Nazik Bir Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır? (Adımlar ve Örnekler)

Hangi meslek dalında olursanız olun, günümüzün hızlı küreselleşen dünyasında her şey dijitalleşmeye doğru ilerliyor.

Şu ya da bu şekilde e-posta pazarlaması içeren herhangi bir işte olabilirsiniz, sadece hatırlatıcıların dikkate almanız ve üzerinde çalışmanız gereken bir şey olduğunu bilin.

Hatırlatma e-postası, konuyu verimli bir şekilde istediğiniz yere yönlendirir, konuşmaları belirli bir yöne yönlendirmenize, tüketicilerle etkileşimi ve etkileşimi artırmanıza ve kalıcı iş ilişkileri kurmanıza yardımcı olur.

Nazik bir hatırlatma e-postası kavramı oldukça basit görünse de, iyi planlanmalıdır. Bununla, nasıl yazıldığı, tonu, sözcük seçimi vb. açılarından iyi düşünülmesi gerektiğini kastediyoruz. Küçük ayrıntılar çok yol kat ediyor çünkü günün sonunda bir hatırlatma e-postası geliyor. okurları ikna etmeyi amaçlar.

Nazik bir hatırlatma e-postası hazırlama hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmek için bu blogu okumaya devam edin. Hatırlatma e-postalarınızı mükemmelleştirmenize yardımcı olacak en iyi ipuçlarını derledik.

Hatırlatıcı E-posta nedir ve Ne Zaman Yazmalısınız?

Hatırlatma e-postası, harekete geçmesini istemek için birine gönderdiğiniz dostça bir e-postadır. Belli bir noktaya değinen ama kırgınlık yaratmayan mesajlar taşıyan e-postalardır. Doğaları gereği profesyonel ve etkilidirler, ancak aynı zamanda arkadaş canlısı ve naziktirler.

İşte sizin için daha da net olması için basit bir örnek – bir müşteriniz ödeme yapmak için son tarihi kaçırırsa, ona nazikçe hatırlatmak ve hatta belki de ne zaman ödeme bekleyebileceğinizi sormak için gönderdiğiniz e-postaya hatırlatma denir. e-posta

Bir hatırlatma e-postası göndermenin iki ana amacı vardır - birincisi, müşterileri nazik bir şekilde daha hızlı yanıt vermeye teşvik etmenin bir yolu olması ve ikincisi, sizin ve insanların iletişim kurmasını sağlayan bir iletişim hattının yeniden kurulmasına yardımcı olmasıdır. Aynı sayfada kalmak için e-postayı alan kişiler.

Bazı önemli olayların olması gerektiği veya bir şeyin olması gerektiği halde gerçekleşmediği durumlar gibi nazik bir hatırlatma e-postasının gerekli olduğu birçok durum vardır. Bir hatırlatma e-postasının gönderilmesi gereken bazı önemli senaryoları listeledik.

1. Yaklaşan önemli etkinlikler

İnsanların unutma riskini alamayacağınız bazı olaylar vardır. Bu nedenle, bir hatırlatma e-postası göndermek gereklidir.

2. Geç ödemeler

Bu hiç akıllıca değil. Son ödeme tarihlerine uyulmadığında nazik bir hatırlatma göndermek şarttır.

3. Kaçırılan son teslim tarihleri

Her işletme zaman kısıtlamaları ile çalışır. Çalışanlara, kaçırılan son teslim tarihlerini kibar bir şekilde hatırlatmak gerekir.

4. Bekleyen görevler

Bekleyen iş görüşmeleri veya başvurular olsun, bu senaryolarda nazik bir hatırlatma e-postası göndermeniz gerekir.

5. İletişim kesintileri

Herkesin yoğun programı varken, bir şeyler yapmaya söz verip bunu yapmayı unutmak kolaydır. Bence hepimiz bu konuda suçluyuz. Bu nedenle, yeniden iletişim kurmak için nazik bir hatırlatma e-postası göndermek, sizin açınızdan iyi bir harekettir.

Artık hatırlatıcı e-postalar hakkında biraz bilgi sahibi olduğunuza göre, bir tane göndermek için doğru zamana bakalım!

Nazik Bir Hatırlatma E-postası Göndermek İçin Doğru Zaman Nedir?

Hatırlatma e-postası göndermek için doğru zamanı belirlemek zor olabilir. Zorba olarak görülme riskini almak istemediğiniz için çok erken göndermek istemezsiniz. Ayrıca, ne hakkında e-posta gönderdiğinize de bağlıdır. Kişisel bir arkadaş mı? Önemli bir olay hakkında mı? Ya da belki kaçırılmış bir son teslim tarihi? Bir iş görüşmesi geri araması olabilir mi? Konunun doğası, zaman çerçevesini belirleyecektir.

Örneğin, bir son teslim tarihini kaçırdıysanız, bir iş günü içinde bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz. Benzer bir senaryo, bir son ödeme tarihinin kaçırılması ve son ödeme tarihinden bir iş günü sonra bir hatırlatma e-postası gönderilmesinin uygun olması olabilir. Sürekli ertelerseniz o kişi/kişiler sonunda unutabilir. Ve uzun bir süre sonra yeniden iletişim kurmak daha zor olacaktır.

Bununla birlikte, belirli bir son tarihi olmayan bir şeyi takip etmeyi düşünüyorsanız, biraz daha beklemek, hatta belki bir hafta beklemek kibarlıktır. Özellikle bir iyilik olduğu durumlarda çok erken bir hatırlatma e-postası göndermek kötü bir izlenim bırakıyor.

İş görüşmeleri için takip e-postaları söz konusu olduğunda, herhangi bir şirket için işe alım sürecinin hızlı bir şekilde yapılamayacağını aklınızda bulundurmalısınız. Nazik bir hatırlatma e-postası göndermek için acele etmek yerine, en az bir veya iki hafta (tercihen 10-14 gün) bekleyebilirseniz, bu, bölümünüzün sabır kalitesini ve potansiyel işvereninizin zamanına ve yetkisine saygı duyduğunu gösterir. .

Bir etkinlik içinse (iş veya kişisel), 2 iş günü öncesinden nazik bir hatırlatma, alıcının etkinliğe fiziksel ve zihinsel olarak hazırlanması için yeterli zamanı verir.

Açıkladığımız tüm bu örneklerden çıkarılacak sonuç, e-postanın yapısına bağlı olarak size uygun bir zaman çerçevesi hakkında fikir vermektir.

Artık bir e-posta hatırlatıcısı göndermek için uygun zamanı bildiğinize göre, nasıl hatırlatıcı yazacağınıza bakalım! "Mükemmel" nazik bir hatırlatma e-postası olamaz, ancak e-postanızı hazırlarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Nazik Bir Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır?

1. Uygun Konu Satırı

Bu, bir alıcının hatırlatma e-postanızı açmadan önce göreceği ilk şey olacaktır. Bu nedenle, uygun bir konu satırı seçmek ağırlık taşır. Bir konu satırı eklemek, e-postanızı alan kişinin spam gönderici olmadığınızı garanti eder. Özellikle bir iş görüşmeci veya hatta sizi iyi tanımayan ve iletişim bilgilerinize sahip olmayabilecek bir satıcı söz konusu olduğunda.

Hatırlatma e-postanız, kaçırılan son teslim tarihi veya kaçırılan ödeme gibi acil bir şeyle ilgiliyse, " İşlem Gerekli " veya " Yanıt Gerekli " gibi konu satırları dikkat çeker ve insanları hatırlatma e-postanızı açmaya ikna eder. Birine söz verdiği bir iyiliğin hatırlatılması söz konusuysa, 'Takip ediyorum' gibi bir ifade naziktir.

2. Alıcınızı Karşılayın

Nazik bir hatırlatma e-postası her zaman alıcınızı selamlayarak başlamalıdır. Doğrudan hatırlatıcıya atlamak kabalıktır ve okuyucuyu rahatsız edebilir. Alıcınızı anında selamlamak, hatırlatma e-postasına dostça bir hava verir ve e-postanın geri kalanı için tonu ayarlar.

Alıcınızı nasıl karşılayacağınıza karar vermek zor olsa da, bunun için stres yapmanıza gerek yok. Konu işle ilgiliyse standart 'Bay' veya "Bayan" profesyoneldir; daha kişisel bir konuysa 'Sevgili' gibi selamlamalar kullanılabilir. Rahat bir ton ayarlamak için "Merhaba" veya "Merhaba" gibi selamlamaları da kullanabilirsiniz.

3. Dostça Bir Mesajla Başlayın

İlk karşılamalardan sonra nazik hatırlatma e-postanıza her zaman dostça bir mesajla başlamalısınız. Konu dışına çıkma; Spesifik olmak ve alıcıyla ilgili bir şeye atıfta bulunmak en iyisidir. Örneğin – “Umarım işinizle ilgili her şey yolunda gidiyordur” veya “Son zamanlarda elde ettiğiniz başarı için tebrikler….'.

Alıcı sizin için güzel bir şey yaptıysa veya bir iyilik yapacağına söz verdiyse, hatırlatma e-postanızı ona teşekkür ederek başlatabilirsiniz. Bunun bir örneği - "Katkınız için çok teşekkür ederim..." veya "Teklifiniz için teşekkürler..." olabilir. Hatırlatma e-postanızı kime gönderdiğinizi bilmiyorsanız, o zaman güvenli oynamak ve "Umarım iyi bir gün/hafta geçiriyorsunuzdur" diyerek selam vermek de iyidir.

4. Suçlayıcı Dil Kullanmaktan Kaçının

Nasıl yazdığınıza dikkat edin ve suçlayıcı kelimeler veya diğer kişinin hatalı olduğunu ima eden herhangi bir şey kullanmamaya çalışın. “Ödemenize geç kaldınız…” veya “Son teslim tarihini kaçırdınız…” gibi düz ifadeler kullanmaktan kaçınmak en iyisidir, bunun yerine “Size şunu hatırlatmak isteriz ….” ifadelerini tercih edin. Bunu yapmak, mesajınızı iletmenizi ve suçu tamamen alıcıya yüklememenizi sağlar.

5. Spesifik Yapın

Uygun bir konu satırı sağladıktan ve selamlaşmanızı bitirdikten sonra, lafı fazla uzatmamak en iyisidir. İçeriğin niteliği ne olursa olsun, kimsenin uzun, ayrıntılı e-postaları okumaya ne zamanı ne de sabrı vardır. O yüzden lafı uzatmadan konuya girmelisiniz .

Bir hatırlatma e-postasının nihai amacı, bir takip eylemi başlatmaktır. Bu nedenle, takip eylemi gerektirdiklerini açıkça belirtmeniz gerekir.

Bunu yapabilir ve “Yapabilirseniz çok sevinirim…” veya “Lütfen ne zaman bekleyebileceğimi bana bildirin…” gibi ifadeler kullanarak dostça bir ton koruyabilirsiniz.

6. Sonraki İletişimi Teşvik Edin

Hatırlatma e-postanız takip iletişimini teşvik etmelidir. Gerekli mesajı ilettikten sonra, bir iletişim hattı açan bir veya iki satır eklemelisiniz.

Bir örnek, "Herhangi bir sorunuz varsa bize ulaşmaktan çekinmeyin..." veya "Sizden haber almak için sabırsızlanıyorum..." gibi ifadeler kullanmak olabilir. Bunun gibi ifadeler , samimi ilişkiler kurmak için temel oluşturur ve sonraki iletişim için kanallar açar.

7. Özetle

Son ipucu, hatırlatma e-postanızı düzgün bir şekilde kapatarak sonlandırmayı asla unutmamaktır. Bazı uygun imza sözcükleri şunlardır: Saygılarımla, Saygılarımla, Saygılarımla, vb.

Bundan sonra, tam adınızla bitirirsiniz veya alıcı yakın bir arkadaşınızsa, yalnızca adınızla bitirebilirsiniz. Ayrıca, bitirmeden önce, "Bu e-postaya öncelik verdiğiniz için teşekkür ederiz..." veya "Sizden haber almak için sabırsızlanıyorum..." gibi güzel bir kapanış cümlesinin oturumu kapatmadan önce eklenmesi gerektiğini unutmayın.

Artık nazik bir hatırlatma e-postası hazırlamayı biliyorsunuz, ancak yine de bunun nasıl çalıştığını anlamanıza yardımcı olacak bazı örnekler göstermek istiyoruz! Bir göz at!

Hatırlatıcı E-posta Örnekleri

İşte sizin için derlediğimiz üç hatırlatma e-postası örneği:

1. Nazik Ödeme Hatırlatma E-postası

Konu Satırı: Gönderici: fatura (76543) Vadesi Geçmiş Ödeme

Bayan Lena,

Umarım güzel bir hafta geçiriyorsundur.

Bu, 15 Kasım 2022 tarihinde ödenmesi gereken faturamız (76543) ile ilgili olarak sizden henüz 200 ABD Doları tutarında bir ödeme almadığımızı hatırlatmak isteriz.

Bu fatura artık gecikti ve bizim için oldukça sorunlu hale geldi. Lütfen ödemenin ne zaman sizin tarafınızdan yapılabileceğini bize bildirirseniz çok makbule geçecektir, çünkü bu oldukça acil bir konudur.

Saygılarımla,

Ashley Miles

2. Etkinlik Hatırlatma E-postası

Sevgili Susan,

Bu, 3 Aralık 2022'de saat 10:00'da yapılacak olan şirket ürün lansman etkinliğimiz için nazik bir hatırlatma e-postasıdır. Seni orada görmeyi dört gözle bekliyorum. Lütfen bizimle iletişime geçmekten ve etkinlikle ilgili tüm sorularınızı sormaktan çekinmeyin.

Sevgilerimle,

Anne Tucker

3. Mülakat Hatırlatma

Merhaba,

Bu, şirketle 5 Aralık 2022'de Avery Binasında (3. Kat, Oda 3B) planladığınız görüşmeyi hatırlatıyor.

Uzmanlığınızı tartışmak ve test etmek ve şirketimiz için uygun olup olmadığınızı değerlendirmek için sabırsızlanıyoruz.

Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bize bildirin. Zaman ayırdığınız için şimdiden teşekkür ederiz. Seninle en kısa zamanda konuşmayı dört gözle bekliyoruz!

Samimi olarak,

Jaden Locke

Avery Kayıtları

Gitmeden önce, dakikalar içinde güzel profesyonel etkileşimli e-postalar oluşturmanıza olanak tanıyan bir aracı size tanıtmak istiyoruz! Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin!

Elink: Hatırlatıcı E-postalar Oluşturmak için Mükemmel Araç!

Elink.io, güzel görünümlü ve yanıt veren e-postaları dakikalar içinde oluşturmanın ve göndermenin en hızlı ve en kolay yoludur! Bütçeyi hafif tutar, kullanımı kolaydır ve insanların tıklamak isteyeceği çarpıcı hatırlatıcı e-postalar oluşturmak ve paylaşmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklerle birlikte gelir.

Platform, tamamen duyarlı şablonlardan oluşan geniş bir koleksiyona sahiptir! Bir şablon seçebilir, paylaşmanız gereken içeriğe bağlantılar ekleyebilirsiniz ve elink anında çarpıcı, tamamen duyarlı, etkileşimli bir iş e-postası oluşturacaktır!

Bu şablonların en iyi yanı, onları istediğiniz gibi özelleştirebilmenizdir. Bu, hatırlatma e-postanızın üstbilgisine ve altbilgisine resimlerinizi, metinlerinizi, madde imli listelerinizi, numaralı listelerinizi, düğmelerinizi, sosyal simgelerinizi ve bölücülerinizi ekleyebileceğiniz anlamına gelir.

Elink tarafından güzel hazırlanmış e-postaların yardımıyla hedef kitlenize nazikçe hatırlatın!

Sarmak

Harika bir hatırlatma e-postası hem verimli hem de etkilidir. Amaçlanan amacı yerine getirir ve bunu nazik bir şekilde yapar.

Hatırlatıcı e-postalar, yararlı bilgilerin hatırlanmasına yardımcı olur ve dostane ilişkileri sürdürürken alıcılara yaklaşan son tarihler ve etkinlikler hakkında farkındalığı teşvik eder.

Artık nazik bir hatırlatma e-postası hazırlamanın ayrıntılarını bildiğinize göre, geriye kalan tek şey taslağı yazmaya başlamak. Yanınızda elink ile işiniz de çok kolaylaştı! Mutlu e-postalar millet!

Ek Okumalar:

Açık Oranları Artırmak İçin En İyi 10 E-posta Ön Başlığı Uygulaması!

Düzenlenebilir Bülten Şablonları Nelerdir ve Nerede Bulunur?

2023 Yılında Bilmeniz Gereken En İyi 9 E-posta Bülten Yazılımı

Müşterilerinize Göndermeniz Gereken 7 E-posta Türü!