Ajansların Kapsam Sürünmesinden Kaçınmasının 3 Yolu ve Kapsam Yerleşirse Nasıl Yönetilir?

Projelerinizi verimli bir şekilde yönettiğinizi düşünüyorsunuz, ancak kapsam kayması hala devam ediyor. Gerektiği kadar kar elde edemiyorsanız veya memnun olmayan müşterilerle uğraşmıyorsanız ne yaparsınız?

Müşterilerin fazladan çalışma talep etmesi nedeniyle projeleriniz kontrolden çıkıyorsa veya projeler başlangıçta düşündüğünüzden daha fazla çalışma gerektiriyorsa, özellikle son teslim tarihlerini karşılamakta zorlanıyorsanız, ajansınızın itibarı risk altında olabilir.

Peki kapsam kayması nedir ve başarılı bir şekilde nasıl yönetilebilir?

Bugünün makalesinde, kapsam kaymasının ne olduğunu, nasıl önleneceğini ve yönetileceğini öğrenecek ve kuruma özgü kapsam kaymasının örneklerini bulacaksınız.

Kapsam kayması nedir?

Mutfak lavabosu sendromu veya gereksinim sürünmesi olarak da bilinen kapsam kayması, proje yönetimi ve bir projedeki değişikliklerle ilgilidir ve orijinal hedeflerin genişlemesine neden olur.

Kapsam kaymasını hafife alırken, proje kapsamına neyin dahil olduğunu dikkate almak önemlidir. Proje kapsamı, aşağıdakileri içeren planlama sürecini içerir:

• Özel hedefler
• Tamamlanacak teslimatlar
• Her teslimat için kilometre taşları ve son tarihler
• proje maliyetleri
• Her görevi üstlenen ekip üyeleri
• Dış kaynaklar gerekli

Proje kapsamı dışında meydana gelen herhangi bir şey kapsam kaymasına neden olabilir.

PMI'ye göre, projelerin yaklaşık %50'si kapsam sürünmesi yaşarken, ajansların yaklaşık %40'ı bu nedenle proje bütçelerini aşıyor.

Kapsam kayması, müşteri tarafından yapılan küçük değişiklikler ve ayarlamalar gibi ince değişiklikleri içerebilir, bu da fazladan çalışmaya, kaçırılan son tarihlere ve gerekenden daha uzun süren projelere yol açar. Değişiklikler ek çalışma saatleri veya masrafla sonuçlanmıyorsa, kapsam kayması değildir.

Ajanslarda kapsam kaymasının ana nedenleri arasında şunlar yer alır:

• Müşteriler bir brief oluştururken rollerinin önemini anlamazlar.
• Müşteriler, proje kapsamının karmaşıklığını anlayamıyor
• Ajans, projenin karmaşıklığını hafife alıyor
• Müşteri sözleşmesi eksikliği
• İstemci tarafında ortaya çıkan beklenmedik sorunlar, projede değişiklik yapılmasına neden olur.
• Proje kapsamı doğru tanımlanmamış
• Ekip üyeleri ve müşteri arasında yanlış yönetilen iletişim
• Müşteri ile ilgi eksikliği
• Kilometre taşları/teslimatlar hakkında geri bildirim ertelendi
• Ajans tarafında yanlış yönetilen zaman
• Önceliklendirme eksikliği
• Ajans, yeni taleplerin/değişikliklerin neden yapıldığını anlamıyor

Kapsam kayması ajansınızı nasıl etkiler?

Kapsam kayması ortaya çıktığında, genel proje maliyet tahminlerinizin yeniden çalışılması gerekir ve kârınız büyük ihtimalle darbe alır. Proje maliyeti artmaya başladığında, fazladan çalışma, saatler ve kaynaklar için bütçenizden ekstra finansman gerekir.

Bir proje için belirli bir saat tahmini yaptıysanız, ek saatler diğer müşteri projeleri için ayarladığınız süreyi tüketecektir.

Fazladan proje saatleri, faturanıza daha fazla faturalandırılabilir saat ekleyeceğiniz anlamına da gelebilir; bu, müşterinizin muhtemelen memnun olmayacağı bir şeydir.

Kapsam kayması nedeniyle eksik teslim tarihleri, memnun olmayan müşterilere yol açabilir ve potansiyel olarak ajansınızın itibarına zarar verebilir.

Ajans kapsamı sürünme örnekleri

senaryo 1

Bir dijital ajans, bir el ilanı tasarlama projesini üstlenir ve ilk kilometre taşını zamanında teslim eder.

Müşteri, broşürde değişiklik talep eder. Değişiklikler yapılır ve müşteri proje özeti dışında başka değişiklikler talep eder. Bu değişiklikler, üzerinde anlaşmaya varılan sözleşmenin dışında ekstra zaman ve personel kaynakları gerektirir.

Senaryo 2

Bir müşteri için yeni bir web sitesi üzerinde çalışan bir web tasarım ajansı, yeni tasarımı uygulamak için harekete geçer, ancak müşterinin kullandığı platformun tasarımın yayına girmesinden önce düzeltilmesi gerektiğini fark eder (örneğin, CMS güncelliğini yitirmiş veya düzgün çalışmıyor) tema veya eklenti çakışmaları nedeniyle). Bu, fazladan zaman ve ihtiyaç duyulan kaynaklarla sonuçlanır.

Kapsam kayması can sıkıcıdır ama aynı zamanda doğal bir olaydır, özellikle de müşterinin kontrolü dışındaki koşullar nedeniyle değişiklikler meydana geldiğinde. Ancak kapsam kayması sık sık meydana geliyorsa ve ajansınızda aksamalara neden oluyorsa, bir kez ortaya çıktıktan sonra bunu nasıl önleyeceğinizi ve yöneteceğinizi belirlemeniz gerekir.

Ajanslar kapsam kaymasını nasıl önleyebilir/önleyebilir?

Kapsam kaymasını nasıl önleyeceğinizi bilmek, proje çalışmasında gecikmelerden kaçınmanıza, ajansınızın kâr elde etmesini, işi zamanında teslim etmesini ve müşterilerinizi mutlu etmesini sağlar.

Kapsam kaymasını önlemenin birkaç yolu:

1. Bir proje kapsam belgesi sağlayın

Açıkça tanımlanmış bir proje kapsam belgesi, net bir özet, çıktılar, kilometre taşları, maliyetler, son tarihler, kaynaklar ve görevler dahil olmak üzere planlama aşamasında ayrıntılı olarak açıklanan her şeyi listelemelidir:

Bu belge aynı zamanda ilk projenin dışında olduğu düşünülen senaryoları ve bu yeni taleplerin kurum tarafından nasıl yönetileceğini de belirtmelidir.

Müşterilerin, her iki tarafın da projenin kapsamı üzerinde hemfikir olduğunu belgelemek için bir acentelik sözleşmesi imzalaması da iyi bir fikirdir.

Proje kapsam belgesinin dışında ek gereksinimler belirlenirse, ajansınız müşteriye fazladan saatlerin faturalandırılabilir olduğunu ve daha fazla zaman gerektireceğini hatırlatabilir.

2. Beklentileri yönetin

Bir projeye başlamadan önce müşterilerinizle şeffaf olun. Projeyi bütünüyle anlamak için mümkün olduğunca çok soru sorun. Bir projenin müşterinin gerektirdiğinden daha uzun süreceğini düşünüyorsanız, başlamadan önce onlara haber vermeniz önemlidir.

Misal
Serbest dijital proje yöneticisi Suzanna Haworth, iki ajans tarafından yönetilen bir web tasarım projesi üzerinde çalışırken kapsam kayması yaşadı.

İlk proje basit görünüyordu. Suzanna web sitesinin ön yüzünü tasarlayacak, diğer ajans ise arka yüzünü yapacaktı. Ancak, diğer ajans, yeni değişiklikler yapmak için zaman ve çaba ekleyen eski kodun üzerine yeni bir ön uç oluşturmayı hesaba katmadı.

Sonuç, iki aylık gecikmeli bir teslim tarihi, mutsuz bir müşteri ve motivasyonu düşük bir ekip oldu ve bunların hiçbiri ajansın veya müşterinin hatası değildi.

Haworth, bu örnekte, ajansın başlangıçta üçüncü taraflara olan proje bağımlılıklarını ve bunların proje kapsamını nasıl etkileyebileceğini belirlemesi gerektiğini fark etti. Bu risk planlaması müşteri ile tartışılabilir, böylece üçüncü taraf katılımının bir proje üzerindeki etkisini anlayabilirler.

3. Son teslim tarihlerini etkili bir şekilde yönetin

Kilometre taşlarının ve son teslim tarihlerinin karşılandığından emin olmak için ekibinizin iş yükünü önceliklendirin. Her zaman eklemek istediğiniz yönler olacaktır, ancak görevleri tamamlarken proje kapsamına sadık kalın.

Son teslim tarihlerini karşılarken iyi ekip yönetimi çok önemlidir, bu nedenle görev ilerlemesini takip edin ve herkesin programa uymasını sağlamak için daha küçük görevleri tamamlamak için kilometre taşları oluşturun. Proje yönetimi yazılımını kullanmak, ekip üyelerini ve Trello veya Wrike'ın sunduğu gibi her projenin ilerlemesini izlemenize yardımcı olacaktır:

Misal
Jawfish Digital, saatlik bir proje olmasa bile belirli bir proje için her şeyi dahili olarak izler:

Ajans ayrıca sözleşmeli yazarlara veya grafik tasarımcılara ödeme yapmak gibi dış kaynaklara ilişkin maliyetlerini de bilir. Jawfish Digital, geçmişteki benzer projelerin ne kadar sürdüğünü anlayarak doğru bir fiyat teklifi sunabilir ve yine de kapsamın kaymasını önleyerek kar elde edebilir.

Ajanslar, kapsam kayması başlarsa ve başladığında nasıl yönetebilir?

Kapsam kaymasını yönetmek, bir projeyi zamanında tamamlamanızı ve kar elde etmenizi sağlamak için çok önemlidir. Kapsam kaymasını yönetmenin birkaç yolu vardır:

Müşterilere değişiklikler için bir tahmin isteyip istemediklerini sorun

Proje türünü göz önünde bulundurmak ve projenin ölçeğini dikkate alan bir hesaplama yöntemi seçmek önemlidir. Öngörülerinizi doğru bir şekilde hesapladıysanız (ve bir proje kapsam belgesini tamamladıysanız), proje bütçesi dahilinde fazladan çalışma/saatleri tamamlayabilirsiniz.

Örneğin, bir kaynak ve zaman yaklaşımı faturalandırma yöntemi altında çalışıyorsanız, istenirse değişiklikleri müşterinizle görüşmeniz önemlidir. Bu şekilde, ek değişikliklerin ekstra zaman ve emek gerektirdiğini bilirler ve ayrıca faturalandırılırlar.

ekibinle konuş

Kapsam kayması yaşayan bir proje, ekibiniz için birçok baş ağrısına neden olabilir. Ekibinize neler olup bittiğinin tam olarak farkında olmaları için brifing vermek ve stres atmalarına yardımcı olmak motivasyonu artıracaktır. Başkalarını veya müşteriyi suçlamaktan kaçının. Tüm kapsam kayması durumları, gelecekte benzer senaryolardan kaçınmanıza yardımcı olan öğrenme fırsatlarıdır.

müşterinizle konuşun

Proje yolculuğunun her adımında müşterinizle iletişim kurun. Onlara kaydettiğiniz ilerlemeyi gösterin ve ortaya çıkan sorunlardan haberdar olmalarını sağlayın. Ajansın başarısı, güveni artırmak ve tamamlanan projeden memnun olmalarını sağlamak için müşterilerle şeffaf olmaya bağlıdır.

Kapsam kaymasını önleme ve yönetme

Kapsam kaymasından kaçınmak her zaman zor olacaktır. Projeler, seyri boyunca doğal olarak değişir ve beklenmedik sorunlar ortaya çıkar.

Ancak, proje maliyetindeki sorunları hesaba katmak veya bir proje kapsam belgesi sağlamak gibi bunu önlemek için stratejiler kullanmak, ortaya çıkması durumunda kapsam kaymasını etkili bir şekilde yönetmenize olanak tanır.

Kapsam kaymasının nasıl önleneceğini ve yönetileceğini öğrenmek, başarılı bir ajans oluşturmanın yalnızca bir yönüdür. Ajansınızı büyütmenin daha fazla yolunu keşfetmek için buradan bir Instapage Enterprise demosuna kaydolun.