Zamanı söylemenin ve kaydetmenin 5 farklı yolu

Güneşe ve yıldızlara güvenmekten, su kullanarak atom saatinin icadına kadar. İnsanlar zamandan her zaman etkilenmişlerdir ve zamanı anlatmanın ve kaydetmenin daha verimli yollarını aramışlardır. Birkaç farklı araç kullanarak standart iş görevlerimi takip ettim ve yol boyunca her biri için artı ve eksilerin yanı sıra bazı ilginç şeyler buldum.

Tarih boyunca zaman izleme cihazları

Günümüzde, zamanı söylemek ve kaydetmek için oldukça doğru yöntemlere sahip olduğumuz için şanslıyız. Ancak, her zaman böyle olmadı.

İnsanlar, aşağıdakilerden yararlanarak zamanı izlemenin çeşitli yollarını deniyorlar:

• güneş saatleri, dikilitaşlar, merketler (yıldız saatler) ve öğlen topları gibi cihazlarla güneşin ve yıldızların hareketi;
• su saatleri ile su akışı;
• tütsü saatleri ile tütsü ve ateş;
• kum saati ile kumun hareketi (kum saatleri);
• kandil ve mum saatleri ile yağ ve mum yakma;
• Congreve saatleri ile topun zikzak hareketi;
• mekanik saatler ile zamanın hareketini gösteren salınım mekanizması;
• sarkaçlı saatler ile sallanan bir ağırlığın (sarkaç) hareketi.

Zamanın bu noktasında, bu zaman izleme araçlarından bazıları, tütsü saati gibi yalnızca müzelerde bulunur. Bununla birlikte, kum saati gibi diğer cihazlar hala birçok evde bulunabilir. Bu nedenle, bir kum saati ile ancak bazı ek zaman izleme araçlarıyla zamanın nasıl ölçüleceğini göstereceğiz.

Farklı zaman takip cihazları kullanılarak zaman nasıl kaydedilir?

Günlük aktivitelerinizi kaydetmek için çeşitli zaman izleme cihazlarını nasıl kullanabileceğinizi göstermek için birkaç araç denedim. Bunlardan bazıları Pomodoro mutfak zamanlayıcısı gibi fiziksel cihazlar, bazıları ise Clockify gibi zaman izleme uygulamaları.

Kum saati ile izleme süresi

Kullandığım yöntemlerden biri zamanı kum saati veya kum saati ile ölçmek. Bu zaman izleme araçları, hem daha uzun hem de daha kısa sabit zaman dilimlerini ölçebilir. Ancak, en yaygın türler, bir veya üç dakika sürenlerdir. Benim durumumda, üç dakikalık bir kum saati kullandım.

Şimdi, çevrimiçi bir kum saati seçerseniz, istediğiniz zaman dilimini seçebileceksiniz. Böylece, her görev için zamanı sınırlayarak gününüzü de planlayabilirsiniz. Bu, gün içindeki her bir aktivite için zaman aralıkları ayarlamaktan oluşan zaman kutusu tekniği olarak bilinir.

Ancak, bu yazıda fiziksel bir kum saatine odaklanacağız.

Kum saati ile zaman nasıl takip edilir?

Bir kum saati ile zamanı ölçmeye başlamadan önce, görev tanımlarınızı bir deftere not ettiğinizden emin olun.

Yani, bir kum saati kullanarak takip ettiğim görev bu:

• Bir blog taslağını değiştirme.

Amaç, taslağı gözden geçirmek ve gerekirse bazı bölümleri düzenlemek. Bu görev 15 dakika sürmelidir.

Ancak kum saati ile sadece üç dakikayı takip edebildiğim için bu 15 dakikalık ödevi beş bölüme ayırmaya karar verdim. Bu nedenle, her bölüm üç dakika sürer, bu nedenle bir blog taslağının her bölümünü üç dakika içinde düzenlemem gerekecek.

Ardından, bir kum saatini döndürerek aktivitenizi zamanlamaya başlayın. Ne zaman bir kum saatine baksan, görevini bitirmek için ne kadar zamanın kaldığını göreceksin. Süre dolduğunda bir kum saatini çevirmeyi unutmayın.

Kum saati ile izleme süresinin artıları ve eksileri

Tecrübelerime göre, kum saati ile günlük aktiviteleri takip etmek, zamanın hareketinden haberdar olmamı sağlıyor. Sürekli hızla düşen kum tanelerini görüyorum ve görevlere odaklanma zamanının geldiğini biliyorum. Bu nedenle, her zaman işime dikkat etmeye çalışıyorum.

Zaman izleyici olarak kum saati kullanmanın faydalarından bahsetmişken, şunu fark ettim:

• Sesli bildirimler ve dolayısıyla sesli dikkat dağıtıcılar yoktur, böylece sadece ödevlerinize odaklanabilirsiniz.
• Önceki avantaja paralel olarak, zamanın geçtiğini duyamıyorsanız, bazen bir ilham patlaması hissediyorsanız çalışmaya devam edeceksiniz. Süre dolmuş olsa da, birkaç dakika daha fazla çalışmak, görevleriniz ve genel sonuçlarınız üzerinde olumlu etkiler yaratacaktır. Bu esneklik, özellikle yaratıcı endüstrilerde çalışanlar için kullanışlı olacaktır.

Örneğin, blog taslağını değiştirmem 15 dakika yerine yaklaşık 20 dakikamı aldı. Ancak planlamadığım bu ek beş dakika sayesinde, blog taslağının yeni versiyonundan memnun kaldım.

Öte yandan, zaman izleyici olarak kum saati kullanmanın dezavantajları şunlardır:

• Yorgunsanız, yavaşça düşen kuma bakarak kolayca dikkatiniz dağılabilir, bu da ödevi tamamlamanıza engel olacaktır.
• Daha önce de belirttiğim gibi, bir not defterine yazmayı hatırlamadığınız sürece görev adını veya açıklamasını eklemek için herhangi bir seçenek yoktur.

Kronometre ile zaman takibi

Şimdi, bir kronometre ile zamanı izlemek, özellikle tekrarlayan görevler için yararlı olan basit bir yöntemdir. Bunlar, e-postalara cevap verme, yöneticinin onayını bekleme, toplantılara katılma gibi görevlerdir. Yinelenen görevlere ne kadar zaman harcadığınızı öğrenmek istiyorsanız, bir sonraki toplantınız başladığında yakınınızda bir kronometre bulundurun.

Ayrıca bir kronometre, koşuya çıkmak veya market alışverişi yapmak gibi kişisel aktiviteler yaparken zamanı ölçmek için harika bir araçtır.

Kronometre ile zaman nasıl izlenir?

Herhangi bir fantezi ekipmana ihtiyacınız olmayacak. Cep telefonunuz, saatiniz ve hatta bir spor saatiniz işinizi görecektir.

Bir "Başlat" düğmesine tıklamadan önce görevin adını not etmeyi unutmayın. Örneğin, sabah ilk iş olarak tüm e-postaları gözden geçirmem gereken zamanı takip ettim. Bu nedenle, bu görevin açıklaması "Gelen kutusunu kontrol etme ve e-postaları yanıtlama" şeklindedir.

İşiniz bittiğinde, zamanlayıcıyı durdurun ve görevi tamamlamanız için geçen süreyi işaretleyin. Bu durumda, günde çok fazla e-posta almadığım için şanslıyım, bu yüzden bu ödevi 5 dakikada bitirdim.

Kronometre ile izleme süresinin artıları ve eksileri

Kronometre ile kayıt süresi, işleri olabildiğince basit tutmayı seven herkes için mükemmel bir seçimdir.

Kronometre kullanmanın parlak yönleri şunlardır:

• Kullanımı kolaydır ve herhangi bir özel ekipmana ihtiyacınız yoktur.
• Görsel veya gürültüyle ilgili dikkat dağıtıcı şeyler yok.

Bununla birlikte, bazı dezavantajlar da vardır:

• Bir meslektaşınız veya bir aile üyesi tarafından kesintiye uğrarsanız, zamanlayıcıyı duraklatmayı veya durdurmayı kolayca unutabilirsiniz.
• Üzerinde çalıştığınız görevin açıklamasını/adını ekleme seçeneği yoktur; kendin yazmayı unutmamalısın.

Pomodoro zamanlayıcı ile izleme süresi

Zamanı kaydetmenin bir başka pratik yöntemi de Pomodoro tekniğini kullanmaktır. Bu yöntem 25 dakikalık çalışma seanslarından (Pomodoros) ve ardından çalışma aralıkları arasında 5 dakikalık molalardan oluşur.

Şimdi, çalışma oturumlarınızı takip etmek için Clockify gibi bir Pomodoro zamanlayıcı uygulamasını veya mutfak zamanlayıcınızı kullanmalısınız. Aşağıdaki bölümde her iki yolu da açıklayacağız.

Clockify Pomodoro zamanlayıcı ile zaman nasıl izlenir?

Pomodoro zamanlayıcısından yararlanmak için önce Mac için Clockify uygulamasını yüklemeniz veya Clockify tarayıcı uzantısını kullanmanız gerekir. Ardından, bir hesap oluşturun ve giriş yapın. Ardından, ayarlara gidin ve Pomodoro'yu etkinleştirin.

Bu nedenle, her yeni görev üzerinde çalışmaya başladığınızda, üzerinde çalıştığınız şeyi yazdığınızdan ve zamanlayıcıyı başlattığınızdan emin olun. 25 dakika sonra bir bildirim alırsınız, bu da ara verme zamanının geldiği anlamına gelir. Mola bittiğinde de bilgilendirileceksiniz. Ardından, 25 dakika daha çalışmaya devam edebilir veya görevinizi tamamladıysanız zamanlayıcıyı durdurabilirsiniz.

Pomodoro zamanlayıcı, bir gün için birkaç küçük görevle veya bir daha zorlu görevle uğraşmanız gerektiğinde kullanışlı olur. İkinci durumda, bir ödevi tamamlamak için muhtemelen bütün bir güne ihtiyacınız olacak. Bu nedenle, işleri kolaylaştırmak için gününüzü 25 dakikalık aralıklarla çalışarak organize ettiğinizden emin olun. Tabii ki, her çalışma seansından sonra kısa molalar verin. Gerekirse Pomodoros'unuzu 45, 60 veya 90 dakikaya kadar uzatabilirsiniz. Bu ayrıntıları ayarlarda değiştirdiğinizden emin olun.

Örneğin, bir blog yazısı yazarken sadece 25 dakika çalışmanın kısa bir zaman dilimi olduğunu hissediyorum. Genelde 45 dakika hatta bir saat kesintisiz çalışma gibi daha uzun bir süreye ihtiyacım var. Bu şekilde, yazma sürecine odaklanmam daha olası.

Aşağıda görebileceğiniz gibi, günlük ana görevimi, bir blog yazısı yazmayı, kısa aralarla birlikte 45 dakikalık birkaç oturuma ayırdım. Ek olarak, buradaki her Pomodoro, “Yazma bölümü 1”, “Yazma bölümü 2” vb. gibi ödevin açıklamasını içerir. Çalışma oturumlarınızı adlandırdığınızda, bir görevin hangi kısımlarını tamamladığınızı bilmeniz daha kolay olacaktır.

Clockify Pomodoro zamanlayıcı ile izleme süresinin artıları ve eksileri

Pomodoro zamanlayıcı, dikkatinizi işinize odaklamakta zorlanıyorsanız harika bir çözüm. Genellikle günde bir tuş atamanız veya bir dizi daha küçük tuş atamanız olsun, Pomodoro ile zamanınızı kaydetmekten kesinlikle yararlanacaksınız.

İşte Pomodoro zamanlayıcı kullanmanın avantajları :

• Kendiniz ve faaliyetleriniz için en uygun zaman dilimini seçebilir, bu nedenle verimliliğinizi artırabilirsiniz. Ayrıca, mola süreleri için bir bildirim alırsınız.
• Üzerinde çalıştığınız görevlerin adını yazabilirsiniz.
• Zamanlayıcı arka planda çalıştığı için görevlerinizle uğraşırken dikkatiniz dağılmaz.

Pomodoro zamanlayıcının dezavantajlarına gelince, neredeyse hiç fark etmedim. Ama benim yaşadığım olay şu:

• Molalar bazen doğal olmayan ve gereksiz görünebilir. Örneğin sabahları zihnim enerji dolu ve çalışmaya hazır hissettiğimde 45 dakika çalıştıktan sonra gerçekten ara vermem gerekmiyor. Öte yandan, enerji seviyelerimin çok daha düşük olduğu öğleden sonraları Pomodoro molalarını atlamazdım.

Pomodoro mutfak zamanlayıcısı ile zaman nasıl takip edilir?

Muhtemelen Pomodoro mutfak zamanlayıcınızı makarna pişirirken veya yumurta haşlarken kullanıyorsunuzdur. Bu mutfak amaçlarının yanı sıra, bu kullanışlı cihaz, iş ödevlerinizi de izlemenize yardımcı olabilir. Çevrimiçi bir Pomodoro zamanlayıcısının aksine, bir mutfak versiyonu tüm bir iş gününü ve tüm görevleri izlemek için mükemmel bir seçim olmayabilir. Ancak, genellikle her gün ilgilendiğiniz ve 10 veya 15 dakikaya kadar süren ödevleri izleyerek deneme yapabilirsiniz. Ek olarak, yinelenen görevler için kullanabilirsiniz. Ve zamanlayıcınızı ayarlarsanız, bu daha az zorlu görevleri zaman çerçevesi içinde bitirmek için kendinizi zorlarsınız.

Örneğin, işten çıkmadan önce yarın için yapılacaklar listesi yazma alışkanlığım var. Bu listeler son derece değerlidir çünkü ertesi sabah önemli hiçbir şeyi unutmamanızı sağlar. Ayrıca, yarın için planlar yapmak iş günü sonu ritüelinizin bir parçası olmalı ve bu da işten ayrılmanıza yardımcı olacaktır.

Bu yüzden, Pomodoro mutfak zamanlayıcısının bu görevde daha verimli olmama yardımcı olup olmayacağını görmek istedim. Bildiğiniz gibi, süreç bundan daha kolay olamazdı, sadece zamanlayıcıyı ayarlamanız ve ödeviniz üzerinde çalışmaya başlamanız gerekiyor.

Pomodoro mutfak zamanlayıcısı ile izleme süresinin artıları ve eksileri

Bu sefer izleme aracı, tekrar eden bir görevle çok fazla zaman kaybetmek istemiyorsanız pratiktir. Örneğin, masanızın dağınıklığını gidermek veya gelen kutunuzu gözden geçirmek istiyorsanız. Daha önce bahsettiğim görevden bahsetmişken, yapılacaklar listesi yazmak, Pomodoro mutfak zamanlayıcısı ile zamanı kaydetmek oldukça işe yaradı. Zamanlayıcıyı 15 dakikaya kurmama rağmen görevi 10 dakikada tamamlamayı başardım.

İşte Pomodoro mutfak zamanlayıcısı hakkında beğendiklerim :

• Kullanımı kolaydır ve daha küçük görevler için oldukça uygundur.
• İhtiyacınız olan süreyi bir ila 55 dakika arasında seçebilirsiniz.

Aynı zamanda, Pomodoro mutfak zamanlayıcısında hoşuma gitmeyen şeyler de şunlar :

• Kesintiye uğramanız durumunda gerekirse zamanlayıcıyı duraklatamazsınız.

Ayrıca saatin sürekli tik tak sesi, kendimi bir televizyon yarışmasında, biriyle yarışıyormuş gibi hissetmeme neden oldu. Ama belki de bu ses beni daha verimli olmaya motive etti, çünkü bir yapılacaklar listesi yazmak için 15 dakikadan daha az bir süreye ihtiyacım vardı.

İş uygulamaları içinde izleme süresi

Tipik bir iş gününde genellikle farklı proje yönetimi, iletişim veya üretkenlik uygulamaları arasında geçiş yapar mısınız? Örneğin, günde birkaç Zoom toplantınız var. Ayrıca, Trello veya Asana'dan gelen görevlerle uğraşmanız ve e-postanızı sık sık kontrol etmeniz gerekir. Her ödevin başında kalmak için Clockify gibi diğer uygulamalardan zaman kaydetmenize olanak tanıyan bir zaman izleme aracına ihtiyacınız olacak.

Clockify entegrasyonları ile zaman nasıl izlenir?

Zaman izleme entegrasyonlarını kullanmak için önce Chrome, Firefox veya Edge için Clockify uzantısını yüklemeniz gerekir. Bunu yaptıktan ve giriş yaptığınızda, düğme görünür hale gelecektir. Ardından, bir Google Doc, Figma, QuickBooks veya diğer uygulamalarda çalışmaya başladığınızda, "Zamanlayıcıyı başlat" düğmesini başlatmanız yeterlidir.

Google Dokümanlar'da "Zamanlayıcıyı başlat" düğmesi

Ardından, uzantı simgesinin rengini nasıl değiştirdiğini fark edeceksiniz - griden maviye. Örneğin, Google Dokümanlar'da bir blog yazısı yazarken bu sefer kayıt yöntemini kullandım. Böylece uzantı, Google Dokümanlar söz konusu olduğunda belge adını alarak görevinize isim verecektir. Ancak proje adını kendiniz eklemelisiniz. Zamanlayıcıyı durdurduğumda, görev otomatik olarak izlenen zamanıma eklendi.

Clockify entegrasyonları ile izleme süresinin artıları ve eksileri

İş günü boyunca yaygın olarak kullandığınız uygulamaları bir zaman izleyici ile bağlamak oldukça faydalı olabilir. Verimlilik alışkanlıklarınız hakkında daha fazla bilgi edinebileceksiniz.

İşte Clockify entegrasyonlarını günlük rutininize uyarlamanın avantajları :

• Zamanlayıcıyı başlatmak ve görevlerinizle ilgili ayrıntıları eklemek basittir. Ayrıca, yeni bir uygulamaya her geçişinizde yeni bir görev eklerseniz, günün sonunda izlenen ödevlerin tam listesine sahip olursunuz.
• Bir zamanlayıcı tarafından dikkatinizin dağılması daha az olasıdır, çünkü yalnızca tıkladığınızda renk değiştirir. Bu nedenle, siz de daha üretken olacaksınız.

Clockify entegrasyonlarının dezavantajlarından bahsetmişken, büyük bir dezavantajı yok. Ancak, işiniz gün içinde daha büyük bir görev üzerinde çalışmanızı gerektiriyorsa veya tüm gün yalnızca bir uygulamada çalışıyorsanız, Clockify entegrasyonlarını ihtiyaçlarınız için pek yararlı bulamayabilirsiniz. Bu durumda sadece gün ve görev tanımları için çalışma saatlerinizi yazmayı unutmamalısınız.

Çözüm

Zaman takibi söz konusu olduğunda, iyi olan şey yaratıcı olabilmenizdir. Görevlerinize ve karmaşıklıklarına bağlı olarak, kronometre veya kum saati gibi birkaç basit araçla zamanı ölçebilirsiniz. Veya, ödevlerinizle ilgili bazı kesin ayrıntıları eklemeniz gerekirse, zaman izleme yazılımını deneyebilirsiniz. Bu makale için test ettiğimiz yöntemlerden bazılarıyla zaman kaydına olan ilginizi çekmeyi başardığımızı umuyoruz. Kim bilir, belki de belirli bir zaman izleme cihazının profesyonel ihtiyaçlarınıza uygun olduğunu keşfederken, başka bir araç da kişisel aktivitelerinizi izlemenize yardımcı olur.