Proje maliyet yönetimi: Temel bilgiler, adımlar ve ana hedefler

İşletmeniz yeni bir projeyi üstlendiğinde, işinizin başarısı veya başarısızlığı, proje yönetimi çabalarınızın verimliliğine bağlıdır ve proje yönetimi çabalarınızın en önemli unsuru, proje yönetimi maliyetlerini yönetmektir .

Dahası, yanlış proje maliyet tahmini, projelerin bütçeyi aşmasının veya tamamen başarısız olmasının ana nedenlerinden biri olabilir.

Projenizi başarıyla tamamlayabilmek için maliyetleri daha doğru kontrol edebilmeniz, analiz edebilmeniz, tahmin edebilmeniz ve kötü sonuçların önüne geçebilmeniz gerekir.

Proje bütçeniz dahilinde kalmanıza yardımcı olmak için aşağıdakileri açıklayacağız:

• Proje maliyet yönetiminin tanımı,
• Proje maliyet yönetiminin ana hedefleri,
• Proje yönetimi maliyetlerini hesaplamanın yolu ve
• Proje maliyet yönetiminde 4 adım.

Proje maliyet yönetimi hakkında bazı sık sorulan soruları da ele alacağız, bu yüzden bizimle kalın.

Proje maliyet yönetimi nedir?

Proje maliyet yönetimi , proje bütçesinin ve müteakip maliyetlerin tahminini ve tahsisini ve ayrıca proje maliyet kontrolünü içeren bir süreçtir.

Proje maliyet yönetimi, projenizin mali durumunun net bir resmini elde etmenizi sağlar. Proje yöneticilerinin gelecekteki harcamaları tahmin etmesine ve buna göre hareket etmesine yardımcı olur.

Proje maliyet yönetiminin faydalarından bazıları şunlardır:

• Azalan giderler,
• Artan verimlilik ve
• İlerleme takibi.

Önemli proje maliyet yönetimi terimleri

Proje maliyet yönetimi ile ilgili bazı önemli terimleri anlamanızı kolaylaştırmak için bunları daha ayrıntılı olarak açıklayacağız.

Bu bölümde aşağıdaki terimleri açıklayacağız:

• Proje maliyetleri ve
• Proje bütçesi.

Proje maliyetleri nelerdir?

Genel olarak, proje maliyetleri , bir ticari işlemi veya iş projesini parasal olarak karşılamak ve tamamlamak için gereken toplam fonlardır.

Proje maliyetleri şunları içerir:

1. Doğrudan maliyetler - Doğrudan maliyetler, projeyle doğrudan ilgili olan ve söz konusu projeyi tamamlamak için gerekli olan maliyetlerdir.
2. Dolaylı maliyetler — Bir proje için dolaylı maliyetler, doğrudan projenin tamamlanmasına yol açmayan ancak söz konusu proje üzerinde çalışan şirket veya kişi için hayati önem taşıyan maliyetlerdir. Bu nedenle, bireysel proje maliyetlerinin bir parçasıdırlar.

Doğrudan maliyetler aşağıdakilerin maliyetini içerir:

• Projede çalışan profesyoneller — yani şirket çalışanları veya dış kaynaklı yükleniciler ve serbest çalışanlar.
• Ekipman — yani çalışanların, yüklenicilerin veya serbest çalışanların projeyi bitirmek için kullandıkları araçlar ve makineler.
• Malzemeler — yani projeyi bitirmek için gereken fiziksel malzemeler (alet veya makine olmayanlar).
• Proje yönetimi görevleri — yani, projenin belirli bir süreden önce ve belirli gereksinimlere göre tamamlanmasını kolaylaştırmayı amaçlayan tüm görevler.
• Mühendislik görevleri (gerekirse) — yani projeyi bitirmek için yapılan tüm araştırma, tasarım çalışmaları ve ekipman kurulumu.
• Nakliye (varsa) — örneğin, özel tarifeler, bitmiş ürünü perakendecilere getirme vb.

Dolaylı maliyetler aşağıdakilerin maliyetini içerir:

• İşletme genel giderleri — yani ofis kirası, kamu hizmetleri, sigorta, genel ofis ekipmanı ve malzemeleri.
• Hedef yıllık maaş — yani genel giderleri ve diğer masrafları karşılamak için gereken paraya ek olarak şirketin veya bireyin elde etmek istediği temiz kâr.

Doğrudan ve dolaylı maliyetleri ele almak ve bunları bütçe dahilinde tutmak, sorunsuz proje maliyet yönetimi için çok önemlidir.

Proje bütçesi nedir?

Proje bütçesi , bir projenin belirli bir süre (son tarih) içinde yürütülmesi için planlanan ve tahsis edilen toplam para miktarıdır.

Proje bütçesi, projenin ilk maliyet tahminine dayanır ve genellikle proje maliyet kontrolünün etkinliğine bağlıdır. 4 ana proje bütçe yönetimi tekniği vardır:

1. Artımlı — Bir projedeki görevlerinizdeki süreyi takip eder ve gelecekte söz konusu görevleri bitirmek için ihtiyaç duyacağınız gerçek süreyi anlarsınız.
2. Faaliyete dayalı — İdeal gelirinizi hesaplarsınız, yıl boyunca kaç proje üzerinde çalışmanız gerektiğini ve söz konusu gelire ulaşmak için bunların fiyatlarını düşünürsünüz ve o projenin maliyetlerini hesaplayarak her bir proje bütçesini belirlersiniz.
3. Değer teklifi — Projenize getirdikleri değere göre bütçenize öğeler eklersiniz. Bir öğe/görev/profesyonel proje için önemliyse, planladığınız bütçeye eklenir.
4. Sıfır tabanlı — Bu bütçe yönetimi tekniği, değer teklifine benzer. Aradaki fark (ve kalemin bütçeye dahil edilmesinin koşulu), kalemin sadece bir proje için değil, her yeni iş dönemi için gerekçelendirilmesi ve yararlı olduğunun kanıtlanması gerektiğidir. Yeni bir iş dönemi için önemli olan tüm kalemler bütçe için onaylanır.

Bir proje bütçesiyle ilgili tüm maliyetleri yönetmenin en iyi yolları hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu bütçe maliyet yönetimi tekniklerine göz atın.

Bütçe maliyet yönetimi teknikleri

Bütçeye bağlı kaldığınızdan (ve mümkün olduğunda maliyetleri kıstığınızdan) emin olmak için şunları yapmalısınız:

• Çalışanları zamanlarını verimli kullanmaları için eğitin — Doğru zaman yönetimi ipuçlarını takip etmek ve doğru zaman yönetimi becerilerini artırmak, ekibinizin zamanı daha verimli kullanmasına yardımcı olur ve bu da maliyetlerden tasarruf etmenize yardımcı olur.
• En son teknolojiden yararlanın — Bir proje yönetim aracının yanı sıra, çalışanların çalışmalarını uygun maliyetli bir şekilde otomatikleştirmeye yardımcı olacak diğer iş araçlarını kullanmayı deneyin.
• Dış kaynak görevleri — İşinizin bir kısmını (işle ilgili veya projeye özel iş) halletmek için şirket dışından saygın bir profesyonel kiralamak, maliyetleri düşürmenize yardımcı olacaktır.
• Genel giderlerinizi azaltın — Sigorta pazarlık konusu olmayan bir genel giderdir, ancak onsuz çalışabileceğiniz (ve yaşayabileceğiniz) bazı genel giderler vardır. Örnekler arasında, serbest çalışmanız için şehir merkezindeki şık bir ofis veya modaya uygun ancak bunun dışında kullanışlı olmayan araçlar yer alır. Bütçenizden en iyi şekilde yararlanmak için elinizden geleni yapın.

Projelerde maliyet yönetiminin önemi ve listelenen maliyet yönetimi teknikleri neredeyse kendi kendini açıklayıcı niteliktedir — maliyetlerinizi belirlenen proje bütçesine bağlı kalacak şekilde yönetmeyi amaçladığınızda, esas olarak belirlenen bütçenin kararlarınızı yönlendirmesine izin vermiş olursunuz.

Proje maliyetlerinizi yönetmeyi hedeflemezseniz, muhtemelen kontrolden çıkacaklar ve hatalı yönetim nedeniyle tüm projeniz alt üst olabilir.

Proje maliyet yönetiminin ana hedefleri nelerdir?

Uygun proje maliyet yönetiminin faydaları, aşağıdakileri içeren proje maliyet yönetiminin ana hedeflerinden kaynaklanmaktadır :

• Proje başlangıcında belirlenen değer kriterlerine göre proje teslimine odaklanmak,
• Tüm işlemlerin, ödemelerin ve proje ile ilgili değişikliklerin izlenmesi ve belgelenmesi ve
• Genel olarak işletme maliyetlerini azaltmak için çaba sarf etmek.

Genel olarak, uygun proje maliyet yönetiminin ana amacı, proje yöneticilerinin projeyi başarılı bir şekilde tamamlamasına yardımcı olmak ve aynı zamanda gereksiz proje masraflarını azaltmaktır. Bir proje ancak maliyetleri takip ederseniz ve proje bütçesi içinde kalırsanız gerçekten başarılı olabilir.

Proje yönetimi maliyetleri nasıl hesaplanır

Northwestern Üniversitesi, büyük tesis projeleri için proje yönetimi ücretlerini belirlerken şu ilkeye bağlı kaldı: proje ne kadar büyükse, projenin toplam maliyetine kıyasla projeyi yönetme maliyeti o kadar düşük olur.

Projelerinin büyüklüğüne göre proje yönetimi giderlerini nasıl hesapladıklarını görmek için aşağıdaki tabloya göz atın.

Projeler daha pahalı ve daha büyük hale geldikçe, kullandıkları kademeli bir proje yönetimi ücret sistemine göre proje yönetimi maliyetleri kademeli olarak düşüyor.

Ücretleri, projenin başında belirlenen proje bütçesine göre belirlenir ve söz konusu proje süresince de aynı kalmalıdır.

Temel olarak, proje yönetimi maliyetleriniz projenizin boyutuna bağlı olacaktır, ancak aynı zamanda kullanmayı seçtiğiniz ve bütçeye dahil edilmesi gereken proje yönetimi yazılımının fiyatına da bağlı olacaktır.

Proje maliyet yönetiminin 4 adımı nedir?

Proje maliyetlerinizi mümkün olan en iyi şekilde yönetmek için şu 4 basit adımı izleyin:

• Kaynakları planlayın,
• Maliyeti tahmin edin,
• Maliyet bütçesini belirleyin ve
• Maliyetleri kontrol edin.

Adım #1: Kaynakları planlayın

Kaynak planlaması, proje kapsamını gözden geçirmeyi ve ardından gelecekteki kaynakları bulmayı içerir - bu kaynaklar projeyi tamamlamak için gereklidir. Proje kapsamı, projeyi tamamlamak için yapılması gereken işin tüm yönlerini belirleyen bir proje taslağıdır.

Proje kaynakları şunları içerebilir:

• Projeyi yürütmek için ihtiyaç duyulan insanlar,
• Ekipman ve aletler ve
• Her görev için gereken süre.

Projeyi başarıyla tamamlamanızı sağlayan her şey bir kaynak olarak kabul edilir.

Kapsamlı bir kaynak planı oluşturmak için şunları tanımlamanız gerekir:

• Bir proje için kaç kişiye ihtiyaç duyulacağı,
• Ne tür bir deneyime sahip olmaları gerektiği,
• Ne tür ekipmana ihtiyaç duyulacak ve
• Faaliyetlerin her biri için kesin zaman çizelgeleri nelerdir?

Ancak, kaynak planlaması için ne kadar çaba sarf ederseniz edin, bazı önlenemez engellerin ortaya çıkma olasılığı her zaman vardır. Böyle bir durumda, belirli kaynakların kullanılamaz hale gelme olasılığını göz önünde bulundurmanız gerekir.

Kaynak tahsisini izlemek de önemlidir. Kaynak tahsisini izlemek, proje yöneticilerine yapılması gerekenler hakkında net bir genel bakış sağlar ve görevlerin devredilmesini kolaylaştırmalarına yardımcı olur.

İhtiyacımız olan tüm kaynakların tam bir envanterine sahip olduğumuzda, bir sonraki adımda görebileceğimiz gibi, maliyetleri tahmin edebileceğiz.

Adım #2: Kaynakların maliyetini tahmin edin

Kaynak planınızı oluşturmayı bitirir bitirmez, daha önce tahsis edilen kaynaklar için tüm maliyetleri tahmin etmeniz gerekecektir.

Her bir kaynağın maliyetinin belirlenmesi ve değişken faktörlerin dikkate alınması, sarf malzemelerini, araçları ve genel proje bütçesini içeren her karar verme süreci için hayati önem taşır.

Gerekli tüm fiyatlandırma bilgilerini topladıktan sonra, harcamalarınızın tahmini bir hesaplamasını alacaksınız.

En doğru sayıları elde ettiğinizden emin olmak için şunları yapabilirsiniz:

• Proje sürenizi ve giderlerinizi takip edin,
• Projede yer alan herkesin faaliyetlerini izlemek ve
• Paranın gerçek zamanlı olarak nereye gittiğini görün.

Maliyet bütçesi hakkında daha fazla bilgi edinmek için hemen üçüncü adıma geçelim.

3. Adım: Maliyet bütçesini belirleyin

Maliyet bütçesinin belirlenmesi, proje maliyet yönetiminin özüdür.

Basitçe söylemek gerekirse, bir maliyet bütçesi , projenin yerine getirmeyi amaçladığı tüm görevler ve kilometre taşları için gereken tüm maliyetlerin toplamıdır. Maliyet bütçenizi bilmek, tahmini maliyetlerle karşılaştırıldığında fiili maliyetleri yönetmenize yardımcı olur.

Maliyet bütçesinin belirlenmesi büyük ölçüde proje takvimine bağlıdır. Ayrıca, görev sürelerinin ve kilometre taşlarının farkında olmak, proje teslim tarihlerini takip etmeyi kolaylaştırır.

Bir maliyet bütçeleme stratejisine sahip olmak, proje yöneticilerinin gelecek aşamalar için daha doğru bütçe tahminleri yapmasına ve hatta aşımları önlemesine de olanak tanır.

Adım #4: Maliyetleri kontrol edin

Maliyetlerinizi kontrol etmek, proje ilerledikçe tüm maliyetleri göz önünde bulundurmak ve bunları kaydetmek anlamına gelir.

Bu süreç, malzeme veya hizmet fiyatlarındaki değişiklikler gibi belirli ayarlamalar olduğunda uygun işlemi yapmanızı sağlar. Maliyet kontrolü önemlidir çünkü maliyetleri düşürmenize yardımcı olur ve projenizin kârlı kalmasını sağlar.

Maliyetleri en iyi şekilde kontrol altına almak için yapmanız gerekenler:

• Projenin kapsam dahilinde kalmasını sağlamak,
• Paydaşlarla işbirliği yapmak,
• Programı takip edin ve zamanınızı yönetin ve
• Proje yönetimi yazılımı kullanın.

Proje maliyet yönetimi hakkında sık sorulan sorular

Proje maliyet yönetimi konusunda hala şüpheleriniz varsa, sık sorulan bazı soruları gözden geçirelim ve bilmeniz gereken her şeyi inceleyelim:

• Proje yönetimi yazılımı ve
• Proje maliyet tahmini.

Proje yönetimi yazılımına mı ihtiyacınız var?

Proje yönetimindeki en önemli proje maliyetlerinden biri, proje yönetimi yazılımıdır ve daha önemli proje yönetimi sorularından biri, proje yönetimi yazılım maliyeti etrafında döner.

Tabii ki, proje yönetimi yazılımını kullanmanın tüm amacı, proje yönetimi sürecini hızlandırmak ve daha fazlasını yapmaktır:

• Kesin,
• Doğru ve
• Uygun maliyetli.

Dolayısıyla, bu tür yazılımları kullanarak uzun vadede paradan tasarruf edersiniz.

Proje planlaması için birçok proje yönetimi aracı mevcuttur, ancak kullanımı kolay olan doğru proje yönetimi yazılımını bulmak, proje izleme sürecini basitleştirebilir.

Örneğin, Plaky gibi bir proje yönetim aracında şunları yapabilirsiniz:

• Takım arkadaşları ile işbirliği yapmak,
• Tüm görevleri tek bir yerde tutun ve
• Projelerinizin ilerlemesini takip edin.

Proje maliyet yönetimi yazılımının maliyetini proje planlamanıza dahil etmeniz gerekirken, Plaky gibi çok sayıda özelliği ücretsiz olarak kullanabileceğiniz başka seçenekler de vardır.

Proje maliyet tahmini nedir?

Proje maliyet tahmini , aşağıdakileri tahmin etme sürecidir:

• Maliyet,
• miktar ve
• Projeyi bitirmek için ihtiyacınız olan tüm kaynakların fiyatı.

Bununla birlikte, tahminin proje tamamlanmadan önce yapıldığı düşünülürse (beklenmedik giderleri ve değişiklikleri hesaba katamayacağı anlamına gelir), genellikle belirsizdir ve yalnızca bir proje bütçesi belirlemek ve maliyet yönetimini ele almak için bir başlangıç ​​noktası olarak hizmet eder.

Proje maliyetlerinizi tahmin ederken, aşağıdakileri kapsadığınızdan emin olun:

• Kesin olun — Maliyetlerinizi abartmamaya veya hafife almamaya çalışın. Tahmini, başarmak istediğiniz şey, kaynaklarınız ve süre ile ilgili olarak yapın.
• Doğru olun — Danışmanlarınız, çalışanlarınız ve serbest çalışanlarınız projenizin başarısı için gerekli olsa da, proje tahmininizdeki en önemli unsur projeye harcayacağınız zamandır. Bu nedenle, tüm projelerinizde zamanı takip etmeniz önemlidir. Bu şekilde, her proje türü için doğru bir saat sayısı elde edersiniz, böylece gelecekte projeleri bitirmek için gereken süreyi tahmin etmek daha kolay olur.
• Proje gereksinimlerini (ve sınırlamalarını) anlayın — Projenizi sona erdirmek için genel olarak ihtiyacınız olan zamanı, ekip üyelerinin sayısını ve parasal kaynakları hafife almamaya dikkat edin.

Farklı profesyoneller proje tahminine çeşitli şekillerde yaklaşırlar, bu yüzden projenizi yönetmek için ne tür maliyet tahminleri kullanabileceğinizi görelim.

Proje yönetiminde maliyet tahmini türleri

Proje yönetiminde birkaç etkili maliyet tahmini türü vardır:

1. Uzman kararı — Bu tahmin, tahmincinin önceki bilgi ve deneyimine dayandığından, en çok tecrübeli profesyoneller için uygundur.
2. Kalite maliyeti — Bu tahmin, potansiyel başarısızlıkları yönetmek ve kötü proje kalitesini önlemek için harcanan parayı temel alır. Kayıpları en aza indirmenize ve nerede tasarruf edebileceğinizi analiz etmenize yardımcı olur.
3. Satıcı teklif analizi — Bu tahmin, kendi teklifinizi yapmadan önce rekabetinizi analiz etmenizi ve onların tekliflerini tahmin etmenizi gerektirdiğinden, çoğunlukla kamu proje ihalelerinde kullanılır.
4. Bir proje tahmin yazılımı kullanma — Bu tahmin, özel bir proje tahmin yazılımı tarafından sağlanan sayılara dayanır.
5. Rezerv analizi — Bu tahmin, potansiyel proje risklerini ve söz konusu riskleri karşılamak için güvence altına alınması gereken rezerv kaynaklarını karşılamak için kullanılır.
6. Üç noktalı tahminler — Bu tahmin, en olası tahminin (A), iyimser bir tahminin (B) ve kötümser bir tahminin (C) ortalama tahminini içerir. Örneğin: A = 60.000 ABD Doları, B = 55.000 ABD Doları, C = 80.000 ABD Doları. (B + 4A + C)/6 formülüne göre, örnek tahminler için üç noktalı tahmin 62.000$'dır.
7. Benzer tahmin — Bu tahmin, önceki benzer projelerden derlenen verilere dayanmaktadır. Genellikle yeni bir projenin ilk aşamalarında kullanılır.
8. Parametrik tahmin — Bu teknik, analog tahmin tekniğine benzer, tek fark, kullanılan tarihsel verilerin çeşitli proje değişkenleri arasındaki ilişkiye dayalı olmasıdır.
9. Aşağıdan yukarıya tahmin — Bu tahmin, halihazırda oluşturduğunuz iş paketleri ile mevcut proje karşılaştırılarak hesaplanır. Bundan sonra, mevcut proje için tahmininizi yaparsınız.

Bir projeyi en iyi nasıl tahmin edersiniz — örnek

Proje maliyet tahmini örneği üzerinden bir projeyi nasıl tahmin edeceğinizi göstereceğiz. Bu örnek şunları dikkate alır:

• Projede çalışan profesyoneller,
• Bunların saatlik ücretleri,
• Kullandıkları materyallerin yanı sıra
• Belirli görevleri bitirmek için ihtiyaç duydukları süre.

Projenizi tahmin etmek istiyorsanız yapmanız gerekenler:

1. Tüm profesyonelleri listeleyin,
2. İlgili saatlik ücretlerini listeleyin,
3. Tüm ekipman ve malzemeler dahil olmak üzere ihtiyacınız olacak tüm fiziksel kaynakları listeleyin,
4. Projeyi bitirmek için ihtiyaç duyacağınız süreyi tahmin edin ve
5. Son fiyatı hesaplayın.

Artık ekip üyelerinizin kendilerine atanan projeyle ilgili görevler için toplamda 300 saat harcayacağını tahmin ettiniz — daha spesifik olarak:

• Lisa Johnson (saatlik ücret: 45 $) Görev 1'de 30 saat geçirecek
• John Bautista (saatlik ücret: 45 $) Görev 2'de 70 saat geçirecek
• Katie Stark (saatlik ücret: 50 $) Görev 3'te 50 saat harcayacak
• Austin White (saatlik ücret: 40 ABD doları) Görev 4'te 120 saat harcayacak
• Thomas Clark (saatlik ücret: 50 $) Görev 5'te 30 saat geçirecek

Tahmini toplam 300 saatin formülü şöyledir:

Saat ücreti x çalışarak geçirilen süre (her çalışan için)

İşte denklem şöyle görünür:

45 $ x 30 + 45 $ x 70 + 50 x 50 $ + 40 $ x 120 + 50 $ x 30 = 13.300 $

Bahsettiğimiz gibi çalışanlarınızı dahil etmenin yanı sıra malzeme ve ekipmanlarınızın temiz maliyetlerini de hesaba katmanız gerekiyor. Malzemeler söz konusu olduğunda, birim sayısını ve birim başına fiyatı da eklemeniz gerekir.

Üstelik planladığınız bütçe ile fiili harcamalarınızı karşılaştırdığınızda bu ikisi arasındaki farkı göreceksiniz.

Son olarak, ilerlemenizi izlerseniz, belirli görevler için daha fazla zaman ayırmak için programınızı değiştirebilecek ve planlanan bütçenin sınıra ulaşmak üzere olduğunu takip edebileceksiniz.

Sonuç: Başarılı bir proje için uygun proje maliyet yönetimi şarttır!

Sonunda, tahmini süreniz, kaynaklarınız ve harcamalarınız bütçenizi yönetenlerdir.

Öte yandan, bütçeniz ve proje boyutunuz, proje yönetimi maliyetlerinizi ve proje yönetimi yazılımınızın maliyetini belirler.

Her şey göz önüne alındığında, projeyle ilgili kararlarınız, tahmini proje bütçenize göre yönetilmelidir.

Genel proje maliyetleriniz bütçeyi aşmıyorsa, proje maliyet yönetiminizin başarılı olduğu sonucuna varabilirsiniz.

▪️ Daha önce proje maliyetlerinizi yönetmeyi denediniz mi? Belki de proje bütçenizi başarıyla yönetmenize yardımcı olan doğru proje maliyet yönetimi yöntemini bulmuşsunuzdur. Bir sonraki tekniğinizi deneyebilmemiz için [email protected] adresinden bize bildirin. Ve bu blog gönderisini beğendiyseniz, okumakla ilgileneceğini düşündüğünüz biriyle paylaşın.