Üretkenliği En Üst Düzeye Çıkarmak için 8 Uzaktan İşbirliği İpucu

Çalışanlar için uzaktan işbirliği yeni norm haline geldi. Ancak birçok kuruluş, uzak öncesi üretkenlik seviyelerine ulaşmak için mücadele ediyor.

Bu bekleniyor. Çalışanlar yüz yüze toplantılara alıştığında veya bir sorunu konuşmak için başka bir masaya uğramaya alıştığında, küçük görevler bile uzun e-posta zincirlerine, kaçırılan son tarihlere ve uzaktan işbirliği gerektiğinde unutulan anlık iletilere dönüşebilir.

Ama bu şekilde olması gerekmiyor. İşte uzaktan işbirliğini geliştirmenize yardımcı olacak 8 ipucu.

8 Uzaktan işbirliği ipucu

1. Afinite mesafesini azaltın

Herkes için mesafe yalıtıcı olabilir, ancak bu özellikle uzaktaki ekip üyeleri için geçerlidir. Ekiplerin verimli bir şekilde çalışmak için üstesinden gelmeleri gereken fiziksel mesafeden daha fazla iki tür daha vardır:

• Operasyonel mesafe (ekip boyutu, bant genişliği ve beceri seviyeleri)
• Afinite mesafesi (değerler, güven ve karşılıklı bağımlılık)

Erica Dhawan ve Tomas Chamorro-Premuzic tarafından hazırlanan bir HBR makalesine göre, uzak ekipler en çok yakınlık mesafesinden etkilenir. Tutarlı yüz yüze etkileşim ve güven oluşturmak için ekip çalışması olmadan, uzaktan çalışanlar kendilerini bir ekibin parçası olmaktan çok e-posta avatarlarıyla etkileşim kuran insanlar gibi hissedebilir. Vücut dili eksikliği, belirsiz metin ve iş ile ev arasındaki daralan sınır, uzaktan işbirliği için tehdit oluşturuyor.

Ancak yakınlık mesafesini ortadan kaldıramasanız bile, Dhawan ve Chamorro-Premuzic bunu azaltmanın kolay yolları olduğunu öne sürüyor:

Uzaktan iletişimin çoğunu, yakınlık kurmak ve empati oluşturmak için e-postalardan veya sesli aramalardan çok daha iyi bir araç olan normal görüntülü aramalara geçirmeyi deneyin. Ve insanların düzenli olarak etkileşimde bulunmalarına ve işbirliği becerilerini eylem halinde deneyimlemelerine olanak tanıyan sanal ekip oluşturma ritüelleri tasarlayın.

Görüntülü sohbeti iletişim kanallarınızda kullanmak kolaydır. Ekip oluşturmaya gelince, temalı günler veya eğlenceli alıştırmalar etrafında toplanan sanal toplantılar için pek çok fikir var.

Uzaktan çalışmanın doğasında var olan izolasyonla mücadele etmek için ne kadar çok çalışırsanız, yakınlık mesafesi o kadar az ekibinizi olumsuz etkileyecektir.

2. Sınırlar belirleyin ve onlara bağlı kalın

Uzaktaki ekipler için, bir zamanlar ofiste yapılmış olsa bile, iş neredeyse hiç sabah 9'da başlar veya akşam 5'te biter. Yaşam alanınız çalışma alanınızla aynı olduğunda, sınırlar belirgin değildir, ancak bunların belirlenmesi çok önemlidir. Dhawan ve Chamorro-Premuzic, nedenini gösteren iki senaryo sunuyor:

Saat 22.00'de bir şirket avukatı, bir meslektaşından bir metin alır ve (ilk kez değil) belirli bir saatten sonra işle ilgili metinlerle ilgili bir protokol olup olmadığını merak eder.

Uzun ve akışkan bir müşteri yemeğinin ardından, bir reklam yöneticisi patronundan gelen ve harcamalarını zamanında göndermesini hatırlatan bir e-postayı açar. Bu mikro yönetimden rahatsız, hemen sansürsüz düşünceleriyle yanıt veriyor.

Bu etkileşimlerin her ikisinin de uzaktaki çalışanı neden üzebileceğini anlamak kolaydır. Bir reklam yöneticisinin patronunun onun akşam yemeğinde olduğunu bilmesinin hiçbir yolu olmadığını ve bir şirket avukatının patronunun zamanın nasıl geçtiğini anlamayabileceğini veya tüm meslektaşlarının işkolik olduğunu varsayabileceğini anlamak da kolaydır.

Bu nedenle uzak ekipler için sınırlar çok önemlidir. Takım ilişkisini bozabilecek varsayımların ve yanlış iletişimlerin olasılığını azaltırlar. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, Bilginize tarafından yapılan bir anket, uzaktan çalışanların karşılaştığı en büyük sorunlardan ikisinin iletişim ve sınır belirleme ile ilgili olduğunu gösteriyor:

sınırlar nasıl belirlenir

Bu sınırları belirlemenin iki önemli yolu, iletişim süresi ve türüyle ilgilidir:

• Saat : Ofiste çalıştığınız saatler 9'dan 5'e kadarsa, uzaktaki ekibinizin saat 5'ten sonraki herhangi bir iletişimin ertesi gün sabah 9'a kadar yanıtlanamayacağını bildiğinden emin olun. Siz ofisteyken bu bir politika olmasa bile, uzaktan çalışanlar zaten her zaman iş başındaymış gibi hissettiklerinde buna benzer bir şey belirlemek önemlidir. Ayrıca, yukarıdakiler gibi senaryoların gerçekleşmemesini de sağlayacaktır.
• Yazın : Bir iş arkadaşınız bir e-posta gönderirse, hemen yanıtlamanız gerektiğini düşünmezsiniz. Öte yandan, bir Slack mesajı gönderirlerse, muhtemelen biraz daha hızlı yanıt verirsiniz. Farkında olalım ya da olmayalım, iletişim türlerinin kendilerine bağlı bir aciliyet düzeyi vardır.

Günlük kullandıklarımız arasında e-posta en düşük önceliğe sahip, anlık mesajlaşma biraz daha yüksek, mesajlaşma bundan biraz daha yüksek ve bir telefon görüşmesi en yüksek önceliğe sahip. Her biri buna göre kullanılmalıdır. Acil olmayan bir şey hakkında aramayın ve aynı şekilde önemli bir şey hakkında e-posta göndermeyin.

Birden çok platformda iletişim kurmayı seven biriyseniz, bu iletişim hiyerarşisi tam size göre. Metin ve telefon görüşmeleri acil durumlar için ayrılmalı ve kötüye kullanılmamalıdır. Bir mesajı veya aramayı gerektirecek kadar kritik bir şey olmadıkça, tüm iş iletişimlerini çalışma saatleri içinde tutmak için çaba gösterin.

İş ve ev genellikle aynı yer olduğunda, uzaktaki çalışanlar ister tek başlarına koltukta ister arkadaşlarla bir restoranda olsun, kendilerini kapatıp şarj etmek için zamana ve alana ihtiyaç duyarlar. Açık sınırlar olmadan, uzaktaki ekipler işin ne zaman bittiğini ve yöneticiler çizgiyi ne zaman aştıklarını bilemezler.

3. Aksaklıklar için zamanında oluşturun

Microsoft Teams çöküyor, Hangouts ekran paylaşımını desteklemiyor, bir düzenbaz Zoom toplantınızı bombalıyor…

Hepimiz uzaktan işbirliği araçlarıyla ilgili teknik zorluklar yaşadık, bu yüzden şimdiye kadar bunlara hazırlıklı olmalıyız. Yine de, bazı uzak ekipler değil. Ve bunları çözmek genellikle platformda gezinmeyi, bir başkasına geçmeyi, diğer planlanmış etkinlikleri geri itmeyi ve hatta bunları daha sonraki bir tarihe kadar askıya almayı içerir.

Peki onlar için nasıl plan yapıyorsun? Örgütsel davranış uzmanı Bob Sutton'a göre, içerik benzerse, sanal sunumların yüz yüze yapılan sunumlardan %25 daha uzun sürmesini beklemelisiniz. Başka bir deyişle, toplantının sürmesini beklediğiniz her saat için çalışma süresine 15 dakika ekleyin. Yarım saat olarak planlanmışsa, yaklaşık 40 dakika bekleyin. Anında sorunları düzeltmek için kendinizi düzensiz veya panik halinde bulma olasılığınız daha düşüktür.

4. Verileri kuruluş için erişilebilir hale getirin

Uzaktan işbirliği yapmanın en büyük sorunlarından biri, mesafenin doğası gereği silolar oluşturmasıdır. Hepsi tek bir yerde değilken insanlardan bilgi almak o kadar kolay değil.

Örneğin, tasarımcınız e-posta ve Slack'e yanıt vermiyorsa ve sizin sabit disklerinde bulunan bir görüntü dosyasına ihtiyacınız varsa, koridordan ofisine yürüyemezsiniz. Beklemek zorundasın.

Yazarın başlığı yazmak için resme ihtiyacı olduğunda, geliştiricinin sayfanın çalışması için tel kafese ihtiyacı olduğunda ve müşteri, yöneticinin bitmiş ürünü onaylamasını beklediğinde, tek bir birlikte gösterimin tüm projeyi nasıl yavaşlatabileceğini görmek kolaydır. önemli ölçüde.

Bunun olmamasını sağlamak için, bilgilerin kuruluş içinde serbestçe akması gerekir.

• Verileri çevrimiçi olarak herkesin erişebileceği merkezi bir yerde saklayın.
• Departmanlara ilgili dosya ve klasörlere erişim izni verin .
• Müsaitlik hakkında fikir sahibi olmaları için programları çalışanlar arasında paylaşın .

Pek çok kuruluş bu değişiklikleri zaten yapmış olsa da, bazı geleneksel kuruluşlar eski yöntemle çalışmayı başarabilmiştir. Ancak artık bilgi erişimine öncelik verilmezse çoğu kişi uzaktan çalıştığına göre, uzaktan işbirliğinin zarar göreceği kesin.

5. Proje yönetiminden tasarruf etmeyin

Uzaktan çalışmayı yönetmek, yüz yüze çalışmayı yönetmekle aynı şey değildir. Ekibiniz ofisteyken bir proje yönetim aracı olmadan çalışabilecek olsanız da, uzaktan yapamayacağınız çok çabuk anlaşılacaktır.

Aynı nedenle, uzak işletmelerin verileri erişilebilir bir şekilde düzenlemesi gerekir; proje yönetimi yazılımından tasarruf etmemelisiniz. Trello ve Asana gibi araçlar, üyeleri sorumlu tutarak ve yöneticilerin bir projeyi daha küçük bireysel görevler halinde organize etmelerini sağlayarak ekiplerin son teslim tarihlerini karşılamasına yardımcı olur. Bu görevler ayrıntılı olarak yazılır ve belirli bir ekip üyesine atanır:

Yukarıdaki örnekteki ekip Trello kullanıyorsa yönetici, tasarımcının dosyasını belirli bir tarihe kadar yazılıma veya Dropbox gibi bir dosya paylaşım platformuna yüklemesini belirtebilir. Bu şekilde, tasarım bittiğinde tasarımcı, dosyayı paylaşılan bir klasöre yükleyene kadar görevinin tamamlanmadığını bilecektir. Tasarımcı, görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir ve yazılım, metin yazarını sayfanın başlığını yazmaya başlaması için bilgilendirir. Süreç, anlık mesajlaşma ve daha uzun görüntülü aramalar yoluyla check-in işlemlerini en aza indirerek projeye odaklanmak için zaman kazandırır.

Kulağa basit gelebilir, ancak son teslim tarihlerinin kaçırılmasıyla sonuçlanan barikatlar karmaşık bir çözüme ihtiyaç duymaz. Organize bir çözüme ihtiyaçları var. Her uzaktan çalışanın kendi araçları ve iş akışları, farklı zaman dilimleri olduğunda, görev yönetimi çözümleri uzak ekiplerin yolunda gitmesi için bir zorunluluktur.

6. Uzaktan işbirliği araçlarına yatırım yapmak

Evden çalışmaya başladıklarından beri, bilgi çalışanlarının neredeyse üçte ikisi işbirliği araçlarını kullanımlarını artırdı. Ancak iş için doğru işbirliği yazılımını bulmak her zaman kolay değildir.

Misal

Derinlemesine, yüz yüze toplantılar gerektiren departmanlarda, Zoom gibi güçlü bir video konferans çözümüne yatırım yapmak mantıklıdır. İçeriğe daha fazla güvenenler için, yorum yapmaya ve grup düzenlemeye izin veren Google dokümanlarına benzer araçlar daha kullanışlıdır.

Ancak, bir projeyi tamamlamak için yazarlardan, tasarımcılardan, geliştiricilerden, stratejistlerden ve hatta yöneticilerden girdi alınması gereken tasarıma odaklanan reklam departmanları ne olacak?

Genellikle, sayfa tasarımlarında ekip işbirliği, dağınık e-posta zincirleri ve işaretlenmiş ekran görüntüleri anlamına gelebilir. Instapage ile değil.

Bir ekiple tıklama sonrası açılış sayfaları oluşturmanız gerektiğinde Instapage İşbirliği Çözümü, her üyenin aynı sayfada gerçek zamanlı olarak çalışmasına olanak tanır. Sayfa öğelerini tasarlayın, kopyasını yazın, kodu düzenleyin, yorum bırakın ve bir yöneticinin onayına gönderin. Instapage işbirliği çözümünün üretkenliğinizi anında nasıl artırabileceği hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

7. Üretkenlik standardınızı yeniden değerlendirin

Mevcut uzaktan çalışma ortamı, kimsenin hazırlıklı olmadığı belirli bir olgunun sonucudur. Ekipler uzaktan çalışma için eğitilmedi, sistemler devreye alınmadı. Ve bu nedenle, uzaktaki bir ekibin üretkenliğinin geçişten önceki seviyelere ulaşacağını düşünmek gerçekçi değil. En azından kısa vadede.

Fazla çalışan ekipler tarafından üretkenlikteki bu açığın kapatılması, amaçlanan tersi etkiye sahip olacaktır. Gerçekleşme olasılığı daha yüksek olan şey, onları yakmanız veya düşmanca bir çalışma ortamı yaratmanızdır. Mevcut üretkenlik seviyelerini iyileştirmek her zaman kolay değildir. Bir yöneticinin mevcut üretkenlik ölçümlerini yeniden değerlendirmesi ve uzaktaki çalışanları işi yapmak için ihtiyaç duydukları şeylerle desteklemek için çalışması daha iyi olacaktır.

8. Çalışanlarınıza sizden neye ihtiyaçları olduğunu sorun

Uzaktan çalışan bir yöneticinin beklentileri, ortalama bir ofis yöneticisinden çok farklıdır. İnsan odaklı bir pozisyon olarak bir yönetici, iletişimin kolay olmadığı ve nadiren yüz yüze olduğu izole bir ortama geçişte sorun yaşayabilir.

Kendinizi yeni bir uzak ekibi yönetirken bulursanız ve onları nasıl destekleyeceğinizden emin değilseniz, yapabileceğiniz en kötü şey ne yaptığınızı biliyormuş gibi yapmak veya çalışanlarınızın ne istediğini bildiğinizi varsaymaktır. Her işletme farklıdır.

Birinin yeni yazılımdan yararlanabileceği yerde, bir başkası iş günü bittiğinde yeniden şarj olmak için daha katı sınırlara ihtiyaç duyabilir. Ekibinizin tam olarak neye ihtiyacı olduğunu bilmemenin yanlış bir tarafı yok. Onlara sormak, daha iyi uzaktan işbirliğine doğru ilerlemeyecek bir çözüm için kaynakları boşa harcamaktan daha iyidir.

Instapage'den bir kurumsal demo edinin

Uzak ekipleri desteklemenin en etkili yollarından biri, doğru uzaktan işbirliği araçlarına sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Instapage, her üç tür mesafenin neden olduğu siloları ortadan kaldırmak için yerleşik bir İşbirliği Çözümü ile birlikte gelir. Ücretsiz bir kurumsal demo talebinde bulunarak tıklama sonrası açılış sayfalarını her zamankinden daha hızlı oluşturarak tüm ekibinizi aynı sayfada nasıl toplayacağınızı öğrenin.