Satın Alma Emri Nedir? Kendinizi Nasıl Oluşturursunuz?

Tedarikçi yönetimiyle ilgili olarak, küçük işletmenizi işletmek için belirli bir ürün veya hizmete ihtiyacınız olacak, bu nedenle tedarikçilerinizle iletişime geçip neye ihtiyacınız olduğunu söyleyin. Teklif ediyorlar. Bunun için onlara para ödüyorsun.

Çok kolay görünüyor? Evet, ürün satın alma süreci açıklamadan daha karmaşık olabilir. Ödeme sorunları, tedarik eksikliği, yanlış gönderilere neden olan yanlış iletişim ve zamanlama kesintileri olabilir.

Bununla birlikte, güvenilir satıcılardan sorunsuz ve zamanında hizmet almak, gerçek olmak için iyi olmak zorunda değildir - mümkün olabilir ve satın alma siparişlerini seçmek yardımcı olabilir. Bu yüzden aşağıdaki makaleyi dikkatlice takip etmelisiniz Satın Alma Siparişi Nedir ve Kendi Siparişinizi Nasıl Oluşturursunuz?

Satınalma siparişi nedir?

Tanım

PO olarak da bilinen satınalma siparişi, gelecekte sevk edilecek belirli mal veya hizmetlerin satışı için satıcıya ödeme yapmayı taahhüt eden bir alıcıdan gönderilen resmi bir belgedir.

Alıcının elde ettiği avantaj, bir siparişi anında ödeme yapmadan kapatma yeteneğidir. Satıcının bakış açısından, bir PO, alıcılara mal veya hizmetler sevk edildiğinde ödeme yapmakla yükümlü olduğundan, alıcılara risksiz kredi sağlama yöntemidir.

Her PO, alıcıların ve satıcıların teslimatı ve ödemeyi takip etmesine yardımcı olan benzersiz bir numara içerir. Kapsamlı PO, belirli bir maksimuma ulaşılana kadar sürekli olarak mal veya hizmet satın almayı taahhüt eder.

Örnekler

Farklı satın alma siparişi türleri

1. Standart satın alma siparişleri

Standart satın alma siparişleri en popüler ve tanınan siparişlerdir. Bu durumda, alıcı satın alma bilgileri konusunda nettir ve hangi ürün veya hizmeti satın alacağını, sayısını, teslimat planlarını ve ödeme politikalarını belirleyebilir.

Örneğin, yazıcı kartuşları azalan bir işletme, tam olarak ne kadar ihtiyaç duyduklarını ve ne zaman almaları gerektiğini bildikleri için standart bir satın alma siparişini kapatabilir.

2. Planlanan satın alma siparişleri

Planlı bir satın alma siparişi verirken, bir alıcı önceden bir satınalma siparişi vererek, söz konusu ürün için şirketinin gelecekteki taleplerini tahmin eder. Bu durumda ürün, fiyat ve ödeme politikaları gibi bilgiler bilinir, ancak sayı bilinçli bir tahmine dayanır ve sevkiyat tarihi belirsizdir.

Örneğin, yazıcı kartuşları azalan aynı işletme planlı bir satın alma siparişi verirse, alıcı ihtiyaç duyduğu yazıcı kartuşu sayısını daha esnek bir teslimat planıyla tahmin eder.

3. Battaniye satın alma siparişleri

Kapsamlı satınalma siparişiyle, bir alıcı fiyat indirimlerini görüşmek için aynı anda birçok sipariş verir.

Örneğin, aynı işletme tek bir tedarikçiden birçok yazıcı kartuşu ve kağıt siparişi vermeyi taahhüt ederek faydalı bir anlaşma yapabilirse, bu ürünleri elde etmek için kapsamlı bir satın alma siparişi kullanmayı düşünebilir.

4. Sözleşme satın alma siparişleri

Bir sözleşme satın alma siparişi en resmi varyasyon olarak kabul edilir. Bu durumda, alıcı ve satıcı, sözleşmeye atıfta bulunan bir satınalma siparişi serbest bırakılmadan önce alıcının şartları hakkında bir sözleşme imzalar. Bu tür bir satın alma siparişi, ilgililer için en yasal korumayı sağlar.

Örneğin, aynı işletme sağlayıcısı ile taahhüt edilen malların ürünlerini, sayısını, fiyatlandırmasını ve teslimat planını belirten bir sözleşme imzalarsa ve bunu standart bir satınalma siparişi ile takip ederse, bu işletmeler bir sözleşme satın alma siparişi sözleşmesi kapsamında kalacaktır.

Satınalma siparişi ile Fatura arasındaki farklar nelerdir?

Alıcılar satınalma siparişlerini, satıcılar ise faturaları oluşturur. Satıcılar, belirli ödeme koşullarının olduğu durumlarda ödemeyi tahsil etme yöntemi olarak bir fatura gönderebilir veya sipariş için bir ödemenin onaylandığını kaydetme yöntemi olarak sıfır bakiyeli bir fatura gönderebilir.

Hem satınalma siparişleri hem de faturalar, fatura adresi ve sevkiyat hedefi gibi aynı ayrıntıları içerir, Faturalar genellikle her iki belgenin de ilişkili olduğunu ve birbiriyle uyumlu olduğunu açıklığa kavuşturmak için bir fatura numarası ile birlikte satınalma siparişi numarasına başvurur. Temel fark, sipariş bilgileri ve satınalma siparişinde yer alan ek teknik bilgilerin faturaya eklenmemesidir.

Aşağıdaki örneğe bir göz atın:

Alıcı John, kuruluşundaki bir departmandan bilgi aldı: ofisteki bilgisayarlar için yeni monitörler gerektiriyor. Monitörlerin sayısını ve ayrıntılı gereksinimleri gösteren satın alma siparişini yapar.

Monitörleri satan şirket siparişi alır. Siparişi tedarik edebileceklerini onayladıklarında, PO'yu geçerler ve ödemeyi alırlar veya ödemenin üzerinde anlaşılan son ödeme koşullarına dayanmasını bekleyerek malları gönderirler. Ödeme alındığında, sipariş karşılama gerçekleşir ve monitörler teslimat tarihi ve takip ayrıntılarıyla birlikte teslim edilir ve John faturayı alır.

Fatura, ya mal teslim edilmeden önce gönderilen ödemeyi tanımlar ya da önce para gönderilmediyse ödeme son kullanma tarihini içerir. John, satın alma siparişiyle eşleştiğinden emin olmak için faturayı kontrol eder ve sipariş edilen tüm ürünlerin alındığından emin olmak için sevk irsaliyesini kontrol eder ve ödeme, üç yönlü eşleştirme adı verilen bir süreçte yalnızca sipariş edilen ve alınan mallar için düzenlenir.

Satın alma siparişleri genellikle başka tür belgelerle karıştırılır. Siparişler ve sözleşmeler arasındaki tutarsızlıkları, satınalma siparişi ile iş siparişleri arasındaki tutarsızlıkları ve satınalma siparişleri ile satış siparişleri arasındaki tutarsızlıkları bilmek önemlidir.

Satınalma siparişlerinin işlevleri

Alıcı, satıcıdan ürün sipariş etmeyi seçer

Bir sipariş kapatılmadan önce alıcı, satıcının ürün veya hizmetinin karşılayabileceği bir ihtiyacı netleştirmelidir. Bu aşamada, alıcı hangi mal veya hizmetin gerekli olduğundan, kaç parçaya (mümkünse) ve ne zaman ihtiyaç duyduğundan emin olmalıdır.

Örneğin, ürün siparişlerinizi tüketicilere ulaştırmak için yeni kutular sipariş etmeniz gerekiyorsa, ihtiyacınız olan kutu sayısını ve ihtiyacınız olan zamanı hesaplayın.

Diyelim ki beklediğiniz bir tatil yaklaşıyor; Bir önceki yılın kutu siparişine bakabilir ve kesin miktarı sipariş etmek için bu tatilde tahmini büyümenizle çarpabilirsiniz.

Alıcı, satınalma siparişlerini hazırlar ve onay için satıcıya gönderir

Yukarıdaki ayrıntılarla birlikte, alıcı satınalma siparişini ana hatlarıyla belirtmeli ve onay için satıcısına göndermelidir. Satınalma siparişini bir satıcıya gönderirken, sürecin programa uygun olduğundan emin olmak için onay gerektiğini gösterin.

İdeal olarak, yanıt, malları veya hizmetleri programa göre almak için zamanında gelmeli veya alıcıya başka bir satıcıdan tedarik etmesi için yeterli zamanı sağlamalıdır.

Yukarıdaki örnekten, kolilerinizi tedarik edebilecek bir satıcıyı netleştirdiğinizde, kaç koliye ihtiyacınız olacağını ve ne zaman ihtiyacınız olacağını bildiğinizde, bu bilgileri satın alma siparişinizi hazırlamak için kullanabilirsiniz.

Satıcı satın alma siparişini inceler ve talebi yerine getirip getiremeyeceğini onaylar

Satıcı satınalma siparişini aldığında, talebi gözden geçirmesi ve satın alma tarihinden itibaren son tarihe kadar yerine getirilip getirilemeyeceğini doğrulamak için envanteri veya kullanılabilirliği kontrol etmesi onlara bağlıdır.

Koli sevkiyatı durumunda, satıcı siparişinizi incelemiş, envanter ve teslimat kapasitesini inceledikten sonra talebinizi yerine getirebileceklerini belirlemiştir.

Satın alma siparişi onayı

Satıcı, alıcının yönlendirdiği şekilde talebi yerine getirebilirse, satınalma siparişini onaylayacak ve bağlayıcı olmasını yasal hale getirecektir.

Kutu şirketi isteğinizi yerine getirebileceğinden, onay için satın alma siparişinin onaylı bir kopyasını size gönderir.

Ürün veya hizmetin yerine getirilmesi

Satınalma siparişi onaylandıktan sonra satıcı, üzerinde anlaşıldığı gibi mal veya hizmetleri tedarik etme sorumluluğunu üstlenir. Bu adımda satınalma siparişindeki miktar için fatura oluşturup alıcıya gönderebilirler. Fatura, hangi ürünlerin teklif edildiğini, ilgili miktarı ve borçlu olunan tutarı özetlemelidir.

Örneğin, kutuların sevkiyatını onayladıktan sonra, karşılanan siparişi ve borçlu olunan miktar için bir fatura almalısınız. Bu satıcının, faturanın düzenlenmesinden sonraki 30 gün içinde ödeme beklentisiyle net 30 ödeme süresi vardır.

fatura ödendi

Bu son adımda, alıcının sorumluluğu, satıcının ödeme koşullarına göre faturayı ödemektir.

Onaylanmış ödeme koşullarına sahip fatura için ödeme göndermesi alıcıya bağlıdır.

Satınalma siparişi nasıl oluşturulur?

Satın alma siparişinizi oluşturmak ister misiniz? İşte eklemeniz gerekenler:

• Başlık - Şirket adı, iş yeri, satın alma siparişi tarihi ve sipariş numarası dahil olmak üzere şirket bilgilerinizi gösterin.
• Satıcı bilgileri - Satın alma siparişi için uygun alıcıyı ekleyin. Bu, satıcı şirketin adını, ayrıntılı iletişim adınızı ve satıcı şirketin adresini gireceğiniz yerdir.
• Gönderim adresi - Siparişin nereye teslim edileceğini, teslimat yönteminin ne olduğunu, gönderim şartlarını ve geçici gönderim tarihini belirleyin.
• Sipariş bilgileri - Siparişe dahil olan her ürün için, ürün kodu veya SKU numarası, ürün adı veya açıklaması, gerekli birim sayısı, birim başına fiyat ve her ürünün sevkiyat tarihi ile birlikte bir satır öğesi verin.
• Özetle - Bir ara toplam, geçerli indirimler, vergiler, nakliye ücretleri ve genel toplam sunarak satın alma siparişini tamamlayın.

Özet

Bu makale sayesinde, Satın Alma Siparişinin tanımını ve nasıl oluşturulacağını anlayabileceğinizi umuyoruz. Ayrıca sizin için bir satınalma siparişi ile bir fatura arasındaki fark hakkındaki bilgileri de dahil ediyoruz.

Herhangi bir sorunuzu yorum kutusuna bırakın; size yardım etmek ve desteklemek için buradayız. Bize ulaşmaktan çekinmeyin.