Başarılı Uzaktan Çalışmanın Anahtarı: Stratejik ve Dikkatli İletişim

Koronavirüs pandemisi şirketleri ve çalışanları uzaktan çalışmayı benimsemeye zorlarken, hem yöneticiler hem de ekipleri tam zamanlı telekomünikasyonun ne kadar şiddetli bir değişim olduğunu anlamaya başlıyor.

Birçok şirket, çalışanlarının yıllarca uzaktan çalışmasına izin verdi ve birçok çalışan, haftada bir veya iki kez evden çalışmaya alıştı. Ne yazık ki, bu uygulamalar evden tam zamanlı, şirket çapında bir çalışmayı taklit etmeye yaklaşmıyor.

Tam zamanlı uzaktan çalışmaya aşina olmayanların çoğu, organizasyonu ve iletişimi temel zorluklar olarak görme eğilimindedir. Evden çalışırken düzenli ve motive kalma konusunda tavsiyeler veren çok sayıda çevrimiçi içerik bulabilirsiniz ve Zoom, Slack ve diğer işyeri iletişim araçlarının etkili kullanımını tartışan makalelerin sayısı hızla arttı.

Bu sorunlar çok büyük görünüyor ve hesaba katılması gerekiyor, ancak insanlar genellikle evden etkili bir şekilde çalışmak için yapmaları gereken daha az belirgin ve çoğu zaman daha temel değişiklikleri gözden kaçırıyor.

Rutin meselelerin ve toplantıların video konferansa geçişinin ötesinde, birçok insan, işlevsel olarak, uzaktan çalışırken rollerinde pek bir değişiklik olmayacağını varsayıyor. Ekipler çalışmalarının büyük çoğunluğunu bilgisayarda yapıyorsa ve takvimlerinde aynı haftalık toplantıları yapıyorsa, neden mevcut stratejilerinin etkili olmayı bırakmasını beklesinler?

Rolden role değişiklik gösterse de, bu varsayım genellikle yanlıştır – başarılı ve verimli uzaktan çalışma, motive olmuş bir ekipten ve her zamanki gibi iş toplantılarının video konferansa geçişinden daha fazlasını gerektirir.

Pazarlama ve tasarım gibi alanlarda, teslimatlar daha soyut ve öznel olduğundan, uzaktan çalışma genellikle ekip üyelerinin günlük yaşamlarını nasıl iletişim kurdukları ve yapılandırdıkları konusunda daha temel bir yeniden düşünmeyi gerektirir.

Uzaktan Sosyal Medya Ekipleri için Zen Rehberi

Daha fazla bilgi edin

Uzaktan Çalışmanın Getirdiği Daha Derin Sorunlar

İnsanlar uzaktan çalışmaya geçerken pek çok düzenlemeye ihtiyaç duyuldu. Ancak bunlar, ele alınmadıkları takdirde uzun vadeli iş akışı sorunlarına neden olan kalıcı sorunlardan bazılarıdır:

Verimlilik Darboğazları  

Açık uçlu ve geçici iletişimin faydaları, genellikle siz uzaktan çalışana kadar hafife alınır.

Ofisten çıktığı ilk hafta, birçok kişi işlerinde ortaya çıkan küçük darboğazları fark etmeye başlayacak - normalde hızlı bir konuşma ile çözülecek olan, ancak şimdi Slack mesaj alışverişi veya hatta kısa bir aramanın planlanmasını gerektiren sorunlar.

Zamanla, bu darboğazlar parçalanmış ve daha az üretken iş günlerine neden olabilir. Ancak daha büyük endişe, kaçınılmaz olarak yapılan varsayımlarda bir artışa yol açmalarıdır.

Çalışanların açıklama alma ve grup mutabakatı oluşturma fırsatları daha az olduğundan, iletişimi garanti etmek için yeterince önemli olmayan belirsiz görevler söz konusu olduğunda daha fazla varsayımda bulunulması gerekir. Bu nedenle, birden fazla kişiyi içeren çıktıların tutarlılığı biraz sıkıntı çekmeye başlayabilir ve bu da bizi bir sonraki sorunumuza getirir:

Daha uzun bir zaman dilimine yayılan girişimler veya projeler söz konusu olduğunda, planlanmış toplantıların dışında arayüz oluşturma ve seviyelendirme yeteneğine sahip olmadıklarında ekip üyeleri arasında beklentileri hizalamak çok daha zor hale gelir.

Beklentileri Hizalamada Zorluk  

Farklı ekipler arasında beklentileri hizalamak, işlevler arası bir projeyi yönetirken her zaman yapılması en zor şeylerden biri olmuştur. Uzaktan çalıştığınızda, işlevler arası projelerin doğasında var olan bu zorluk kendi ekibinize kadar uzanabilir!

Örneğin, bir UX yazarı ve UX tasarımcısı normalde mükemmel bir uyum içinde çalışır, ancak uzaktan çalışma, UX yazarının genellikle ürün tasarımıyla olduğu kadar iyi hizalanmayan mikrokopya çizimiyle sonuçlanabilir.

Çözülmemiş bir soru veya yapılan tek bir varsayım, tüm yapboz parçaları alıştıkları kadar güzel bir şekilde birbirine uymadığında, çıktıları raydan çıkarabilir ve bir ekip içinde kafa karışıklığına veya hayal kırıklığına yol açabilir.

Motivasyon ve çaba seviyeleri aynı kalsa veya artsa bile, bu sorunlar ortadan kalkmayacak – bireylerin ve ekiplerin iletişim kurma ve günlük işlerini yapılandırma biçiminde daha büyük bir değişim gerektiriyor.

Açıkçası, bu sorunlar, rolün ve endüstrinin doğasına dayanan bir spektrumda var. Bununla birlikte, diğer şirketlerin zorlandığı alanlarda faaliyet gösterseler bile, şirket çapında bir uzaktan çalışma yetkisi sırasında başarılı olabilecek birçok ekip ve bir bütün olarak bazı kuruluşlar (Zapier gibi) vardır.

Bu kuruluşlardan ve kültürlerinden neler öğrenebiliriz? Bu şirketler uzaktan çalışmanın zorluklarını nasıl aşıyor?

Çalışmanızı Dikkatli ve Stratejik İletişim Çevresinde Merkezlemek

Yıllardır şirket çapında uzaktan çalışmayı başarıyla benimsemiş Zapier gibi bir şirkete baktığımızda, iletişimin şirket kültürünün özünde yerleşik olduğunu görebiliriz. Hatta %100'e yakın bir uzaktan iş gücü olarak iletişimi nasıl yönettiklerine dair bir e-kitap bile yayınladılar, okumaya değer.

Etkili bir şekilde uzaktan çalışmaya geçiş yapan şirketler ve ekipler, genellikle kültürlerinin merkezi bir bileşeni olarak iletişime sahiptir. Buna ek olarak, iletişim kurarken stratejik ve dikkatlidirler ve süreçlerini ve iş akışlarını iletişim etrafında toplarlar. Aynı şeyi nasıl yapabilirsin?

Görevleri Düzenleme ve Önceliklendirme

Uzaktan çalışmak, iş gününüzü nasıl yapılandırdığınız konusunda çok daha dikkatli olmanız gerektiği anlamına gelir. Daha fazla belirsizliğe ve hareketli parçalara sahip görevler, ilgili ekip üyeleriyle toplantılardan önce çalışılmalıdır, böylece önemli sorular sorabilir ve verimli sohbetler yapabilirsiniz.

Bu aynı zamanda, darboğazlardan kaçınılabilmesi için herkesin günlük hayatını önemli iletişimler etrafında yapılandırması önemli olduğundan, işinizi nasıl organize ettiğiniz ve öncelik sırasına koyacağınız konusunda başkalarını daha fazla dikkate almanız gerektiği anlamına gelir.

Toplantı Düzenleme ve Önceliklendirme

Toplantılar sırasında dikkatli ve stratejik olmak, sorunları ve belirsiz noktaları önceden tahmin etmek çok önemlidir, böylece yapılan varsayımları en aza indirmek için ihtiyacınız olan açıklamayı alabilirsiniz. Herkes, girdiğinizden daha fazla soruyla bir toplantıdan ayrılma hissine aşinadır - bu toplantılar, özellikle herkes uzaktan çalışırken, projeleri rayından çıkarabilir.

Yinelenen görevler ve haftalık eşitlemeler için, başlangıçta yanlış iletişimler ve aksaklıklar bekleyebilirsiniz. Birden fazla kişiyi içeren bazı süreçler mükemmel bir şekilde uzaktan çalışmaya geçebilir, ancak diğerleri olmayabilir.

İşler beklendiği gibi gitmediğinde, sorunlara veya belirsizliğe yol açan alanları belirleyin ve sizin ve ekibinizin eninde sonunda herkesin uygulamasına izin veren mükemmel iletişim ritmini, uzunluğunu ve yapısını bulmanız için değişiklik yapın.

Götürmek

Sonunda, evden çalışan bireylerin yapılandırılmamış bir şekilde açıklamaya ulaşmaları neredeyse kaçınılmazdır. Slack ve diğer işyeri üretkenliği araçlarına gönderilen mesajların miktarı hızla artacak, ancak insanlar uzaktan çalışmaya alıştıkça yavaş yavaş azalacak.

Verimsiz ve rahatsız edici görünse de, bir konuda açıklamaya ihtiyacınız olduğunda birisine anında mesaj göndermek asla yanlış değildir. Sormaya değer olup olmadığını tartıyorsanız, muhtemelen öyledir!

Nerede varsayımlarda bulunabileceğinizi ve nerede yapamayacağınıza dair yargı, ekiplerin uzaktan çalışırken çok daha hızlı geliştireceği bir şeydir. Pandemiden sonra ofise dönmeden önce şirket çapında uzaktan çalışmanın zorunlu deneyi için gümüş bir astar varsa, o da hepimizin nasıl daha iyi ve daha dikkatli iletişimciler olmayı öğrenmek zorunda kalacağımızdır.