Görevlerinizi nasıl (yeniden) önceliklendirebilirsiniz?

Yapılacaklar listelerinin yalnızca uzayıp gittiği ve tüm görevlerin üstesinden gelmenin ekstrem bir spor gibi hissettirdiği yoğun bir dünyada strese girmek kolaydır.

İşin iyi yanı, tüm görevler eşit değildir – bazı görevler diğerlerinden daha eşittir. Önceliklerinizin neler olduğunu düşündünüz mü? Hangi görevleriniz diğerlerinden daha eşit? Daha az bunalmış olmanın iyi bir yolu, basitçe öncelik vermektir. Ayrıca önceliklerinizi kategorize etmek de iyi bir fikirdir – iş, sağlık, kişisel yaşam vb.

Bu yazıda, iş önceliklerine ve görevlerin nasıl önceliklendirileceğine odaklanacağız; ayrıca yeniden öncelik vermeniz gerekebilecek işaretleri ve bunu nasıl yapacağınızı da gözden geçireceğiz.

Öncelikler ve hedefler arasındaki fark

(Yeniden) önceliklendirmenin küçük parçalarına girmeden önce, genellikle birbirinin yerine kullanıldıkları için bir hedef ve öncelik arasındaki ayrımı netleştirmemiz gerekir. El ele giderler, ancak ikisi farklı şeylerdir.

Hedefler, başarmak istediğiniz somut şeylerdir, öncelikler ise sizin için önemli olan ve zamanınızın çoğunu neye adadığınızdır.

Örneğin, hedefiniz zor bir sınavı geçmekse, önceliğiniz muhtemelen ders çalışmaktır. Amacınız işyerinde terfi almaksa, önceliğiniz tüm gereksinimleri karşılamak için çok çalışmak olacaktır. Hedef satışları artırmaksa, öncelik yeni bir ürün lansmanı yapmak veya satış ekibi ile yeni bir strateji geliştirmek olabilir.

101 nasıl önceliklendirilir

Özellikle her iki görev de önemliyse, bir görevi diğerine göre önceliklendirmek her zaman kolay değildir. Ve birden fazla görev söz konusu olduğunda, oldukça bunaltıcı olabilir.
İşte önceliklerinizi daha az stresle doğru bir şekilde belirlemenize yardımcı olabilecek bazı ipuçları.

Bir ana yapılacaklar listesi yapın

Bir parça kağıt alın / boş bir belge açın ve büyük ve küçük tüm görevlerinizin bir listesini yapın. Rastgele kağıt parçalarına karalanmış, telefonunuzdaki Notes uygulamasına yazılmış, ekran görüntüsü alınmış veya planlayıcınıza not edilmiş tüm küçük yapılacakları toplayın. Tüm görevler önünüzde tek bir yapılacaklar listesinde olduğunda daha kolay.

Her şeyi yazdıktan sonra, büyük yapılacaklar listenize bakın ve yavaş yavaş ve düşünceli bir şekilde üzerinde çalışmaya başlayın. Aylık, haftalık ve günlük hedeflere bölün. Ay için en önemli görevlerden birkaçını seçin ve haftalık ve günlük yapılacaklar için bunları daha küçük parçalara ayırın. Ayrıca, süreci daha hızlı ve daha kolay hale getirmek istiyorsanız, birçok türde yapılacaklar listesi şablonu vardır.

Listenizi görünür bir yerde tutun

Listenizi/listelerinizi yaptıktan sonra, onları görünür bir yere, tercihen önünüze yerleştirin, böylece onlara sık sık bakabilirsiniz. Bunları dizüstü bilgisayarınıza veya masanızın önündeki bir duvara, bir görsel panonun daha sıkıcı kuzeni gibi yapıştırabilirsiniz.

Yapılacaklar listenizin görüş alanınızda olması, bir şeyleri mümkün olan en kısa sürede bitirmek için odaklanmanızı ve motive olmanızı sağlar.

Bir seferde sadece bir şey yapın

Cazip olabileceğini biliyorum, ama çoklu görev yapma. Daha az zamanda daha fazlasını yapmayacaksınız - sadece yarım kalmış birkaç görevle kalacaksınız. Bir seferde bir görev üzerinde çalışmak, onu tamamen bitirmek ve ardından bir sonrakine geçmek çok daha verimlidir.

Senin için gerçekten neyin önemli olduğunu düşün

Hangi görevlere öncelik vermeniz gerektiği her zaman açık değildir. Önceliklendirme sanatında ustalaşmak için biraz öz-yansıtma yapmanız gerekir. Olayları bir perspektife oturtmak için, genellikle kendinize şunu sormak yardımcı olur: Bugün yapabileceğim, yarını daha iyi hale getirecek en önemli şey nedir?

Beni hedeflerime en hızlı ne ulaştırır?

Bunu bir öncelik haline getirmenin (değil) olası sonucu nedir?

Hangi görevler zamana duyarlıdır?

Bir fark yaratacak ne yapabilirim ve sadece ben iyi yapabilirim?

En değerli faaliyetlerim nelerdir?

Doğal ritminizi bilin

Doğal ritminizin ve odak noktanızın zirvede olduğunun farkında olun. Kendinizi en iyi ne zaman hissediyorsunuz? Günün belirli bir saatinde özellikle üretken olduğunuzu fark ettiniz mi? Sabahları, öğleden sonraları veya geceleri en verimli şekilde mi çalışıyorsunuz?

Cevabınız ne olursa olsun, günün en önemli görevini/görevlerini o zaman yapmalısınız.

Görevleri stratejik olarak çaprazlayın

Sıkı çalışmanıza rağmen hiçbir şey yapamadığınız günleri biliyor musunuz? Listeniz çok fazla olursa, size başarı hissi vermek için birkaç hızlı ve kolay görevi tamamlayın ve devam etmek için arkada biraz rüzgar var.

Değişime açık olun

Esnek olun ve yeni bilgiler gelirse yeniden öncelik vermeye açık olun. Önceliklerinizin zamanla değişmesi de sorun değil. Durup planınızı yeniden düşünmeniz gerekebileceğini size bildiren bazı işaretler var - bunların ne olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.

Yeniden öncelik vermeniz gereken işaretler

"İşler ters gittiğinde, onlarla gitme." - Elvis Presley

Bazen bilgelik, ne zaman pes edip yönünü değiştireceğini bilmektir. Zaman, emek ve para harcadığınız bir şeyden vazgeçmek kolay değil; ancak yanlış şeye daha fazla zaman, çaba ve para harcamak daha kötüdür. Yeniden öncelik vermeniz gereken belirtilerden bazıları şunlardır:

• Çok çalışıyorsunuz ama hiçbir şey yapamadığınızı hissediyorsunuz;
• Dağınık ve odaklanmamış hissediyorsunuz;
• Günlük görevleriniz sizi strese sokar ve/veya yalnızca olumsuz duygular uyandırır;
• Bir şey üzerinde uzun süre çalıştınız ama hiçbir sonuç belirtisi yok;
• Çalışmayı bırakmayı zor buluyorsunuz ve eğlenceli şeyler bir angarya gibi geliyor.

(Yeniden) önceliklendirme teknikleri

İster önceliklendirmeyle ilk kez uğraşıyor olun, ister görevlerinizi yeniden önceliklendirmeye karar vermiş olun, size yardımcı olabilecek bazı teknikler vardır. İşte en kolay ve en popüler olanlardan bazıları.

ABCDE yöntemi

Bu blog gönderisinin başından ana yapılacaklar listenizi alın. Her görevin yanına aşağıdaki harflerden birini yazın:

A – en yüksek öncelikli görevler. Onlar en önemlileridir ve başaramazsanız ya en büyük sonuçlara ya da başarırsanız en büyük ödüle sahip olacaklardır.
En fazla üç A göreviniz olabilir ve bunlara da öncelik vermeniz gerekir; bunları A1, A2 ve A3 olarak işaretleyin.

B – önemli olan ancak A görevleri kadar önemli olmayan görevler; ödüller ve olumsuz sonuçlar daha küçüktür. Tüm A görevleri tamamlandığında B görevleri yapılmalıdır.

C – yapılması güzel görevler. Onları yapmazsanız, hiçbir sonuç olmaz. C görevlerini tamamlayarak dünyayı değiştiremezsiniz, ancak A ve B görevlerinden sonra hala zamanınız ve enerjiniz varsa bunları yapabilirsiniz.

D – D Temsilci anlamına gelir. Bunlar başkası tarafından yapılabilecek görevlerdir, böylece A görevlerine odaklanabilirsiniz.

E – E, Yok Etmeyi sever. E görevler, önemli olmayan ve yapılacaklar listenizde yer kaplamaması gereken görevlerdir.

Ivy Lee yöntemi

1918'de Bethlehem Steel Corporation'ın başkanı Charles M. Schwab inanılmaz derecede başarılı bir iş adamıydı - dünyanın en zengin adamlarından biriydi.

Ekibinin verimliliğini artırmaya ve işleri daha iyi ve daha hızlı yapmaya karar verdiğinde, tanınmış bir üretkenlik danışmanı olan Ivy Lee'yi işe aldı. Lee, şirket yöneticilerinin her birine aşağıdaki yöntemi anlattığında 15 dakika istedi.

1. Her iş gününün sonunda, yarın gerçekleştirmeniz gereken 6 görevi yazın. 6'dan az görev olabilir, ancak daha fazla olamaz.
2. Bunları gerçek önem sırasına göre düzenleyin. Sıralarını belirlemek için finansal değer gibi ek metrikleri kullanabilirsiniz.
3. İşe geldiğinizde ilk göreve odaklanın. Görev tamamlanana kadar çalışın, ardından ikincisine geçin.
4. Listenizin geri kalanında da aynı şekilde çalışın. Hepsini bitirmeyi başaramazsanız, yarım kalan görevleri yarının listesine alın.
5. Tekrarlamak.

Sonuçlar o kadar tatmin ediciydi ki Lee'ye altı rakam ödendi (bugünkü parayla).

Bu yöntemin ana avantajı, başlamayı kolaylaştırmasıdır (ki bu genellikle en zor kısımdır). Karar yorgunluğunu azaltır - tabağınızda çok fazla şey olmasını ve kendinizi fazla çalıştırmanızı engeller. Aynı zamanda sizi zamanınız ve enerjiniz konusunda bilinçli olmaya zorlar, muhtemelen bu kadar basit, ancak etkili olmasının nedeni budur.

MIT (En Önemli Görevler)

Herkes Ivy Lee ile aynı fikirde değil - bazı insanlar her gün 6 görevin çok fazla olduğunu ve günde 3'ten fazla öncelik seçmemeniz gerektiğini düşünüyor.

MIT stratejisi, hepimizin her gün için sınırlı zaman ve enerjiye sahip olduğu bir önermeye dayanmaktadır, bu nedenle günümüzü adayacağımız en fazla üç MIT (en önemli görev) seçmeliyiz. MIT'ler, en büyük farkı yaratacak ve hedeflerinize ulaşma yolunda sizi en ileriye götürecek kritik görevlerdir. Şüpheniz varsa, sizi en rahatsız ve endişeli yapan görevin ne olduğunu düşünün - en çok korktuğunuz görev, muhtemelen ilk yapmanız gerekendir.

2-3 MIT'nizi iş gününüzün başında, zihniniz hala taze ve odaklanmışken yapmalısınız. Onları erken bitireceğinizden şüpheleniyorsanız, birkaç tane yapılması güzel şey ekleyebilirsiniz - bitirmek güzel olurdu ama o kadar önemli olmayan bir şey.

Tek görev önceliklendirme

İşler zorlaşırsa, yapılacaklar listenizi daha da acımasızca kısaltmanız gerekebilir. Bu, yaptığınız işin türüne bağlı olarak, bazıları için kısa vadeli bir çözüm ve diğerleri için iyi bir günlük seçenek olabilir.

Esasen, daha büyük bir görev veya birkaç görevle ilgili bir tema seçer ve tüm gün boyunca buna odaklanırsınız. Örneğin, iş günümde önceliğim bir blog yazısı yazmaktır. Odaklandığım tek şey bu, ancak araştırma, aslında yazma (ironik olarak en az zaman alan) ve düzenleme gibi birkaç ilgili görevi içeriyor.

Eisenhower matrisi

Eisenhower matrisi, Dwight D. Eisenhower'ın adını almıştır. II. Dünya Savaşı'nda beş yıldızlı bir generaldi, ABD'nin 34. başkanıydı ve DARPA ve NASA'nın kurucusuydu (diğer birçok şeyin yanı sıra), bu yüzden onun oldukça üretken bir adam olduğunu söylemek güvenli.

Eisenhower matrisi, görevlerinizi önem ve aciliyetlerine göre ayırmanızı sağlar.

• Önemli ve acil – önce yapılması gereken görevler.
• Önemli ama acil olmayan – daha sonra yapılması planlanması gereken görevler. Egzersiz yapmak veya uzun vadeli bir iş stratejisi oluşturmak gibi şeyler bu kategoriye girebilir.
• Acil ama önemli değil – en önemli görevlerinize odaklanabilmeniz için devretmeniz gereken görevler. Bu bağlamda, “önemli değil”, mutlaka sizin tarafınızdan yapılması gerekmediği, başka biri tarafından da yapılabileceği anlamına gelir. Bu görevlere örnek olarak belirli e-postaları yanıtlamak, blog gönderilerini yüklemek veya toplantıları planlamak verilebilir.
• Önemli değil ve acil değil – yapılacaklar listenizden silmeniz gereken görevler.

Bazen aciliyet ve önem arasında karar vermek zor olabilir. Acil görevler zamana duyarlıdır, önemli olanlar ise uzun vadeli hedeflerimize ve misyonumuza katkıda bulunur.

Pareto ilkesi

İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto, bir gün bahçesinde yürüyüş yaparken bezelye bitkilerinin %20'sinin bezelyelerin %80'ini ürettiğini fark etti. Bu, daha fazla sonuca yol açtı – birçok endüstride ve şirkette, üretimin en verimli %20'si, üretimin %80'inden sorumludur. Nüfusun %20'si servetin %80'ine sahip. Müşterilerin %20'si gelirin %80'ini oluşturuyor.

Bu daha sonra Pareto ilkesi olarak tanındı. Belirttiği gibi, eylemlerimizin %20'si, sonuçlarımızın %80'ini getirir. Bu, görevlerinizin %20'sinin sonuçların %80'ini getirdiğini bulmak ve bunlara odaklanmak harika bir önceliklendirme tekniğidir. Hangilerinin %20'niz olduğundan emin değilseniz, hangi görevlerinizin en büyük farkı yarattığını bulmaya çalışın ve hedeflerinize en çok ulaşmayı kolaylaştırın.

MoSCoW yöntemi

Sormadan önce - hayır, Rusya'nın başkenti ile ilgili değil. Bu, daha kolay telaffuz için iki “o” eklenmiş MSCW kısaltmasıdır (zorunlu, olmalıdır, olabilir, olur).

Gereksinimleri yönetmek için popüler bir tekniktir. Onları 4 kategoriye ayırır:

• M (olması gerekir) – bir projenin başarısız olacağı tartışılamaz gereksinimler.
• S (olması gereken) – zorunlu olmayan, ancak çok fazla değer katan önemli şeyler.
• C (olabilir) – arzu edilen ancak gerekli olmayan gereksinimler; dışlanırlarsa, küçük veya hiç etkisi olmaz.
• W (sahip olmayacak) – bir öncelik değil; gelecekte dahil etmek güzel olabilir.

Çözüm

(Yeniden) önceliklendirme sanatında ustalaşmak, iş ve özel yaşam arasındaki sınırların genellikle bulanıklaştığı ve stresin neden olduğu hastalıkların her geçen gün daha da kötüleştiği günümüz dünyasında önemlidir. Kesinlikle strese girmeniz gerekiyorsa, tüm görevlerin üzerinde strese girmeye değmeyeceğinin farkında olmanız önemlidir - ve önceliklendirme bunun için vardır. Ana yapılacaklar listenizi alın ve sizin için gerçekten neyin önemli olduğunu düşünmeye başlayın.