Proje muhasebesi için nihai rehber: Tanım, önem ve ipuçları

Proje muhasebesi, proje yönetiminin son derece değerli bir yönüdür. İşletme sahiplerine ve proje yöneticilerine yardımcı olur:

• Plan,
• Kontrol ve
• Her projenin finansal yönlerini değerlendirin.

Finans takibi, herhangi bir projenin başarısı için çok önemlidir, bu nedenle proje muhasebesi hakkında daha fazla bilgi edinmek şarttır!

Bu blog yazısında, her proje yöneticisinin bilmesi gereken proje muhasebesi bilgilerinin üzerinden geçiyoruz:

• proje muhasebesi nedir,
• faydaları nelerdir,
• Proje muhasebesi aşamaları,
• Başarılı proje muhasebesi için ipuçları ve
• İyi bir proje muhasebe yazılımı nasıl bulunur?

Proje muhasebesi nedir?

Proje muhasebesi, bir projenin finansmanını takip etmeyi ve bu bilgileri o projeyi etkin bir şekilde yönetmek için kullanmayı içeren bir süreçtir. Basitçe söylemek gerekirse, belirli bir projenin mali ilerlemesini izlemek için kullanılan özel bir muhasebe biçimidir.

Daha kısa projelerin bile birden fazla aşaması vardır ve oldukça karmaşık olabilir. Bu nedenle, bunlarla ilgili tüm değişiklikleri ve harcamaları takip etmek zor olabilir. Şans eseri, proje muhasebesi işleri çok daha düzenli tutmak için var.

Proje muhasebesi, belirli bir projeyle ilişkili her maliyeti kaydeder. Bu maliyetler şunları içerir:

• Malzemeler,
• Emek ve
• Bundan gelebilecek diğer tüm masraflar.

Muhasebeden toplanan bilgiler daha sonra projenin bütçede kalmasını sağlamak için kullanılır.

Dahası, proje muhasebesi, gelecekteki projeler için gider tahmini söz konusu olduğunda son derece değerlidir. İşletme sahiplerinin ve proje yöneticilerinin kolayca rapor oluşturmasına ve tahminler yapmasına ve ilgili paydaşları bilgilendirmesine olanak tanır.

Proje muhasebesi genellikle aşağıdakilerden oluşur:

• Bir proje için muhasebe sistemi oluşturmak,
• Temel performans göstergelerini (KPI) belirlemek,
• Her işlemin takibinin yapılması,
• Mevcut malzeme ve ekipmandan harcanan zamana kadar kaynaklarla ilgili bilgileri yönetmek,
• Maliyet bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesi ve
• Alınan bilgilere dayalı tahmin.

Proje muhasebesini kimler kullanır?

Bir projenin finansmanı hakkında bilgi sahibi olan herkes, proje muhasebesinden yararlanabilir. Proje muhasebesinin en sık kullanıcıları şunlardır:

• Proje yöneticileri,
• Muhasebeciler ve
• İş sahipleri.

Sistem, maliyetlerin ve gelirin, bütçenin ve kilometre taşlarının izlenmesi gereken her türlü projede faydalı olabilir. Bu nedenle, proje muhasebesinin gerekli olduğu sektörler şunlardır:

• İnşaat,
• Mühendislik,
• Üretme,
• O ve
• Danışmanlık.

BT endüstrisinde proje muhasebesi örneği nedir?

Proje muhasebesi bilişim sektöründe aklınıza gelebilecek her türlü proje için kullanılabilir.

Diyelim ki belirli bir BT şirketi, yeni bir uygulama için bir yazılım geliştirme projesi için proje muhasebesi kullanıyor.

Bu projenin yöneticisi, proje muhasebesini şu amaçlarla kullanır:

• Proje bütçesini takip edin,
• Maliyetleri ve gelirleri izleyin,
• İşe alınan geliştiricilerin masraflarını günlüğe kaydedin,
• Yazılım lisansları satın alın,
• Ofis alanı kiralamanın yanı sıra
• Bitmiş uygulamanın satışından elde edilen geliri izleyin.

Bu süreci kolaylaştırmak için bir proje yöneticisi veya bir muhasebeci, projeyi tamamlamak için gerekli görevlerin bir listesini oluşturmak üzere bir proje zaman izleyicisi kullanabilir. Ardından, maliyetleri her bir görevle ilişkilendirebilirler, çünkü bu onlara tüm projenin net bir finansal resmini verecektir.

Finansın net bir resmine sahip olmak, proje yöneticilerinin projenin bütçe dahilinde kalmasını sağlamasına yardımcı olur.

Ek olarak, muhasebe, proje yöneticilerinin projeyi yolunda tutmak için planda herhangi bir finansal düzenleme yapıp yapmayacağını belirlemelerine olanak tanır. Bu, bütçedeki herhangi bir fazlalığı dengelemek için geliri artırmanın yollarını bulmayı veya geliştirme maliyetlerinin düşürülmesi için müzakere etmeyi içerebilir.

Yaygın muhasebe türleri arasında ayrım yapmak

“Proje muhasebesi” terimine yeni yeni alışıyorsanız, onu diğer benzer terimlerle karıştırmaya başlayabilirsiniz. En popüler muhasebe türlerini ve bunların proje muhasebesinden ne kadar farklı olduğunu inceleyelim.

Proje muhasebesi ve normal muhasebe

Proje muhasebesi, düzenli muhasebenin özel bir şeklidir.

Düzenli muhasebe , bir işletmenin genel mali konularıyla ilgilidir. Genellikle işletmenin gelir ve giderlerinin bir bütün olarak izlenmesini içerir. Aksine, proje muhasebesi , belirli bir projenin mali yönlerine odaklanır ve o projeyle ilişkili maliyet ve gelirlerin izlenmesini içerir.

Proje muhasebesi ile normal muhasebe arasındaki bir diğer önemli fark, ayrıntı düzeyidir. Proje muhasebesi, genellikle bireysel malzemelerin veya çalışma saatlerinin maliyetinin izlenmesi gibi çok ayrıntılı bir düzeyde izleme maliyetlerini içerir.

Öte yandan, normal muhasebe, genellikle bir departmanın veya iş biriminin toplam maliyetini içeren daha yüksek bir seviyede giderlerin ve gelirlerin izlenmesini içerir.

Proje muhasebesi ve yönetim muhasebesi

Proje muhasebesi ile yönetim muhasebesi arasındaki temel fark, iki disiplinin odak noktasıdır.

Proje muhasebesi , belirli bir projenin mali yönlerine odaklanır ve o projeyle ilişkili maliyet ve gelirlerin izlenmesini içerir.

Aksine, yönetim muhasebesi , yöneticilerin bir işletmenin faaliyetleri hakkında bilinçli kararlar vermek için kullanabilecekleri bilgileri sağlamaya odaklanır. Genellikle, bir iş biriminin veya departmanın genel performansının izlenmesi gibi finansal verilerin daha yüksek düzeyde analiz edilmesini içerir.

Proje muhasebesi ve maliyet muhasebesi

Maliyet muhasebesi , tedarik zincirindeki her masrafı inceleyerek bir hizmet veya bir ürünün üretim süreci ile ilgili maliyeti belirleyen bir muhasebe türüdür. Yani, belirli bir projeye bağlı değil, ama olabilir.

Bu tanıma dayanarak, proje muhasebesinin bir maliyet muhasebesi biçimi olduğu sonucuna varabiliriz. Böylece, maliyet muhasebesine, proje muhasebesi kapsamı dışındaki harcamaları içeren daha geniş bir terim olarak bakabilirsiniz.

Proje muhasebesinin temel faydaları

Proje muhasebesi, proje yöneticilerinin ve işletme sahiplerinin projelerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine ve daha iyi kararlar almalarına yardımcı olabilecek değerli bir araçtır. İşte bir sonraki projeniz için proje muhasebesini kullanmanızın başlıca nedenleri.

1. Fayda: Proje muhasebesi, proje maliyetlerini kontrol etmenizi sağlar

Muhasebe ve proje yönetimi el ele gider! Bir proje üzerinde çalışırken, devam eden projenizin finansal durumu hakkında doğru ve güncel bilgiler almak için proje muhasebesini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, bir projenin ilerlemesini her aşamada incelemek için proje muhasebesini kullanabilirsiniz. Proje yöneticileri, elde edilen bilgileri potansiyel maliyet tasarruflarını belirlemek ve hareket halindeyken proje bütçesinde ayarlamalar yapmak için kullanabilir.

Ayrıca, gecikme olasılığı ve bunun bir projedeki nihai harcama için ne anlama geldiği, kapsamlı proje muhasebesi ile daha kolay anlaşılır ve yönetilir.

Avantaj #2: Proje muhasebesi sizi potansiyel masraflar hakkında bilgilendirir ve gelecekteki projelere hazırlanmanıza yardımcı olur

Proje muhasebesi, proje yöneticilerine projeleri hakkında bilinçli kararlar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları finansal bilgileri sağlar. Ardından, proje yöneticileri farklı proje seçeneklerinin fizibilitesini değerlendirebilir ve en iyi eylem planını belirleyebilir.

Dahası, proje muhasebesinin faydaları proje tamamlandığında bitmez. Öngörü, her işletmenin önemli bir yönüdür ve gelecekteki harcamaların yanı sıra gelecekteki benzer projelerin uzunluğunu tahmin etmek için önemlidir. Proje muhasebesi ile, bir projedeki finansal veriler gelecekte benzer projeler için referans olarak kullanılabilir.

3. Fayda: Proje muhasebesi, ayrıntılı proje raporları oluşturmanıza yardımcı olur

Bir projenin net bir mali tablosuyla, proje yöneticileri kolayca raporlar oluşturabilir ve paydaşlarını projenin ilerlemesi hakkında güncelleyebilir.

Ek olarak, proje muhasebe verileri, aşağıdakiler için nihai proje raporuna dahil edilmesi gereken önemli bilgileri içerir:

• yatırımcılar,
• Yönetim ve
• Paydaşlar.

Proje muhasebesi, tüm veriler zaten günlüğe kaydedildiğinden ve izlendiğinden, nihai proje raporlarının oluşturulmasını çok daha kolay hale getirir!

4 Proje muhasebesinin temel aşamaları

Proje muhasebesi sürecinin geçeceği aşama sayısı, proje yöneticisine veya muhasebe departmanına bağlıdır. Yine de, proje muhasebesinde, belirli bir projenin kapsamlı bir mali değerlendirmesi için gerekli olan dört aşama vardır:

• Planlama ve bütçeleme,
• Takip ve izleme,
• Raporlama ve
• Kapanış.

Her aşamayı aşağıdaki satırlarda ayrıntılı olarak açıklayacağız.

Faz 1: Planlama ve bütçeleme

Planlama ve bütçeleme aşaması, proje başlamadan önce başlar. Bu aşama, başarılı proje muhasebesi için çok önemli bir adım sunar çünkü potansiyel maliyetleri tahmin eder ve yerine getirilmesi gereken kilometre taşlarını belirler.

Planlama ve bütçeleme aşaması, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, bir projenin katlanacağı her maliyeti tahmin etmekten oluşur:

• Emek,
• Saat,
• Teçhizat,
• Toplu taşıma,
• malzemeler ve
• havai.

Ayrıca, proje yöneticileri bir proje için bir program hazırlar ve projenin başarılı olması için tamamlanması gereken her görevi ana hatlarıyla belirtir.

2. Aşama: İzleme ve izleme

Proje başladıktan sonra, projenin ilerlemesi ve bütçesi yakından izlenmelidir.

Bu aşamada, proje muhasebe yazılımına sahip olmak veya bir proje muhasebecisi tutmak, projenin başarısı için çok önemlidir. Bunun nedeni, proje muhasebesinin fiili gelirleri ve maliyetleri tahmini bütçeyle düzenli olarak karşılaştırmayı içermesidir. Proje yöneticileri, maliyet durumunu düzenli olarak izleyerek gecikme olmadan ayarlamalar yapabilir veya bütçede artış talep edebilir.

Clockify gibi iyi bir proje yönetimi yazılımı, projenin ilerleyişini kolayca izlemenizi sağlar. Tüm görevleri, sürelerini ve bunlarla ilişkili tüm maliyetleri oturum açabilirsiniz.

Ardından, projeler ve görevler için izlenen süre ile tahmini süreyi de karşılaştırabilirsiniz.

Örneğin, yukarıdaki ekran görüntüsünde, geliştirme görevi için tahmini sürenin izlenen süreden daha uzun olduğunu görebiliriz.

3. Aşama: Raporlama

Proje muhasebesi, bir projenin geçmesi gereken her küçük ve büyük masrafı takip ettikleri için proje raporları oluşturmayı çok daha kolaylaştırır. Proje yöneticileri, proje muhasebesinden toplanan verileri raporlar oluşturmak ve bunları paydaşlara ve yatırımcılara sunmak için kullanabilir.

Proje muhasebesinin harika bir yönü, proje devam ederken yürütülmesidir. Böylece, proje yöneticileri ilgili tüm paydaşları düzenli olarak güncelleyebilir ve projenin her aşamasında raporlar sağlayabilir.

4. Aşama: Kapanış

Bu son aşamada, proje yöneticileri projenin mali kayıtlarını tamamlar ve ödenmemiş hesapları kapatır.

Bu, projenin mali kayıtlarının kuruluşun ana muhasebe sistemiyle mutabık kılınmasını veya gerekli vergi veya uyum formlarının doldurulmasını içerebilir. Proje kapatıldıktan sonra, proje muhasebe kayıtları ileride başvurmak üzere arşivlenebilir.

Başarılı proje muhasebesi için 4 önemli ipucu

Bir proje muhasebecisine sahip olmak veya muhasebe yazılımına yatırım yapmak, başarılı bir proje takibi için tüm temel konuları ele aldığınızdan emin olmadığınız sürece sizin için pek bir şey ifade etmeyecektir. İşte elinizdeki proje muhasebesi becerilerinden veya araçlarından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları!

1. İpucu: Proje için bütçe belirleyin

Araştırmalara göre, kuruluşların yaklaşık %30'u, zayıf kaynak yönetiminin projelerinin başarısı için büyük bir zorluk olduğunu belirtiyor. Kaynak yönetimi, zaman, ekipman, insan ve fon gibi mevcut kaynakların en etkin şekilde kullanılması anlamına gelir. Proje yöneticileri her zaman, sahip olunan kaynaklarla neler yapılabileceğini özetleyen bir bütçe oluşturmalıdır.

Başlangıçtan itibaren beklenen maliyetlerinizin ve gelirlerinizin ana hatlarını çizerek, proje ilerledikçe gerçek giderlerinizi ve gelirinizi ölçebileceğiniz net bir kıstasa sahip olacaksınız. Bu şekilde, proje muhasebesini kullanarak bir projenin ilerlemesini izlemenin yanı sıra maliyetlerdeki herhangi bir değişikliği kolayca takip edebileceksiniz.

Ayrıca, beklenmeyen masraflar ve proje planınızdaki değişikliklerle başa çıkmak için daha donanımlı olacaksınız.

Aşağıdakiler gibi beklenen tüm harcamaların bir listesini yaparak başlayabilirsiniz:

• Malzemeler,
• Emek ve
• Havai maliyetler.

Beklenmedik durumları hesaba katmak için biraz hareket alanı eklemeyi unutmayın. Öngörülen maliyetlerinizin ve gelirlerinizin tam bir resmine sahip olduğunuzda, proje muhasebesini sonuna kadar kullanabileceksiniz.

2. İpucu: Maliyetleri dikkatlice izleyin

Devam ederken gerçek maliyetlerinizi ve gelirlerinizi yakından takip etmeyi unutmayın. Bu ölçümleri doğru bir şekilde izleyerek, potansiyel sorunları veya iyileştirme alanlarını belirleyebilecek ve projenizde gerektiği gibi ayarlamalar yapabileceksiniz.

Proje maliyetlerini izleyerek, bütçe dahilinde kalma olasılığınız da artacaktır. Dahası, herhangi bir fazla harcamayı büyük bir sorun haline gelmeden önce yakalayabilirsiniz.

Tüm harcamalarınızın ve gelirinizin yanı sıra çalışma saatlerinin ayrıntılı kayıtlarını her zaman tutmalısınız. Bu harcamalar, ne kadar harcadığınızı ve kazandığınızı gösteren makbuzları, faturaları ve diğer belgeleri içerebilir. Kayıtlarınızı düzenli olarak güncellediğinizden emin olun ve ne durumda olduğunuzu görmek için orijinal bütçenizle karşılaştırın.

3. İpucu: Düzenli olarak mali raporlar oluşturun

Tüm proje yöneticileri için düzenli mali raporlara sahip olmak esastır. Raporlar, projenizin mali durumu hakkında ayrıntılı bilgiler içerir. Yatırımcılar veya üst yönetim gibi paydaşlarla iletişim kurmanıza yardımcı olurlar.

İyi bir mali rapor oluşturmanın ilk adımı, ne kadar harcadığınızı ve kazandığınızı gösteren makbuzlar, faturalar ve diğer belgeler gibi ilgili tüm mali verileri toplamaktır. Ardından, bu verileri en önemli bilgileri anlaşılması kolay bir biçimde sunan açık ve öz bir rapor halinde düzenlemelisiniz.

Başarılı bir proje muhasebe raporu şunları içermelidir:

• Özet,
• Anahtar Performans Göstergeleri,
• Daha kolay anlaşılması için grafikler ve çizelgeler,
• Verilerin yorumlanması,
• Ulaşılan hedefler ve
• Projeksiyonlar.

Ayrıca, projenin finansmanıyla ilgili tüm bilgileri tek bir yerde toplayarak, mali hedeflerinize ulaşma yolunda olup olmadığınızı kolayca görebileceksiniz. Harcamalarınızın ve gelirinizin gerçekte nasıl arttığını da göreceksiniz. Böylece zamandan, paradan veya kaynaklardan tasarruf edebileceğiniz alanları belirlemek için daha donanımlı olacaksınız. Bu, projenizi düzene koymanıza ve genel olarak daha verimli hale getirmenize yardımcı olabilir.

4. İpucu: Olası sorunları belirleyin ve düzeltin

Proje muhasebesi, projenizin mali konularının tüm kapsamının net bir resmini elde etmenizi sağlar. Ancak, mali durumunuzu düzenli olarak gözden geçirmeye ve daha iyi yapılabilecek her şeyi değiştirmeye hazır değilseniz, bu sizin için pek bir şey ifade etmeyecektir.

Ayrıca, projenizle ilgili olası sorunları fark etmeniz durumunda hemen harekete geçmeniz çok önemlidir. Bu, proje zamanlamasını değiştirmek, projenin kapsamını değiştirmek veya işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için başka stratejiler uygulamak anlamına gelebilir.

Potansiyel sorunları erkenden ele alarak büyük aksaklıkları önleyebilir ve projenizin yolunda gitmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, bu projeden alınan dersleri gelecekte benzer herhangi bir proje için kullanabilirsiniz. Bu nedenle, finansmanı dikkatli bir şekilde izlemek ve düzeltebileceğiniz sorunları belirlemek, projenizin başarısı için büyük fark yaratabilir!

İyi bir proje muhasebe yazılımı nasıl bulunur?

Umarım artık proje muhasebesinin ne kadar önemli olduğunu anlamışsınızdır. İyi bir proje muhasebesi yazılımına yatırım yapmak, proje muhasebesini çok daha kolay hale getirebilir ve uzun vadede size kesinlikle çok zaman kazandıracaktır.

Ancak, pek çok farklı yazılım seçeneğiyle, nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Bu nedenle seçeneklerinizi araştırmak ve her programın özelliklerini ve yeteneklerini karşılaştırmak için zaman ayırmanız önemlidir. Ödevinizi yaparak işletmeniz için mükemmel proje muhasebesi yazılımını bulabileceksiniz!

İşte mükemmel bir seçim yapmanıza yardımcı olacak ipuçlarımız.

1. İpucu: Proje muhasebesi ihtiyaçlarınızı belirleyin

Yazılım aramaya başlamadan önce, bir proje muhasebe sisteminden neye ihtiyacınız olduğunu düşünmek için biraz zaman ayırın. İhtiyaçlarınıza uygun hale getirilmiş yazılımlara odaklanarak, gereksinimlerinizi karşılamayan sistemlere zaman ve para harcamaktan kaçınabilirsiniz. Peki, bir proje muhasebe sisteminden neye ihtiyacınız olduğunu nasıl anlarsınız?

Aşağıdakiler gibi özel gereksinimlerinizin bir listesini yaparak başlayabilirsiniz:

• Tasarım, geliştirme ve pazarlama gibi izlemeniz gereken görev türleri,
• Sisteme erişmesi gereken kullanıcı sayısı ve
• Zaman takibi, faturalandırılabilir saatler, birden fazla projeyi yönetebilme, faturalama vb. gibi ihtiyacınız olan diğer özellikler.

Ardından, seçeneklerinizi daraltabilir ve özel ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış yazılımlara odaklanabilirsiniz.

2. İpucu: Özelliklerin kalitesi hakkında biraz araştırma yapın

Muhasebeciler, proje yöneticileri ve işletme sahipleri için bir proje yönetim yazılımından hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu belirledikten sonra, söz konusu özelliklerin kalitesine bakmanın zamanı geldi. Neyse ki internet, doğru seçimi yaptığınızdan emin olmanız için pek çok yol sunuyor.

Popüler seçenekleri gözden geçirebilir ve ihtiyacınız olan özelliklere sahip olanların bir listesini oluşturabilirsiniz. Ardından, bu özelliklerin gerçekte nasıl çalıştığını keşfetmelisiniz. İncelemeleri okuyabilir, diğer işletmelerden öneriler isteyebilir ve hatta yazılımın pratikte nasıl çalıştığını görmek için ücretsiz denemelere gidebilirsiniz.

3. İpucu: Arayüze bir göz atın

Proje muhasebe yazılımı, karmaşık görevler için tasarlanmış gelişmiş bir araçtır. Ancak bu, onu kullanabilmek için dünyaca ünlü bir muhasebe uzmanı olmanız gerektiği anlamına gelmez!

Bu nedenle, kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir yazılım aramalısınız. İncelemeler, öneriler ve deneme sürümleri, harika özelliklere sahip, kullanımı kolay bir program bulmanıza yardımcı olmak için vardır.

4. İpucu: Fiyatlandırmayı düşünün

Proje muhasebe yönetimi yazılımı pahalı olabilir. Bu nedenle, paranızın karşılığını iyi aldığınızdan emin olmak istersiniz. Bu nedenle, iyi bir özellik dengesi sunan ve bütçenizi aşmanıza neden olmayacak bir program aramalısınız.

Sonuç: Proje muhasebesi, başarılı bir proje için gerekli bir araçtır

Proje muhasebesine verdiğiniz önem bir projeyi yapabilir veya bozabilir! Bu nedenle, proje muhasebesinin ne olduğunu ve bundan en iyi şekilde nasıl yararlanılacağını anlamanız önemlidir.

Bu makalede, proje muhasebesi ve birçok kullanımı hakkında daha fazla şey öğrendiniz.

Ayrıca, maliyetleri kontrol etme ve gelecekteki projelere hazırlanma gibi sunduğu tüm faydaların yanı sıra başarılı bir proje için gerekli olan proje muhasebesi aşamalarına artık aşinasınız.

Dahası, maliyetlerinizi izleme sürecini çok daha kolay hale getirmek için proje muhasebesi yazılımına her zaman güvenebilirsiniz! Piyasadaki en iyi seçeneği bulmak için bu makaledeki ipuçlarını kullanmalısınız. Örneğin, ihtiyaçlarınıza uygun özellikleri ve fiyatlandırmayı araştırmak ve analiz etmek için biraz zaman ayırmanız bu süreçte çok yol kat edecektir.

Bu blog gönderisinin projelerinizi takip etmenize ve proje muhasebesinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

▪️Proje muhasebesi sizin ve projeleriniz için ne kadar önemli? Proje muhasebesinden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinize dair herhangi bir ipucunuz var mı? Deneyiminizi bizimle [email protected] adresinden paylaşmaktan çekinmeyin. Ayrıca, bu makaleyi beğendiyseniz, arkadaşlarınıza ve iş arkadaşlarınıza duyurduğunuzdan emin olun!