Projeleriniz İçin Etkili Bir Risk Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur
Yayınlanan: 2022-05-07İyi düşünülmüş bir risk yönetim planı, projenizin başarılı olmasına yardımcı olur.
Bir proje yöneticisi olan Adele, her zaman zor projelerin üstesinden gelme yeteneğini sergileyerek değerini kanıtlamanın yollarını arıyordu. Bir gün, çoğu yöneticinin kaçınacağı bir projeyi üstlendi. Proje karmaşıktı ve çeşitli risk faktörlerini içeriyordu; ters gidebilecek çok şey vardı ama potansiyel ödül yüksekti. Adele, stratejik bir risk yönetimi planı yapacak kadar kendine güveniyordu ve böylece başarılı oldu.
Her gün, iş dünyasındaki insanlar risk alır. Bazen bu riskler işe yarar, bazen de etmez. Ancak Adele gibi başarılı risk alan kişileri başarısız olanlardan ayıran şey, risk yönetimi planlamasına hazır olmalarıdır.
Adele gibi, karmaşık projeleri yöneten ve tüm potansiyel riskleri azaltmak isteyen bir proje yöneticisiyseniz, gitmeniz gereken yol bir proje risk yönetimi planı oluşturmaktır.
Bir risk yönetimi stratejisine sahip olmamak felaket için kesin bir reçetedir, ancak aynı zamanda bir tane oluşturmak göz korkutucu görünebilir. Bu nedenle, bir risk yönetimi planı oluşturmanıza yardımcı olacak beş basit adımı derledik. Bu adımların olası sorunların ortaya çıkmasını nasıl önlediğini açıklıyoruz. Ama önce, risk yönetimi planlamasının temellerini öğrenelim.
Risk yönetim planı nedir?
Bir risk yönetim planı, riskleri belirleme, analiz etme, değerlendirme ve bunlara yanıt verme adımlarını özetlemektedir. Ayrıca, olumlu proje sonuçlarını en üst düzeye çıkarmak amacıyla riskleri izlemek ve projeler üzerindeki etkilerini en aza indirmek için stratejiler içerir.
| Bir proje risk yönetimi planının temel bileşenleri | |
|---|---|
| Proje riski arka planı | Bu, projenin bir tanımını, hedeflerini ve dahil olan tüm paydaşların bir listesini içerir. |
| metodoloji | Bu, kullanılacak risk yönetimi sürecinin ve süreç boyunca kullanılacak araç ve tekniklerin bir tanımını içerir. |
| Risk kırılım yapısı | Bu, teknik, finansal veya organizasyonel gibi tüm proje risklerinin türlerine göre dökümünü içerir. |
| Risk kategorileri | Bu, yüksek, orta veya düşük gibi mevcut tüm risk kategorilerinin kapsamlı bir tanımını içerir. |
| Risk değerlendirme matrisi | Bu, tüm potansiyel risk faktörlerini, etkilerini ve meydana gelme olasılığını listeleyen bir tabloyu içerir. |
| Risk yanıt planı | Bu, kaçınma, azaltma veya transfer gibi bir risk olayı meydana geldiğinde yapılacak eylemlerin bir tanımını içerir. |
| Görev ve Sorumluluklar | Bu, risk yönetimi ile ilgili çeşitli görevleri yerine getirmekten sorumlu kişilerin bir listesini içerir. |
Neden bir risk yönetim planınız olmalı?
Hiçbir proje risksiz değildir. Riskleri önceden düşünerek ve planlayarak, bunların mevcut olduğunu ve ele alınması gerektiğini kabul edersiniz. İyi düşünülmüş bir risk yönetimi planıyla, olası sorunları, büyük engeller haline gelmeden önce önleyebilir veya azaltabilirsiniz.
Uygun risk yönetimi planlarını uygulamak ve risk azaltma için gerekli adımları atmak, projelerinizin yolunda kalmasını ve istenen hedeflere ulaşmasını sağlar. Bu nedenle birçok işe alım uzmanı, proje yöneticilerini işe alırken proje risklerini yönetme becerisini vurgular ve bunu en önemli aday becerilerinden biri olarak görür.
İyi biçimlendirilmiş bir proje risk yönetimi planı aşağıdakilere yardımcı olur:
- Projeleri takip edin ve programlayın
- Pahalı sürprizlerden kaçının
- Büyük sorunlar haline gelmeden önce riskleri azaltın
- Ekip üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırmak
- Şirketinizin itibarını koruyun
Şimdiye kadar, bir risk yönetim planının herhangi bir projenin çok önemli bir parçası olduğu açıktır. Piyasayı, hava durumunu veya rakipleri kontrol edemezsiniz, ancak riskleri yönetmek için her zaman gerekli önlemleri alabilirsiniz. Aşağıda, projeleriniz için etkili bir risk yanıt planı oluşturmak için beş kolay adımımız var.
1. Riskleri belirleyin ve bir risk kaydı oluşturun
İlk adım, projenizin hedeflerini potansiyel olarak etkileyebilecek tüm riskleri belirlemektir. Proje yaşam döngüsünün başlarında gerçekleştirildiğinde, risk tanımlama, olası sorunları azaltmak için doğru adımların atılmasına yardımcı olur.
Ekibinizle beyin fırtınası yaparak bu adımda ustalaşın; önceki projeleri analiz etmek; ve SWOT analizi olarak bilinen güçlü yönlerinizin, zayıf yönlerinizin, fırsatlarınızın ve tehditlerinizin kapsamlı bir analizini yapmak.
Projenizde tanımlamanız gereken yaygın riskler:
- Gecikmeler veya kaçırılan teslim tarihleri: Bu, gereken iş miktarının hafife alınması, tedarikçilerle ilgili sorunlar veya diğer dış etkenler gibi çeşitli nedenlerle olabilir.
- Kapsam kayması: Bu, bir projenin kapsamı genişlediğinde ve kendinizi giderek daha fazla özellik veya görev eklerken bulursunuz. Devam etmek cazip gelebilir, ancak kapsam genişletme hızla maliyet ve zaman aşımına neden olabilir.
- Maliyet aşımları: Bu, öngörülemeyen maliyetlerden (örneğin, beklenenden yüksek malzeme fiyatları) veya kapsam kaymasından (proje kapsamı başlangıçta kararlaştırılanın ötesine geçtiğinde) kaynaklanabilir.
- Teknoloji veya ekipmanla ilgili beklenmeyen sorunlar: Bu, donanım arızalarından yazılım uyumluluğu sorunlarına kadar her şey olabilir.
Elinizde "tanımlanmış riskler" olduğunda, bunları bir risk listesine ekleyin. Risk kaydı, tüm riskleri, potansiyel etkilerini ve gerçekleşme olasılıklarını listeleyen bir belgedir. Tüm riskleri ve durumlarını takip etmeye yardımcı olan hayati bir araçtır.
2. Riskleri analiz edin ve etkilerini değerlendirin
Risk değerlendirmesi, risk yönetimi sürecinde kritik bir adımdır. Tüm riskleri tanımlayıp bir risk listesine ekledikten sonra, risk analizine başlama zamanı. Her risk için etki ve olasılığı analiz etmeniz gerekir.
Etki, riskin gerçekleşmesi durumunda meydana gelebilecek olası finansal veya operasyonel kayıptır ve olasılık, riskin fiilen ortaya çıkma olasılığıdır. Düşük, orta veya yüksek gibi bir ölçekte hem etkiyi hem de olasılığı derecelendirin. Bu, öncelik verilmesi gereken riskleri belirlemenize yardımcı olacaktır.
Risk etkisini ve olasılığını değerlendirmenin birkaç yolu:
- Bir risk matrisi kullanın: Bu araç, riskleri ve bunların proje üzerindeki potansiyel etkilerini görselleştirmeye yardımcı olur.
- Olasılık ve etki değerlendirmesi kullanın: Bu, her bir riskin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda potansiyel etkisinin değerlendirilmesini içerir.
- Delphi yöntemini kullanın: Bu teknik, bir grup uzmandan riskler ve bunların potansiyel etkileri hakkında girdi almayı içerir.
- Bir risk derecelendirme aracı kullanın: Bu araç, düşük, orta ve yüksek gibi bir ölçek kullanarak riskleri etkilerine ve olasılıklarına göre sıralar.
3. Risklerle nasıl başa çıkılacağını belirleyin
Artık her bir riskin potansiyel etkisini ve olasılığını bildiğinize göre, bunlarla nasıl başa çıkacağınızı belirleyin. Riske ve ciddiyetine bağlı olarak, bir risk azaltma stratejisi geliştirebilir, riski başka bir tarafa devredebilir veya riski kabul edebilirsiniz. En önemli şey, risklerin ne olduğunu ve bunları azaltmak için neler yapabileceğinizi anlamaktır.
Risklerle başa çıkmanın bazı yaygın yolları:
- Riski devret: Bu, riski bir sigorta şirketi gibi başka bir tarafa devrettiğiniz zamandır. Bu, finansal riskler (örneğin, maliyet aşımları), operasyonel riskler veya teknoloji ile ilgili sorunlar için yapılabilir.
- Riski kabul edin: Bu, bir riskin potansiyel etkisinin kabul edilebilir olduğuna karar verdiğiniz ve onu azaltmak için herhangi bir işlem yapmadığınız zamandır. Bu sadece dikkatli bir değerlendirmeden sonra yapılmalı ve hafifçe kullanılmamalıdır.
- Riskten kaçının: Bu, riskten tamamen kaçınmak için adımlar attığınız zamandır. Örneğin, veri hırsızlığı riski varsa, ağınızı korumak için güvenlik yazılımı yüklersiniz.
Proje riskinizi tamamlayan ve istediğiniz sonucu elde etmenize yardımcı olan bir yöntem seçtiğinizden emin olun. Bunu yaparak proje risklerini kontrol altında tutabilir ve istenmeyen sürprizlerin olasılığını en aza indirebilirsiniz.
4. Riskleri ele almak için uygulanabilir bir plan geliştirin
Risklerle başa çıkmanın doğru yolunu belirledikten sonra, bunları ele almak için bir plan geliştirmeniz gerekir. Bu plan gerçekçi, ulaşılabilir ve özel projenize göre uyarlanmış olmalıdır.
Azaltma adımlarının ilerlemesini takip edebilmeniz için bir zaman çizelgesi içermelidir. Bazı risklerin asla tamamen ortadan kaldırılamayacağını hatırlamak çok önemlidir; etkiyi yalnızca belirli bir düzeye indirgemek için yönetilebilirler.
Website Rating'in kurucusu/CEO'su Mathias Ahlgren, Capterra ile uygulanabilir bir risk yönetim planına sahip olmanın önemi hakkında konuştu ve kendi bakış açısını paylaştı.
Risk yönetim planı oluştururken dikkat edilmesi gerekenler:
- Açık bir amaç belirleyin: Planın net bir amacı olmalıdır, böylece dahil olan herkes bunun ne için olduğunu anlar.
- Her görevden kimin sorumlu olduğunu belirleyin: Plandaki her görevden kimin sorumlu olduğunu belirlediğinizden emin olun. Bu, görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
- Son teslim tarihleri atayın: Herkesin doğru yolda ve odaklanmasını sağlamak için plandaki her göreve son tarihler atayın.
- Bir iletişim planı oluşturun: Ekip üyelerini ve paydaşları riskler ve bunların nasıl ele alındıkları hakkında bilgilendirmek için bir planınız olduğundan emin olun.
5. Riskleri düzenli olarak izleyin ve gözden geçirin
Risk yönetimi devam eden bir süreç olduğundan, riskleri sürekli olarak izlemek ve gözden geçirmek kritik öneme sahiptir. Bu, risklerin yeterince ele alındığından ve planın hala etkili olduğundan emin olmaya yardımcı olacaktır.
Yeni riskler ortaya çıktıkça veya risk azaltma adımları tamamlandıkça risk yönetim planını güncellemek de önemlidir. Riskleri yakından takip ederek projelerinizin yolunda gitmesini sağlayabilirsiniz.
Düzenli risk izleme ve gözden geçirme için bazı kanıtlanmış yollar:
- Düzenli toplantılar planlayın: Riskleri ve bunların nasıl ele alındığını tartışmak için proje ekibiyle düzenli toplantılar planlayın.
- Paydaşlarla düzenli olarak iletişim kurun: Bu, herkesin risklerden ve bunların nasıl ele alındıklarından haberdar olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
- Her proje dönüm noktasındaki riskleri gözden geçirin: Bu, risklerin etkin bir şekilde ele alınmasını ve planların hala yolunda olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
- Risk yönetimi yazılımını kullanın : Proje döngüsünün başlarında riskleri belirlemek ve değerlendirmek, ayrıntılı azaltma planları oluşturmak ve riskleri sürekli olarak izlemek ve gözden geçirmek için kullanın.
Sonuç odaklı proje risk planlaması ile başarıyı sağlayın
Bir risk yönetim planı yapmak, herhangi bir projede önemli bir adımdır. Siber saldırılardan beklenmedik finansal durumlara kadar, riskler üstesinden gelinmesi zor engeller olabilir.
Ancak, sonuç odaklı bir yaklaşımla, projenize dahil olan riskler hakkında kapsamlı bir anlayış geliştirebilir ve bunları ele almak için etkili bir plan oluşturabilirsiniz.
Projenizin risklerini yönetmekte zorlanıyorsanız veya üstesinden gelinmesi imkansız görünen yeni risklerle karşı karşıyaysanız, yukarıda bahsedilen “uygulaması kolay” adımlar başarıyı yakalamanıza yardımcı olabilir.
Proje yönetimi alanındaki en son gelişmelerden haberdar olmak ister misiniz? Bu Capterra kaynaklarına göz atın:
- Riskler nasıl yönetilir: Proje yöneticileri için bir rehber
- Başarılı proje yürütme için 4 risk yönetimi stratejisi
- Proje yönetiminin geleceği hibrittir
- İşletmeniz için doğru proje yönetimi yığını nasıl oluşturulur?
Anket metodolojisi
Capterra, Aralık 2021'de, küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında İşyerinde Duygusal Zeka Anketini gerçekleştirdi. Ankete katılanlar istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (2 – 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.