Başarılı Proje Yürütme için 4 Risk Yönetim Stratejisi

Yolunuza çıkan yeni bir proje fırsatı hayal edin. Ekibinizi toplar ve projeyi belirlenen süre içinde tamamlamak için iyi düşünülmüş bir plan hazırlarsınız. Kaynakları tahsis etmekten proje ekibi üyelerine belirli hedefler atamaya kadar müşterinizin proje vizyonunu gerçekleştirmek için her şeyi yaparsınız.

Ancak birkaç hafta sonra, en güvenilir kaynaklarınızdan biri, kaçınılmaz koşullar nedeniyle uzatılmış izne ayrılarak projenizin bir süre durmasına neden olur. Bu kimsenin tahmin edemeyeceği bir şeydi. Bu risk size ürkütücü geliyor mu? Pekala, yalnız değilsin!

Sizin gibi pek çok proje yöneticisi beklenmedik risklerden kaçınmaya çalışıyor ama yine de bunlarla karşılaşıyor. Gerçek şu ki, ne kadar kaçınmaya çalışırsanız çalışın, her projenin belirli bir başarısızlık riski vardır. Beklenmeyen riskler her an karşınıza çıkabilir, bu yüzden kendinizi suçlamayın. Bunun yerine, proje planlarınızın başarısız olmaması için önceden plan yapın.

Bu makalede, projenizin başarı şansını artırmaya yardımcı olacak dört risk yönetimi stratejisini inceliyoruz. Ama önce, risk yönetimi stratejilerinin temellerini ve bunları uygulamaya koymanın neden önemli olduğunu anlayalım.

Risk yönetimi stratejisi nedir?

Risk yönetimi stratejisi, proje risklerini ciddi sorunlara yol açmadan veya proje tamamlama zaman çizelgesini etkilemeden önce proaktif olarak belirleme, değerlendirme ve bunlara yanıt verme sürecidir. Bu süreç aynı zamanda yeni bilgilere veya alınan önlemlere dayalı olarak risk değerlendirmesinin düzenli olarak güncellenmesini ve yeniden gözden geçirilmesini de içerir.

Bir proje yöneticisi olarak, riskleri belirlemek, değerlendirmek ve kontrol etmek için bir kurumsal risk yönetimi planına ihtiyacınız vardır. Riskleri yakından izleyerek risklerin potansiyel etkisini azaltmak için azaltma planları geliştirebilirsiniz.

Risk yönetimi stratejilerini ne zaman dahil etmelisiniz?

Proje yönetimi süreci, proje planlama, yürütme, izleme ve kontrol ve kapatmayı içerir. Risk yönetimi yöntemleri söz konusu olduğunda, uzmanlar bunları başlangıç ​​aşamalarına (yani planlama) dahil etmenizi önerir çünkü ayarlamalar yapmak ve ince ayar yapmak için hala zaman vardır. Bu, ortaya çıkabilecek herhangi bir riske karşı daha proaktif ve verimli bir yanıt verilmesini sağlar.

Bununla birlikte, birçok hareketli bileşen söz konusu olduğundan, erken aşamalarda tüm risk yönetimi stratejilerini dahil etmenin her zaman mümkün olmayabileceğini de anlamalısınız.

Aşağıda tartışılan her bir risk yönetimi stratejisi için, stratejiyi kullanmak için doğru zamana karar vermenize yardımcı olacak birkaç faktör ekledik.

Olası risklerin en başta oluşmasını önlemek için uygulanan bir plandır. Bir riskten kaçınma planı tipik olarak proje zaman çizelgesini veya kapsamını değiştirmeyi veya sorunları yönetmek için daha fazla personel işe almayı içerir. Bu strateji, proje süresi boyunca ortaya çıkan önemli risklerin olasılığını azaltır.

Neden riskten kaçınma dahil?

Korunma her zaman tedaviden iyidir. Riskten kaçınma ile, potansiyel proje risklerini önceden planlayarak ve bunları azaltmak için acil durum planları geliştirerek olasılığını azaltabilirsiniz.

Riskleri, halihazırda hasara yol açmış olan tam gelişmiş problemler haline gelmeden önce ele almak daha ucuz ve daha az zaman alıcıdır. Riskleri önceden tahmin ederek ve bunlarla başa çıkmak için planlar tasarlayarak, bu risklerin proje takvimini bozma olasılığını en aza indirirsiniz.

Riskten kaçınma ne zaman dahil edilmelidir?

Özel projenize ve benzersiz risklerine bağlıdır. Bununla birlikte, genel olarak, mümkün olan en kısa sürede bir riskten kaçınma stratejisi eklemeyi deneyin. Bu, projenin başlangıcından itibaren risk olasılığını en aza indirmeye yardımcı olacaktır.

Projenize bir riskten kaçınma stratejisini dahil edip etmemeye karar verirken dikkate alınması gereken faktörler:

• Riskin gerçekleşme olasılığı.
• Risk oluşursa sonuçların potansiyel şiddeti.
• Bir riskten kaçınma stratejisi uygulamanın maliyeti ve fizibilitesi.
• Riskten kaçınma stratejisinin proje takvimi ve bütçesi üzerindeki etkisi.

Riskin bir proje üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek için kullanılan bir stratejidir. Bir risk azaltma planı, net prosedürler ve protokoller oluşturmayı, öngörülemeyen riskler için bir yedek plan geliştirmeyi ve proje planlama aşamasında potansiyel riskleri erkenden belirlemeyi ve azaltmayı içerir.

Neden risk azaltma dahil?

Bir risk azaltma stratejisi, potansiyel risklerin ciddi sorunlara yol açmadan önce tanımlanmasını ve ele alınmasını sağlar. Bu stratejiyi proje planınıza dahil etmek, bir şeylerin yanlış gitme ve projenizin başarısına zarar verme olasılığını en aza indirmek anlamına gelir.

Risklerin ciddiyetini azaltarak olumsuz etkiyi en aza indirirsiniz, böylece projenizi programa uygun tutarsınız. Çeşitli riskleri ve uygun yanıtları planlayarak sorunların önüne geçer ve projeyi kontrol altında tutarsınız.

Risk azaltma ne zaman dahil edilmelidir?

Bu sorunun herkese uyan tek bir cevabı yok; belirli projeye ve onunla ilişkili risklere bağlıdır. Ancak uzmanlar, proje yöneticilerinin optimal sonuçlar için özellikle risk analizi süreci sırasında bu stratejiyi dahil etmesi gerektiğini önermektedir.

Projenize bir risk azaltma stratejisi dahil edip etmemeye karar verirken sorulacak sorular:

• Potansiyel riskler nelerdir ve oluşma olasılıkları ne kadardır?
• Meydana gelen bir risk olayının sonuçları nelerdir?
• Riski azaltmak için ne kadar para ve zaman harcanabilir?
• Kullanılabilecek mevcut risk azaltma stratejileri var mı?

Adından da anlaşılacağı gibi, riski bir varlıktan diğerine aktarma sürecidir. Bu genellikle sözleşme müzakereleri, sigorta poliçeleri veya diğer yollarla yapılır. Kuruluşlar, riski transfer ederek kendilerini potansiyel ilgili kayıplardan korumayı umarlar.

Risk transferini neden dahil etmelisiniz?

Riski iyi yönetmek, başarılı bir projenin en önemli yönlerinden biridir. Riski başka bir tarafa devrederek, bir şeyler ters giderse proje üzerindeki etkiyi azaltabilir, projeyi olası kayıplardan veya aksiliklerden koruyabilirsiniz.

Riski transfer etmek, işletmeniz için riske maruz kalmanın ve finansal sorumluluğun azaltılmasına da yardımcı olur. Belirsizlik veya muğlaklıktan kurtularak genel projeyi hızlandırır.

Risk transferi ne zaman dahil edilmelidir?

Yine bu sorunun kesin bir cevabı yok; projeye ve içerdiği risklere göre değişir. Ancak, mümkün olduğu kadar erken bir zamanda, tercihen planlama aşamasında bir risk transfer stratejisinin dahil edilmesi tavsiye edilir. Bu, herhangi bir potansiyel riski azaltmak veya ortadan kaldırmak için gerekli tüm adımları atmanıza yardımcı olacaktır.

Projenize bir risk transfer stratejisi dahil edip etmemeye karar verirken göz önünde bulundurulması gereken faktörler:

• Riskin oluşma olasılığı.
• Geçerli yasal gereklilikler veya kısıtlamalar.
• Risk transferi için mevcut seçenekler.
• Riski transfer etmemenin riskleri ve faydaları.

Bu strateji, proje yöneticisinin riski kabul etme veya reddetme kararını ifade eder. Seçim, riskin harekete geçmeye değmemesi, düşük olasılık ve büyük etki dahil (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) çeşitli nedenlerle yapılır ve bunu azaltmanın bilinen bir yolu yoktur.

Risk kabulünü neden dahil etmelisiniz?

Riskleri kabul ederek, bunların var olduğunu ve projeyi potansiyel olarak etkileyebileceğini kabul etmiş olursunuz. Bu, ortaya çıkarsa bunlarla başa çıkmak için etki azaltma önlemleri ve acil durum planları oluşturmanıza olanak tanır. Risk kabulü, potansiyel sorunlara hazırlıklı olmaya devam ederken projenizin olumlu yönlerine daha fazla odaklanmanıza da olanak tanır.

Risk kabulü ne zaman dahil edilmelidir?

Proje yönetiminde risk kabulünü kullanmak için ortak bir zaman planlama aşamasıdır. Bu, hangi riskleri üstleneceğinize ve bunları nasıl ele alacağınıza karar verdiğiniz zamandır. Başka bir zaman izleme ve kontrol aşamasındadır. Bu, kabul edilen tüm risklerin uygun şekilde yönetildiğinden emin olduğunuz zamandır.

Projenize bir risk kabul stratejisini dahil edip etmemeye karar verirken dikkate alınması gereken faktörler:

• Riskin gerçekleşmesi durumunda potansiyel etkisi.
• Diğer herhangi bir risk azaltma stratejisinin mevcudiyeti.
• Projedeki riskleri yönetmek için bütçelenen para ve zaman.

Bu video, aracın proje ihtiyaçlarınız için doğru olup olmadığına karar vermenize yardımcı olmak için risk yönetimi yazılımı kullanmanın artılarını ve eksilerini araştırıyor.

Anket metodolojisi

Capterra'nın Proje Yönetimi Kullanıcı Anketi Mart 2021'de 367'si proje yönetimi yazılımı kullanıcısı olan 422 ABD merkezli proje yöneticisi arasında proje yönetimi yazılımını kimlerin kullandığını, hangi özellikleri kullanıp kullanmadıklarını, hangilerini istediklerini öğrenmek için gerçekleştirildi. kullandıklarını ve yatırımlarından ne gibi sonuçlar aldıklarını. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdir veya kuruluşlarında günlük proje yönetimi ile önemli ölçüde ilgilenirler. Her katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.