Uzak Ofis Telefon Sistemleri: Özellikler, Maliyetler ve Faydalar

COVID-19 salgını birçok işletmeyi uzaktan çalışmaya zorladı. Ve öğrendiğimiz gibi, birçok çalışanın üretken olmak için bir ofis binasında çalışmasına gerek yok - ancak işi verimli bir şekilde yapmak için doğru ekipmana ihtiyaçları var.

Şimdi, bir iş arayan ortamında, birçok potansiyel çalışan, evden çalışma avantajlarınız olup olmadığını bilmek istiyor. Pazardaki değişimlere hızla uyum sağlayan şirketler, olmayanlardan daha iyi performans gösterme eğilimindedir. Peki ekibinizi evden çalışmaya hazırlamak için ne yapabilirsiniz? Çözümlerden biri, ekibinizin her yerden iletişim kurabilmesi için bir uzak ofis telefon sistemini benimsemektir.

Son iş iletişimi anketimiz , şirketlerin % 38'inden fazlasının uzaktan çalışan ekip üyelerine sahip olduğunu ve fiziksel olarak bir ofise gelmeyenlerin patronlarıyla e-posta veya telefon yoluyla iletişim kurmaya daha meyilli olduğunu ortaya koyuyor.

Bu nedenle, onlara istediklerini, her yerden erişilebilen bir iş telefonunu vermenin zamanı geldi. Ekibiniz için bir uzak ofis telefon sistemi edinmenin zamanı geldi .

Bir uzak ofis telefon sisteminden bekleyebileceğiniz dikkate değer özelliklere, maliyetlere ve cazip avantajlara bakalım:

• Uzak telefon sisteminin sahip olması gereken özellikler
• Uzak telefon sistemlerinin maliyetleri
• Uzak Telefon Sisteminin Faydaları
  • Evden çalışmak için ofis telefon numaranızı kullanın
  • Müşteriler ve iş arkadaşlarınızla bağlantıda kalın
  • Herkes bir ofis telefon sistemini paylaşır
  • Hareket halindeyken kullanılabilirlik
  • Sesli ve görüntülü konferans
  • Organize ve odaklanmış kalın
  • Özel, ayrıntılı kullanıcı izinleri oluşturun
  • Telefon sistemi güvenliğine bakım gerektirmeyen yaklaşım
  • Kişisel gizliliği koruyun
• Uzak Ofis Telefon Sisteminin Geleceği

Uzak ofis telefon sisteminde nelere dikkat etmeliyim? 12 Olması Gereken Özellikler

Uzaktan çalışma araçları ve stratejileri, işyerinde daha fazla esneklik elde etmede önemli bir rol oynamaktadır. Uzak ofis telefon sistemi oluşturmanın en iyi yolu kaliteli bir VoIP telefon sistemi ile başlamaktır.

VoIP telefon sistemleri, kullanıcılara bir zamanlar gelişmiş çağrı merkezleri için ayrılmış olan işlevsellik sağlar. Bu özellikler artık çoğu modern ofis telefon sistemi için standarttır.

Uzak ofis telefon sistemi seçerken aramanız gereken en önemli 12 VoIP özelliği şunlardır:

1. Otomatik çağrı dağıtımı - Müşteri hizmetleri veya müşteri destek çağrı merkezi gibi herhangi bir çağrı merkezi işletiyorsanız, otomatik çağrı dağıtımı (ACD) en iyi arkadaşınızdır. ACD ile, gelen aramaların otomatik olarak dağıtılması ve mevcut abonelere veya gruplara yönlendirilmesi için kurallar ve kriterler belirleyebilirsiniz.
2. Otomatik operatör - Üçüncü taraf VoIP telefon sistemleri, otomatik operatörle aramaları daha verimli ve profesyonel hale getirir. Bir sanal asistan, arayanları bir menü ile karşılar ve onları bir dahili numaraya veya yerel bir numaraya yönlendirir.
3. Arayan Kimliği - Site dışında çalışmakla ilgili hiçbir şey bir tahmin oyunu içermemelidir. Arayan Kimliği, uzaktaki temsilcilerin, iş telefonlarından uzaktayken bile kimin aradığını görmelerini sağlar.
4. Çağrı yönlendirme - Bir temsilci gelen bir çağrı alırsa ve iş telefonundan uzaktaysa, çağrıları cep telefonundan alabilir. Bu özellik ve çağrı aktarımı, geçişi hızlı ve sorunsuz hale getirir.
5. Çağrı kuyruğu - Otomatik çağrı kuyruğu, ekibiniz meşgul olduğunda arayanları beklemeye alır. Arama hacminin yüksek olması durumunda, bu özellik arayanların telefonu kapatma olasılığını azaltır. Telefon sisteminiz çok sayıda arama alıyorsa bu bir zorunluluktur.
6. Görsel sesli posta - Standart sesli posta sistemleri yararlı ve basittir. Ancak, sesli postaları yönetmek verimsizdir. Uzak ofis telefon sistemi, ekibinizin sesli posta mesajlarını bilgisayarlarında dinlemesine, bir mobil uygulama kullanarak oynatmasına ve hızlı bir şekilde ilgilenmesine olanak tanır.
7. E-postaya sesli posta - Sesli postadan daha verimli olan nedir? Sesli postanızı otomatik olarak kopyalayan ve gelen kutunuza ileten bir sistem. Bu özellik, ekibinize sesli posta mesajlarını dinlerken zaman kazandırır ve yanıt sürelerinizi iyileştirir. Tıpkı bir e-posta gibi, onlar da iletilebilir.
8. Sesli posta yönlendirme - Bazen konsantrasyonu büyük ölçüde artıran küçük şeylerdir. Tipik bir senaryo düşünün; bir ekip üyesi bir çağrı alır ancak hemen cevap veremez. Projenize odaklanabilmeniz için bir takım arkadaşınıza bir mesaj iletmek için bu özelliği kullanın.
9. Gelişmiş çağrı yönetimi - Çalışanlarınızın tümü aynı çatı altında olmayabilir, ancak yine de daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. VoIP ile N-Yönlü arama, konferans köprüleri ve aynı anda çalma gibi daha güçlü arama özelliklerine erişim sağlarsınız. Hepsi ofisinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir.
10. Çağrı analitiği - Bulut tabanlı ofis sistemleri, inanılmaz miktarda veriyi toplamak için idealdir. En yoğun görüşme saatleriniz ne zaman? Çağrılar nereden geliyor? Bireysel ve ekip performansını takip etmek, müşterilerinize daha iyi hizmet vermenize yardımcı olur. Çağrı analitiği, okunması kolay bir gösterge panosunda nesnel raporlar sağlar. Hatta ekibinizle metrikleri ve KPI'ları görüntüleyebilirsiniz.
11. Çağrı kaydı - Satış ve destek ekiplerinize koçluk yapmak için otomatik ve isteğe bağlı çağrı kaydı uygulayın. İş liderleri artan hesap verebilirliği takdir ediyor. Telefon görüşmeleri buluta kaydedildiğinden, hiçbir zaman ekstra ekipmana veya kabloya ihtiyacınız olmaz.
12. Mobil Uygulama - Çalışanlarınıza tam özellikli bir mobil uygulama sağlayarak tipik ofis ortamının ötesine geçin. Uzak bir ekip için, aynı iş telefonu sistemine bağlı bir iPhone veya Android uygulamasıyla hiçbir ritmi kaçırmazlar.

Uzak Telefon Sisteminin Maliyeti Ne Kadardır?

Bu adil bir soru— uzak bir ofis telefon sistemine ne kadar harcarsınız ?

Fiyat değişir (ihtiyacınız olan özelliklere bağlı olarak hat başına 20 dolardan daha ucuz olabilir ) , ancak neredeyse her zaman sabit hat kurulumundan daha ucuzdur. Bunun birkaç nedeni var.

İlk olarak, pahalı donanımlara bağlı değilsiniz. Yazılım telefonları olarak adlandırılan donanımsız bilgisayar uygulamaları, uzak telefonlar için en iyi seçeneğinizdir. Masa telefonlarının değiştirilmesi, işletmelerin önemli tasarruflar elde etmesine yardımcı olur. Uzak çalışanlarınız, Android ve Apple telefonlarına bir yazılım telefonu uygulaması ve Mac ve Windows bilgisayarlar için bir masaüstü programı indirebilir.

İkincisi, özelliklerle dolu. Uzak telefon sistemi, geleneksel telefon hattından çok daha fazla telefon özelliği sağlar. Bu özelliklerin çoğu genellikle tek bir sabit fiyata dahil edildiğinden, sürpriz ücretlerle karşılaşmazsınız.

Üçüncüsü, uzak ofis telefon sisteminize yeni telefon hatları eklemek daha hızlı ve daha uygun maliyetlidir . Geleneksel PBX sistemlerine ekstra telefon hatları ve kablolama kurmanız gerekmeyecek. Daha fazla VoIP hattı eklemek birkaç tık uzağınızda.

Son olarak, aylık ödemeler yerine yıllık sözleşme ile daha da fazla tasarruf edebilirsiniz.

Maliyet söz konusu olduğunda, VoIP destekli bir uzak ofis telefon sistemi en iyi yatırımınızdır. Peki ya faydaları? Geleneksel bir telefon sistemiyle nasıl karşılaştırılır?

Uzak Telefon Sisteminin Faydaları Nelerdir?

Uzaktan erişim, esneklik anlamına gelir ve esneklik, birinci sınıf müşteri hizmetlerinin anahtarıdır. Sonuçta, müşteri sayısı kadar müşterinin ihtiyacı vardır. Ve ne kadar fazla kaynağa sahip olursanız, personeliniz bu ihtiyaçları karşılamak için o kadar donanımlı olacaktır.

Uzak ofis telefon sistemi edinmenin işletmenizin görebileceği en önemli faydaları şunlardır:

1. Evden çalışmak için ofis telefon numaranızı kullanın.

Ofis telefonunuzu evden nasıl kullanabileceğinizi mi merak ediyorsunuz? VoIP ve uzak ofis telefon sistemi ihtiyacınız olan çözümdür. Artık arama yapmak için masanıza bağlı değilsiniz, bir VoIP telefon hattı internetin olduğu her yerden aramaları kabul edebilir ve alabilir. Masa telefonunuzdan bir aramayı yönlendirmenize gerek yok, bir uygulamadan arama alabilir ve internetin olduğu her yerden, yani her yerden çalışabilirsiniz.

2. Müşteriler ve İş Arkadaşlarınızla Bağlantıda Kalın

Ofisten uzakta olduğunuzda, neredeyse hasta bir gün geçirmişsiniz gibi olur. Görülmediğinizde ekibinizin ve müşterilerinizin size ulaşması zor. Uzak telefon sistemi, ekibinizin çalıştıkları her yerde çevrimiçi ve erişilebilir kalmasını sağlar.

Daha da fazla bağlantı için, bir bulut telefon sistemi, yönetilen bir dizin ve adres defteri içerir, bu nedenle bağlantıda kalmak daha kolay olmamıştı.

3. Herkes Bir Ofis Telefon Sistemini Paylaşır

Evden çalışırken ekibin geri kalanıyla iletişim kurmak zor olabilir. Uzak çalışanları desteklemek için tasarlanmış bir uzak ofis telefon sistemi ile bu sorunu yaşamazsınız.

Zaman ve para tehlikedeyken, kişisel cep telefonlarının izini sürmek istemezsiniz. Bir VoIP telefon sistemi ile çağrı yönlendirme, ekibinizin ofis içinde ve dışında bağlı kalmasını sağlar.

Sanal PBX sistemleri ayrıca yerel ve ücretsiz numaralar sağlar. PBX sistemleri, çalışanların ofis uzantılarını kullanarak erişilebilir kalmasını sağlar.

4. Hareket Halinde Kullanılabilirlik

Evden çalışmak, ofis ortamında çalışmaktan çok farklıdır. Uzaktan çalışanlar, özellikle seyahat ediyorlarsa, programları üzerinde genellikle daha fazla kontrole sahiptir.

Burada hakim olan avantaj, bir ofis telefon sisteminin, çalışanların ofisten uzakta olması durumunda özelliklerden asla ödün vermemesidir. Güvenilir bir iş telefonu uygulamasıyla çalışanlar telefon hatlarına herhangi bir bilgisayardan veya akıllı telefondan erişebilir. Tek gereken bir internet bağlantısıdır - Wi-Fi üzerinden bile yeterli şekilde çalışabilir.

Uzak çalışanlar, hareket halindeyken önemli telefon görüşmelerini kaçırma riskini almak zorunda kalmamalıdır. Mobilite, aracıların her cihazda güvenilir olmasını sağlayarak işinizi güçlendirir.

5. Sesli ve Görüntülü Konferans

İletişim, her başarılı ekibin özüdür. Fortune 500'den Navy SEALS'e. Ekip iletişiminde düzenli bir kadans ve güven oluşturmak onları başarılı kılan şeydir.

Konuşmaları yoruma bırakamazsınız. Ekibinizle videonun gücü aracılığıyla canlı olarak konuşmak ve canlı bir sunum yapmak paha biçilmezdir. Hızlı açıklamalara ve ton ve nüans ifadesine izin verir. Hatta genel olarak uzak ekibinizi güçlendirir.

Ofisinizin üyelerinin konuşmak için farklı uygulamalar arasında geçiş yaptığını fark ederseniz, bu bir iletişim krizi için uygun demektir. Odaklanmak için, ekibinizle sohbet ederken olduğu gibi basit görevleri tamamlamak için gereken hamle sayısını sınırlayın.

Uzak ofis telefon sistemi, ses, video, sohbet ve e-posta arasında geçiş yapmayı kolaylaştıran birleşik iletişim sağlar. Durum ne olursa olsun, ekibiniz korunur.

Ekran paylaşımının yanı sıra bire bir görüntülü sohbetler sunan video özelliklerine bakın. Bu işlevler, yöneticiler ve onların raporları tarafından paylaşılan günlük rutinleri tamamlar. Skype veya Google Hangouts gibi kişisel uygulamalar iş için bunu kesmez.

Günün sonunda, belirsizlik istemezsiniz. Video konferanslar, sunumlar, satış konuşmaları veya ürün demoları için idealdir.

6. Organize ve Odaklanmış Kalmak

Bulut telefon sisteminin üretken bir çalışma ortamının korunmasına yardımcı olduğunu biliyor muydunuz? Ofisin görünmeyen kahramanı. Uzak bir ekiple , düzenli ve üretken kalmalarına yardımcı olmak için telefon sisteminizin orada olması gerekir.

Her zaman güncellenen bir şirket rehberi ile çalışanlar birbirlerini bulabilir ve bir konuşma başlatabilir. Bu, müşteri sorularını çözmede zaman kazandırır ve daha doğrudan iletişime davet eder.

Aynı şekilde, derinlemesine odaklanma zamanı geldiğinde, telefon sisteminiz diğerlerine bir toplantıda, uzakta veya sadece çevrimdışı olduğunuzu söylemek için çevrimiçi varlığınızı yönetir.

Her iki durumda da, kullanımı kolay ve ilk günden itibaren geniş çapta benimsenen bir telefon sistemi istiyorsunuz.

7. Özel, ayrıntılı kullanıcı izinleri oluşturun

Şirketinizin telefon sistemini dahili hata veya kötüye kullanımdan nasıl korursunuz? Sıfır güven modeliyle, gerektiğinde VoIP özelliklerini seçmek için izinler atayabilirsiniz.

Kullanıcıya ve konuma özel izinler, kuruluşlara sistem ayarlarını kimin yönettiği konusunda denetim sağlar. Bu güvenlik ayarları, iş sürekliliğinizi riske atmadan iletişim özelliklerine erişiminizi sürdürmenizi sağlar.

BT liderleri, telefon sistemlerinin bulutta barındırıldığını bilerek biraz daha rahat nefes alabilir, bu da onu doğal afetlere ve hatta sabotajlara karşı dirençli hale getirir.

8. Telefon sistemi güvenliğine bakım gerektirmeyen yaklaşım

VoIP sağlayıcılarının telefon sisteminizin tüm güvenlik protokollerini nasıl kontrol ettiğini ve sürdürdüğünü anlamak çok önemlidir. Bu konsept, şirketinizin güvenlik altyapısını sürdürmesine gerek olmadığı anlamına gelir.

Telefon sisteminiz VoIP kullandığından, bu, her telefon görüşmesini ve mesajı oluşturmak için de SIP kullandığı anlamına gelir. Web sitelerinin kullanıcı ve sunucu arasındaki tüm trafiği nasıl güvence altına aldığına benzer şekilde, telefon sisteminiz de aynı işlevi sunabilir.

Güçlü bir uzak ofis telefon sistemi, kullanıcılar arasında gelişmiş arama güvenliğini etkinleştirmenizi sağlar. Fazladan gecikmeye neden olmaz ve başkalarının konuşmayı dinlemeyeceğinden emin olabilirsiniz. Çağrı şifrelemesi, Aktarım Katmanı Güvenliği ( TLS ) ve Güvenli Gerçek Zamanlı Aktarım Protokolü (SRTP) sayesinde mümkündür.

Şirketiniz için güvenlik ayarlarını onaylamak için VoIP sağlayıcınıza ulaşın.

9. Kişisel Gizliliği Koruyun

Sahadaki personel bile müşteriler ve ofis dışındaki iş arkadaşlarıyla iletişim kurar. Bu olduğunda, bir iş araması için genellikle kişisel iletişim bilgilerini kullanırlar.

Ne yazık ki, bu aynı zamanda şirketinizin yönetmediği bir iletişim kanalı üzerinden istenmeyen kişileri davet ediyor. İnsanlar kişisel cep telefonu numaralarına gelince oldukça korumacıdırlar.

İş açısından bakıldığında, bu durumlar güvenilirliği önemli ölçüde zedeleyebilir. Kişisel bir cep telefonu veya ev telefonu numarası aracılığıyla bir müşteriye ulaşmak profesyonelce değildir.

Bulut tabanlı bir VoIP sistemi, iş telefon numaralarını ve kişisel numaraları ayırır.

E-postanıza bir ev veya kişisel bilgisayardan erişmek yeterince basittir. İş telefonu sisteminiz neden bu kadar esnek olmasın? Tüm iş iletişimlerinizin günlüğe kaydedilmesi ve daha sonra başvurmak üzere belgelenmesi en iyisidir.

İlgili: Evden Çalışmanın ve Ofiste Çalışmanın Artıları ve Eksileri

Uzak ofis telefon sistemi nasıl kurulur

1. Tüm VoIP özelliklerini destekleyebildiğinden emin olmak için internet bağlantınızı test edin.

Öncelikle, ilgilendiğiniz tüm VoIP özelliklerini destekleyebilecek bir internet bağlantınız olmalıdır. Genel bir kural, hat başına yaklaşık 100 kbps yükleme ve indirmeye ihtiyacınız olmasıdır.

İnternet bağlantınızın VoIP'yi işlemeye hazır olup olmadığını görmek için bu VoIP hız testini yapın.

2. Bir VoIP sağlayıcı seçin ve planlayın.

Elbette, VoIP servis sağlayıcınız olarak bizi - Nextiva - seçmenizi istiyoruz, ancak işletmenizin ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip bir sağlayıcı seçmelisiniz.

İlk olarak, işletmeniz için en önemli VoIP özelliklerini göz önünde bulundurun. Tercih edilen özellikler listenizi bilmek, işletmeniz için en iyi sağlayıcıyı belirlemenize yardımcı olacaktır.

3. Bir iş telefonu numarası alın.

Halihazırda bir iş telefon numaranız varsa, birçok VoIP sağlayıcısı, uzak ofis telefon sisteminizi kurarken mevcut telefon numaranızı kullanabilir.

Halihazırda bir iş telefon numaranız yoksa, birçok VoIP sağlayıcısı paketinize bir telefon numarası ekler. Bir iş telefonu numarası almak için bilmeniz gereken tek şey ne tür bir numara istediğinizdir - yerel, ücretsiz, özel veya sanal.

4. Uzak ofis telefonunuzu kurun.

Bir sağlayıcınız ve donanımınız olduğunda, ofisinizdeki kurulumu tamamlamanın zamanı geldi. Belirli adımlar donanıma ve çalışan sayısına bağlıdır. Tüm detayları ile Nextiva'dan bu videoyu izleyin.

Uzak Ofis Telefon Sisteminin Geleceği

Çalışanlar konumdan bağımsız hale geldikçe, bir şirketin telefon sistemi de öyle olacak. İş liderleri, bulut tabanlı bir telefon sisteminin kanıtlanmış faydalarını görecekler.

Şirketler zaten bulutun faydalarını fark ettiler. Milyonlarca işletme, Google ve Office 365 kullanarak e-posta gönderip alıyor ve bu da onları maliyetli sunucuların bakımını yapmaktan kurtarıyor.

Bir sonraki büyük adım, uzak ofis telefon sistemine geçmek.

İşletmeler, çalışanlarını desteklemek için teknolojilerini ve platformlarını geliştirmeye devam edecek. 2028 yılına kadar işverenlerin yaklaşık dörtte üçünün uzak bir ekibe sahip olacağı upwork projeleri .

Bu dramatik değişimin bir örneği faks makinesidir. Bir zamanlar tipik bir ofisin temel unsuru olarak kabul edildiğinde, artık oldukça nadirdir. Bugün, tıpkı e-posta gibi bir çevrimiçi faks hizmetini kullanarak faks gönderip alabilirsiniz. Çevrimiçi faks, işletmeleri hacimli donanım ve tonerden kurtarır ve dahili iş akışını iyileştirir.

Telekomünikasyonunuzda çok yönlülüğü korumak, işletmelerin öngörülemeyen koşullara hazırlanmasına yardımcı olur. Telefon sisteminizi buluta taşımak, kuruluşunuzun yenilik yapmasına ve pazardaki tüm değişikliklere dayanmasına yardımcı olacaktır.