Rachael McDiarmid, zaman takibi ve faturalandırma için Clockify'ı nasıl kullanıyor?

Bu kadar uzun zamandır okumak istediğiniz bir kitabı nihayet elinizde tutmak heyecan verici - ama o kitabın elinize geçene kadar kaç aşamadan geçtiğini hiç merak ettiniz mi?

Yazma sürecinden dağıtım ve gönderime kadar okuyucunun kitabın tadını çıkarması uzun bir yolculuktur. En azından dijital yayıncılığın geleneksel yazılı medyanın yerini almaya başlamasından önce durum böyleydi.

Yayıncılık endüstrisi sürekli değişiyor olsa da (bu, onun parçası olan insanlar için zorlayıcı olabilir), RM Pazarlama Hizmetleri Direktörü Rachael McDiarmid, bunu oldukça heyecan verici buluyor. Aslında işiyle ilgili en çok sorun yaşadığı şey , görevlere ve projelere harcadığı zamanı takip etmekti.

LinkedIn'de Rachael ile karşılaştık ve burada Clockify'ın diğer şeylerin yanı sıra müşteri işlerinde harcadığı zamanı takip etmesine ve müşterileri için fatura oluşturmasına nasıl yardımcı olduğundan bahsetti.

Bu yüzden onunla görüşmek üzere iletişime geçtik:

• Yayıncılık sektöründe çalışmaya nasıl başladı?
• Neden kendi işini kurmaya karar verdi ve
• İşini kolaylaştırmak için Clockify'ı nasıl kullanıyor?

Daha fazla uzatmadan, hadi girişelim!

Rachael McDiarmid'in kariyeri: Bilgi toplamak ve kendi işini kurmak

Rachael McDiarmid, kendi işini kurmadan önce satış ve pazarlamadan yönetim pozisyonlarına kadar birçok farklı rolde çalıştı. Yol boyunca yazarlar, kitap yayıncıları ve dağıtımcılar için dış kaynak kullanımı, danışmanlık ve koçluk konularında uzmanlaşmaya karar verdi.

Rachael ile yaptığımız konuşmadan, onun kendi işini (RM Pazarlama Hizmetleri) kurma yolculuğunun nispeten uzun ama çeşitli ve eğlenceli olduğunu anladık. Ve her şey doğrudan ve niş pazarlamanın gücü hakkında çok şey öğrendiği Pergamon Press ile başladı.

Rachael'in başlangıcı: Yayıncılık sektöründe kariyere başlamak

Rachael, 1990'dan beri kitap ticaretindedir ve kariyerine ağırlıklı olarak eğitim ve bilim kaynakları üzerinde çalıştığı Pergamon Press'te başlamıştır. Günlük görevlerini seviyordu ve bir zamanlar kendi ifadesiyle, bugüne kadar " akademik olan her şeye " olan sevgisiyle tanınıyor.

Rachael, Pergamon Press'ten bu yana kariyerini yayıncılık alanında geliştirmeye başladı ve çeşitli rollerde çalıştı:

“Otuz yılı aşkın bir süredir yayıncılık sektöründeyim. Esas olarak ürün ve pazarlama rollerinde başladım ve ardından yönetime geçtim.

Öncelikle akademik ve profesyonel yayıncılık alanında çalışmış olmasına rağmen RachaeI, hem yerel hem de uluslararası düzeyde yüzlerce tedarikçi ve binlerce yayıncıyla çalışarak kütüphane tedariği ve kitap dağıtımı konusunda da geniş deneyim kazandı.

Rachael, 10 yıldan fazla bir süre boyunca ANZ (Avustralya ve Yeni Zelanda) kitap ticaretindeki yaklaşık 100 matbaayı temsil eden bir dağıtım işini yönetti. Ayrıca Blackwell, YBP ve Baker & Taylor ile yakın işbirliği içinde çalıştı.

Rachael, üst düzey yönetim seviyesinde çalışırken kariyerini buradan nasıl ilerletebileceğini düşünmeye başladı ve aklına bir fikir geldi; belki de kendi işini kurmalıydı.

RM Pazarlama Hizmetlerini başlatma fikri nasıl hayata geçti?

Rachael bir sonraki kariyer hamlesini düşünmek için biraz zaman harcasa da hangi yöne gideceğinden pek emin değildi.

Tüm bu bilgileri topladığı ve kariyerinde sektörde deneyebileceği benzer işlerin olmadığı bir aşamaya ulaştığı göz önüne alındığında, kendini sıkışmış hissetti.

Neyse ki doğru zamanda doğru tavsiyeyi aldı:

“Aslında buradaki büyük şirketlerden birinin genel müdürü olan harika bir adama teşekkür etmem gerekiyor. Bana şöyle dedi: 'Sen sektördeki en çok ağa bağlı kişisin. Neden ağınızın sizin yararınıza çalışmasını sağlamıyorsunuz?'”

İşte o zaman yayıncılık sektöründe neyin eksik olduğunu fark etti; yazarlar, yayıncılar, dağıtımcılar ve kütüphane satıcıları için dış kaynak kullanımı çözümü ve danışmanlık hizmeti sağlayan bir işletme. Başka bir deyişle, yayıncılıkta satış, pazarlama ve dağıtım konusunda yardıma ihtiyacı olan herkese hitap eden bir iş düşündü.

Ve böyle bir işe başlamak için ideal kişiydi.

Bağlantılarını ve deneyimini, dijital pazarlama konusunda beceriksiz yazarlara koçluk hizmetleri sağlayarak veya kitap yayıncıları ve dağıtımcıları için dış kaynak kullanarak, başkalarının hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için kullanmak istiyordu.

“Bugünlerde, özellikle dijital pazarlama konusunda, gerçekten bilgili olan ve olmayan yazarlar var ve web siteleri, sosyal medya ve hatta haber bültenleri ve reklamlar gibi konularda yardıma ihtiyaçları var. Bu yüzden onlara koçluk yapıyorum ve yapmaları gereken şeyi yapmaları için onları eğitiyorum.

Rachael, Avustralya'da yerleşik olmasına rağmen artık dünya çapında çalışıyor ve dünyanın her yerinden müşterileri var:

“Çok uzun zamandır sektördeyim ve bu kadar bilgi sahibi oldum. Bir sürü farklı müşteriye sahip olmak ve bir sürü farklı iş yapmak güzel bir şey."

Clockify'da izleme süresi: Rachael'in iş hayatında ezber bozan şey

Çok sayıda insanla çalıştığı ve birçok farklı hizmet sağladığı için Rachael, müşterilerine fatura kesebilmek amacıyla görevlere ve projelere harcadığı zamanı takip etmenin kolay bir yoluna ihtiyaç duyuyordu.

Rachael başlangıçta müşteri işlerinde geçirdiği saatleri takvimini ve Excel'i kullanarak takip ediyordu. Ancak bir süre sonra zamanını takip etme şeklinin ne pratik ne de yeterince hızlı olduğunu fark etti. İşte o zaman zaman takip uygulaması gibi daha verimli bir çözüm aramaya başladı.

Rachael Clockify'ı nasıl öğrendi?

İhtiyaçlarına uygun doğru uygulamayı bulmayı ümit eden Rachael internete girdi ve en iyi zaman takip uygulamaları hakkındaki özetleri ve blog yazılarını okumaya başladı. İşte o zaman Clockify ortaya çıktı.

"Müşteri işlerine harcadığım zamanı takip etmeme yardımcı olacak bir şeye ihtiyacım vardı. Bu yüzden önce ücretsiz sürümü kullanmaya başladım, böylece bu bilgileri müşterilerime aktarıp raporlayabilir ve daha sonra onlara fatura kesebilirdim."

Rachael, Clockify'da raporlar oluşturarak, her proje veya göreve harcadığı süre ve maliyetleri dahil olmak üzere, projeyle ilgili tüm önemli bilgileri müşterileriyle paylaşabildi.

Rachael'in Clockify'a sadık kalmasına ne sebep oldu?

Clockify'ın zaman içinde piyasaya sürdüğü tüm özelliklerle Rachael, zaman yuvarlama ve proje bütçesini takip etme gibi bazı yararlı ekstra seçenekleri denemek istedi ve bu nedenle ücretli bir sürüme geçti.

Clockify'da zaman yuvarlama, zaman girişlerini yukarı veya aşağı en yakın dakika veya saatlere yuvarlayarak Rachael'in raporlarını güzel ve düzenli tutmasına yardımcı olur.

Rachael, zaman yuvarlamanın yanı sıra her projenin bütçesini Clockify'da takip edebilmeyi seviyor.

"Bir müşteri bana 'Bu kampanyaya harcayacak 2.000 dolarım var' derse, bütçeyi aşmadığınızdan emin olmak için bunu bir proje olarak izlemelisiniz."

Clockify'ın proje bütçesi izleme seçenekleriyle Rachael şunları yapabilir:

• Proje bütçesini belirleyin ve
• Parasal tahminler belirleyerek bütçenin ne kadarını harcadığını takip edin.

Projesinin bütçesini takip etmek Rachael'in bu bütçe dahilinde kalmasına yardımcı oluyor.

Rachael'ın en çok keyif aldığı Clockify özellikleri

Bu bölümde Rachael'in hem işini takip etmek hem de müşterilerine kolay bir şekilde fatura kesmek için en çok kullandığı Clockify özelliklerini inceleyeceğiz.

Özellik #1: Faturalama

Faturalandırma, özellikle çok sayıda farklı müşteriniz varsa sıkıcı ve oldukça zor bir süreç olabilir.

Rachael'in Clockify'da en çok sevdiği şey, her faturayı müşterilerinin ihtiyaçlarına göre kolayca düzenleyebilmesidir:

“Clockify akıl sağlığımı kurtardı, özellikle de çok sayıda müşterim olduğu için; dış kaynak müşterileri ve en önemlisi de danışmanlıklar. Ve bazı şeyler için farklı oranlar var, bu yüzden tüm bunları yönetmek ve faturalandırma yapmak zorunda olmak, bu bir zorluk."

Özellik #2: Uyarılar

Proje bütçe takibi ve proje tahminleri söz konusu olduğunda Rachael, özellikle Uyarılar özelliğini beğendiğini söylüyor:

"Bana projemin %25, %50, %75'e veya önceden belirlediğim tahmini sürenin herhangi bir yüzdesine ulaştığına dair bir bildirim gönderiyor."

Bu şekilde Rachael müşterinin bütçesine ayak uydurabilir ve kararlaştırılan süreyi aşmayabilir.

Özellik #3: Etiketler

Rachael pek çok proje ve görev üzerinde çalıştığı için bunları etiketleyebilmek işe yarıyor. Bu yüzden çalışmalarını düzenlemek için Etiketler özelliğini kullanıyor.

Raporlarını filtrelemek ve anahtar kelimelere göre tam olarak ihtiyaç duyduğu şeyi bulmak için etiketleri de kullanabilir.

İş için Clockify'ı kullanmanın faydaları

Artık Clockify'ı kullanmadan günlük işleyişini hayal edemeyen biri olarak Rachael, bu uygulamayı iş için kullanırken keşfettiği faydaları bizimle paylaştı.

Avantaj #1: Clockify verimlidir ve kullanımı kolaydır

Röportaj yaptığımız kişi Rachael kadar çok işiniz varsa - ki bu genellikle çoktur - işinizi daha verimli bir şekilde yapmanıza yardımcı olacak güvenilir bir uygulama kullanmak bir zorunluluktur.

Clockify, Rachael'in müşteriyle ilgili tüm görevlerini çok daha hızlı tamamlamasına yardımcı oluyor:

“Bu kesinlikle zaman tasarrufu sağlıyor. Müşterilerime rapor vermekten, fatura oluşturmaya ve iş masraflarını kaydetmeye kadar benim gibi birinin ihtiyaç duyduğu her şeyi yapıyor. Aman Tanrım, buna bayıldım!”

Rachael, Clockify'ı kullanmaya başladığında kullanımının ne kadar kullanışlı ve kolay olduğunu da fark etti.

Tüm bu görevleri Excel'i kullanarak zorlu bir şekilde yerine getirdiği önceki dönemle karşılaştırıldığında, Rachael'in iş günleri artık daha verimli geçiyor.

Avantaj #2: Clockify inanılmaz derecede uygun fiyatlı

Clockify'ın en büyük güçlü yönlerinden biri, bir sürü harika özellik sunduğu göz önüne alındığında son derece uygun fiyatlı olmasıdır.

"Tüm bu farklı şeyleri tek bir uygulamada yapabilirsiniz. Paranın karşılığını veriyor.”

Rachael'in de eklediği gibi, hızlı bir şekilde rapor ve fatura oluşturmanıza yardımcı olan ucuz bir zaman takip uygulamasına sahip olmak, özellikle serbest çalışanlar veya kısıtlı bütçeye sahip kişiler için kesinlikle bir cankurtarandır.

Avantaj #3: Clockify mükemmel müşteri hizmeti sağlar

Bir uygulamayı kullanırken, iyi bir müşteri desteği sağlaması her zaman büyük bir artıdır çünkü ne zaman bir tür komplikasyonla veya küçük bir sorunla karşılaşacağınızı asla bilemezsiniz.

Böyle bir şey olduğunda, genellikle yanlış giden şeyi düzeltmeye harcayacak çok fazla zamanınız olmaz; hemen yardıma ihtiyacınız olur.

İyi müşteri hizmetleri, Clockify'ın sağladığı başka bir avantajdır; Rachael'in erkenden fark ettiği bir şey bu:

“Bir soru sormak zorunda kaldım çünkü raporda bir şey görünmüyordu ve bunun nedeni sadece yeni bir proje oluştururken belirli bir kısmı doldurmamış olmamdı. Ve müşteri hizmetleri mükemmeldi. Bu hatayı bir daha asla yapmama yetecek kadar ne yaptığımı bilmemi sağladılar. Bu tür şeyler aynı zamanda Clockify'la çalışmayı keyifli hale getiriyor."

Rachael Clockify'ı kime ve neden tavsiye eder?

Clockify iş hayatını gerçekten daha iyiye doğru değiştirdiğinden Rachael, deneyimlerini hem yayıncılık sektöründe hem de ötesinde başkalarıyla paylaşmak için her fırsatı değerlendiriyor:

“Geçen gün kendi işini kuran biriyle konuşuyordum. Pek çok farklı insanla çalıştıkları ve raporları ve faturaları yönetmenin kolay bir yolunu aradıkları için onlara şöyle dedim: 'Bu uygulamayı edinmelisiniz. Hayatınızı çok daha kolaylaştıracak!'”

Clockify'ın zaman takibinden rapor oluşturmaya kadar pek çok şey sunması nedeniyle Rachael, bunun çok sayıda müşteriyle çalışan ve izlemesi gereken birden fazla proje ve görevi olan herkes için çok yararlı olduğunu düşünüyor.

Ayrıca Clockify'ı, gerçekten uygun fiyatlı olduğu için zaman takip uygulamasına çok fazla para harcamak istemeyen kişilere de öneriyor.

Son olarak Rachael, Clockify'ın serbest çalışanlar veya genel olarak kadrosu olmayan ve kendi faturalarını elle yapan kişiler için faydalı olabileceğini düşünüyor.

Özet: Doğru zaman takibi uygulamasını kullanmak, sevdiğiniz şeyi yapmayı daha da keyifli hale getirir

Rachael işini sevmesine ve işi eğlenceli ve çeşitli bulmasına rağmen, birden fazla müşteriye rapor vermek ve pek çok farklı projeyi takip etmek kolay değil. Daha doğru olmak gerekirse, kolay değildi . En azından doğru zaman izleme aracını kullanmaya başlayana kadar.

Artık zamanını takip etmek ve aynı zamanda müşterileri için raporlar ve faturalar oluşturmak için Clockify'ı kullanan Rachael, her şeyi kendi başına yapmaya çalışırken ne kadar zaman ve enerji harcadığını fark ediyor.

Eğer siz de zamanını ve projelerini takip etmekte zorlanan insanlardansanız endişelenmeyin. Biraz yardımla bu sorunu kolayca çözebilirsiniz.

Tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan doğru zaman izleme aracını bulduğunuzdan emin olun.

▪️Zaman takip uygulamaları ve bunların iş hayatınızı nasıl iyileştirdiği hakkında ilginç hikayeleriniz var mı? Düşüncelerinizi [email protected] adresinden paylaşmaktan çekinmeyin; bunun hakkında bir blog yazabiliriz. Ayrıca bu makaleyi yararlı bulabilecek kişilerle paylaşmayı da unutmayın.