Proje Yönetiminin 5 Aşamasının Dökümü
Yayınlanan: 2022-06-12Her projenin beş farklı aşaması vardır. Başarılı projeler sunmak için onlar hakkında her şeyi öğrenin.
Neden bazı projeler başarısız olurken diğerleri başarılı oldu hiç merak ettiniz mi? İyi bir projeyi kötü bir projeden ayıran nedir? Cevap, proje yönetiminin aşamalarından etkilenen bir projenin yönetildiği verimliliktir.
İyi yürütülen bir projenin beş farklı aşaması vardır: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kapatma. Bunlar, bir projenin başından sonuna kadar geçtiği farklı aşamaları ifade eder. Bir projeyi aşamalar halinde yönetmek, bütçe ve kapsam dahilinde zamanında tamamlamayı sağlamanın kanıtlanmış bir yoludur.
Her aşamanın belirli bir amacı vardır ve beş aşama sırayla tamamlanmalıdır. Proje aşamalarının yanlış yönetimi, kaçırılan teslim tarihlerine, bütçelerin şişmesine veya projenin başarısız olmasına neden olabilir.
Projeleri etkin bir şekilde yönetmek ve tuzaklardan kaçınmak isteyen bir proje yöneticisiyseniz, bu blog tam size göre. Her aşamanın sunduğu farklı fırsatları ve her birinin sahip olduğu farklı hedefleri açıklıyoruz. Ama önce, proje yönetimi aşamalarının temellerini ve bunların önemini anlayalım.
Neden proje aşamalarına odaklanmalısınız?
Bir projenin aşamaları, projeyi daha küçük, daha yönetilebilir parçalara bölerek ilerlemeyi izlemenize ve olası sorunları erkenden belirlemenize olanak tanır. Bu, projenizi tahmini bütçesinden ve programından uzaklaştırabilecek maliyetli hatalardan ve gecikmelerden kaçınmanıza yardımcı olur.
Ayrıca proje yönetimi aşamaları, rolleri ve sorumlulukları netleştirerek ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirmeye yardımcı olur. Açıkça tanımlanmış görevler ve hedefler, proje ekibi üyelerinizin yolda kalmasını ve birlikte verimli çalışmasını kolaylaştırır.
Aşama 1: Proje başlatma
İlk proje aşaması tamamen başlamakla ilgilidir. Başlangıç aşamasında, projenin amacı, kapsamı ve hedefleri hakkında net bir anlayış geliştirirsiniz. Bu, bir ekip oluşturmanın ve işin nasıl yapılacağına dair kararlar almaya başlamanın zamanıdır.
Proje başlatma aşaması, bir proje yönetim metodolojisine karar vermeyi, bir bütçe oluşturmayı ve projeyi ilerletmek için paydaşlardan gerekli onayları almayı içerir. Proje başlatma, tüm projenin tonunu ve yönünü belirlediği için en önemli aşamadır. Bu aşamada projenin amacını, kapsamını ve hedeflerini net bir şekilde anlamanız gerekir. Ve bunun olması için bir proje başlatma belgesine ihtiyacınız var.
Proje başlatma belgesi, projenin kapsamının, hedeflerinin, çıktılarının ve katılımcılarının bir ifadesidir. Aşağıdaki gibi sorulara yanıt bulmak için bir tane oluşturmalısınız: Projenin amacı nedir? Neden bu projeyi yapmalısınız? Proje yaşam döngüsü boyunca kimler dahil olacak? Bir tüzük, proje için net bir vizyon sağlayacak ve iş hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlayacaktır.
Proje başlatma aşamasından en iyi şekilde yararlanmak için en iyi uygulamalar:
- Bu aşamada her proje paydaşını dahil ettiğinizden emin olun.
- Proje amacını, hedeflerini ve hedeflerini özetleyen açık ve özlü bir proje başlatma belgesi geliştirmek için proje yönetimi yazılımını kullanın.
- Tamamlanması gereken tüm proje görevlerini ve ne zaman yapılması gerektiğini ayrıntılandıran bir proje çizelgesi oluşturun.
- Proje çalışmasını tamamlamak için beceri ve deneyime sahip nitelikli kişilerden oluşan bir ekip kurun.
- Bir bütçe geliştirin ve gerekli tüm taraflardan onay alın.
- Potansiyel proje risklerini belirlemek ve azaltmak için bir risk yönetim planı oluşturun.
- Herkesin baştan aynı sayfada olduğundan emin olmak ve daha sonra sürprizlerden kaçınmak için başlangıç aşamasının sonunda bir proje başlangıç toplantısı planlayın.
2. Aşama: Proje planlaması
İkinci aşama tamamen projenizi planlamakla ilgilidir. Bu, başlangıç aşamasında toplanan tüm bilgileri alıp projenin hedeflerine ulaşmak için ayrıntılı bir eylem planı oluşturmak için kullandığınız zamandır. Planlama aşaması, görevlerin atanmasını, iletişim planlarının geliştirilmesini ve proje çıktılarının veya hedeflerinin oluşturulmasını içerir.
Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanında (SMART) yöntemini kullanarak hedeflerinizin ulaşılabilir olduğundan emin olun. Bu yaklaşım, ölçülebilir, ulaşılabilir, şirketinizin hedefleriyle ilgili ve bir zaman sınırı olan somut hedefler oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
İşbirlikçi, Sınırlı, Duygusal, Takdir Edilebilir ve İyileştirilebilir anlamına gelen CLEAR, kullanabileceğiniz başka bir sonuç odaklı hedef belirleme yöntemidir. Bu yaklaşım, hedeflerinizin işbirlikçi (ekip tarafından paylaşılan), kapsamı sınırlı, duygusal (motive edici), takdir edilebilir ve gerektiğinde geliştirilebilir olmasını sağlar.
Proje planlama aşamasından en iyi şekilde yararlanmak için en iyi uygulamalar:
- Tüm görevleri, son teslim tarihlerini ve sorumlu tarafları tanımlayan ayrıntılı bir proje planı oluşturun.
- Proje ekibi üyelerine görevler atayın ve onlara işlerini tamamlamaları için ihtiyaç duydukları kaynakları sağlayın.
- Herkesi projenin ilerleyişi hakkında güncel tutmak için net ve özlü bir iletişim planı geliştirin.
- Projenin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyin ve gerektiğinde proje planında ayarlamalar yapın.
- İyi düşünülmüş bir proje planı oluşturmak için proje planlama yazılımını kullanın. Yazılım, projenin ilerlemesini izlemeyi kolaylaştıracak ve olası sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemeye yardımcı olacaktır.
Aşama 3: Proje yürütme
Bu aşama, proje planınızı eyleme geçirmeye ve işin yapılmasına odaklanır. Bu, ekip üyelerinin kendilerine atanan görevler üzerinde çalışmaya başladıkları ve projenin hedeflerine doğru ilerlemeye başladıkları zamandır. Bu aşamadaki rolünüz, görevleri akıllıca devretmek, ekibinize destek ve rehberlik sağlamak ve projenin yolunda kalmasını sağlamak için ilerlemeyi izlemektir.
Görevlerin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak için bunları doğru kişilere devredin. Her bireyin becerilerine, deneyimine ve uygunluk durumuna göre görevler atadığınızdan emin olun. Ayrıca, ne yapılması gerektiği ve nasıl yapılması gerektiği konusunda net talimatlar verin. Bu, karışıklığı önlemeye yardımcı olacak ve görevlerin istediğiniz şekilde tamamlanmasını sağlayacaktır.
Proje yürütme aşamasından en iyi şekilde yararlanmak için en iyi uygulamalar:
- Destek sağlamak ve olabilecek soruları yanıtlamak için ekip üyeleriyle düzenli olarak görüşün.
- İlerleme konusunda onları güncel tutmak için proje paydaşlarıyla açık bir iletişim kanalı tutun.
- Geri bildirim ve yeni bilgilere dayalı olarak proje planını gerektiği gibi ayarlamaya hazır olun.
- Projenin yolunda kalmasını sağlamak için ilerlemeyi ve kilometre taşlarını izleyin.
- İlerlemeyi ve kilometre taşlarını doğru bir şekilde izlemek için proje izleme yazılımını kullanın.
- Esnek kalın. Planlamadığınız şeyler kaçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır, bu nedenle gerektiği gibi uyum sağlamak ve değişiklik yapabilmek önemlidir.
4. Aşama: Proje izleme ve kontrol
Dördüncü aşama, projenin yolunda kalmasını sağlamak için projenin düzenli olarak izlenmesiyle ilgilidir. Bu, proje ekibinin ilerlemesini ve performansını yakından izlediğiniz ve orijinal planla karşılaştırdığınız zamandır.
Orijinal plana bağlı kalmanızı sağlamak için projenizin kritik başarı faktörlerini (CSF'ler) - yani projenizin başarısını tanımlamak için kritik faktörleri - ve ayrıca anahtar performans göstergelerini (KPI'ler) - yani proje performansını değerlendirmek için kullanılan metrikleri tanımlayın.
CSF'ler, bir projenin başarılı olması için karşılanması gereken bir dizi koşuldur, KPI'lar ise CSF'lerin karşılanıp karşılanmadığını ölçen metriklerdir. Örneğin, bir web sitesi geliştirme projesi için bir CSF, siteyi zamanında başlatırken, KPI'si haftada belirli sayıda görevi tamamlıyor olabilir.
Proje izleme aşamasından en iyi şekilde yararlanmak için en iyi uygulamalar:
- İlerlemeyi izlemek ve ele alınması gereken sorunları belirlemek için düzenli ekip toplantıları yapın.
- Paydaşları ilerleme konusunda güncel tutmak ve sahip olabilecekleri endişeleri gidermek için düzenli olarak kontrol edin.
- Projenizin yolunda olduğundan emin olmak için proje verilerini düzenli olarak analiz edin.
- Gerektiğinde kolayca başvurabilmeniz için proje belgelerini her zaman güncel tutun. Bu, projenin nihai raporunu yazma zamanı geldiğinde de size yardımcı olacaktır.
- Gelecekteki projeler için süreçleri iyileştirmek için proje boyunca öğrenilen dersleri belgeleyin.
Aşama 5: Proje kapanışı
Beşinci ve son aşama, projeyi tamamlamaktan ve yarım kalmış noktaları bağlamaktan başka bir şey değildir. Bu aşamada, tüm projeyi baştan sona belgeleyen bir nihai rapor oluşturacaksınız. Bu rapor, projenin hedefleri, sonuçları, alınan dersler ve diğer ilgili bilgilerle ilgili ayrıntıları içermelidir.
Proje kapanış aşamasından en iyi şekilde yararlanmak için en iyi uygulamalar:
- Karşılandığından emin olmak için projenin hedeflerini sonuçlarla karşılaştırın.
- Proje sırasında öğrenilen dersleri belirleyin ve ileride başvurmak üzere belgeleyin.
- Proje hakkında bilgi almak ve ekip üyelerine teşekkür etmek için bir ekip toplantısı düzenleyin.
- Proje tamamlandığında ekibinizle birlikte projenin başarılarını ve başarılarını kutladığınızdan emin olun. Bu, gelecekteki projeler için moral ve motivasyonu artırmaya yardımcı olacaktır.
Başarıyı sağlamak için proje aşamalarını verimli bir şekilde yönetin
Projeleri etkin bir şekilde yönetmek, büyük veya küçük her işletme için esastır. Bu beş proje yönetimi aşaması, projelerinizin iyi organize edilmesini, yolunda gitmesini ve baştan sona sorunsuz çalışmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Sadece esnek ve uyarlanabilir olmayı unutmayın, çünkü planlamadığınız şeyler (proje gereksinimlerindeki, bütçedeki veya öngörülemeyen diğer herhangi bir sorundaki değişiklikler gibi) her an ortaya çıkabilir. Ve en önemlisi, proje tamamlandığında başarıyı kutlamayı unutmayın.
Proje aşamalarının etkin yönetimi için hızlı ipuçları
- Proje kapsamını tanımlayın ve ayrıntılı bir plan oluşturun. Projenizin neyi gerektirdiği ve ne yapılması gerektiği konusunda net bir anlayış olmadan, proje başarısını sağlamak zor olacaktır. Ayrıntılı bir plan oluşturmak, ilerlemeyi takip etmenize ve gerekli tüm görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
- Güçlü ve kararlı bir ekip oluşturun. Başarıya ulaşmak, güçlü ve kararlı bir ekibin çabalarını gerektirir. Bu nedenle, meydan okumaya hazır ve projeyi tamamlamak için gerekli beceri ve bilgiye sahip bir ekip oluşturun.
- Her ekip üyesinin güçlü yönlerine göre görev ve sorumlulukları devredin. Ekibinizin güçlü yönlerinden en iyi şekilde yararlanmak için görevleri ve sorumlulukları buna göre devredin. Bu, tüm görevlerin verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
- Net hedefler ve kilometre taşları belirleyin ve proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca ilerlemeyi izleyin. Net hedefler olmadan projenizin başarısını ölçmek zor olacaktır. Yol boyunca gerekli ayarlamaları yapabilmek için kilometre taşları belirlediğinizden ve ilerlemeyi izlediğinizden emin olun.
- Proje geliştikçe planınızı uyarlamaya ve ayarlamaya hazır olun: Projeniz ilerledikçe proje yönetim planınızı uyarlamaya ve düzenlemeye hazır olun. Bu esneklik, beklenmedik zorluklarla başa çıkmanıza ve projeniz için başarı sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Farklı proje aşamalarını yönetirken çeşitli risklerle karşılaşabilirsiniz. Bu risklerin üstesinden gelmeye yardımcı olacak bazı proje risk yönetimi kaynakları şunlardır:
|