Satış Görüşmeleri Nasıl Kaydedilir: Ekip Liderlerinin Bilmesi Gerekenler

Her satış görüşmesi bir fırsattır; öğrenme veya geliri artırma şansı.

Satış görüşmeleri geri bildirimlerle, önemli heyecan anlarıyla ve satış ekibiniz için içgörülerle doludur. Bu bilgiler satış görevlisinin aklına girer ve hızla unutulur veya yapışkan notlar üzerinde kaybolur.

Satış araçlarınız satış çağrılarını kaydetmenize de yardımcı olmazsa, bu eyleme geçirilebilir bilgileri kaybetme ve bu çeyreğin kotasını kaçırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Bir satış lideri olarak, pazara açılma hareketlerinizi güncellemek ve geliştirmek için çağrı kayıtlarını kaydetmeniz gerekir.

Satış etkileşimlerini kaydetmenin kolay yöntemlerini, en iyi uygulamaları ve geliri artırmaya yönelik yararlı çağrı merkezi özelliklerini keşfetmek için okumaya devam edin.

Satış Görüşmelerini Kaydetmenin 5 Yolu

Bulut telefon sistemleri, farklı kullanım durumları için uygun yolları seçmenizi sağlayan çağrı kaydetme özellikleri sunar. Bunları ne zaman kullanacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için derin bir dalış yapın.

1. Otomatik çağrı kaydı

Otomatik çağrı kaydetme özelliği, satış ekibi üyelerinin tüm çağrıları manuel müdahaleye gerek kalmadan kaydetmesine olanak tanır. Bunlar soğuk aramalar, takipler, demolar veya kritik iş görüşmeleri olabilir.

Her aramayı otomatik olarak kaydettiğinizde satış temsilcileri şunları yapabilir:

• Görüşmede paylaşılan önemli ayrıntıları tekrar oynatın ve dinleyin.
• Potansiyel müşterinin aksanının net olmadığı konuşmalardan bağlam yakalayın.
• Potansiyel müşterilerden sonraki aramalarda aynı bilgileri tekrar etmelerini istemekten kaçının.

Bu kayıtlar daha sonra eğitim, yeni müşteri yöneticilerinin işe alınması ve kalite güvencesi için yararlı olur. Finansal hizmetler, sağlık hizmetleri ve telekomünikasyon işletmelerinin yasal uyumluluğuna yardımcı olurlar.

Bu kayıtları otomatik yapan şey nedir? Bulut telefon sisteminizdeki seçeneğe geçiş yapabilirsiniz. Bip sesi, kablo veya kaset yok. Sadece giriş yapın ve çağrıları istediğiniz zaman dinleyebilirsiniz.

2. İsteğe bağlı çağrı kaydı

Satış görevlileri görüşmenin belirli bölümlerini kaydetmeyi başlatabilir ve durdurabilir.

Müşterilerinizin gizliliğine saygı gösterebilir ve önemli tartışmalara ilişkin yasal gerekliliklere uyabilirsiniz. Açıldığında her iki taraf da "Kayıt devam ediyor" gibi bir mesaj duyacaktır.

Telefon sistemleri bu mesajları tercihinize göre özelleştirmenize olanak tanır. Kolay bir seçenek, çağrı akışlarınızda, çağrıların kalite ve eğitim amacıyla kaydedilebileceğini belirtmektir.

Satış görevlileri her şeyden ziyade değerli konuşmaları kaydetme konusunda daha donanımlıdır. Tekrarlar için geri döndüğünüzde daha az karmaşa olur. İhtiyacınız olanı bulmak için konuşmalar arasında gezinmek yerine hemen işin özüne inebilirsiniz.

3. Yönetici tarafından başlatılan kayıt

Satış liderleri, satış çağrılarını uzaktan izlemek ve geri bildirim sağlamak için yönetici tarafından başlatılan kaydı kullanır.

Çoğu zaman bu kayıtlar, bir aramanın kaydedilip kaydedilmediğini duyurmaz, bu da müşteri spekülasyonunun önüne geçer. Bu nedenle profesyoneller bazen buna seçici sessiz kayıt diyorlar.

Yönetici tarafından başlatılan kayıtların yardımcı olduğu bazı durumlar şunlardır:

• Bir ekibin performansını izlemek ve gelişmelerine yardımcı olmak.
• Aramalarda en iyi uygulamaları takip eden satış görevlilerini tanımak ve takdir etmek.
• Bunlara işlevler arası destek aracılığıyla çözüm bulmak için zorlu tartışmaları yeniden ele almak.

4. Konferans görüşmesi kaydı

Bir konferans görüşmesinde birden fazla kişinin sesini kaydeder.

Büyük kuruluşlar, farklı sektörlerin öncelikleri ve güncellemelerinin kayıtlarını tutmak için konferans görüşmesi kaydını kullanır. Bölüm başkanlarının rapor verdiği geniş çaplı bir stand-up toplantısına benziyor.

Şirketler bunu aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle kullanır:

• Grup tartışmaları veya beyin fırtınası oturumları sırasında ayrıntıları yakalamak.
• Bölümler arası toplantıların kayıtlarının tutulması.
• Çağrıdan sonra tüm katılımcıların aynı sayfada olmaları için kayda erişim sağlanması.

5. Görüntülü toplantı kaydı

Satış görevlileri, başarılı satışlar için görsel sunumların veya demoların önemli olduğu sektörlerde video toplantı kaydını kullanır. Hizmet Olarak Yazılım işletmeleri, arama sonrasında potansiyel müşterilerin düşüncelerini incelemek için buna güveniyor.

İşletmeler bunun faydalarını çeşitli alanlarda görüyor:

• Belirli kullanım durumları için satış hareketlerini optimize etmek.
• Potansiyel müşterilerinin gerçek sıkıntılarını gözden geçirmek ve onlara ilgili pazarlama teminatlarıyla etkileşimde bulunmak.
• Ürün veya hizmetinizden ne bekledikleri konusunda potansiyel müşterilerin geri bildirimlerini toplamak.

Satış Görüşmelerini Kaydetmek İçin En İyi Uygulamalar

Artık bir çağrı kaydetme yöntemini nasıl seçeceğinizi bildiğinize göre, bunu başarıya ulaştırmak için birkaç en iyi uygulamaya ihtiyacınız var. Satış görüşmelerini kaydederken izleyebileceğiniz birkaç uygulamayı aşağıda bulabilirsiniz.

Uyumlu kalın

Kaydedilen konuşmalarla ilgili yerel, eyalet ve federal yasaları inceleyin. Birçok yasa, kayıt başlamadan önce her iki tarafın da onayını almanızı zorunlu kılar.

Bu yasalar eyaletten eyalete değişir. Bazıları bir tarafın onayına ihtiyaç duyarken, bazıları tüm tarafların rızasına ihtiyaç duyuyor. İşletmeniz için neyin geçerli olduğunu kontrol edin.

️ Kayıt bildirimlerini otomatikleştirin

Satış elemanlarınız potansiyel müşterilere ve müşterilere aramayı kaydedip kaydedemeyeceklerini sözlü olarak sorabilir. Ancak bu, temel konuşmanın bir parçası değil. Potansiyel alıcılar zamanlarını size emanet edecekler. Ve yanlara gitmeden nasıl yardım edebileceğinizi hızlı bir şekilde paylaşabilmelisiniz.

VoIP sistemleri, müşterileri aramanın başında otomatik olarak bilgilendirebilir, böylece onları hemen ana tartışmaya yönlendirebilirsiniz.

️ Amacını belirtin

Kayıt amacını belirtmek ve buna uymak önemlidir. Taraflara konuşmayı neden kaydettiğinizi anlatın ve sözünüzü yerine getirin.

Eğitim, yasal dokümantasyon veya kalite güvencesi için olsun, bunu kayıt bildiriminize ekleyin veya ekleyemiyorsanız sözlü olarak belirtin.

Kayıtları güvende tutun

Müşteri verilerini kendi verileriniz gibi koruyun. Çağrı kayıtlarını ve transkripsiyonlarını gizliliği etkileyen güvenlik tehditlerine karşı koruyun. Satış konuşmalarına yalnızca yetkili kişilerin veya sistemlerin erişebildiğinden emin olmak için rol tabanlı erişim kontrollerini benimseyebilirsiniz.

Kimlik ve erişim yönetimi yazılımı, kayıtları iç ve dış tehditlere karşı güvende tutarak bu güvenlik önlemlerini yapılandırmanıza olanak tanır.

Kaydedilen aramaları inceleyin

Çağrı kayıtları, ekibinize satış performansı ölçümlerini bir sonraki seviyeye taşıyabilecek konuşma zekası sağlar. Belirli bir hesabın neden bir anlaşmaya dönüştüğünü veya sonlandırıldığını görebilirsiniz. Bu geri bildirim, insanlara koçluk yapmanıza ve gelişmelerini sağlayacak satış ipuçları vermenize olanak tanır.

Bu kayıtların düzenli olarak gözden geçirilmesi, satış, pazarlama ve ürün ekipleriniz ile diğer iş birimleriniz için tutarlı bir fırsat akışı sağlar. Pazarlama, hangi varlıkları yaratabilecekleri konusunda ipucu alır ve ürün ekipleri gelecekteki sprintlerini tasarlamak için gerçek müşteri geri bildirimlerini alır.

Müşterilerin tercihlerine saygı gösterin

Müşteri kaydedilmek istemiyorsa kaydetmeyin. Ancak itirazları ele alacak bir süreciniz olsun, böylece normal iş akışlarınız müşterilerin mümkün olan en iyi deneyimi yaşamasını engelleyen bir engel oluşturmaz.

Satış koçluğu, ekibinizin bu durumları yönetmesine yardımcı olarak genel performanslarını artırır.

Arama Kaydına Alternatifler

Telefon görüşmesi kaydetmenin birkaç alternatifi vardır. Kullanım durumunuza göre, verilen duruma neyin uygun olacağına karar verebilirsiniz.

1) Canlı çağrı izleme

Denetleyiciler, çağrı izleme ile gelen veya giden çağrıları dinleyebilir. Satış görevlileri ve müşteriler bunun farkında olabilir veya olmayabilir. Satış liderleri bu özelliği gerçek zamanlı kalite güvencesi için kullanır. Satış temsilcilerini en iyi satış uygulamalarını takip etmeye motive eder.

Aramalar ters giderse, şirketin standartlarına uygun olarak arama kalitesini korumak için gerçek zamanlı rehberlik sağlayabilirsiniz.

Canlı çağrı izlemenin bazı önemli faydaları şunlardır:

• Müşteri iletişimini geliştirir: Yöneticiler çağrıları dinler ve anında geri bildirimde bulunur, ekiplerini belirlenen kalite standartlarına uymaya teşvik eder ve temsilcileri ellerinden gelenin en iyisini yapmaya motive eder.
• Periyodik eğitim maliyetlerini azaltır: Çalışanlar iş başında öğrendikçe eğitim maliyetleri azalır.
• Sorunları gerçek zamanlı olarak ortaya çıkarır: Çağrı izleme, satış görevlilerinin potansiyel müşterilerle etkili bir şekilde etkileşim kurmasını engelleyen sorunları ortaya çıkarır. Bir satış yöneticisi, gerekirse Katılım'ı kullanarak zamanında rehberlik veya müdahale sağlayabilir.

2) İçeri girme

Katılma işlevi, satış yöneticilerinin bir çağrıya katılmasına olanak tanır. Karmaşık bir satışa yardımcı olmak için tartışmaya katılan tüm taraflarla konuşabilirler. Bir görüşme planlandığı gibi gitmediğinde bir müdahale ile durumu düzeltebilirsiniz.

Aşağıda dikkate değer faydalarından bazıları verilmiştir:

• Doğrudan geri bildirim sağlar: Hizmetin kalitesi ve satış görevlisinin yardımından genel memnuniyet hakkında geri bildirim alın.
• İşbirliği ile güveni artırır: Satış görevlilerine ihtiyaç duyduklarında yardım alacakları konusunda güvence verilir. Katılma, onlarla bir lider olarak işbirliği yapmanıza olanak tanır; bu da rakamlara önem verdiğinizi ancak onlarla birlikte devreye girip zorlu durumları aşmaya istekli olduğunuzu gösterir.
• Satış sürecini hızlandırır: Satış görevlileri belirli bir özelleştirme konusunda mühendislerden desteğe ihtiyaç duyarsa onları aynı çağrıya ekleyerek öneriler sunabilirler. Bu ileri geri gidişi azaltır ve süreci hızlandırır.

3) Görüşme sonrası anketler

Görüşme sonrası ankette müşteriler, satış temsilcisiyle konuştuktan hemen sonra şirketten bir telefon alır.

Telefonu açıp şunu duyuyorlar: “XYZ ile konuştuğunuz için teşekkürler. Çağrıdan 1'den 5'e kadar bir ölçekte ne kadar memnun kaldınız? Beşi son derece memnun.” Telefonlarında bir numaraya basıp geri bildirimde bulunuyorlar.

Bazı şirketler bu anketleri çağrı üzerine yaparken, diğerleri geri bildirim göndermek için bağlantı içeren bir kısa mesaj gönderiyor.

Çağrı sonrası anket, bunu uygulayan şirketlere aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok avantaj sunar:

• Müşterilerin güvenini artırır: Müşterilerin görüşlerine değer verildiğini ve dikkate alındığını gösterir.
• Çalışan eğitimine yardımcı olur: Geri bildirim, eğitim programlarının iyileştirilmesine yardımcı olur.
• Hızlı ve kolay kurulum: Görüşme sonrası anketin uygulanması ve yürütülmesi genellikle kolaydır.

4) Satış yöneticisi geri aramaları

Bunlar satış etkileşimi sonrasında satış yöneticisinin müşteriye yaptığı takiplerdir. Müşterinin deneyimini anlamak ve ele alınmamış sorunları veya endişeleri çözmek için bunları gerçekleştirebilirsiniz.

Satış yöneticisi geri aramalarıyla birlikte aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlanır:

• Müşteri memnuniyetini artırır: Ekstra bir kalite güvence ve gözetim katmanı oluşturduğunuzda alıcılar, onların sıkıntılı noktalarına ve geri bildirimlerine değer verdiğinizi görür.
• Hesap verebilirliği gösterir: Bir satış elemanının sorunları etkili bir şekilde çözememesi durumunda şirketinizin sorunları çözme sorumluluğunu üstlendiğini gösterirsiniz.
• Satış fırsatlarını artırır: Yöneticiler bu görüşmeler sırasında ek satış fırsatlarını belirleyebilir ve bunlara göre hareket edebilir.

İletişim Merkezleri Satış Ekipleri için Çağrı Kaydetmeyi Kolaylaştırıyor

Bulut tabanlı iletişim merkezleri, bulutun ölçeklenebilirliğini ve esnekliğini satış organizasyonlarına getirerek, telefon görüşmelerini geniş ölçekte yapmanıza, kaydetmenize, günlüğe kaydetmenize ve analiz etmenize olanak tanır. Bulut iletişim merkezleri hakkında bilgi edinmenizi sağlayacak hızlı bir genel bakışı burada bulabilirsiniz.

Verimliliği artırır

VoIP telefon sistemleri, aramaları kaydetmenize ve gerektiğinde kolay erişim için kaydetmenize olanak tanır. Not peşinde koşma veya yöneticinize gönderdiğiniz konuşma parçalarını bulma zahmetinden kurtulabilirsiniz.

Seçtiğiniz anda size istediğiniz bağlamı verir. Ancak elbette yalnızca kayıtlara erişme izniniz varsa.

Verimliliği şu şekilde artırır:

• Hızla uyum sağlar: Genişleyen ekipler, dalgalanan çağrı hacimleriyle uğraşır. VoIP sistemleri, fiziksel altyapı oluşturmak için herhangi bir ağır yük gerektirmeden, ihtiyaçlarına göre kolayca ölçeklenebilir ve küçültülebilir.
• Eğitimi iyileştirir: Satış temsilcilerini gerçek örneklerle eğitmenize yardımcı olur, hızlı bir şekilde gelişmelerine ve rollerini hızlandırmalarına olanak tanır.
• Karar almayı veriye dayalı hale getirir: Müşteriler için en iyi işe yarayacak şekilde ayarladığınızda satış sürecinizin tekrarlanma şansı azalır.
• Mevcut iş sistemlerine kolayca bağlanır: Nextiva gibi VoIP telefon sistemleri, mevcut CRM'leriniz ve diğer sistemlerinizle bağlantı kurmanızı sağlayacak entegrasyonlar sunar.

Daha iyi müşteri deneyimleri sunar

VoIP sistemleri, çağrı kaydını canlı çağrı izleme veya çağrı sonrası anketler gibi diğer alternatifler ve tamamlayıcılarla eşleştirmenize olanak tanır. Bu, gerçek zamanlı yardım sağlayabileceğiniz ve müşteri geri bildirimlerini geldikçe uygulayabileceğiniz için müşteri deneyimini geliştirir.

Bu faktörler müşteri deneyimini geliştirmede önemli bir rol oynamaktadır:

• Satış taktiklerini optimize edin: Müşterilerin ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için satış stratejilerini müşteri geri bildirimlerine göre uyarlayabilirsiniz.
• Sorunları daha hızlı çözün: VoIP çağrı kaydı, sorunla ilgili bağlam sunarak destek ekiplerinin devreye girip sorunu çözmesine olanak tanır.
• İletişim kalitesini tutarlı tutun: Çağrı kayıtları yöneticilerin tüm ekibine koçluk yapmasına yardımcı olur. Herkesin durumları aynı şekilde ele almasını sağlar.

Masrafları azaltır ve güvenliği artırır

Aramaları kaydeden bir VoIP telefon sistemiyle, fiziksel bir altyapı kurmak için önemli bir yatırım yapmanıza gerek kalmaz. Geleneksel sistemleri benimsemenin ön masraflarını azaltır.

Ayrıca VoIP güvenliği , iş iletişimlerinin tehditlere karşı emniyetli ve emniyetli olmasını sağlamak için çağrı şifrelemeyi ve diğer önlemleri sıkı bir şekilde uygular.

VoIP telefon sistemleri için güçlü bir örnek oluşturan diğer birkaç avantaj şunlardır:

• Otomatik güncellemeler: VoIP çözüm sağlayıcıları güncellemelerle ilgilenir ve güvenlik açıklarına karşı koruma sağlamak için sistemi yamalar.
• Bakım giderlerini azaltır: Ölçeklendikçe yeni satır eklemediğiniz için bakım maliyetleri azalır.
• Güvenilirliği ve veri güvenliğini korur: Nextiva gibi VoIP telefon sistemleri %99,999 kesintisiz çalışma sunarak telefonlarınızın 7/24/365 çalışır durumda kalmasını sağlar. Bu çözüm sağlayıcılar, güvenlik açıklarını tespit etmek ve dolandırıcılığı azaltma stratejilerini benimsemek için sıkı sızma testleri gerçekleştirir.

Küresel erişim sunar

Bulut tabanlı VoIP hizmetleri şirketlere küresel erişim sağlar. İnternet üzerinden herhangi bir kişiyle, her yerde, yüksek maliyetler olmadan arama yapabilirsiniz. Aynı şekilde yurtdışındaki müşteriler de sizi yerel tarifelerden arayabilir, böylece işletmenizi küresel düzeyde daha erişilebilir hale getirebilirsiniz.

Uluslararası faaliyet gösteriyorsanız VoIP'i düşünmeniz için birkaç neden:

• Arama masraflarını azaltır: VoIP ile uluslararası aramalar internet üzerinden gerçekleşir ve kayıtları kolayca kaydedebilirsiniz. Uluslararası arama ücreti ödemenizi gerektirmez.
• Küresel bir pazar açar: Aramak veya kayıt yapmak sizi yerel pazarla sınırlamamalıdır. Uluslararası aramalar yapmak ve dünya çapındaki müşterileri çekmek için VoIP özelliklerinden yararlanın.

Nextiva ile Kayıt Kolaylaştı

Satış görüşmesi kayıt araçları, daha fazla anlaşma yapmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgi parçacıklarını sağlar. Potansiyel müşterileri telefonunuzdan ararken veya bir video demosu düzenlerken, satış iş akışlarını değerli bilgilerle iyileştirmek için çağrı kayıtlarını kullanın.

Nextiva'nın bulut çağrı merkezi bu tür satış çağrılarını kaydediyor. Analizi kolaylaştırır ve satış performansı yönetimini kolaylaştırır. Bulut üzerinden yol almak daha ucuz, daha güvenli ve en önemlisi ekibinizin ihtiyaçlarına daha uygun.

NextivaONE'dan gelen çağrıları yönetmek için geniş esneklikle birlikte kurumsal düzeyde güvenilirlik ve güvenlikle birlikte gelir.