İşletmenizin Yazılım Sözleşmelerini Yeniden Müzakere Ederek Tasarruf Edin

Küçük işletmeler, COVID-19 krizi ışığında paradan tasarruf etmek için mevcut Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) sözleşmelerini yeniden gözden geçirebilir ve şartları yeniden müzakere edebilir.

NOT: Bu makale, okuyucularımızı Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işle ilgili endişeler hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Hiçbir şekilde yasal tavsiye sağlama veya belirli bir hareket tarzını destekleme amacında değildir. Özel durumunuzla ilgili tavsiye için hukuk danışmanınıza danışın.

Düğün ve portre fotoğrafçısı Alana Lindenfeld için SaaS sözleşmelerini yeniden müzakere etme kararı kolaydı. COVID-19 salgını normal iş süreçlerini durdurdu ve Lindenfeld'in ayakta kalabilmek için maliyetleri düşürmesi gerekiyordu.

Lindenfeld, "Yasal olarak herhangi bir seans veya düğün çekimi yapmama izin verilmeyen bir süre boyunca maliyetleri düşürmeye yardımcı olması için bazı yazılımların sürümünü düşürmek zorunda kaldım," dedi.

Her iki satıcıya da ulaşarak Adobe ve Pixieset aboneliklerinde tasarruf etmeyi başardı ve diğer küçük işletmeleri de aynı şeyi yapmaya teşvik etti:

Küçük işletmeler, bu ekonomik gerileme sırasında tasarruf etmek için SaaS sözleşmelerini yeniden müzakere edebilir. Gartner'a göre, işletmelerin %36'sı tedarikçiler ve satıcılarla yeni şartlar müzakere etti veya müzakere etmeyi planlıyor (müşteriler için tam araştırma mevcuttur).

İşte aynısını nasıl yapabileceğinize ve yeniden müzakere sürecinin nasıl çalıştığına dair bir döküm.

Yazılım sözleşmelerinizi yeniden müzakere etmek için 5 adım.

1. Yazılım ihtiyaçlarınızı yeniden değerlendirin

COVID-19, işletmelerin çalışma şeklini değiştirdi ve birçoğunu ofis içi çalışma kültüründen uzak bir kültüre hızla dönmeye zorladı. Bu işletmelerin yazılım ihtiyaçları da değişti.

SurveySensum pazarlama müdürü Girdharee Saran, COVID-19 kaynaklı kayıpları hesapladıktan sonra işletmenin yazılım sözleşmelerini yeniden değerlendirme zamanının geldiğini fark etti:

Bu süreci başlatmak için Saran ve ekibi, tüm aktif yazılım aboneliklerinin bir listesini yaptı ve bunları üç kategoriye ayırdı:

1. Devam etmeli : Sağlayıcı bir indirim teklif etmese bile iş süreçleri için kritik öneme sahip yazılımlar.
2. Olmadan hayatta kalabilir : Bu aylık aboneliklere sahip olmak güzel ama tamamen gerekli değil.
3. Yeni ihtiyaçlar : Bu kategori, şirketin uzaktan çalışma geçişinden ve diğer ekip üyeleri ve müşterilerle uzaktan işbirliğini ve iletişimi kolaylaştırmak için yazılıma ihtiyaç duymasından ortaya çıkmıştır.

2. İnce baskı dahil sözleşmenizi okuyun

Yeniden müzakere etmek istediğiniz sözleşmeleri belirledikten sonra, yazılım satıcınıza ulaşmadan önce sözleşmeyi okumanız ve şartlarını anlamanız önemlidir.

Şu anda yazılım sözleşmesi yeniden müzakeresinde işletmelere yardımcı olan bir şirket avukatı olan Maria Veronica Saladino, işletmelerin birinci adımda yeniden müzakere için belirledikleri yazılımlar için aşağıdaki soruları yanıtlamalarını önerir:

• Mevcut sözleşme şu anda ne sağlıyor?
• Sözleşme hangi koşullarda feshedilecek?
• Bir kriz veya ekonomik gerileme durumunda sözleşmenin yeniden müzakere maddesi var mı?
• Mevcut sözleşme neyi bir ihlal olarak kabul eder?
• Ödeme yapamıyorsanız satıcı ne gibi önlemler alır?
• Kontrolünüz dışındaki koşullar (pandemi gibi) karşısında sizi sözleşmeden kurtaracak bir mücbir sebep maddesi var mı?

Mücbir sebep nedir?

Mücbir sebep maddesi, tarafların kontrolü dışındaki koşulların, tarafın sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmesini beklemeyi mantıksız veya imkansız hale getirebilecek olması durumunda, tarafları sözleşmeden kurtarır.

Bu koşullar arasında savaş, doğal afetler, grevler veya beklenmedik yasalar ve genellikle pandemiler yer alabilir.

Gartner'a göre, kuruluşların %18'i COVID-19 nedeniyle zaten mücbir sebep sözleşme maddelerini ileri sürdü ve %37'si bunu düşünüyor (müşteriler için tam araştırma mevcuttur).

Mücbir sebep maddesine başvurma kararı hafife alınmamalı ve bunun satıcıyla uzun vadeli ilişkinizi nasıl etkileyeceğini düşünmelisiniz.

Columbia Law'dan Eric Talley, Gartner'a verdiği bir röportajda, "Mücbir sebebi tetiklemeye çalışmanın bir dezavantajı, bu tedarikçiyle yıllarca sürdürmek isteyeceğiniz bir ilişkide suyu zehirliyor olmanız olabilir," dedi. müşteriler).

Mücbir sebep maddeleri işletmeleri korumak için tasarlanmıştır ancak satıcılarla ilişkilere de zarar verebilir. Bu maddeye başvurmadan önce, konsey dışından aramalısınız.

3. SaaS sağlayıcınızın müşterileri karşılamak için halihazırda ne yaptığını öğrenin

Lindenfeld, yazılım satıcılarına ulaşmadan önce, bu satıcıların müşteriler için halihazırda neler yaptığını araştırdı:

"Diğer bazı fotoğrafçılardan [Adobe Suite] birkaç ay ücretsiz teklif ettiklerini veya hesabınıza yatırılacağını duymuştum, bu yüzden ne beklemem gerektiğini biliyordum."

Birçok SaaS sağlayıcısı, işletmelerin ayakta kalmasına yardımcı olacak araçlara ücretsiz veya indirimli erişim sağlıyor.

Örneğin, HubSpot paketini küçük işletmeler için düşük bir fiyatla ve mevcut müşteriler için artan limitlerle sunuyor ve Adzooma tüm platformunu 1 Haziran 2020'ye kadar ücretsiz olarak sunuyor.

Bu SaaS sağlayıcıları ve diğerleri, “birlikte bu işteyiz” duygusunu yansıtmak ve iş dünyasına desteklerini göstermek için platformlarına ücretsiz veya indirimli erişim sunuyor.

4. Yeniden müzakereden ne elde etmek istediğinize karar verin

Yazılım satıcınıza ulaşmadan önce müzakerelerden ne elde etmek istediğinizi bilin. PPC Protect'in kurucusu Neil Andrew şunları söyledi:

Bazı işletmeler sözleşmelerini iptal etmeye ihtiyaç duyabilir veya bunu yapmak isteyebilirken, diğerleri ödemeleri duraklatmaya veya geciktirmeye, indirimler uygulamaya, paradan tasarruf etmek için işlevselliği azaltma veya işletmelerinin yeni ihtiyaçlarını karşılamak için işlevselliği geçici olarak artırmaya çalışır.

Yeniden müzakereden ne elde etmek istediğinizi ve nelerden taviz vermek istediğinizi düşünün. Bazı SaaS satıcıları sözleşmeyi tamamen iptal etmeye istekli olmayabilir, ancak işlevselliği veya lisans sayısını azaltarak aboneliğinizin maliyetini azaltabilir.

Andrew, "SaaS satıcıları, hiç nakit akışı olmamasındansa en azından bir miktar nakit akışı sağladıklarından emin olmayı tercih eder" dedi. "İyi SaaS satıcıları, ellerinden geldiğince çok yardım sunarak değerli ve uzun vadeli bir ilişki sağlamaya çalışacaklardır."

5. Şeffaf ve empatik olun ve bir yedek planınız olsun

İşletmeler mali durumları konusunda şeffaf olmalı ve yazılım satıcılarına karşı anlayışlı olmalıdır.

Alpha Bravo Development proje yöneticisi Josh Sanders, “Müşterilerimize sempati duyuyoruz ve asla başlarını aşmış gibi hissetmelerini istemiyoruz” dedi. "Bir işletme, işlerinin nasıl zarar gördüğünü açıklarsa, bir şeyler çözülebilir."

Girdharee Saran, şirketinin CRM sağlayıcısına ulaştı ve finansal durumlarını açıkça açıkladı: Platformu kullanmak için yaptıkları ödeme, COVID-19 nedeniyle oluşan gelir kayıpları ışığında artık finansal bir yük oldu. Sonuç olarak, bir anlaşma yapmayı başardılar.

Yazılım satıcısıyla görüşmenizde şeffaf olun, ancak empatik olmayı da unutmayın. Bu herkes için stresli bir dönemdir.

RedMonocle ve Windward Consulting Group'un kurucusu Sean McDermott, işletmelere yazılım satıcılarının da bu dönemde zorlandığını hatırlatmak istedi:

SaaS satıcıları büyük ölçüde abonelik gelirine bağımlıdır ve bir sözleşmeden tamamen vazgeçemeyebilirler, ancak müşterilerin makul bir çözüm bulmalarına yardımcı olmaya istekli olabilirler. Değilse, alternatif yazılım çözümlerini düşünün.

Saran, CRM platformuyla karşılıklı fayda sağlayan bir çözüme ulaşma konusunda olumlu bir deneyime sahipti, ancak video konferans ve web semineri yazılım sağlayıcılarıyla benzer bir çözüme ulaşamadı.

COVID-19'dan önce şirketi 100 kişilik bir plan için ödeme yapıyordu. Ekipler uzaklaştıkça, uzaktan iletişime olan talep arttı. Saran, 500 katılımcıya kadar ev sahipliği yapacak şekilde planlarını geçici olarak yükseltmek istedi, ancak maliyet artışını karşılayamadı. Satıcıyla görüşmeyi başaramadı, ancak nihayetinde daha düşük maliyetli ve daha fazla işlevselliğe sahip alternatif, karşılaştırılabilir bir çözüme geçti.

Bir şirketin sözleşme koşullarından taviz vermeyi reddetmesinin ardından alternatif çözümlere yönelen Goalry'nin kurucusu Ethan Taub, "Özellikler değiştirilebilir, iyi müşteri hizmeti olamaz" dedi.

Krizler sırasında yazılım sözleşmelerinin yeniden müzakere edilmesi, küçük işletmelerin tasarruf etmesine yardımcı olabilir

Bir kriz sırasında maliyetleri azaltmak, küçük işletmelerin ayakta kalmasına ve işten çıkarmalardan kaçınmasına yardımcı olabilir ve işletmelerin bakabileceği bir yer SaaS sözleşmeleridir.

COVID-19, her sektöre benzersiz baskılar getirerek, bu ekonomik fırtınayı atlatmak için işletmeler arasında esnekliği bir zorunluluk haline getirdi. Karşılıklı yarar sağlayan çözümler bulmak için birlikte çalışın ve diğer işletmelerin karşılaştığı zorluklara dikkat edin.

NOT: Bu makalede seçilen uygulamalar örnektir ve onay veya tavsiye niteliğinde değildir.