Projenizi doğru şekilde nasıl başlatabilirsiniz?

Bir projenin başlamasını bir futbol maçının başlangıcına benzetecek olursak, bir başlangıç ​​toplantısı yapmamak, hiçbir taktik stratejiye sahip olmamak gibidir. Bir plan olmadan, yapabileceğiniz tek şey doğaçlama yapmaktır ve bu bazen eğlenceli olsa da çoğu zaman boşa zaman, para kaybı ve güvenin sarsılmasına yol açar. Felaket için bir reçete gibi geliyor, değil mi?

#hackyourkickoff – mükemmel kalkış prosedürü

Her proje farklı olsa da, lansman prosedürü genellikle oldukça benzerdir ve aynı prensiplere dayanır . Çabalarınızı optimize etmek için, tüm “zorunlulukları” içeren ve projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak onu kısaltan veya ek isteğe bağlı noktalarla zenginleştiren şablonlu bir kontrol listesi oluşturmaya değer. Bu şekilde, yeni bir projeye her daldığınızda çarkı icat etmenize gerek kalmayacak ve farklı projelerdeki sürecinizin tutarlılığı artacaktır.

Ele almak istediğiniz konuları birkaç alana bölmek kesinlikle düzeninizi korumanıza yardımcı olacaktır . Döküm, projenin art arda geçtiği aşamalara (üretim öncesi, tasarım, üretim vb.) veya örneğin proje yönetiminin demir üçgenine dayalı olabilir: kapsam, zaman, maliyet (ve aradaki her şey). ). Hangisi size daha iyi hizmet ederse etsin – tüm alanları, özellikle de en tartışmalı olanları tam olarak kapsadığınızdan emin olun.

Ürün Stratejisi hizmetlerimizle fikrinizden en iyi şekilde yararlanın

Daha fazla bilgi edin

Peki süreci nasıl yürütüyorsunuz? Hadi daha yakından bakalım.

Hızlı bir giriş

• Sahneyi belirleyin: projenin arka planını ve amacını gözden geçirin – hedeflemek için aşırı iddialı değil, net, ölçülebilir ve ilham verici bir hedefe ihtiyacınız var.
• Beklentileri belirleyin, çalışma bildirimini tartışın, çerçeveleri ve teknolojileri özetleyin.
• Güvenlik kuralları hazırlayın , erişim ve kimlik bilgileri depolamasına karar verin, proje belgelerini tek bir merkezi, işbirliğine dayalı yerde tutmak için doğru aracı seçin.
• Ekip içindeki rolleri ve atamaları duyurun. Müşteriyi olası ekip değişikliklerinden ve ekip üyelerinin ne kadar dahil olacağından haberdar edin.
• Tüm sorumluluklar ve bağımlılıklar ile RACI matrisi üzerinde anlaşın ve onay sürecine de karar verin.
• Özellikle farklı saat dilimlerinde çalışıyorsanız, uygun bir çalışma saati ayarlayın .
• İletişim kanallarını (örneğin, geçici iletişim için grup sohbeti ve resmi yazışmalar için e-postalar) ve sıklığı tartışın.
• Döngüsel toplantılardan oluşan bir matris oluşturun ve ilgili her kişinin bunlara katılmak için gerekli davetleri aldığından emin olun (tüm ekibin her toplantıya katılması gerekmez).
• Bir davranış kuralları oluşturun, yani herkesin kurallarını önerebileceği ve saygılı bir işbirliğini sürdürmek için tüm ekip tarafından izlenecek genel bir ekip kodeksi oluşturun.

Profesyonel ipucu: Bir proje posterini saklarsanız, tüm bilgiler bir proje posterinde kolayca bulunabilir.

Proje kapsamı

• Teslimatların ve gereksinimlerin listesini bir biriktirme listesi taslağı şeklinde hazırlayın.
• Temel proje önceliklerini vurgulayın – MoSCoW analizi yapmak yardımcı olabilir.
• Kapsam konsensüsüne ulaşmak için katı bir bütçe veya zaman çizelgesi gibi kısıtlamalara odaklanın (potansiyel kesintileri açıkça önerin).
• Hazır tanımını ve bitmiş tanımını yazınız.
• Taksonomiyi unutmayın – herhangi bir yanlış anlama veya karışıklığı önlemek için projeyle ilgili bir sözlük.

Proje zaman çizelgesi

• Müşteriyi şirket sürecine tanıtın ve projenin ihtiyaçlarına göre ayarlayın, ekipte iş akışını belirtin.
• Yol haritasını net son tarihlerle hazırlayın ve bazı olası hata payları üzerinde anlaşın.
• Projenin yaşam döngüsü tarafından belirlenen kilometre taşlarını ve zaman çerçevelerini belirleyin: sürümler, gerilemeler, sprint süresi vb.
• İşbirliğinin ilgili olduğu tüm proje aşamalarına (başlatma, planlama, yürütme, izleme ve/veya kapatma) odaklanmayı unutmayın.

Proje bütçesi

• Bütçeyi onaylayın ve olası sapmalar üzerinde anlaşın.
• Sizin ve müşterinizin onaylanmış faturalandırma yöntemi konusunda tam olarak aynı anlayışa sahip olduğunuzdan emin olun. Z&M ve sabit fiyatlı modeller arasındaki farkların net olup olmadığını iki kez kontrol edin.
• Hatalarla, değişiklik istekleriyle ve kod incelemeleriyle nasıl başa çıkacağınızı öğrenin.
• Engelleri ve riskleri belirleyin, azaltma stratejisini hazırlayın ve herkesin düzenli olarak güncellenen bir değişiklik günlüğü oluşturmaya dahil olmasını sağlayın.
• İlerlemeyi izleme sorumluluğunu üstlenin ve proje durum raporlarının zamanında teslim edilmesini sağlayın.

Sigortayı yakma zamanı

Senin açığa çıkacağın gün geldi! Şimdi, her şeyi bir araya getirdiğinize göre, toplantının kendisi sadece hoş formaliteler olmalıdır. Bu birkaç adımla, kesinlikle bundan en iyi şekilde yararlanacaksınız:

Uzmanlardan oluşan bir ekiple yeni fikirler için beyin fırtınası yapın

Çalıştaylarımızı Görün

1. Her katılımcının izin vermesi için önceden bir toplantı gündemi sağlayın gerekli tüm proje ayrıntılarını gözden geçirin ve toplantıya hazırlanın. Birinden özel bir işlem yapmanızı gerektiren birincil konuların altını çizin.
2. Not alın ve toplantı özetini daha sonra ekibinizle paylaşın . Bu, toplantı sırasında üzerinde anlaşmaya varılan her şeye resmi bir statü vermenin gayri resmi yollarının en iyisidir. Ayrıca, herkes gemideyse, oturumu kaydedebilir ve gelecekte geri dönme olanağını elde edebilirsiniz.
3. Tüm ekibe eşit derecede güçlü katılım ve ilgi oluşturarak daha sonra uygun bir uygulamanın mümkün olduğundan emin olun . Bu nedenle toplantı yayın değil diyalog şeklinde olmalıdır. İlgi çekici formüller için bazı fikirleriniz olsun, örneğin: herkes kendini tanıtıyor (adı, rolü, projede nasıl çalışmaktan hoşlandığı). Kısa bir buzkıran ve Soru-Cevap için biraz zaman ayırmak için bonus puanlar.
4. Sonraki adımları tartışın . Muhtemelen toplantıları günlük olarak bu şekilde sonlandırıyorsunuz ve bu durumda da tam olarak böyle olması gerekiyor. Başlangıç ​​toplantısı özetine sonraki adımlar da dahil edilirse iyi olur.

Bu toplantıyı sizin için rahat olacak şekilde gerçekleştirin, ancak düzenli kalın ve hiçbir şeyi kaçırmayacaksınız.

Unutmayın: Captain Obvious oyna

Bazı şeyler, geçmiş projelerde belirli bir şekilde yaptığınız için size açık görünse bile, bunların müşteriniz ve ekibin geri kalanı için o kadar açık olması gerekmez . Çimlerin yeşil olduğunu açıklamak size gereksiz mi geliyor? Renk körü bir kişiyle işe gelene kadar olabilir.

Bariz olanı yüksek sesle söylemek ve yazmak, yorumlamada herhangi bir tutarsızlık riskini azaltır ve hepinizin tam olarak aynı yöne gitmesini sağlar.

Aynı şey projeyi etkileyebilecek şeyler için de geçerlidir. Burada hiçbir şeyi gizlememelisiniz – şeffaflık, başarılı ve samimi bir işbirliğinin en önemli bileşenlerinden biridir . Takımın sorunsuz çalışması için karşılıklı güven esastır. İnşa etmek çok zor ve kaybetmek çok kolay.

Bir şeyden bahsetmeye değer olup olmadığından emin değilseniz, bu öyle olduğu anlamına gelir. Söylenmemiş sorunlar en az beklenen anlarda tırmanabileceğinden, tahmin yürütmenin burada yeri yoktur. Bir Proje Yöneticisi olarak muhtemelen Murphy Yasasına zaten aşinasınızdır…

Özet

Başlangıç ​​toplantısı, projeyi başarıya nasıl yönlendireceğimiz konusunda birlikte uyum sağlamak için bir fırsattır. Doğru hazırlık ile sürprizleri sınırlayabilir ve daha sonra aksilikleri önleyebilirsiniz. İyi şanlar!

Ürün fikrinizin doğru yönde ilerlemesini sağlamak için yardıma mı ihtiyacınız var? Bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin!