Kişisel zaman işleyişi her şeyden haberdar olmanıza nasıl yardımcı olur?

Kişisel projelerinizi takip etmek ve kişisel hedeflere ulaşmak, çalışmak kadar zor ve zaman alıcı olabilir; genellikle aynı düzeyde özveri gerektirir.

Her şeyi başarabilmek için iyi zaman yönetimi ve organizasyon becerilerine ihtiyacınız var. Zaman işleyişi, tüm süreci daha sorunsuz hale getirmek için iyi bir seçenektir.

Bu makalede, kişisel zaman işleyişi hakkında bilmeniz gereken her şeyi gözden geçireceğiz - ne olduğu, neden önemli olduğu ve kişisel zamanı nasıl takip edeceğiniz.

zaman tutma nedir?

Sözlüğe göre zaman tutma, “zamanı kaydetmek, çalışanların çalıştıkları saatleri takip etmek” anlamına gelir.

Zaman işleyişi, iş dünyasında en sık kullanılan yöntemdir, çünkü ünlülerin dediği gibi “vakit nakittir”. İşletmeler ve serbest çalışanlar, doğru faturalandırma, şeffaf olma, projeleri daha kolay planlama, iş süreçlerini optimize etme ve iş yönetimini iyileştirme için çalışma saatlerini takip eder.

Bir (çok) kısa zaman işleyişi tarihi

İnsanlar medeniyetin başlangıcından beri zamanı takip etmeye çalışıyorlar.

İlk araçlardan biri gölge saatleriydi. Bunlar, bir gölge oluşturan yere dik olarak yerleştirilmiş bir çubuktan ve gölgenin yolu boyunca bir günü bölümlere ayıran işaretlerden oluşuyordu.

Eski toplumlarda bile, işçilere doğru bir şekilde ödeme yapılabilmesi için zamanı ölçmek önemliydi. Eğlenceli gerçek: DailyMail'in bu makalesine göre, ekonomi malların yeniden dağıtımına dayandığından, Mezopotamya ve Mısır'dan işçiler diğer yiyeceklerin yanı sıra maaş çeki olarak bira alıyordu.

Güneş parlamadığında güneş saatleri işe yaramaz olduğu için farklı bir şeye ihtiyacımız vardı; teknoloji mekanik cihazlara (diğerlerinin yanı sıra su saatleri, mum saatleri ve kum saati) ilerledi. 17. yüzyılda sarkaçlı saatler icat edildiğinde daha da ilerledi. Yine de, Dünya'nın dönüşü en önemli “saat” idi.

Zaman işleyişi teknolojileri Sanayi Devrimi'nden sonra daha da gelişti, işveren ve çalışanlar arasındaki ilişki, daha önce bahsettiğimiz iyi, eski “vakit nakittir” ilkesiyle tanımlanmaya başladıkça.

Katılımı takip eden ilk saatin, 1888'de New York'tan bir kuyumcu olan Willard Le Grand Bundy tarafından yaratıldığına inanılıyor. Patenti, işçiler için mekanik zaman kaydedicilerden, daha önceki kaydedicilerin zaten var olduğunu ima edecek şekilde bahseder; ancak, her çalışanın kendi anahtarına sahip olması gibi bazı iyileştirmeler yaptı.

Bir yıl sonra bu saatler seri üretilmeye başlandı. Ancak, o zamanın teknolojisinin geri kalanı gibi, hantal ve kullanımı karmaşıktı.

Günümüzde her şey dijital olarak yapılıyor ve teknoloji o kadar gelişmiş ki, bir işletme olmasanız bile, kendi kişisel projeleriniz ve hedefleriniz için zamanınızı hızlı ve kolay bir şekilde takip edebilirsiniz.

Zaman tutma neden önemlidir?

İşte zaman işleyişinin en önemli faydalarının yanı sıra neden günlük hayatınıza ve kişisel projeleriniz üzerinde çalışırken onu dahil etmeyi düşünmeniz gerektiği.

Zaman işleyişi üretkenliğinizi nasıl artırır?

Zaman takibinin en büyük avantajlarından biri verimliliğinizi artırmasıdır. İşte nasıl:

Üretkenliği artırmanın psikolojik yolu

Hawthorne etkisini hiç duydunuz mu?

Hawthorne etkisi, gözlemlendiğinizi ve/veya değerlendirildiğinizi bildiğinizde daha çok çalışma ve daha iyi performans gösterme eğilimine atıfta bulunan bir terimdir.

Adını 1920'lerde ABD'nin Illinois eyaletindeki Hawthorne Western Elektrik Santrali'nde (dolayısıyla adı) yapılan araştırmadan almıştır.

Başlangıçta aydınlatmanın işçilerin üretkenliği üzerindeki etkisini incelemek için yapıldı. Aydınlatma düzeldiğinde, üretkenlik de arttı. Ancak, daha da kötüleşmesi beklenmesine rağmen, aydınlatma azaldığında verimlilik yeniden arttı. Araştırmacılar şaşkındı.

Işıklandırma, çalışma saatleri veya dinlenme molaları olsun, çalışma koşulları her değiştiğinde (iyi ya da kötü için) işçilerin üretkenliği arttı.

Davranışı değiştiren çalışma ortamının değişkenleri değil, gözlemleniyor olma gerçeği ortaya çıktı. Pek çok kişiye göre, insanları özne olarak kullanan araştırma ve çalışmalarda Hawthorne etkisi kaçınılmazdır.

Şimdi, bu size ve üretkenliğinize nasıl yardımcı olabilir?

Zaman işleyişine başladığınızda sizi izleyen ve değerlendiren gizemli bir Big Brother varlığı olmayacak, merak etmeyin. Beynimiz, yaptığımız şeyin ölçüldüğünü bildiğimizde, bilinçaltında daha çok çaba sarf etmemiz ve sonuç olarak daha iyi performans göstermemiz şeklinde çalışır. Doğuştan gelen psikolojik tuhaflığımızı kendi yararınıza kullanın: kendi zamanınızı ölçün.

Verimliliği artırmanın pratik yolu

Erteleme genellikle üretkenliğin en büyük düşmanıdır ve izleme süresi bu konuda yardımcı olabilir.

Bir zamanlayıcının çalıştığını görmek, yani her geçen saniyenin görsel bir temsiline sahip olmak, değerli anları boşa harcamanızı önleyecektir - sizi hemen görevin üstesinden gelmeye teşvik edecektir. Ayrıca, Instagram'da bir saat gezinirseniz, onu yazmak zorunda kalacağınızı bilmek, sosyal medyaya gitme dürtüsüne direnmeyi biraz daha kolaylaştırır.

Ya da kendimize söyleyip durduğumuz gibi, “Bir dakika sosyal medyayı kontrol edeceğim ve sonra hemen işime döneceğim.”

Diğer bir sorun da çoklu görevdir: Daha az zamanda daha fazlasını yapmayı hedefleseniz bile, sonunda odağınızı kaybedersiniz ve aslında daha azını başarırsınız.
Zaman izleme uygulamalarını kullanırken, aynı anda iki giriş koyamazsınız, bu da sizi her seferinde bir göreve odaklanmaya zorlar. Görevleri tek tek yapmak sizi daha verimli hale getirir. Bir görevden diğerine geçtiğinizde, beyninizin farklı bir düşünme biçimine alışması için biraz zamana ihtiyacı vardır, bu da konsantrasyonunuzu kaybetmenize ve daha az üretken olmanıza neden olur.

Çoklu görev yapmadığınızda işleri daha hızlı ve daha iyi halledersiniz.

Grammarly, Ticketmaster ve Honey gibi şirketler için SEO Yöneticisi ve Büyüme Danışmanı olarak çalışan Nikolas Baron, inc.com tarafından yayınlanan yazıda şunları söyledi:

"Bir aramayı cevaplamak, e-postayı kontrol etmek ve devam etmekte olduğum birkaç görev arasında gidip gelmek yerine, zaman takibi aslında odaklanmamı ve üretkenliğimi geliştirmek için uzun bir süre boyunca tek bir etkinliğe odaklanmamı teşvik ediyor. Ayrıca zaman takibi, kafamı boşaltmak ve bakış açımı tazelemek için her 50 dakikada bir kalkıp hareket etmemi hatırlatmanın harika bir yolu."

Yaşam kalitesi iyileştirildi

Zamanınızı izlemeye başladığınızda, tam olarak nasıl harcadığınızı gösteren verilere erişebileceksiniz. Gerçekten önemli olmayan şeylere çok fazla zaman harcadığınızın acı verici bir farkındalığıyla karşı karşıya kalabilirsiniz. Başlangıçta ne kadar tatsız olsa da, bunu bir değişiklik yapmak ve değer verdiğiniz şeylere daha fazla zaman ayırmaya başlamak için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.

Neye çok fazla zaman harcıyorsun? Neye yeterince zaman ayırmıyorsun? Programınız değerlerinizi ve ulaşmaya çalıştığınız hedefleri yansıtıyor mu? Değilse, neyi değiştirebilirsiniz?

Bu soruları yanıtlar ve gerekli değişiklikleri uygularsanız, zamanınızı ve enerjinizi önemli ve sizi tatmin eden şeylere harcadığınız için yaşam kaliteniz artacaktır.

İş-yaşam dengesine sahip olmak

Şimdiye kadar zaman işleyişinin size nasıl yardımcı olduğundan bahsettik:

• Görevlerinizin her birinin ne kadar zaman aldığını bilin,
• Önceliklerinizin ne olduğunu bilin,
• Gerekli olmayan ve zaman alıcı görevleri belirleyin,
• İşinize odaklanın,
• Ertelemeyi en aza indirin,
• Çoklu görevden kaçının.

Tüm bunlar, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine sahip olmanızı sağlayacak bir program yapmak için sizi doğru yola sokar. Sadece 7/24 çalışmakla kalmayıp, sağlık, uyku ve sosyal yaşam da dahil olmak üzere önemli olan her şey için daha iyi organize olmanızı ve yeterli zaman ayırmanızı sağlar.

Bir program yaparken ek ipucu: Günün en üretken olduğunuz saatini göz önünde bulundurun - bazı insanlar için sabah erken, diğerleri için gece geç olabilir. Programınızı doğal ritminize göre ayarlarsanız, daha fazla odaklanır ve işleri daha hızlı halledersiniz. Daha zekice çalış daha fazla değil!

Kişisel zamanı nasıl izlerim?

Zamanınızı izlemeye başlamak istediğinize karar verdiniz, ancak nasıl yapılacağından emin değil misiniz? Aslında düşündüğünüzden daha kolay. Yöntemlerin hiçbiri birkaç basit adımdan fazlasını gerektirmez.

Bir zaman işleyişi yöntemi seçin

İlk adım bir yöntem seçmektir. Kalem ve kağıt veya bir elektronik tablo kullanabilirsiniz, ancak zaman izleme yazılımının kullanımı en hızlı ve en kolay olanıdır. Zaman işleyişi yazılımında bile tercihlerinize göre seçebileceğiniz farklı seçenekler vardır.

Bir zamanlayıcı kullanarak izleme süresi, izleme sırasında kesin olmak istiyorsanız veya buna ihtiyacınız varsa, basit ve çok kullanışlıdır.

Tüm yapman gereken

1. bir zamanlayıcı başlat,
2. hangi proje veya görev üzerinde çalıştığınızı belirtin ve
3. o proje üzerinde çalışmayı bitirdiğinizde zamanlayıcıyı durdurun.

Zaman çizelgeleri, aynı anda çok sayıda giriş eklemenin hızlı bir yoludur.

1. Üzerinde çalıştığınız bir proje seçin,
2. O görev üzerinde ne kadar çalıştığınızı yazın,
3. O gün üzerinde çalıştığınız her görev/proje için bir satır ekleyin.

Manuel olarak zaman takibi, tüm görevlerinizi tek seferde izlemek için mükemmeldir. Zaman girişlerini tek tek eklemenizi, başlangıç ​​ve bitiş saatlerini ve tarihi belirlemenizi sağlar.

Bilgisayarda yapılan bir şeyi izlemek istiyorsanız, otomatik bir zaman izleyici harikadır. Hiçbir şey yapmanıza gerek yok, bilgisayar etkinliğine harcadığınız zamanı otomatik olarak kaydeder. En hızlı yöntemdir, ancak dijital olmayan görevler ve etkinlikler için kullanılamaz.

Görsel bir insansanız, takvim görünümünü kullanarak zaman engelleme tekniğini de kullanabilirsiniz. Hayatınızdaki görevler, etkinlikler ve aktiviteler için belirli zaman blokları tanımlıyor ve ardından takviminize ekliyorsunuz.

Haftalık incelemeler yapın

Her hafta ya da öylesine, kontrol panelinizi ve zaman izleme uygulamanız hakkında ayrıntılı veya haftalık bir raporu kontrol edin. Bu, zamanınızı nasıl harcadığınızı ve programınızda herhangi bir değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğini değerlendirebilmeniz için önemlidir.
Zaman işleyişine başladığınızda, doğal olarak zamanınızın nereye gittiğinin daha çok farkına varacaksınız, ancak tüm verileri görmek, resmin tamamını görmenize yardımcı olacaktır. Programınızdaki kusurları planlamayı ve görmeyi ve onu iyileştirmenin en uygun yolunu kolaylaştıracaktır.

Çözüm

Zaman işleyişi, çeşitli nedenlerle kişisel hedeflerinize ulaşmak için harika bir uygulamadır; en önemlisi, üretkenliğinizi artırması ve zamanınızı değer verdiğiniz ve sizin için önemli olan şeylere harcamanıza yardımcı olması ve böylece yaşam kalitenizi iyileştirmesidir.

En kolay seçenek, bir zaman izleme uygulaması edinmek ve bunu, zaman çizelgelerini doldurmaya, zamanı kaydetmeye veya başka bir yöntem kullanmaya karar verirseniz, sizin için en uygun şekilde kullanmaktır.

Hangisini seçerseniz seçin, iyi bir zaman yönetimi ve kişisel projelerinizi gerçekleştirme yolunda bir adım olacaktır.