Satış Siparişi nedir? Ve Neden İlgilenmelisiniz?

İş dünyasında, özellikle B2B'de (işletmeler arası), belki de hepiniz Satış siparişi hakkında bir şeyler duymuşsunuzdur. Ancak, bunu gerçekten anlıyor musunuz? Pek çok insan kesinlikle “ EVET ” diyemez.

Birçok kişi satış siparişini bazı yönlerden anlayabilir, ancak bazen bunları Satın Alma Siparişi (PO) ve Fatura gibi diğer benzer belgelerle karıştırabilir. Bunun kökü, Satış Siparişi hakkında derin bir anlayışa sahip olmamalarıdır.

Peki, satış siparişi tam olarak nedir? Diğer belgelerden nasıl ayırt edilir? Ve iş sürecinde gerekli mi? Her şey bu yazıda açıkça anlatılacak!

Satış Siparişi nedir?

Satış siparişi veya SO, iş dünyasında popüler bir terimdir. Toptancılar, perakendeciler, üreticiler ve tedarikçiler gibi birçok taraf tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır.

Satış siparişi, alıcılar tarafından sipariş edilen işlemi yeniden onaylamak için satıcılar tarafından oluşturulan bir belgedir. Daha sonra alıcılara gönderilecek olan bu satış siparişi, genellikle mal veya hizmetlerin sayısı, kalitesi ve fiyatları hakkında bilgiler içerir.

Öte yandan, bir satış siparişi, satıcıların (bazen satıcı olarak da adlandırılır) kendileri tarafından yapılan ve şirkette bir kayıt olarak kaydedilen dahili bir belge olarak da anlaşılabilir. Satış siparişlerinde, ürünlerin teslim tarihi ve yeri, fatura ödeme yöntemi ve her işlemin düzenlenmesi ve lojistiği ile ilgili diğer birçok bilgi size sağlanacaktır. Bu nedenle, mağazanın yerine getirdikleri siparişin son rakamına ayak uydurması için etkili bir araçtır.

Satış Siparişi, Satınalma Siparişi ve Fatura: Farklar Nelerdir?

İş dünyasında sadece satış siparişleri değil, satınalma siparişleri ve faturalar da vardır. Bunlardan üçü bazı yönlerden oldukça benzer, bu da birkaç insanı, özellikle de yeni başlayanları, onları birbirleriyle karıştırıyor.

Şimdi, aralarındaki farkları bulmak ve kolaylıkla tanımak için bu bölüme bakalım.

Satış Siparişi

Yukarıda bahsedildiği gibi, bir satış siparişi, hem satıcıların hem de alıcıların, ürün kalitesinden nakliye yöntemlerine kadar işlemdeki her şeyi onaylamalarına yardımcı olmak ve satıcıların siparişlerini takip etmelerini sağlamak için oluşturulan belgedir.

Bir ürün veya hizmet satın aldığınızda, her iki satıcının da arzunuzu doğru anladığını doğrulamak için size bir satış siparişi teslim edilecektir. Sonuç olarak, her şey doğru bir yönde gerçekleşir.

Satın alma emri

Satınalma siparişi veya PO, alıcıların mal veya hizmetlerinin bir listesidir ve ardından satıcılara gönderilir. Satıcılardan satın almak istedikleri ürün veya hizmetlerle ilgili ayrıntılardan oluşur.

Bu tür bir sipariş, alıcılar ne almak istedikleri hakkında satıcılarla bir konuşma başlatmak istediklerinde satın alma sürecinin başında kullanılır.

Fatura

Fatura, satıcılar tarafından oluşturulan bir belgedir. Ürünlerini veya hizmetlerini daha önce satın almış ve dolu olarak teslim almış alıcılara gönderilir. Faturada, alıcılara aldıkları şey için ödemeleri gereken para miktarı verilecek ve faturayı ödemelerini isteyeceklerdir.

Amacı gereği, satıcılar yalnızca tüm ürün veya hizmetler müşterilere ulaştığında fatura gönderir.

Satış Siparişi ve Satın Alma Siparişi

benzerlikler

• İşlem için bir ürün veya hizmet listesi ekleyin
• Alıcı tarafından kabul edildiğinde satıcı ve alıcı oradaki bilgilere uymaya mecburdur.
• B2B (işletmeler arası) işlem işlemlerinde yaygın olarak kullanılır

farklılıklar

Satış Siparişi ve Fatura

benzerlikler

• Satıcılar tarafından gönderildi
• Siparişin ayrıntılı bilgilerini içerir
• Alıcılar ürünleri aldığında teslim edilir

farklılıklar

Satın Alma Siparişi ve Fatura

benzerlikler

• Ürünlerin veya hizmetlerin adı, miktarı ve fiyatı gibi işlemle ilgili ayrıntılı bilgileri ekleyin
• Muhasebeciler veya muhasebe departmanı tarafından alım ve satımların tam olarak hesaplanması ve kayıtların tutulması için kullanılır.
• Satıcıların ve alıcıların adresini içerir

farklılıklar

Satış Siparişinin Önemi

Envanteri takip edin

Satıcılar, satıcılar veya tedarikçiler gibi satış yapan taraf için satış siparişi, envanteri kolayca takip etmelerini desteklemede önemli bir rol oynar. Her satış siparişinde ürünlerin sayısı, türü, adı ve kalitesi şeffaf bir şekilde görüntülendiğinden, satış yapan taraf stoktaki ürünler, önceki işlemdeki ürünler ve satın alınması gereken ürünler hakkında bilgi sahibi olacaktır. birkaç dakika içinde daha fazlası.

Her tarafın anlaşmaya uymasını sağlayın

Satıcılar bir satın alma siparişini kabul ederse, bu, alıcılarla aralarındaki anlaşmanın yasal olarak bağlayıcı hale geldiği anlamına gelir. Sonuç olarak, satın alma siparişlerindeki bazı terimler konusunda kafanız karıştığında veya belirsiz hissettiğinizde, hukuk müşavirinizden danışmanlık istemenin zamanı gelmiştir. İmzalayıp imzalamama kararınızdan önce size ışık tutmanıza yardımcı olacaklar. İmzalarken, işlemi sözleşmedeki gibi tamamlayabilmeniz için etkili bir araç olacağından satış siparişinizi kayıt altında tutmalısınız.

Önemli yanlışlık riskini azaltın

Önemli bir yanlışlık, genellikle birincil kaynak olarak kabul edildiğinden, finansal kararlar üzerinde daha fazla etkiye sahip olan bir finansal tablonun yürütülmesindeki yanlışlıktan kaynaklanan bir hatadır. Bu nedenle, finansal raporlarda yer alan önemli bir yanlışlık, şirket için olumsuz sonuçlara yol açabilir.

Örneğin, kapanış envanterinin beyanında bir hata yapıldığında, bu hata nedeniyle karlar yanlış hesaplanacaktır. Bu durum, işletmeniz denetlenirken daha da ciddi hale gelir. Dolandırıcılıkla suçlanabilirsiniz.

Bu nedenle, satış siparişi herhangi bir işlemin vazgeçilmez bir parçasıdır. Önemli yanlışlık olasılığının önemli ölçüde azalacağından emin olabilmeniz için her satış sırasında gerekli tüm bilgileri kaydedecektir.

Bir Satış Siparişi Süreci Nasıl Görünür?

Aslında, iş süreci genellikle satın alan tarafla, müşteriler bir teklif talebi (RFQ) oluşturduklarında ve bunu satan kişiye veya satıcıya gönderdiklerinde başlar. Satıcı, müşteriden RFQ'yu aldıktan sonra onlara teklifi gönderecektir.

Teklif yoluyla, alıcılar ürün veya hizmetlerin fiyatını değerlendirecek ve uygunsa, satıcıya bir satın alma siparişi gönderilecektir. Satıcı daha sonra satın alma siparişini dikkatlice okuyacaktır. Satınalma siparişini kabul etmeleri durumunda satınalma siparişindeki bilgilere göre bir satış siparişi oluşturulacaktır. Bu satış siparişi, hem alıcı hem de satan tarafın işlemlerinde nelerin yer alacağını teyit etmesine yardımcı olur.

Daha sonra satıcılar, satış siparişlerinde olduğu gibi gerekli tüm ürün ve hizmetleri üretecek veya toplayacak, siparişi paketleyecek ve müşterinin adresine gönderecektir. Müşteri ürünleri aldığında, genellikle ürünlerle dolu olarak sevk edildiğinde, ödeme istemek için alıcılara bir fatura gönderilecektir.

Herhangi bir sorun yoksa müşteriler faturada yazana göre faturayı öder ve işlem başarıyla tamamlanır.

Yukarıdaki iş sürecinden de görülebileceği gibi, satış siparişi, işleme dahil olan tüm paydaşların net bir şekilde anlamasını sağlamaktan sorumlu olan merkezi bileşendir. Bu da detaylı bilgi eksikliğinden dolayı satışta olası hataların oranını azaltmaktadır.

Bir Satış Siparişi Örneği

James büyük bir şirketin yöneticisidir. Müşterilere gönderilen ürünün depoda olduğu gibi mükemmel olmasını sağladığı için çok önemli bir görev olan ürünlerin dağıtımından sorumludur. Bu aynı zamanda avantajını keskinleştirmesine de yardımcı olur: günlük olarak kullanılan noktalama işaretleri ve konsantrasyon.

İşinde, küçük bir hatanın şirket için büyük sorunlara yol açabileceğinden, her şeyi dikkatli bir şekilde tamamlaması gerektiğini her zaman akılda tutmak için çok sayıda büyük siparişle uğraşmak zorundadır.

Son zamanlarda, şirketi yüksek fiyatlı büyük bir sipariş aldı, bu yüzden her zamankinden daha dikkatli olması gerekiyor. James, müşteri gereksinimleriyle dolu olmak üzere satış ekiplerinden Satış siparişini alırken bunu ekip ortaklarıyla paylaşacaktır.

Bundan sonra Satış siparişi depo ekibine teslim edilecektir. Orada insanlar, James'in kendilerine gönderdiği belgeye göre ürünleri bir araya getirecekler. Yeterince ürün toplarken insanlar bu ürünlerin hepsini paletlere koyup paketleme ekibine taşıyacak.

Paketleme bölümünün ana ve tek görevi, ürünün nakliye sürecinde dikkatli bir şekilde korunacağını garanti etmektir. Bunu yapmak için, ürünler genellikle şoka direnmek için kapalı kutulara yerleştirilir. Bunun yanında eşya taşıma aracı olarak da kullanılmaktadır. Paketlere bazı pazarlama malzemeleri eklemek tamamen mümkün olduğu için pazarlama amaçları için de kullanılabilir.

Elbette tüm bu adımlar tamamlandığında bu ürünler yükleme iskelesinin yanındaki paletlere geri gönderilecek. Ve ertesi gün müşterinin adresine teslim edilecektir.

Ancak işler planlandığı gibi gerçekleşmez: alıcılar bir şeyi değiştirmek ve değişikliği satın alma işlemine göndermek ister. Neyse ki şirketi elektronik belgeler kullanıyor, bu yüzden bu değişikliği derhal meslektaşlarına gönderiyor. Ayrıca belgeyi aldıktan hemen sonra davaya tepki verirler ve sipariş zamanında sevk edilebilir.

Çözüm

Kısacası, satış siparişinin iş sürecinde çok önemli bir unsur olduğu reddedilebilir. Basitçe anlamak, daha önce aralarında anlaştıkları bilgileri teyit etme misyonuna sahip bir belgedir.

Satış siparişleri ile envanterinizi etkin bir şekilde yönetebilir, diğerlerinin sözleşmeyi ihlal etmemesini sağlayabilir, maddi yanlışlık durumlarının önüne geçebilirsiniz.