Proje yönetiminde tahmin nedir?

Daha önce bir projeden sorumlu olduysanız, muhtemelen bir projeyi baştan sona yönetmenin ne kadar stresli olabileceğini zaten biliyorsunuzdur. Her proje aşamasının yeterli fon ve kaynağa sahip olmasını sağlamanın yanı sıra, bütçe aşımlarından ve gecikmelerden de kaçınmanız gerekir ve bu, proje tamamlanana kadar sizi belirsizliğin eşiğinde tutabilir.

Ancak, bu şekilde olmak zorunda değildir.

Bir projenin gerçekleştiğini görmek için kendi yolunuzdan çıkmaktan kaçınmak istiyorsanız, yapmanız gereken tek şey bir proje yönetimi tahmini yapmaktır.

Ancak, proje yönetimi tahmini nedir ve tam olarak nasıl çalışır? Okumaya devam edin, çünkü projenizin uzunluğu ne olursa olsun, proje tahminini başarılı bir şekilde uygulamanıza yardımcı olacak temel öğelerinden özenle seçilmiş ipuçlarına kadar proje yönetiminde tahmin hakkında bilmeniz gereken her şeyi ortaya çıkarmak üzereyiz.

Bu blog gönderisinde şunları yapacaksınız:

• Proje tahmininin temelleri hakkında daha fazla bilgi edinin,
• Proje yönetiminde tahmin unsurları hakkında bilgi edinin ve
• Proje tahmininizi başarıyla gerçekleştirmenize yardımcı olacak 7 ipucunu keşfedin.

Proje tahmini nedir?

Proje yönetiminde tahmin, devam eden bir projenin gelecekteki olası sonuçları hakkında tahminlerde bulunma sürecidir. Bununla birlikte, bu tahminler yazı-turaya dayalı değildir, ancak devam eden bir projeden elde edilen mevcut verilerin dikkatli bir şekilde gözlemlenmesi ve analizine dayandırılmalıdır.

Aslında, proje tahmini, projenin %20'si tamamlandığında başlamalıdır, böylece toplanan verilere dayalı tahminler yapmak için yeterli bilgiye sahip olursunuz. Ayrıca, proje ilerledikçe, özellikle beklenmedik olaylara sıklıkla yanıt vermeniz gerekiyorsa, bazen tahmininizi güncellemeniz gerekecektir.

Basitçe söylemek gerekirse, projenizin sonuçlarını tahmin etmek istiyorsanız, projenizin yaklaşık üçte birini tamamladıktan sonra sahip olduğunuz tüm bilgi ve birikimleri kullanmanız ve projenizin bitiş noktası hakkında tahminler yapmanız gerekecektir.

Proje tahmininin en önemli unsurları nelerdir?

Bir proje tahmini yapmaya başlamadan önce, projenizin olabildiğince sorunsuz çalışmasını sağlamak istiyorsanız, üç önemli unsuru göz önünde bulundurmanız gerekir. Projenizin şunları düşünün:

• Süre,
• Maliyet ve
• Kalite.

Öğe #1: Proje süresi

Bir proje yürütmeyi düşünmeden önce, kendinize bir soru sorarak başlayın:

Proje ne kadar sürecek?

Doğru bir proje tahmini yapmak istiyorsanız, öncelikle tüm proje için ne kadar zamana ihtiyacınız olacağını belirlemelisiniz. Ardından, her bir görevinizin ne kadar süreceğini tahmin edebilmeniz için projenizi daha küçük görevlere, aşamalara veya adımlara bölmeyi deneyin.

Proje yöneticileri, proje planlama sürecini otomatikleştirmelerine ve tahmin doğruluğunu iyileştirmelerine yardımcı olmak için sıklıkla proje planlama yazılımını kullanır. Bu tür bir araç, her görevin zamanını izlemenize ve önemli verileri toplamanıza yardımcı olabilir; bunların tümü tek bir yerde saklanır ve geleceğe yönelik tahminler yapmanıza yardımcı olabilir.

Öğe #2: Proje maliyeti

Projenizin yaklaşık süresini belirledikten sonra, projenizin maliyetleri hakkında bir tahminde bulunarak devam edin.

En doğru gider tahminini oluşturmak her zaman en basit iş olmasa da, giderlerinizi takip etmek bu süreci önemli ölçüde basitleştirebilir ve hesaplamalarınıza dahil edebileceğiniz en doğru rakamları elde etmenize yardımcı olabilir.

Tahmini bütçenizin muhtemelen projenizin nihai maliyetine olabildiğince yakın olmasını isteyeceğinizden, hem çalışanlarınızın maaşlarını hem de proje süresince kullandıkları araçları dahil ettiğinizden emin olun.

Öğe #3: Proje Kalitesi

Bir projeyi hayata geçirmeye karar verdiğiniz anda, muhtemelen en kaliteli sonuçları elde etmek istersiniz. Ancak, yüksek kaliteli performans daha büyük bir bütçeyle el ele gider.

Bu nedenle, bütçeniz sınırlıysa, önceliklerinizi değerlendirmek ve maliyetleriniz tavan yapmadan projenizi tamamlayabilmek için kaliteden ödün vermeye hazır olup olmadığınıza karar vermek isteyebilirsiniz.

Kısıtlı bir bütçeyle en kalifiye çalışanlara ödeme yapamayabilir veya en kaliteli malzemeleri satın alamayabileceğiniz için, sınırlı kaynakların nihai sonucunuzu nasıl etkileyeceğini düşünün ve bulgularınızı proje tahmininize dahil edin.

Ayrıca, daha kaliteli bir projeye yönelmeye karar verirseniz, iş için en nitelikli kişileri bulup seçmek veya birinci sınıf malzemeler elde etmek için daha fazla zamana ihtiyacınız olacağından, bu seçimin projenizin süresini de etkileyebileceğini unutmayın. .

Proje yönetiminde bir tahmin örneği

Bir pazarlama şirketi işlettiğinizi ve bir müşterinizin onlar için bir sosyal medya stratejisi oluşturmanızı istediğini varsayalım. Tüm bilgiler toplandıktan ve projenizin %20'si tamamlandıktan sonra, proje tahminleri yapmaya başlayabilirsiniz.

Doğru proje tahmini için şunları göz önünde bulundurmanız gerekir:

• Her adımın, görevin ve tüm projenin alacağı süre (gerekirse ekstra süre veya müşterinin acil teslimat isteyip istemediği dahil),
• Proje sırasında yapılacak işler (bir strateji geliştirme, tasarıma karar verme, içerik yazma, profillerde gönderileri planlama vb. dahil) ve
• Başından sonuna kadar bu projede yer alacak çalışanlar ve maaşları (buna, ek çalışan almanız gerekip gerekmediğini veya mevcut çalışanlarınızın yeterince yetenekli olup olmadığını, acil bir durumda yedek planınızın olup olmadığını kontrol etmek dahildir. , ve bunun gibi).

Proje yönetiminde tahmin neden önemlidir?

Proje yönetiminde tahmin size şu konularda yardımcı olur:

• Olası sonuçların tahmin edilmesi,
• Bir projeyi yürütme risklerini azaltmak ve
• Proje başarı şansını arttırmak.

Ancak, bir projenin nihai sonucunu tahmin etmek her zaman kolay değildir, özellikle de tüm bilgilere sahip değilseniz başlangıçta. Bu nedenle, olası tüm sonuçları belirlemek ve hangi sonuçlara ulaşmak istediğinizi belirlemek çok önemlidir. Proje yönetiminde tahmin, tüm olası sonuçları tahmin etmenize ve hangisinin şirketiniz için en avantajlı olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Ayrıca, proje tahmini, proje yürütme sırasında meydana gelebilecek tüm değişikliklere hazırlanmanıza, riskleri hesaplamanıza ve azaltmanıza yardımcı olabilir. Riskleri azaltarak, projeniz üzerinde daha fazla kontrol sahibi olursunuz ve başarı şansınızı arttırırsınız.

Projeleri yönetmek, proje başarısını garantilemek için akıllıca kararlar almak üzere becerilerinizi ve bilginizi kullanmak etrafında döndüğü için, proje tahmini, mümkün olan en doğru tahminlere dayalı bilinçli kararlar almanıza yardımcı olacak kullanışlı bir araç olarak gelir. Bu nedenle, doğru tahminler yaparak projenizin başarı şansını arttırırsınız.

Ayrıca, proje onayları genellikle tahmin edilen sonuçlara dayanır - eğer sonuç elverişsizse, proje reddedilebilir.

Proje yönetiminde başarılı tahmin için 7 ipucu

Proje yönetiminde tahmin, aşağıdakiler gibi birden çok faktörü göz önünde bulundurmanızı gerektirdiğinden karmaşık bir süreçtir:

• Zaman,
• Maliyet,
• Kalite,
• Kaynaklar,
• Personel vb.

Ancak, yapmanız gereken çok fazla iş varken bunalmış hissetmekten kaçınmanıza yardımcı olmak için, proje yönetimi tahmininizin saat gibi çalışmasını sağlamanıza yardımcı olacak birkaç noktayı bir araya getirdik.

1. İpucu: Birden çok tahmin oluşturun

Bir tahmin ne kadar doğru olursa olsun, projenizin nihai sonucunu değiştiren öngörülemeyen olayların riski her zaman olacaktır. Bu nedenle, bir proje tahminine güvenmek ve en iyisini ummak yerine, birkaç ayrıntılı tahmin yapmaya çalışmak çok daha iyidir. Çeşitli görüş ve olasılıkları dahil edip çoklu tahminler oluşturursanız, gerçek sonucu tahmin etmeye çok daha yakın olacaksınız. "Yumurtaların hepsini tek sepete koyma" atasözünde olduğu gibi.

2. İpucu: Organize olun

Büyük organizasyon becerileri, bir proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli niteliklerden biridir. Tüm adımları takip etmek ve her ekip üyesinin rollerine aşina olmak, etkili proje yönetimi için çok önemlidir ve bu, yolun her adımında proje ilerlemesini izlemenin kullanışlı olabileceği yerdir. Ekibinizin her görev için ne kadar zaman harcadığını görmenize yardımcı olabilecek bir araca güvenerek, proje yürütme sırasında tahminlerde bulunmak için kullanılabilecek zaman çizelgeleri elde edebileceksiniz.

3. İpucu: Tahmin araçlarını kullanın

Proje verilerini gözlemleyerek ve bunlardan sonuçlar çıkararak çok şey öğrenebilirsiniz. Bununla birlikte, mümkün olan en iyi tahminleri üretmek için, projenize birçok fayda sağlayacak olan Plaky gibi proje yönetimi yazılımlarını işletmenize uygulamayı deneyin.

Plaky ile şunları yapabilirsiniz:

• Her görev için harcanan süre hakkında en doğru istatistiksel verilere sahip olun,
• Kesin proje tahmini için ihtiyacınız olan tüm önemli bilgileri parmaklarınızın ucunda alın,
• Proje ilerlemesi ve son teslim tarihleri ​​gibi tüm proje faaliyetlerine ilişkin net bir genel bakışa sahip olmak,
• Herkesin ne yapacağını bilmesi için çalışanlara görevler atayın,
• Projeleri aşamalar veya görevler halinde düzenleyin,
• Yorum ve geri bildirim bırakın,
• Birisi size bir görev verdiğinde, bir güncelleme olduğunda veya birisi sizden bahsettiğinde bildirim alın,
• Projenizin zaman çizelgesinin görsel bir temsiline sahip olun ve
• Projelerinizde hızlı ve otomatik olarak değişiklik yapabilme, böylece bunu manuel olarak yapmakla zaman kaybetmenize gerek kalmaz vb.

Plaky'i kullanmaya başlar başlamaz ekip üyelerinizi ve görevlerinizi ne kadar kolay ve hızlı organize edebileceğinizi fark edeceksiniz. Tüm proje ve tüm görevleri hakkında net bir genel bakışa sahip olacaksınız, böylece proje sonucu hakkında daha iyi tahminler yapabilirsiniz.

4. İpucu: Görevler için fazladan zaman planlayın (her ihtimale karşı)

En iyi çabalarınıza ve en güncel tahmin ve yönetim araçlarına rağmen, öngörülemeyen olaylar ve proje gecikmeleri meydana gelebilir. Bir çalışanın ne zaman hastalanacağını veya bir görevi tamamlamasının beklenenden uzun süreceğini asla bilemezsiniz. Bu nedenle, her görev için ek süre planlamak her zaman güvenli bir seçenektir.

Ayrıca, proje ilerlemenizi her adımda izlemeyi deneyin. Bir projenin yürütülmesi sırasında bazı etkinliklerin veya görevlerin beklenenden uzun sürdüğünü fark ederseniz, bunları düzenleyebilir ve gerekli süreyi ekleyebilirsiniz.

Mevcut projenizin yürütülmesi sırasında daha iyi proje tahminleri yapmak için, hangi görevin daha fazla zaman gerektirdiğini tam olarak bilmeniz için zaman aşımlarının kaydını tutmanıza yardımcı olan bir görev izleme uygulaması kullanabilirsiniz. Sonuç olarak, yaklaşan projelerinizi daha iyi yapılandırmak ve daha az aşım ve gecikme yaşamanızı sağlamak için bunu gelecekte bir referans olarak kullanabilirsiniz.

5. İpucu: Proje tahminlerinizi net bir şekilde sunun

Bazen, tüm verileriniz, kalifiye çalışanlarınız veya kusursuz tahminler bile projenin başarılı olması için yeterli olmayabilir. Tahmininiz geliştirilip belgelendikten sonra, herkesin sorumluluklarının farkında olması için bunu ekip üyelerinize açıkça sunmalısınız.

Tüm proje aşamalarının ve görevlerinin net bir şekilde sunulduğundan emin olmak için, ekibinizin tüm görev ve faaliyetlerine ilişkin net bir genel bakış elde etmesine ve istenen bir hedefe ulaşmak için tam olarak ne yapmaları gerektiğini bilmesine olanak tanıyan çalışan planlama yazılımını kullanabilirsiniz. proje sonucu.

6. İpucu: Projenizin performansını izleyin

Proje tahmininin yalnızca dış veya iç faktörlere bağlı olarak değişebilen bir tahmin olduğunu unutmayın; bu nedenle, uygulamanızın tüm aşamalarında projenizi takip etmeniz gerekecek.

Örneğin, performansınızı takip ederken bütçenizin kısıtlı olduğunu fark edebilirsiniz. Bütçe açığı hakkında bilgi sahibi olmak, gerekli değişiklikleri yapmanıza ve sorunu zamanında çözmenize yardımcı olabilir. Örneğin, diğer şubelerden gelen fonları yeniden yönlendirebilir veya müşterinizi fiyattaki değişiklikler hakkında bilgilendirebilirsiniz. Sonuç olarak, tahminleriniz değişecek ve daha doğru bir tahmine sahip olacaksınız.

Ayrıca proje performansını izlemek, beklenmeyen değişiklikleri fark etmenizi, potansiyel olarak bunları nasıl çözeceğinizi bulmanızı ve bunları müşterilerinize zamanında düzgün bir şekilde iletmenizi sağlar.

7. İpucu: Her projeyi gözden geçirin ve tahminlerin doğru olup olmadığını kontrol edin

Bir projeyi tamamladıktan sonra, tahminlerinizle ne kadar örtüştüğünü görmek için sonuçları gözden geçirmelisiniz çünkü bir projenin başarısı, orijinal tahminlere ne kadar yakın olduğuyla ölçülebilir.

Örneğin, zaman veya maliyet açısından herhangi bir değişiklik yapıldıysa, bunları benzer projeler için gelecek tahminlerine dahil edebilirsiniz. Önceki tahminlerde neyin eksik olduğunu anlamak, gelecekteki proje tahminini iyileştirmenize yardımcı olabilir.

Sonuç: Proje tahmini ile proje başarı şansınızı artırın

Muhtemelen zaten anladığınız gibi, etkili proje tahmini, iyi yürütülen bir projeyi ters giden bir projeden ayıran şeydir.

Bu yazımızda proje yönetiminde öngörünün ne gerektirdiğini anlattık. Proje tahminleri yapmaya karar verirseniz yararlı bulacağınız bazı tahmin ipuçlarını da ekledik.

Yine de, proje tahmininin karmaşık bir süreç olduğunu ve çok fazla hazırlık ve derinlemesine düşünmeyi gerektirdiğini unutmayın.

Görevler için fazladan zaman planlamaya çalışmalı, projenizin performansını takip etmeli ve daha doğru veriler için bir tahmin aracı kullanmalısınız.

İyi bir proje sonucu, birçok faktöre bağlı olduğu için bir proje tahmini ile garanti edilemez, ancak sizi başarıya bir adım daha yaklaştıracaktır.

▪️Proje yönetiminde tahmin, projenizi kontrol altında tutmanızı sağlayan faydalı bir süreçtir. Proje tahminini nasıl iyileştireceğinize dair değerli ipuçlarınız var mı? Gelecekteki makalelerimizden birinde yer alma şansı için [email protected] adresinden bize yazın. Ayrıca, bu makaleyi beğendiyseniz, onu ilginç bulacağını bildiğiniz biriyle paylaşın.