast'lerine kadar her konuda ipuçları için muhasebe ve finans blogumuza göz atmayı unutmayın.