Buluta CRM Geçişinizi Planlama

2000'li yılların başından bu yana, ölçeklenebilir ve esnek bulut tabanlı yazılım teknolojileri, iş yerindeki geleneksel sistemlerin ve şirket içi çözümlerin yerini yavaş yavaş alıyor. COVID-19 pandemisi nedeniyle uzaktan çalışmanın artmasıyla birlikte modern çalışma sistemlerindeki yerleri de bir lüksten zorunluluk haline geldi. CRM sisteminizi buluta taşımayı mı düşünüyorsunuz? İlk önce hangi önemli adımları atmalısınız? Bu makalede, bir CRM bulut geçişinden önce planlamanız gereken şeyleri tartışacağız.

CRM Bulut Geçişi nedir?

CRM geçişi, verileri, kaynakları ve diğer önemli dosyaları CRM platformunuzdan buluta taşıma işlemidir. Taşınma sürecinde maliyet ve zaman gerektirdiğinden, özellikle büyük bir işletmeniz varsa veya çok büyük miktarda veri aktarıyorsanız, CRM'nizi taşımadan önce göz önünde bulundurmanız gereken birçok şey vardır. Bunların ne olduğunu ve şirketteki herkes için geçişi nasıl sorunsuz hale getirebileceğinizi öğrenin.

CRM'nizi buluta taşımanın faydaları nelerdir? Buluta geçiş, yeni teknoloji sistemleriyle çeşitli entegrasyonlar için fırsatlar yaratmanın yanı sıra, işletmenize performans, hız ve güvenlik açısından da fayda sağlar.

CRM'sini buluttan çalıştıran bir işletme, verileri daha verimli bir şekilde optimize edebilir. Ayrıca, analiz veya entegrasyon için verileri işleme hızınızı da artırır. Bulut tabanlı yazılımların çoğu aynı zamanda çok katmanlı güvenlik korumalarıyla oluşturulmuştur. Bu, tehditleri tespit etmeyi kolaylaştırır ve verilerinizin bilgisayar korsanlarından daha iyi korunmasını sağlar.

Buluta CRM Geçişinizden Önce Hatırlamanız Gerekenler

CRM'nizi buluta taşımanın birçok faydası vardır. Bunlar; esneklik, ölçeklenebilirlik ve erişim kolaylığıdır. Ancak, şirketinizin CRM platformunu buluta taşımak bunaltıcı olabilir. Özellikle bir geçiş planı olmadan yapılırsa. Ancak doğru planlama ve uygun uygulama ile tüm geçiş süreci hızlı ve kolay olabilir. Dolayısıyla, lafı fazla uzatmadan, buluta CRM geçişinden önce hatırlamanız gereken şeyler şunlardır:

Ekipteki Herkesi Bilgilendirin

CRM geçişi, ofisteki herkesi etkileyen kritik bir iş akışı değişikliğidir. Bu nedenle, önce ekibinizdeki herkesi bilgilendirmeden geçiş işlemine başlamayın. Bu, ekibinizin yeni değişikliklere iyi hazırlanabilmesini sağlayacaktır. Ayrıca, geçiş sırasında veya sonrasında kaybolacak veriler veya oluşabilecek aksaklıklar olup olmadığı konusunda bilgilendirilebilirler. Göçün nedenini, faydalarını, sakıncalarını ve geçiş bittikten sonra personelinizin yeni sorumluluklarını tartışmayı unutmayın.

Buluta geçiş, genellikle şirketinizin kendi dahili BT ekipleri tarafından veya eğitimli profesyoneller veya danışman şirketler işe alınarak yapılır. Hangisini seçerseniz seçin, herkesin sürece dahil olduğundan emin olun.

Hedefler Oluşturun

Geçiş hedeflerinizi tanımlamak, tüm geçiş sürecinin başarılı olmasını sağlamak için kritik bir adımdır. Buluta geçiş yaparak işletmenizin elde edebileceği kazanımları görselleştirebilmeli ve süreç sonrasında ölçüp belgeleyebilmelisiniz.

İş performansını artırmak için mi? İşlemlerinizde hızı artırmak için mi? Güvenliği artırmak için mi? Hedeflerinizi tanımlamak, buluta geçiş stratejinizin başarısı için uygun bir ölçüm belirlemenize yardımcı olur.

Kaynak ve Hedef CRM'yi gözden geçirin

Bu adım, operasyonlarınızda yeni CRM'nin tam olarak nasıl kullanıldığının belirlenmesini içerir. Ayrıca yazılım, sunucular ve veritabanı dahil olmak üzere mevcut altyapınızın eksiksiz bir envanterini oluşturmalısınız. Sizin ve ekibinizin hangi verilerin taşınacağını anlamanıza yardımcı olur. Eski mevcut CRM'nizden güncel olmayan parametreleri atlamayı ve yalnızca gerekli alanları bulut CRM'nize eklemeyi seçebilirsiniz. Kaynağı incelerken buluta veya hedef CRM'ye taşımanız gereken tüm veri varlıklarını görselleştirmeye çalışın.

Maliyetleri Hesaplayın

Göç, büyük bir zaman ve çaba maliyetidir, bu nedenle, bunu taahhüt etmek için paranız olduğundan emin olun. Bir geçiş planı oluştururken, yüzleşmeniz gereken tüm harcamaları listeleyin. Bunlar, işlem gücü, veri depolama, taşıma araçları, test etme vb. maliyetleri içerir.

Bulut Ortamınızı seçin

Artık neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinize göre, işletmenizin benimsemesini istediğiniz bulut modeline karar verin. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok farklı türde bulut modeli vardır. İşte bazı örnekler: hibrit bulut, özel, bulut veya çoklu bulut.

Genel bulut hizmetleri genellikle bir sağlayıcı tarafından birkaç tüketiciye sunulurken, özel bir bulut genellikle bulut sağlayıcısına ait yalnızca bir altyapıya sahiptir (genellikle şirkete özel bir bulut hizmetidir). Hibrit bulutlar ise her iki ortamı bir araya getirir. İşletmeniz için hangisinin en uygun olduğunu belirlemek için mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarınızı değerlendirmeye çalışın.

Buluta Geçiş Stratejinizi seçin

Her işletmenin kendi teknoloji altyapısı vardır, bu nedenle başkası için işe yarayan sizin için işe yaramayabilir. Sahip olduğunuz işin türüne bağlı olarak, sizin için en iyi sonucu verecek belirli bulut geçiş stratejileri vardır. Yaygın geçiş stratejisi örneklerinden bazıları şunlardır: yeniden barındırma, yeniden platform oluşturma, yeniden düzenleme veya yeniden satın alma.

Yeniden barındırmada, kod tabanınızı yeni bir bulut ortamına taşımanız yeterlidir. Yeniden platform oluşturma, kod tabanının kısmen yeniden yazılmasını içerir, yeniden düzenleme tam bir yeniden yazmadır ve yeniden satın alma, eski uygulamanın kendisini değiştirmesi gerektiğinden en maliyetlidir.

Kesinti Süresini Planlayın

Göç, çoğu işletmenin korktuğu uzun bir süreç olabilir. Genellikle sadece süreç için kapalı kalma günleri planlarlar. Kesinti süresini daha az rahatsız edici hale getirmenin en iyi yolu, en az miktarda iş veya CRM etkinliği olan bir tarih seçmektir. Örneğin, hafta sonları veya işin genellikle minimum düzeyde olduğu bir tarihte (işe ve sektöre göre değişir).

Yedekleme Verileri

Veri yedeklemenin ne kadar faydalı olduğunu hafife almayın. Özellikle iş verilerini bir CRM'den diğerine taşırken. Doğru veri yedekleme, taşıma işlemi sırasında herhangi bir arıza olması durumunda tüm verilerinizin kaydedildiğini bilmenin huzurunu sağlayacaktır. Bu nedenle, geçişinize başlamadan önce ekibinizle birlikte bir yedekleme planı oluşturun. Verilerinizin ve operasyonlarınızın ne kadar büyük olduğuna bağlı olarak, veri yedeklemesi beş dakikadan birkaç saate kadar sürer. Günümüzde Zoho ve Pipeliner gibi birçok iyi CRM, veri kaybetmeden kolayca yedekleme yapmanıza yardımcı olabilecek harika entegrasyon yeteneklerine sahiptir.

CRM Yapılarını Karşılaştırın

Hem eski hem de yeni CRM yapınızı karşılaştırarak çok zaman harcayın. Bu, işinize çok uygun bir platform seçmenizi sağlayacaktır. Karşılaştırma yaptığınızda, yeni CRM'nin daha önce fark etmemiş olabileceğiniz önemli faydalarını da bulacaksınız. İş için en iyi CRM sistemleri genellikle bulut tabanlıdır ve sağlayıcının sunucularında barındırılır.

Taşımadan Önce Test Edin

Yukarıdaki tüm hazırlıkları yaptıktan sonra, olası hataları görmek için kısmi bir içe aktarma gerçekleştirin. Platformu farklı veri kümelerinde test etmek için birkaç deneme çalıştırması da yapabilirsiniz. Testler yapmak, tüm verileri yeni CRM'ye taşımadan önce ayarları veya gereken diğer ince ayarları değiştirmenize olanak tanır. Bulut yapılandırmanızın veya e-ticaret işinizin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak, son işlem sırasında her şeyin tamamen sorunsuz gittiğinden emin olmak için birkaç adım gerçekleştirmeniz gerekir.

Bulut CRM Geçişiniz için hazır mısınız?

Tüm hazırlıkları tamamladığınıza göre, artık CRM'nizi buluta taşımanın zamanı geldi. Yukarıdaki ipuçlarını takip etmek, kesinti süresini ve geçişinizi etkileyebilecek diğer karmaşık sorunları en aza indirmenize yardımcı olacaktır. Doğru şekilde yapılırsa, bulut CRM geçişinizin yalnızca iş ilişkilerinizi geliştirmekle kalmayacak, aynı zamanda satışları ve kurumsal büyümeyi de artıracağını unutmayın.