Uzaktan yönetim: Uzak bir ekibe liderlik etme konusunda ayrıntılı bir kılavuz

İster bir süredir uzak bir ekibi yönetiyor olun, ister ekibinizi uzaktan bir düzenlemeye geçirmeyi düşünüyorsanız, uzaktan çalışmanın ne kadar yaygın hale geldiğini muhtemelen fark etmişsinizdir.

Aslında, araştırmalar 40 milyondan fazla Amerikalının önümüzdeki beş yıl içinde tamamen uzak bir ortama geçme olasılığının yüksek olduğunu göstermiştir.

Bu nedenle, önde gelen uzak ekiplerin nüanslarında ustalaşan yöneticilerin başarılı olma olasılığı oldukça yüksek görünüyor.

Ancak, muhtemelen evden çalışma düzenlemesinin, özellikle ilk kez çalışmaya başlayanlar için, aşağıdakileri yapması gereken zorluklarla birlikte geldiğinin farkındasınızdır:

• Düzenlemek,
• Üstesinden gelmek,
• denetlemek,
• Uygulamak,
• iletişim kurun ve
• İlerlemeyi bildirin.

Ve tüm bunlar uzaktan…

Yine de, uzaktan çalışmanın zorluklarının yönetim tarzınızdan en iyi şekilde yararlanmasına izin vermenin yolları var - ve bu blog yazısı tam da bu yüzden burada.

Uzaktan yöneticilerin karşılaştığı en yaygın zorluklardan bazılarına göz atmaktan, ekibinizin iş akışında hasara yol açan uzaktan çalışmadan kaçınmanıza yardımcı olacak tüm stratejileri listelemeye kadar - bu uzaktan yönetim kılavuzu, ekibinizden bağımsız olarak ekibinizdeki en iyiyi ortaya çıkarmanıza yardımcı olacaktır. yer.

Uzaktan yönetim nedir?

Uzaktan yönetim, normal yönetime oldukça benzer, önemli bir farkla: yöneticiler ve çalışanlar dahil tüm ekip ofis dışında çalışır.

Yöneticiler, uzak bir ekipten sorumlu olurken, genellikle aşağıdakiler için farklı araçlara güvenirler:

• Görev atama,
• Takımlarının ilerlemesini takip edin,
• Ekip iletişiminin ve iş akışının sorunsuz çalışmasını sağlayın.

Uzak bir ekibi yönetmenin 5 zorluğu

Uzaktan çalışmanın bir takım zorlukları beraberinde getirdiğinin zaten hepimiz farkındayız.

Ancak, uzaktaki bir ekibi yönetirken görevlerinizi bitirmek, her gün üstesinden gelmeniz gereken bir dizi zorluğu ortaya çıkarır - ekibinizin ilerlemesini kolaylaştırmaya çalışmaktan acil bir görev aniden ortaya çıktığında onlara ulaşamamaya kadar. .

İstatistikler de umut verici gelmiyor. Yani, 4.000 anketörden oluşan bir araştırma örneği, uzak çalışanların %86'sının doğrudan iş arkadaşlarına bağlı hissetmesine rağmen, yalnızca %14'ünün merkezlerine bağlı olduğunu gösteriyor.

Ancak, tüm kıyamet ve kasvet değil.

Dünyanın dört bir yanından çoğu yöneticinin, CEO'nun, CMO'nun, kurucunun, kurucu ortağın ve diğer uzak profesyonellerin karşılaştığı zorlukların tam olarak belirlenmesi, her biri için uygun bir çözüm bulmaya yardımcı olabilir.

Zorluk 1: Denetim eksikliği

Uzaktan çalışmanın hem çalışanlar hem de yöneticiler için en büyük sorunlarından biri uzaktan denetim konusudur.

Yöneticiler genellikle çalışanların yeterince verimli olup olmadığı konusunda endişelenir ve hatta ekiplerinin ilerlemesini takip etmekte zorlanabilirler.

Bazen, görevlere yardım etmek ve sorunları tartışmak için kişisel olarak bir ekip üyesinin masasına gidemeyeceklerini düşünerek kendilerini huzursuz hissedebilirler.

Çalışanlar da yöneticileriyle yüz yüze görüşememenin sıkıntısını yaşıyor.

Bazen üretkenliklerini kanıtlamak için kendilerini baskı altında hissedebilirler, bu nedenle daha fazla çalışma eğilimi gösterirler ve kendilerini tükenmişlik gibi ciddi durumlara karşı riske atarlar.

2. Zorluk: İletişimde yanıt süresindeki gecikmeler

Doğal olarak uzaktan çalışmak, tüm iletişiminizin uzaktan yönetileceği anlamına gelir.

Bununla birlikte, fiziksel mesafe bazen daha yavaş bir yanıt süresiyle gelir - çünkü basit sorunların bile uzaktan sohbet yazılımı aracılığıyla ele alınması gerekir.

Dahası, güven sorunları tekrar su yüzüne çıkabilir ve yöneticiler hızlı bir yanıt alamamanın hayal kırıklığını hissedebilir.

Ayrıca, Swipecast.com'da Pazarlama Başkan Yardımcısı Lauren Mendoza'nın vurguladığı gibi, her yanıtı beklerken zaman kaybetmek için büyük bir potansiyel vardır:

“İletişimi verimli kılmak için kullanabileceğimiz birçok platform olduğunu bilsek de, bazen zaman bize karşı oynayabilecek bir faktördür. Ve hızlı yanıtlar istediğimiz için bazen bir mesaj ya da arama beklemek bizi çok fazla zaman tüketebilir."

PEO karşılaştırmasının İK yöneticisi Nelson Sherwin'e göre, sabırsızlık dışında, uzaktan iletişimdeki gecikmelerle ilgili en büyük sorun yöneticilerin kendileri:

“Uzaktan yöneticiler, çalışanlarına iyi bir iletişim oyunu konuşabilirken, birkaçından fazlası vaaz ettiklerini uygulamıyor. Başarılı bir şekilde "uzaktan kumanda" etmek, tamamen farklı türde bir canavarla uğraştığınızı anlamanızı gerektirir. Merkezi bir ofis ortamında hafife alınan tüm küçük etkileşimler ortadan kalkar. Tek iletişim türü, kurduğunuz ve kullandığınız şeydir.”

Güvenebilecekleri bir iletişim yazılımı seçmek için zaman ayırmanın yanı sıra, uzaktan iletişim kuran yöneticilerin, iletişim boşlukları için bir geçici çözüm bulmaları ve sağlıklı bir iş akışı sürdürmeleri gerekir.

3. Zorluk: Yüz yüze günlük toplantıların eksikliği

Ofiste, muhtemelen düzenli olarak haftalık toplantılarınız veya günlük stand-uplarınız oldu. Ancak artık sadece hızlı bir mesaj gönderip tüm takım arkadaşlarınızı birkaç dakika içinde konferans odasına çağıramayacaksınız.

Doğal olarak, ilk çözümünüz düzenli olarak çevrimiçi görüntülü toplantılara ev sahipliği yapmak olacaktır.

Ancak, 80 çalışanı olan tamamen uzaktan çalışan bir şirket olan Team Building'in CEO'su Michael Alexis'e göre, çevrimiçi toplantılar bile daha büyük ekipler için sorunlu olabilir:

“Konferans görüşmelerinizde çok fazla kişi varsa, tüm seslerin duyulmama riski vardır. Bu, teknolojideki gecikmelerden veya bazı katılımcıların fikirlerini paylaşmak için algılanan alan eksikliğinden kaynaklanabilir.”

Ayrıca, hızlı bir arama planlamak, genellikle farklı saat dilimlerinde çalışan ekipler için önemli bir zorluk teşkil eder ve bu da uzaktaki ekip üyeleri arasındaki iletişim boşluğunu daha da genişletebilir.

Zorluk #4: Yapılandırma çalışmasıyla ilgili zorluklar

Uzak bir ayara geçerken iş akışınızı korumak, ele alınması kolay bir görev gibi görünebilir. Fotokopi makinesinin sesini arkanızda bırakıp konuşkan iş arkadaşlarınıza veda ettiğinizde, en üretken benliğinize dönüşmek üzere gibi görünebilir.

Yine de, ev ofisinizi kurar kurmaz, dikkat çekmek isteyen evcil hayvanlardan iş alanınıza konuşmak için gelen ortaklara, ebeveynlere, kardeşlere veya oda arkadaşlarına kadar farklı ev dikkat dağıtıcı unsurlarla nasıl başa çıkacağınızı bulmanız gerekebilir.

Beklendiği gibi, ekibinizdeki birçok kişi, iş arkadaşlarının ve yöneticilerinin fiziksel varlığından sorumlu tutulmadıkları için, evdeki diğer dikkat dağıtıcı şeyler tarafından da cezbedilebilir. Ve bu artan erteleme potansiyeli, bir yöneticinin çalışanlarını düzgün bir şekilde yönetme becerisini engelleyebilir ve bu da çok fazla yapılandırılmamış çalışmaya ve zaman kaybına yol açabilir.

Zorluk #5: Akıl sağlığını etkileyen izolasyon

Ankete katılan 2.118 çalışandan %61'i uzaktan çalışma deneyimlerini olumlu olarak tanımlasa da, %21'i değişen çalışma koşullarının en büyük dezavantajı olarak izolasyon ve sosyal bağlantı eksikliğini belirtiyor.

Tüm ekip neredeyse her gün ofisteyken, herkes geveze atmosferin meyvelerini toplayabiliyordu.

Ancak artık birçoğu profesyonel yaşamlarının sosyal merkezinden uzakta çalışmak zorunda kalabileceğinden, izolasyon ve yalnızlık devreye giriyor.

Bu sorun öncelikle, doğası gereği pillerini başka insanlarla birlikteyken en iyi şekilde şarj eden dışadönükleri etkiler. Ancak nihayetinde, tecrit ve yalnızlık, pillerini daha “içsel” yeniden şarj etme araçlarına rağmen, ortamdakileri ve içe dönükleri de etkilemeye başlar.

Doğal olarak, bu sorun doğru bir şekilde ele alınmazsa, takımınızın performansında gözle görülür bir düşüşle birlikte ciro oranında artışa bile yol açabilir.

Başarılı uzaktan yönetim için 19 ipucu

Yan yana çalışmaktan uzak bir ortama geçmenin tamamen yeni bir yönetim yaklaşımı gerektirdiğinin muhtemelen farkındasınızdır. Ancak bazen liderler, özellikle de üstesinden gelmeleri gereken kendi görevleri olduğunda, ekip üyelerinin günlük sorunlarına yönelik en basit ama en etkili çözümleri gözden kaçırma eğilimindedir.

Bu nedenle, ekibinizin şahsen birlikte olmamalarına rağmen hem bağlantılarını hem de üretkenlik düzeylerini korumanıza yardımcı olmak için en iyi uzaktan yönetim stratejilerini keşfetmek için uzmanlara ulaştık.

1. İpucu: Mikro yönetimi unutun

Ekibinizin üzerinde çalıştığı her görevi izleme tuzağına düşmek cazip gelse de, bu fikri yeniden gözden geçirmek isteyebilirsiniz.

Yani araştırmalar, anketörlerin %69'unun mikro yönetim nedeniyle işlerini değiştirmeyi düşündüklerini, %36'sının ise bu nedenle işlerini gerçekten değiştirdiğini gösteriyor.

Çalışanların bir güvensizlik atmosferine veda etme olasılıklarının daha yüksek olmasının yanı sıra, çalışanlarınızın yaptığı her küçük seçimi gözden geçirmek, sessizce işten ayrılmalarına bile yol açabilir - yani, her gün en azını yapacakları anlamına gelir.

LetMeBank'ın CMO'su Morgan Taylor, mikro yönetimin asla gidilecek yol olmadığını ima ederek aynı fikirde:

"En büyük zorluk, herkesin yapması gerekeni yapmasını sağlamak ve bunu yaparken onları mutlu etmektir. İnsanları yapmaları gereken şeyi yapmaya devam ettirmenin en iyi yolunun aslında geri çekilmek ve işleri kendileri için en iyi olan şekilde yapmalarına izin vermek olduğunu buldum. Hepsi kendi evlerinde, kendi benzersiz koşullarıyla birlikte olduklarından, genellikle içinde bulundukları duruma en iyi nasıl uyum sağlayacaklarını bildiklerini ve prosedürde çok katı olmak, aslında düzeltmekten daha fazla soruna neden olur.

Bu nedenle, tüm konularda son kararı vererek enerjinizi boşa harcamak yerine aşağıdakileri yapın:

• İşyerinde güven oluşturmak için farklı stratejileri gözden geçirmek için biraz zaman ayırın,
• Yetkilendirme becerilerinizi geliştirmeye odaklanın,
• Bir görev tahsis etmeden önce net beklentiler belirlemeye çalışın.

2. İpucu: Hesap verebilirlik oluşturmaya odaklanın

Ofis kapılarımızı kapatır kapatmaz bırakmamız gereken bir alışkanlık olan mikro yönetimin aksine, hesap verebilirlik asla modası geçmeyen bir erdemdir.

The Word Counter'ın kurucusu ve CEO'su Kevin Miller, ekiplerimizi yüz yüze denetleyemediğimiz zamanlarda hesap verebilirliğin önemini vurgulayarak aynı fikirde:

“Check-in zamanları oluşturmak ve net çıktılar atamak, hesap verebilirlik açısından çok yardımcı oldu. Bir proje yönetim aracında işleri takip ve organize etmek için atanan her göreve sahibiz. Ayrıca günlük 10.00 PST'de stand-up toplantıları yapıyoruz. Bu toplantılarda dün ne yaptığımızı, bugün ne üzerinde çalıştığımızı tartışıyor ve yaşadığımız sorunları konuşuyoruz. Tüm toplantılarımız, herkesin hesap verebilir olmasına da yardımcı olan Zoom üzerinden gerçekleştirilir.”

Araştırma, hesap verebilirliğin oluşturulmasının iş performansını iyileştirmenin anahtarı olduğu iddiasını desteklemektedir. Yani, Amerikan Eğitim ve Geliştirme Derneği (ASTD) tarafından yapılan bir araştırma, birisine bir hedefe ulaşacağınız konusunda söz vermenin, aslında bunu yapma şansınızı %65'e çıkardığını bulmuştur.

3. İpucu: Hedefleri izlemek için Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) kullanın

Görevleri tahsis etmeden hemen önce net ve tanımlanabilir hedefler belirlemek için yeterli zaman ayırmazsanız, beklentilerinizi karşılamayan sonuçlarla karşılaşma ihtimaliniz yüksektir.

Bununla birlikte, kesin hedefleri tanımlamanın öneminin farkındaysanız, ancak hedefleri değerlendirmek için net bir sistem oluşturmadıysanız - düşük performans ve motivasyon eksikliği ile uğraşmak zorunda kalabilirsiniz.

Atlanta House Buyers'ın sahibi Shawn Breyer, insanların işlerinde ne kadar iyi ilerlediğini belirlemek için ölçülebilir metriklerin uygulanmasını öneriyor:

“ Anahtar Performans Göstergelerini (KPI'lar) takip ederek onları sorumlu tutmakla uzaktan çalışan ekibimize uyum sağlamak daha kolay oldu . Her hafta, her üyenin KPI'larını gözden geçirmek için tam bir ekip toplantısı yapıyoruz. Listeyi incelerken her üyeye hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını soruyoruz. Cevaplar açıklama yapılmadan “Evet” veya “Hayır” olmalıdır. Tüm ekip üyelerinin belirli bir hedefe ulaşmama eğilimi varsa, o zaman evden çalışırken hedeflerine ulaşabilmeleri için hangi kaynakların sağlanması gerektiğini tartışırız . ”

Doğal olarak, çalışanların ilerlemelerini değerlendirme ve takip etme sistemine aşina olduklarından emin olduğunuzda, motivasyonlarını korumak ve onları başarıya yönlendirmek çok daha kolay olacaktır.

4. İpucu: Ekibinizin ilerlemesini izlemek için uygulamaları kullanın

Yüz yüze etkileşim eksikliği genellikle yöneticilerin ekip üyelerinin mesai saatleri içinde kendilerine verilen görevler üzerinde çalışıp çalışmadıklarını sorgulamalarına yol açar.

Bazen, ekiplerinin ilerlemesini takip etme yeteneğinden bile yoksun olabilirler, bu da daha fazla soruyu gündeme getirebilir ve mikro yönetime geçme şansını artırabilir.

Yine de, coğrafi mesafeye rağmen ekibinizin iş akışını takip etmenin yolları var.

Ekip üyelerinizden bazılarının mesai saati dışında çalıştığı düşüncesi sizi rahatsız ediyorsa, ekibinizin üretkenliğini analiz etmenize olanak tanıyan bir zaman izleme uygulaması kullanmak harika bir başlangıç ​​noktası olabilir.

Ekibinizi çalışma saatlerini takip etmeye teşvik ederek, takip edilen süreye göre raporlar oluşturabilecek ve uygulamanın “Gösterge Tablosu” bölümüne göz atarak ekip üyelerinizin şu anda ne üzerinde çalıştığını anında görebileceksiniz.

Ekiplerinizi ve projelerinizi uzaktan yönetmek için görevlerinizin ve projelerinizin durumunu takip etmenizi ve ekibinizin ilerlemesinden her zaman haberdar olmanızı sağlayan bir proje yönetim aracını kullanabilirsiniz.

İpucu #5: Anlayışlı ve sabırlı olun

Uzak ekip üyeleriniz, ekip sohbet mesajlarınıza hemen yanıt vermiyorsa, çoğu zaman bu endişelenecek bir durum değildir.

Yanıtı beklerken sabırlı olmaya ve programınızdaki farklı bir öncelikli göreve odaklanmaya çalışın.

Gecikme daha uzunsa ve bir ilerleme raporu veya farklı türde önemli bir yanıt bekliyorsanız, uzaktaki çalışanınızın siz sormadan bile gecikme için uygun bir açıklama yapma olasılığı vardır.

Ne de olsa araştırmalar, yüksek güvene sahip kuruluşların stratejilerini uygulamada düşük güvene sahip kuruluşlara göre çok daha başarılı olduğunu gösteriyor. Ayrıca, onlara güvendiğinizi hisseden çalışanlar, muhtemelen bu güveni haklı çıkarmayı amaçlayacak ve mümkün olan en kısa sürede yanıt vermek için çaba göstereceklerdir.

6. İpucu: Ulaşılması kolay olun

Uzaktan iletişimin gelişmesi için Nelson Sherwin, yöneticilerin oyunlarını geleneksel bir ofiste olduğundan daha fazla hızlandırmaları gerektiğine inanıyor:

“Bir yöneticinin, ekip üyelerinin tüm farklı iletişim modlarını kurduklarından ve aktif olduklarından GERÇEKTEN emin olması gerekir. Ama bu işin kolay kısmı. Aynı yönetici için daha zor olan şey, iş günü boyunca ortaya çıkan herhangi bir soru için kendisini uygun hale getirmektir. Bu, tüm gün ekranınızda beliren bildirimler ve makul bir zaman dilimi içinde çevrimiçi olmaya ve sorularla ilgilenmeye istekli ve yetenekli olmak anlamına gelir. Aksi takdirde çalışanlar sormayı bırakır, geri çekilmeye başlar ve o zaman moral probleminiz olur.”

Ama La Vida'nın CEO'su ve Kurucu Ortağı Nicole Wood, kendinizi kolayca erişilebilir kılmanın yanı sıra , ekibinize kolayca erişebileceğinizi bilmenin önemini vurguluyor:

“Ekip üyelerinize, resmi bire bir görüşmenin size sorularla gelmesini beklemeleri gerekmediğini açıkça belirtin. Moral, kişisel taahhütler, iş ilerlemesi ve bu ortamda nasıl daha iyi işbirliği yapılacağı gibi konuları bire bir görüşmenizde hiç olmadığı kadar bilinçli olun.”

Ekip üyelerinizin endişeleri için her zaman orada olduğunuz mesajını aldıklarından emin olmak için ayda bir günü yalnızca sıradan bire bir toplantılara ayırarak başlayın.

Zamanınızın bir kısmını ekibinize ayırarak şunları yapacaksınız:

• Takımınızın moralini önemli ölçüde iyileştirin,
• Çalışanların elde tutulmasını sağlamak ve
• Ekip üyelerinizle bağlarınızı güçlendirin.

7. İpucu: Yöneticilerinizi uzaktan iletişim konusunda eğitin

Tüm ekip iletişiminizi çevrimiçi bir platforma taşır taşımaz, herkesin bu duruma düşme şansını artırırsınız.

• yanlış anlamalar,
• iletişimsizlik,
• İletişim arızaları.

Ancak, mesafenin ekibinizin mesajlarından en iyi şekilde yararlanmasını önlemek için örnek olun.

Şöyle ki, WikiLawn Operasyon Direktörü Jennifer Walden, yöneticilerin uzaktan iletişim konusunda eğitilmesinin ve kendilerine rapor veren kişilerle iyi bir ilişki kurmalarının önemini vurguluyor:

“Ara sıra raporlarını ve e-postalarını çekmeleri yeterli değil. Metin sohbeti veya ideal olarak sesli veya görüntülü konferans yoluyla iletişim halinde olmaları gerekir. Yöneticileri bir an önce eğitmeye başlayın ve bu ekipmanın kullanımı konusunda raporlarını eğitmelerine izin verin.”

Yönetim, sanal iletişim araçlarını iş akışlarına dahil etmek için çaba sarf ederken, fiziksel bir ofisten sanal bir ofise geçmek daha az zorlaşıyor. Ekibiniz yeni çalışma koşullarına uyum sağlamaya daha hazır hissedebilir.

8. İpucu: Aceleniz olduğunda görüntülü toplantıya gidin

Ekip sohbeti uygulamanızda yanıt beklemeye hâlâ alışmadıysanız, işleri hızlandırmak için her zaman hızlı bir görüntülü aramayı tercih edebilirsiniz.

Lauren Mendoza, görüntülü toplantıların genellikle yazılı bir yanıt beklerken harcadığımız zamana harika bir çözüm olabileceğini öne sürüyor:

“Tüm ekibin toplandığı her toplantı, işinizde aşağıdaki adımların neler olduğu konusunda kafanızı net ve net hale getirmek için çok soru sorun ve tüm şüpheleri ortadan kaldırın. Bu şekilde, e-postayı kullanmanız için gereken süreyi kısaltacaksınız."

Ancak, görüntülü arama seçeneğini aşırı kullanmamaya dikkat edin. Yakınlaştırma yorgunluğu hala bir şeydir ve ekip üyelerinizin enerji seviyeleri ve gün boyunca odaklanma yetenekleri üzerinde büyük bir etkisi olabilir.

9. İpucu: Çevrimiçi konferans araçlarınızdan en iyi şekilde yararlanın

Michael Alexis, optimal görüntülü toplantılar için çok fazla kişiye sahip olma sorununun en iyi nasıl çözüleceğinden bahsederken, popüler bir çevrimiçi konferans sisteminde bulunan harika bir özelliğin kullanılmasını öneriyor:

“Tüm katılımcılar için büyük toplantılarda alan yaratmak için Zoom'un “ara odalarını” kullanın. Sanal bir ara odasında, toplantının moderatörü belirli bir konuyu tartışmak için insanları küçük gruplara ayırabilir ve daha sonra fikirlerini daha büyük bir grupla paylaşmak için onları geri çağırabilir."

Birçok konferans aracı ayrıca, çoğu uzaktaki çalışanın sanal toplantıdan sonra sanal toplantıya katılmaktan her gün yaşadığı bilişsel aşırı yükü ve göz yorgunluğunu azaltabilen bir sesli arama seçeneğiyle birlikte gelir.

10. İpucu: Çevrimiçi toplantılar için net kurallar tanımlayın

Video konferans için temel kurallar belirlemek, güçlü çalışan moralini korumanın anahtarıdır.

Çevrimiçi toplantı görgü kuralları olmadan, bazı ekip üyeleri çevrimiçi sohbet sırasında herhangi bir noktada araya girmekte özgür olabilir. Bu olduğunda, ekibin geri kalanının konuşma şansı bulamama ve hatta görüşlerine yeterince değer verilmeyebileceği gibi görüşmeden ayrılma olasılığı vardır.

The Slumber Yard'ın eski COO'su Matthew Ross, görüntülü toplantılar için açık kurallar getirilmesi gerektiğine inanıyor:

“Çalışanlarımızdan bir soru ya da ifadeleri olduğunu belirtmek için sadece ağzını açık bırakmak yerine sohbet işlevini kullanmalarını istiyoruz. Birden fazla çalışan görüntülü görüşmedeyken, herkesin birbiri üzerine konuşması bir kabus olabilir. Yönergelerimizi izleyerek, aramanın yapılandırılmış ve organize bir şekilde ilerlemesini sağlıyoruz. Ayrıca çalışanlarımız, birisi konuşmayı bitirdikten sonra araya girmeden önce iki tam saniye bekler. Bu, video konferans yazılımına yetişmesi için zaman verir. Herkes hemen konuşmaya başlarsa, sistemdeki gecikmenin telaşlı ve verimsiz bir çağrıya yol açabileceğini fark ettim.”

Muhtemelen görüntülü toplantı görgü kuralları hakkında bir kural kitabı hazırlamanız gerekmeyecek olsa da, net sınırlar belirlemek, sağlıklı bir uzaktan çalışma ortamının temelini oluşturacaktır.

11. İpucu: İş akışlarınızı çevrimiçi çalışacak şekilde ayarlayın

Hızlı bir soru için iş arkadaşlarımızın ofis kapılarını çalmaya veda ettiğimizden, çalışmalarımızın sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için araçlarımızdan en iyi şekilde yararlanmamız çok doğal.

Jennifer Walden, ekibin işbirliği yapmasına ve ayrıca belge alıp göndermesine yardımcı olacak modern bir çevrimiçi sistem oluşturmayı önerir:

"Sürüm kontrolüne ihtiyacınız varsa, kesinlikle bu sefer çalışır durumda bir SVN edinin. Aksi takdirde bulutu kullanın. G-Suite birçok şirket için iyi çalışıyor ve biz de bunu kullanıyoruz. Ardından, Google Hangouts (G-Suite ile entegre), Zoom veya ekran paylaşımına ve açıklama eklemeye izin veren başka bir yazılım aracılığıyla açık olan bu dosyalarla iletişim kurabilirsiniz.

Çoğu işbirliği aracı, gerçek zamanlı bildirimler almanıza, ekibinizle sohbet etmenize ve görevler atamanıza olanak tanır. Bu, birlikte gelen seçenekler özellikle dağınık ekipler için tasarlandığından iş akışınızı kolaylıkla yönetmenize yardımcı olabilir.

12. İpucu: Günlük check-in sistemi uygulayın

Günlük check-in sistemi uygulamak, yalnızca şeffaf bir çalışma ortamı oluşturmak için gerekli değildir, aynı zamanda çalışanlardan geri bildirim almak ve iş akışınızı buna göre yeniden yapılandırmak için de faydalıdır.

Matthew Ross, e-postaların günlük check-in sistemi uygulamanıza yardımcı olmada yararlı olabileceğini öne sürüyor:

“Uzaktan yöneticilere, bireylerle günlük bir check-in sistemi uygulamasını şiddetle tavsiye ederim. Kişinin size o gün için ne üzerinde çalıştığını ve zamanını nasıl ayıracağını anlatan bir e-posta göndermesini isteyin. Bu şekilde, kolayca devreye girip önerilerde bulunabilir veya tekerleklerini döndürmemelerini ve zaman kaybetmemelerini sağlamak için yeni bir göreve geçmelerini söyleyebilirsiniz . Günün sonunda, yöneticilerin verimli bir şekilde ilerlemeye devam etmelerini sağlamak için uzaktaki çalışanlarla ilgilenirken reaktif değil proaktif olmaları gerekiyor.”

Ekibinizle bağlantıda kalmak için çaba sarf ederek, olası sorunları ortaya çıkar çıkmaz çözebilecek ve ekibinize mesafeye rağmen orada olduğunuzu bildirebileceksiniz, böylece yardım için size dönebilecekler.

13. İpucu: Uzaktan çalışmayı önceden kolaylaştırın

250'den fazla kuruluşun operasyonlarını iyileştirmesine yardımcı olan Clairly Creative International'ın baş iş danışmanı Clair Kim, en başından itibaren çeşitli uzaktan çalışma süreçlerini düzene koymayı düşünmeyi öneriyor:

“Ekip habercisine ilişkin iletişim yönergelerinden”, proje yönetim sürecinden, bilgi yönetimi belgelerinin sık gözden geçirilme sürelerinden, otomatik check-in ve geri dönüş standartlarından, nasıl iletişim kurduğumuzun ve her bir görevi nasıl yönettiğimizin tamamen kolaylaştırıldığından emin oluyoruz. Bu, sorunların çoğunu ortadan kaldırır!”

Ayrıca, uzak ekibinizin iş akışını düzene sokmak, özellikle yeni ekip üyelerini karşılarken yararlıdır. Açıkça özetlenen planlar ve süreçler geliştirdiğinizde, işe alım sürecini hızlandırır ve yeni işe alınanların takıma çok daha hızlı entegre olmasına yardımcı olursunuz.

14. İpucu: Ofis programınıza bağlı kalın

Uzak bir ortama geçiş yaparken, yöneticilerinden uygulamalı bir tarza alışmış olan çalışanlar, işlerini düzgün bir şekilde yapılandırma becerisinin eksikliğiyle baş edebilirler.

Bu sorunla başa çıkmalarına yardımcı olmak için Jennifer Walden, ofisten ilham alan eski çalışma rutininin en azından bir kısmını korumayı öneriyor:

"Bu sorunun etkilerini azaltmak için eski rutinleri - aynı toplantı saatleri, aynı son tarih yapısı vb. - devam ettirmeye çalışın."

Uzaktan çalışmanın doğası gereği ekip üyelerinizin ofis rutinlerinin genellikle yeniden ayarlanması gerekir. Ancak yeni bir bağlamda eski alışkanlıklarınıza ayak uydurmaya çalışmak, ekibinizin de aynısını yapmasına yardımcı olacaktır.

Bilim, alışkanlıklarımızın büyük ölçüde bağlama bağlı olduğunu gösterdiğinden, ekibinize ofiste alıştıklarına benzer çalışma koşulları sağladığınızda, değişikliğe rağmen üretkenlik düzeylerini koruma olasılıkları daha yüksek olacaktır. .

İpucu #15: Ekibinizin evdeki dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmasına yardımcı olun

Çalışanlarınızın işlerini düzgün bir şekilde yapılandırma şanslarını artırmak için bunu iyi yapılandırılmış bir çalışma ortamında yapmaya çalışmalılar.

Tam da bunu başarmalarına yardımcı olmak için bazı işaretçiler önerebilirsiniz:

• Özel iş istasyonları kurun . Bazı insanlar, tüm evden çalışma görevlerini yürütmek için kullanmak için (bu ideal olsa da) ayrı, boş bir odaya sahip değildir. Ancak herkes küçük, sağlam bir masa ve sandalye ile bir “ofis köşesi” yaratabilir.
• Kendimi arka plan gürültüsünden soyutlarım . Çalışanlar basitçe kulaklıklarını takabilir (gürültü önleyici bir çift idealdir, ancak normal bir çift uygundur), çevrimiçi bir gürültü üretecini açabilir, üretkenlik dostu bir müzik seçebilir ve işine odaklanabilir.
• Bir web sitesi engelleyici kullanın . Sosyal medya platformları, işi evden yapılandırmanın güçlü bir düşmanı olabilir (ve bunlar buzdağının sadece görünen kısmıdır). Bu nedenle, çalışma saatlerinde çevrimiçi dikkat dağıtıcı şeylerden uzak durmalarına ve işlerine odaklanmalarına yardımcı olmak için çalışanlarınıza bir web sitesi engelleyici önerebilirsiniz.

İpucu #16: Ekip olarak çevrimiçi sosyalleşin

Çalışanların bağ kurabileceği ve anlamlı bağlantılar oluşturabileceği olumlu çalışma kültürlerinin hem güvenlerini hem de iş performanslarını olumlu yönde etkilediği bir sır değil. Yine de, bağlantıyı uzak bir ortamda sürdürmek dikkatli bir planlama gerektirir.

Talk Travel App CEO'su Saurabh Jindal, arada bir çevrimiçi olarak bir araya gelmeyi öneriyor:

“Ekip bağını artırmak için iş arkadaşlarınızla düzenli olarak görüşmeye çalışın ve iş dışındaki konuları tartışın. Düzenli olarak ekip öğle yemekleri ve ekranları paylaştığımız oturumlar yapıyoruz ve başkalarını iş istasyonlarımıza ve günlük yaşamımıza davet ediyoruz. Bunlar genellikle neşeli anlar ve buzları kırmaya ve iyi bir takım kültürü oluşturmaya yardımcı oluyor.”

Prezi'nin Küresel Pazarlama Direktörü Spencer Waldron, bu tür çevrimiçi toplantılara yaratıcılık getirmeyi öneriyor:

"İster arkadaşlarınızla bağlantı kuruyor, ister iş arkadaşlarınızla bağlantı kuruyor olun, içeriğinizi etkileşimli hale getirmeye ve insanlarla bağlantı kurmanın yeni, yaratıcı yollarını bulmaya yardımcı olmak için video araçlarını kullanın. Örneğin, bunu temalı bir bilgi yarışması veya pub sınavı, sanal kitap kulübü veya "iki gerçek ve bir yalan" gibi oyunlar düzenleyerek yapabilirsiniz. Meslektaşlarınızla daha hafif düzeyde bağlantı kurmak, ekibinizin bağını güçlendirmeye yardımcı olur ve genel verimliliğini artırabilir.”

İş ilişkilerini besleme süreci, özellikle birlikte eğlenmeyi gerektiriyorsa, çalışanların amaç duygusunun anahtarıdır. Bu nedenle, sanal takım bağlama oyunlarını veya bir sohbet için bir araya gelmeyi içeren takım ritüelleri geliştirmek asla kötü bir fikir değildir.

17. İpucu: 1'e 1 sosyalleşmeyi teşvik edin

Belki 'soğutucu sohbet' ifadesi kulağa bayat bir klişe gibi gelebilir, ancak uzaktan çalışmaya geçtikten sonra küçük bir konuşma yapma seçeneği olmadan, ekip üyeleriniz önemli bilgileri kaçırdıklarını hissedebilirler - özellikle de bu alışılmadık bir durum olmadığı için küçük bir konuşmanın ciddi bir iş tartışmasına dönüşmesi için.

Spencer Waldron, evden çalışırken bu tür bir sosyalleşmeyi kolaylaştırmanın önemini de vurguluyor:

“Normalde bir ofis ortamında yapacağınız gibi, planlanmış ekip toplantılarının dışında iş arkadaşlarınızla bağlantı kurmak için çaba sarf etmek önemlidir. Prezi'de farklı ekipler, herkesin gelip orada biriyle buluşabileceği veya öğle yemeği veya diğer molalarda iş arkadaşlarıyla bağlantı kurmak için ziyaret edebileceği Sanal Lobi işlevi gören açık bir video toplantı odasına sahiptir. İş arkadaşlarınızla görüşmek veya işle ilgili olmayan konuları tartışmak için sanal kahve sohbetleri veya su soğutucusu molaları planlamak, ekibinizin bağını güçlendirmeye yardımcı olmanın harika yollarıdır.”

Yöneticiler genellikle yeni çalışanların sosyalleşmesine yardımcı olmak için daha fazla enerji harcarlar. Ancak, tüm ekip için çalışabilecek bir iş arkadaşı sistemi geliştirmek, ekibinizi daha bağlantılı olmaya teşvik etmeye başlamanın harika bir yoludur.

İpucu #18: Ekibinize önem verdiğinizi gösterin

İnsanların sadece yaptıklarına odaklanmak yerine evden çalışırken nasıl yaptıklarına ilgi göstermek, izolasyon hissini hafifletmenin anahtarıdır.

Yakın zamanda tüm ekibini uzaktan çalışmaya geçirmek zorunda kalan SaveMyCent'in kurucu ortağı Milos Djordjevic, ekibinize önemsediğinizi bildirmenin önemi konusundaki bakış açısını paylaşıyor:

“Tanıttığım şeylerden biri düzenli sabah check-in. Hepimiz yarım saat Zoom'da buluşuyoruz ve bu toplantının işle alakası yok. Sıradan bir atmosfer sağlamaya çalışıyorum ve insanlarla gerçekten konuşuyorum ve nasıl olduklarını görüyorum. Şimdiye kadar bu sabah kahveleri sayesinde birkaç sorunu tespit edebildim.”

Spencer Waldron, her görüntülü toplantıda ekip üyeleriniz arasındaki durumu da gözlemlemeniz gerektiğini ekliyor:

“Bu hem sanal hem de yüz yüze toplantılar için geçerli olmalı, ancak şu anda özellikle önemli. İnsanlarla görüşerek, odayı ölçerek ve herkesin yüz ifadelerini ve beden dilini not ederek bir arama başlatın. Kimin kamerası yok? Belki birisi kötü bir gün geçirmiş, tartışmış ya da içeride yaşamla mücadele ediyor - tüm bunlar toplantıyı etkileyecek, bu yüzden görünmeyen şeylere karşı duyarlı olun.”

Sağlıklı bir evden çalışma ortamı oluşturmak, uzak bir iş akışı oluşturmaktan daha fazla çaba gerektirdiğinden, her zaman insanların mücadelelerini düşünmeye çalışmak ve buna göre hareket etmek çok önemlidir.

İpucu #19: İşlemleri otomatikleştirin

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Pazarlama operasyonlarını otomatikleştirmek için harika uygulamalar

• HubSpot'un Pazarlama Yazılımı , e-posta ve sosyal medya pazarlamasını otomatikleştirmenize, yatırım getirisini izlemenize, açılış sayfaları oluşturmanıza ve daha pek çok şeye yardımcı olabilecek bir pazarlama otomasyon aracıdır.
• Buffer , sosyal medya hesaplarını yönetmeye yardımcı olan bir sosyal medya aracıdır. Sosyal medyada planlayın ve otomatik olarak yayınlayın ve ardından sonuçları takip edin ve analiz edin.
• Cobiro , Google reklamlarını yönetmek için bir AI aracıdır. Kişiselleştirilmiş pazarlama planları oluşturun ve izleyin, pazarlama kampanyaları tasarlayın ve uygulayın (Google veya Facebook'ta) ve ardından kampanyalarınızın ve reklamlarınızın başarısını platformun "Kontrol Paneli" bölümünde takip edin ve analiz edin.
• Marketo , e-posta pazarlama kampanyalarını yönetmenize, açılış sayfaları ve formlar oluşturmanıza, kanallar arasında kişiselleştirilmiş mesajlar göndermenize ve pazarlama analitiği gerçekleştirmenize yardımcı olacak eksiksiz bir pazarlama otomasyon aracıdır.
• Mailchimp , e-posta kampanyaları yürütmenize, bireysel e-posta aboneleri için analizler elde etmenize ve hatta açılış sayfanızı oluşturmanıza yardımcı olan bir pazarlama otomasyon platformudur.
• Zalster , Facebook, Pinterest, Google ve Instagram reklamları için kararları otomatikleştirmeye ve optimize etmeye yardımcı olan e-ticaret büyümesine yönelik bir pazarlama otomasyon aracıdır. Gönderilerinizi planlayın, öne çıkarın ve kampanyanızın bütçesinin dağılımını optimize edin.

Satış süreçlerini otomatikleştirmek için harika uygulamalar

• HubSpot Sales , satış süreçlerini takip etmeye ve kolaylaştırmaya, anlaşmalarınızın durumunu takip etmeye, satış aktivitelerini düzenlemeye ve kişiselleştirilmiş erişimi otomatikleştirmeye yardımcı olan bir e-Ticaret sistemidir.
• Salesforce , mevcut müşteriler, potansiyel müşteriler ve ortaklarla bağlantı kurmaya yardımcı olan bulut tabanlı bir müşteri ilişkileri yönetimi hizmetidir. Kişilerinizi yönetin, yeni satış fırsatları bulun ve onaylanmış şablonların PDF'lerinin müşterilere e-posta ile otomatik olarak gönderilmesini sağlayın.
• Pipedrive , olası satışları düzenlemeye yardımcı olmayı amaçlayan bulut tabanlı bir CRM ve işlem hattı yönetim sistemidir. Tekrarlayan satış görevlerini otomatikleştirin, olası aramaları otomatik olarak izleyin ve anlaşma takiplerini otomatikleştirin.
• Reply.io , bir dizi manuel satış görevini otomatikleştirmenize yardımcı olmak için tasarlanmış bir satış otomasyon yazılımıdır. Kişisel e-postaları, takipleri ve sosyal temas noktalarını otomatikleştirin ve ardından potansiyel müşterilerinizin faaliyetlerine dayalı olarak önerilen eylemleri gerçekleştirin.
• sosyal yardım tüm satış aktivitelerinizi düzenlemenize, ayrıntılı veri ve metrikler elde etmenize, yeni müşteri adaylarını hızlı bir şekilde takip etmenize ve daha pek çok şeye olanak sağlayan bir satış otomasyon aracıdır.

BT süreçlerini otomatikleştirmek için harika uygulamalar

• Selenium , web uygulamalarını test etmek amacıyla otomatikleştirmek için taşınabilir bir çerçevedir. Seçilmiş testleri çalıştırın veya tüm testleri çeşitli web tarayıcılarında, farklı programlama dillerini kullanarak ve çeşitli işletim sistemleri için çalıştırmayı seçin.
• Docker , testleri yalıtılmış bir ortamda çalıştırarak ve üçüncü taraf uygulamalarla entegre ederek geliştirme süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olan bir uygulama geliştirme sistemidir. Otomatikleştirilmiş derlemeler kurun, bunları özelleştirin ve ardından yapıları test etmek için Docker belgelerinden çeşitli otomatikleştirilmiş depo testleri kullanın.
• Ansible , bulut provizyonunu, uygulama dağıtımını ve diğer BT süreçlerini otomatikleştiren açık kaynaklı bir BT otomasyon yazılımıdır. Altyapınızı oluşturun ve paylaşın, farklı kullanım durumları için benzersiz iş akışları oluşturun, sorunları bir kez çözün ve ileride kullanmak üzere ekibinizle paylaşın.
• RunDeck , bireylerin ekiplerine anlık isteklere ve olaylara hazır yanıtlar vermelerine yardımcı olmayı amaçlayan otomatikleştirilmiş runbook'ların açık kaynaklı bir koleksiyonudur. İş akışlarını tanımlayın, komutları gönderin, bilgileri içe aktarın ve net iş programları oluşturun.
• Resolve.io , hem basit görevleri hem de daha karmaşık BT süreçlerini otomatikleştirmenize yardımcı olmak için tasarlanmış başka bir harika BT otomasyonu ve düzenleme aracıdır. 1000'den fazla önceden oluşturulmuş otomasyon arasından seçim yapın ve yeni otomasyonlar oluşturun.

İK süreçlerini otomatikleştirmek için harika uygulamalar

• Bamboo HR , özel İK iş akışlarının oluşturulmasına ve uygulanmasına yardımcı olmayı amaçlayan bir HRIS otomasyon yazılımıdır. Avantajları ve bordro yönetimini ele alın, iş başvurusunda bulunanların durumunu takip edin, performans yönetimini kolaylaştırın ve merkezi bir çalışan veritabanından yararlanın.
• Gusto , fayda yönetimi, bordro, vergiler, işe alım ve çok daha fazlasını düzenlemenize yardımcı olan bir İK otomasyon yazılımıdır.
• Zenefits , İK, avantajlar, bordro süreçleri ve diğer yönetim görevlerini aşırı evrak işi olmadan halletmeye yardımcı olmak için tasarlanmış bulut tabanlı bir İK yazılımıdır. Çalışan profillerini ve diğer ilgili belgeleri tek bir veritabanında depolayın ve bunlara erişin, aday durumlarını takip edin, işe alım süreçlerini kolaylaştırın ve daha fazlasını yapın.
• Documate , özel web formları ve anketler oluşturmaya yardımcı olmak için avukatlar ve mühendisler tarafından geliştirilen kodsuz bir belge derleme uygulamasıdır. Birden çok çıktı biçiminde özelleştirilmiş şablonlar oluşturun, dijital imzalar ekleyin ve yönetiminizi uzaktan kolaylaştırın.

Müşteri desteğini otomatikleştirmek için harika uygulamalar

• HelpDesk , müşteri biletlerini işlemek için minimalist bir yaklaşımdır. Müşteri e-postalarını doğrudan destek taleplerine dönüştürün, yinelenen sorular için hazır yanıtlar oluşturun, otomatik bilet atamayı ayarlayın ve her yeni bilet geldiğinde otomatik bildirimler alın.
• TeamSupport , B2B yazılım endüstrisinde gelişmiş destek iş akışlarının uygulanmasına yardımcı olmayı amaçlayan bir müşteri destek paketidir. 7/24 çalışan, bilet yönetimini otomatikleştiren, müşteri deneyimini iyileştirmeye yardımcı olmak için diğer departmanlarla işbirliği yapan ve doğrudan uygulamadan diğer destek temsilcileriyle sohbet eden müşteri self servis portalları oluşturun.
• Freshdesk , destek biletlerinin kategorilere ayrılmasına, önceliklendirilmesine ve atanmasına yönelik bir müşteri destek yazılımıdır. Tüm ekibinizin destek çağrılarını tek bir gelen kutusundan takip edin ve yönetin, yinelenen sorulara önceden biçimlendirilmiş yanıtlar oluşturun ve gönderin ve senaryo otomasyonu aracılığıyla birkaç tıklamayla çağrıları yönetme sürecini otomatikleştirin.
• HubSpot Service Hub , müşteri geri bildirimlerinden bilgi alarak müşteri desteğini geliştirmeye odaklanan bir müşteri destek sistemidir. Şirketinizin satış ve pazarlama süreçleriyle ilgili biletleri ve anketleri otomatikleştirin, müşterinin destek deneyimi hakkında otomatik anketler toplayın ve ardından memnun olmayan müşterileri otomatik olarak takip edin.

Özet: Şüpheye düştüğünüzde uzaktan yönetim uzmanlarına başvurun

Uzak işletmenizi yürütmek ve yönetmek için, öncelikle uzaktan işletme yönetimi kavramının getirdiği zorlukları belirlemeniz ve hangilerinin ekibinizi ve işinizi en çok etkileyebileceğini düşünmeniz gerekir.

Uzak bir ekibe liderlik ederken karşılaştığınız zorluklara uygulanabilir bir çözüm yok gibi görünse bile, birçok profesyonelin benzer uzaktan çalışma sorunlarıyla uğraştığından emin olun. Deneyimlerine daha yakından bakmak, kendi uzaktan yönetim endişelerinizi bir perspektife koymanıza yardımcı olabilir.

Uzmanlara dayalı ipuçlarının yanı sıra, iş operasyonlarınızı düzene sokmanıza ve otomatikleştirmenize yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış uygulamaları ve araçları kullanmayı deneyin.

Bu şekilde, uzaktan çalışmanın size getireceği her türlü zorluğa hazırlıklı geleceksiniz.

️ Ekibiniz yakın zamanda uzaktan çalışmaya mı geçti? Belki bir süredir uzak bir ekibi yönetiyorsunuzdur. Çalışma ortamınızı değiştirdikten sonra ne gibi zorluklarla karşılaştınız? [email protected] adresinden bize bildirin, deneyiminizi gelecekteki makalelerimizden birine dahil edebiliriz. Ve bu blog gönderisini beğendiyseniz, yararlı bulacağını düşündüğünüz biriyle paylaşın.