Uzaktan çalışma programı nasıl oluşturulur (şablonlarla)

Bu cümleyi yazdığım an, öğlen civarı, zaten iş günümün ortasındayım. Evden çalışıyorum ve her gün neredeyse aynı iş rutinini takip etme eğilimindeyim. Yani, iş günüm sabah 8 veya 9 civarında başlıyor, bu yüzden öğleden sonra 4 veya akşam 5 civarında bitiriyorum. Ve bu blog yazısını yazmak gibi bu derin iş görevlerine gelince, bu ödevleri sabah saatlerinde ve öğle tatilinden önce yapmayı tercih ediyorum.

Şimdi, aynı zamanda bir uzaktan çalışansanız, iş günlerinize yapı eklemenin çok yardımcı olduğundan emin olun. İhtiyaçlarınıza uygun uygun bir uzaktan çalışma programıyla, tüm görevlerinizi zamanında tamamlama olasılığınız daha yüksek olacaktır. Bu yazıda şunları ele alacağız:

• bir program yaparken aklınızda bulundurmanız gereken faktörler,
• etkili bir uzaktan programın nasıl oluşturulacağına dair değerli ipuçları ve
• esnek ve sabit bir programı olan çalışanlar için şablonlar.

Bir program yapmadan önce nelere dikkat edilmelidir?

Uzaktan çalışma çalışmalarınız için bir plan oluşturduğunuzda, günlük görevler için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğu ve en önemlilerine nasıl öncelik vereceğiniz konusunda daha net bir fikriniz olacak. Böylece gün boyunca yapabilecekleriniz konusunda daha gerçekçi olacaksınız. Ayrıca ailenize ve arkadaşlarınıza zaman ayırabileceksiniz, bu da iş-yaşam dengenizi iyileştirecek.

Uzaktan çalışma programı yapmaya başlamadan önce kendinize sormanız gerekenler:

En iyi ne zaman çalışırsın?

Bazı insanlar sabah saatlerinde gelişirken, diğerleri akşamları gelişir. Bu gayet iyi çünkü hepimiz aynı değiliz. Vücut saatlerimiz farklı çalışır, bu yüzden bazılarımız öğle yemeğinden sonra, bazılarımızsa sabahları üretkenlik düşüşleri yaşarız.

Görevlerinizi istediğiniz gibi yeniden düzenleyebiliyorsanız, her zaman bu faktörü göz önünde bulundurun. Örneğin, sabahları kolayca kalkarsanız ve kendinizi yenilenmiş ve çalışmaya hazır hissediyorsanız, bu zamanı en önemli işlerinizi yapmak için kullanın. Enerji seviyeleriniz öğleden sonra 2 veya 3 civarında düşmeye başladığında, daha az hayati görevlerle uğraşın. Aynı kural, uyumayı ve iş günlerine biraz daha geç başlamayı sevenler için de geçerlidir. Sabah eğlencesi değilseniz, sırf bazı başarılı iş adamları önerdiği için çok erken kalkmak zorunda hissetmeyin. Kendi ritimlerinizi takip edin ve daha iyi sonuçlar elde edeceksiniz.

En iyi nerede çalışıyorsun?

Evden çalışırken görevlerinize odaklanmayı daha kolay bulursanız, orada da daha üretken olursunuz. Bu durumda, ev ofisinizin nerede olacağına karar verin. Bu amaç için bütün bir odaya sahip olmak ideal olacaktır. Ancak bu mümkün değilse, odanın sessiz bir köşesini tercih edin. Ev ofisiniz için ekipman hakkında daha fazla ayrıntıya ihtiyacınız varsa, evden çalışırken ihtiyaç duyacağınız şeyler hakkında bir blogumuz var.

Öte yandan, sosyal bir kelebekseniz ve yalnız çalışmaktan hoşlanmıyorsanız, her zaman bir ortak çalışma alanına gidebilirsiniz. Bu, işi yaparken diğer uzak çalışanlarla tanışmak için mükemmel bir yerdir. Veya ev ofisiniz ile yakındaki bir kafe arasında geçiş yapabilirsiniz. Böyle gürültülü bir ortamın, arama yaptığınız veya son teslim tarihine yetişmeniz gereken zamanlar için uygun olmayabileceğini unutmayın.

Bakmanız gereken aile üyeleriniz veya evcil hayvanlarınız var mı?

Dikkate alınması gereken bir diğer nokta, çocuklarınıza, yaşlı aile üyelerinize veya evcil hayvanlarınıza bakmanız gerekip gerekmediğidir. Örneğin, çocuklarınızı sabah 8'de okula bırakmanız gerekiyorsa, çalışma saatlerinizi sabah 9'dan itibaren planlayın. Ya da sıkı çalışma saatleriniz varsa biraz daha erken kalkın ve bunu işe gitmeden önce yapın.

Tüm bu yanıtlara sahip olduğunuzda, uzaktan çalışma programı hazırlamak çok daha kolay olacaktır. Bu nedenle, işinizi bir ortak çalışma alanında yapmayı seçerseniz, işe gidip gelmek için de biraz zamana ihtiyacınız olacağını unutmayın. Ya da evden çalışmaya karar verirseniz, çalışma saatlerinizi ailenize veya partnerinize bildirmeyi unutmayın. Ayrıca köpeği gezdirmek, çocukları okula götürmek gibi görevler işten önce veya sonra gerçekleşecektir.

Bu programı sizin için nasıl daha uygun hale getireceğinize dair bazı kullanışlı ipuçlarına bir göz atalım.

Etkili bir uzaktan çalışma programı nasıl oluşturulur?

Bazı uzaktan çalışanlar esnek çalışma saatlerine sahipken, diğerleri sıkı bir programa uymak zorundadır. Bu nedenle, iş gününüzü nasıl yapılandırdığınız, çalışma saatlerinizin sabit olup olmamasına bağlı olacaktır.

Her iki durumda da, çalışma saatleriniz ne olursa olsun uzaktan çalışma rutini oluşturmak için paha biçilmez ipuçlarımız var.

Kişisel aktiviteleriniz ve mesai dışı saatleriniz için zaman blokları belirleyin

Çalışma saatlerinizi seçme esnekliğine sahipseniz, iş atamalarını, aralarında birkaç saat ara olacak şekilde birkaç çalışma periyoduna ayırabilirsiniz. Artık bu molalarda köpeği gezdirmek, çocukları okula bırakmak veya egzersiz yapmak gibi kişisel aktivitelerinizle ilgilenebilirsiniz. Sabit bir programınız varsa, bu işleri işten önce veya sonra yapabilirsiniz.

Bilgisayardan uzakta olduğunuzda iş arkadaşlarınızın ve müşterilerinizin sizi rahatsız etmemesini sağlamak için bu saatleri programınıza ekleyin ve Kişisel aktiviteler/çalışma dışı saatler olarak not edin. Bu şekilde boş zamanınızın tadını çıkarabilir ve işlerinizi halledebilirsiniz. Ayrıca, aramalar ve toplantılar için uygun olmadığınızı meslektaşlarınıza ve müşterilerinize bildireceksiniz. Ayrıca, bu aktiviteler gevşemenize ve işyerinde daha üretken olmanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca, bu kullanışlı numara, uygun bir iş-yaşam dengesini korumanızı sağlayacaktır. Bunlardan bahsetmişken, uzaktan çalışan ve Hypernia'nın kurucusu Matthew Paxton, iş ve yaşam arasında denge kurmanın önemini şöyle açıklıyor:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work “Hayatımızı işe değil, hayatımıza işi uydurmamız Bu yüzden işle ilgili her şeyi ev ofisimde sınırlamayı alışkanlık haline getirdim. Artık sabah ilk iş e-postaları kontrol etmek ya da dizüstü bilgisayarımı yemek masasına götürmek yok. Hobilerimiz, tutkularımız, ilişkilerimiz ve kendimize bakmak için harcadığımız zaman, kendimizin en üretken versiyonları olduğumuzdan emin olmak için ayrılmaz bir bütündür. ”

Öncelikli görevler üzerinde çalışın

Uzak iş gününüze başlarken, yalnızca ilk çalışma saatlerinizi öncelikli görevler için ayırmak mantıklıdır. Bu nedenle, kişisel etkinliklerinizi bitirdikten ve herhangi bir acil durum için bir e-postayı kontrol ettikten sonra, tüm önemli görevleri en az iki saat boyunca yaptığınızdan emin olun.

Daha da iyisi, her günün sonunda yarın için öncelikli görevlerinizi yazın. GetVoIP'nin kurucusu Reuben Yonatan, neyin önemli olduğuna şu şekilde karar veriyor:

“ A, B ve C listesi önceliklerine göre öncelik veririm. A listesi görevleri 'yapılması gerekenler'dir ve bunlar için bir son tarih ve bunları gerçekleştirmek için zaman belirleyeceğim. B listesi önemli olan ancak gerektiğinde itilebilen öğelerdir, bu nedenle biraz daha esnekliğe sahibim. C öğelerinin bir noktada yapılması gerekiyor, ancak mümkün olduklarında yerleştirilecekler. Takvimimi bu şekilde oluşturuyorum ve hangisinin uygun olduğunu görüyorum. Bazen kesintiler yapmanız gerekir, ancak önceliklendirme gerçek anahtardır. ”

Bu nedenle, sabahları önce A görevlerinizi, ardından B ödevlerinizi halletmeniz gerekecek.

Sabahları günlük bir stand-up toplantınız varsa, toplantı biter bitmez öncelikli görevlerinize başlayabilirsiniz.

Nasıl daha iyi öncelik verileceğini öğrenmenin bir başka pratik yolu da Eisenhower matrisidir. Bu yöntem size neyin önemli olduğunu nasıl fark edeceğinizi öğretecek ve zaman yönetiminizi iyileştirecektir.

Daha az önemli görevler üzerinde daha sonra çalışın

Öncelikli görevlerinizi tamamladınız ve şimdi düzenli olarak üzerinizde bulunan diğer ödevler üzerinde çalışmaya başlama zamanı. Ne yaptığınıza bağlı olarak, bunlar günlük veya haftada bir kez yaptığınız yinelenen görevler olabilir.

Derin çalışma için biraz zaman ayırın

Teknoloji ve kültür hakkında birçok kitabın yazarı olan Cal Newport, bilgi çalışması söz konusu olduğunda iki tür görev olduğunu söylüyor. Böylece sahibiz:

1. Temel görevler : Bu ödevler sayesinde yaptığınız işte ne kadar iyi olduğunuzu göstereceksiniz. Örnek: Müşterinizin yapmanız için size para ödediği görevler.
2. Çevresel görevler : Yapmanız gereken, ancak işte ne kadar başarılı olduğunuza dair herhangi bir fikir vermeyen görevler. Örnek: e-postaları yanıtlamak.

Çevresel görevler önemli olsa da, temel görevler işinizin kalbi ve ruhudur. Ve bu temel görevleri tamamlamanın en iyi yolu nedir? Pekala, bazı derin işler, yani bilişsel becerilerinizi kullanmayı içeren aktiviteler yapmanız gerekiyor. Derin işleri benimserken dikkatinizin dağılmaması çok önemlidir. Bu nedenle, gürültü önleyici kulaklıklar bu zaman diliminde en iyi arkadaşınızdır.

Derin çalışma görevleri için gün boyunca birkaç saat planlamalısınız. İdeal olarak, derin çalışmanızı günün en verimli zamanında yapmak istersiniz. Öğleden sonra işe odaklanmayı daha kolay buluyorsanız, 16:00 ile 18:00 saatleri arasında diyelim ki derin işler için zaman ayırın.

Toplantılarınızı bir veya iki gün içinde rezerve edin

Flexjobs'a göre, tüm toplantıları ve çağrıları haftanın bir veya iki günü içinde birlikte planlamak, kesintisiz çalışma süresini teşvik eder ve çalışan verimliliğini artırır. Toplantılarınızı bu şekilde ayırırsanız, haftanın geri kalanını diğer görevler için ayırabilirsiniz. Üstelik toplantısız günleriniz olacağı için dikkatiniz dağılmadan çalışabilecek ve derin işlere de odaklanabileceksiniz.

Planlanmamış faaliyetler için programda boşluklar bırakın

Haftanın her saniyesini önceden planlayamazsınız. Bazen, beklenmedik bir göreviniz veya ilgilenmeniz gereken acil bir şey olabilir. Veya dişçiye gitmeniz veya köpeğinizi veterinere götürmeniz gerekebilir.

Kendinizi bu durumlara hazırlamak için günde en az bir açık saati engelleyin. Tabii ki, gününüz plana göre geçiyorsa ve acil bir durum yoksa, bu dönemi biraz derin işler yapmak veya bir sonraki hafta için planlar yapmak için kullanabilirsiniz.

Bir iş günü sonu ritüeli yapmayı düşünün

Uzak çalışanlar bazen işten sonra fişi çekmeyi zor buluyor. İşlerini ofiste yapmadıkları için iş ve özel yaşam arasındaki sınırlar bulanık olabilir. Bu özellikle evden çalışanlar için geçerlidir.

Gevşemenin ve görev dışındayken bir iş düşünmemenin tükenmişliği önlemede önemli adımlar olduğunun farkında olmalısınız. Peki, zihninizi çalışma modunu kapatıp rahatlamaya nasıl başlarsınız? Bunu yapmanın bir yolu, iş günü sonu ritüelini dahil etmektir.

Bu ritüel hangi aktiviteleri içerir? E-postanızı kontrol etmek ve sorularınızı yanıtlamak için son çalışma saatinizi kullanabilirsiniz. Ayrıca, sizden başka bir şeye ihtiyaçları olması ihtimaline karşı, uzaktaki iş arkadaşlarınıza, yakında mesaiye kalacağınızı bildirebilirsiniz. Ayrıca yarın için bir yapılacaklar listesi yazın.

Esnek çalışma saatleri için uzaktan çalışma programı şablonu

Artık uzaktan çalışma programınıza neleri dahil edeceğinizi gördüğünüze göre, esnek çalışma saatleriniz olduğunda çalışma planınızın nasıl görünebileceğini size göstereceğiz.

Esnek uzaktan çalışma programını indirin

Yukarıdaki ekran görüntüsünde, günlük iş görevlerinin birkaç bölüme ayrıldığını fark edeceksiniz. Bu çalışma seanslarından önce ve sonra Kişisel aktiviteler/iş dışı saatler olarak adlandırılan zaman periyotları vardır. Dolayısıyla, çalışma saatlerinizi istediğiniz gibi düzenleme seçeneğiniz varsa, bu boş zaman dilimlerini köpek gezdirmek, market alışverişi yapmak, egzersiz yapmak, akşam yemeği hazırlamak ve diğerleri gibi özel işleriniz için kullanabilirsiniz. Programınızı diğer iş arkadaşlarınız veya müşterilerinizle paylaşmak istemeniz durumunda bu alanları uzak planınıza eklemek çok önemlidir. Bu nedenle, bu saatlerde sizinle herhangi bir toplantı rezervasyonu yapmamaları gerektiğini bilecekler.

Toplantılardan bahsetmişken, bu planda Toplantıların ve aramaların yalnızca Pazartesi ve Salı günleri planlandığını fark edeceksiniz. Haftanın diğer üç gününde toplantı olmadığı için Derin çalışma için daha fazla yer var. Ayrıca, her gün Öncelikli görevler ve E-postalar gibi oturumlar ve düzenli görevler içerir.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, beklenmedik görevler veya kişisel acil durumlar için her zaman biraz zaman bırakmalısınız. Bu nedenle, bu da şablonda Açık zaman alanı olarak ele alınmıştır.

Son olarak, burada da Kapanış ritüeli olan bir blok ekledik. Bu şekilde, dışarı çıkma zamanı geldiğinde size hatırlatılır.

Bu şablonu istediğiniz gibi kullanabileceğinizi unutmayın. Örneğin, Öncelikli görevler adı yerine, her gün için en önemli görevlerinizin adını girebilirsiniz. Daha da iyisi, bu şablonu kişiselleştirerek haftalık planınızı oluşturun.

Sabit çalışma saatleri için uzaktan çalışma programı şablonu

Uzaktan çalışmanız sabit saatlerden oluşuyorsa, oldukça çeşitli bir programınız olacaktır. Gün boyunca kişisel faaliyetlerinizle uğraşmak yerine, bunları işten önce veya sonra yapacaksınız. Ancak, iş gününüz bittiğinde, rahatlayabilecek ve boş zamanınız için bütün bir öğleden sonra geçirebileceksiniz.

Sabit uzaktan çalışma programını indirin

Bu durumda, sabah 9'dan akşam 5'e kadar çalışan bir çalışan için bir şablon yaptık. Gördüğünüz gibi, çalışma saatleri burada gruplandırılmış, kişisel aktiviteler ise sabah, öğleden sonra ve akşamları gerçekleşiyor.

İlk şablon ile bu şablon arasındaki fark, Sabit uzaktan çalışma planının Açık zaman ve bir öğle yemeği molası adlı bir alan içermesidir. Bu, planlanmamış bir saat boyunca ara vermeniz ve öğle yemeği yemeniz için hatırlatıcınızdır.

Diğer zaman blokları aynıdır, bu nedenle Öncelikli görevleriniz vardır, E-postalar ve düzenli görevler, ardından Pazartesi ve Salı günleri Toplantı ve aramalar. Çarşambadan Cumaya toplantılardan kaçınmalı ve Derin çalışmaya odaklanmalısınız. Saatler sabit olduğu için her gün aynı saatte bir kapanış ritüeli gerçekleşir. Bu, iş gününüzü düzgün bir şekilde, zamanında bitirmenizi ve ardından kapalı moduna girmenizi sağlar.

Tıpkı Esnek uzaktan çalışma programında olduğu gibi, bu şablonu istediğiniz gibi özelleştirmekten çekinmeyin.

Çözüm

Uzaktan çalışma size çok fazla esneklik sağlar. Ev ofisinizden, bir parktan veya ortak çalışma alanından görevleri gerçekleştirebilirsiniz. Bazı çalışanlar için uzaktan çalışmak aynı zamanda çalışma saatlerini seçebilmek anlamına gelirken, diğerleri için saatler sabittir. Her iki durumda da, bir tür haftalık yapıya sahip olmak, üretkenliğiniz için harikalar yaratacaktır. Uzaktan çalışma programını takip ederek, iş atamalarınızı zamanında bitirecek ve günlük kişisel işlerinizi halledeceksiniz. Ayrıca, iş-yaşam dengenizi korumada önemli bir rol oynayan aileniz ve arkadaşlarınızla biraz zaman geçirebileceksiniz.