Kişisel üretkenlik kılavuzu: Bu yöntemler ve uygulamalarla üretkenliği en üst düzeye çıkarın

Kişisel üretkenlik, günlük faaliyetlerimizde, özellikle de işimizle ilgili olanlarda önemli bir rol oynar. Ödevlerimizi kolayca tamamlayacak kadar etkili olduğumuz şanslı günler vardır. Ne yazık ki, en basit görevlerle bile uğraştığımız anlar da oluyor.

Ama bil bakalım ne oldu, bu uyuşuk zamanı yenmenin birçok yolu var.

Bu makalede, hangi yönü sizi rahatsız ederse etsin, üretkenliğinizi artıracak, izlemesi kolay sayısız adım göstereceğiz; Dikkat dağıtma, odaklanma zorluğu, iş kalitesindeki düşüşler olsun, adını siz koyun. İşte bekleyebilecekleriniz:

Kişisel üretkenlik için adım adım kılavuz

Birinci Adım: “Gerçekten verimsiz miyim?”

İşin özüne dalmadan önce, üretkenliğin gerçekte ne olduğundan bahsedelim. İster inanın ister inanmayın, kavramın kendisi zamanla çarpıtıldı ve sonuçta elde ettiğimiz görüntü gerçeklikten daha fazla kopamadı.

Gerçekçi olmayan beklentiler

Tıpkı fiziksel görünüm ve ruh sağlığında olduğu gibi, sosyal medyanın inşa ettiği mükemmel üretken insan imajı var. Verimliliğiniz üzerinde çalışmak, o minimalist-parlak-daire-ve-bilgiçlik-rüya-mobilya yaşam tarzını birdenbire yaşayacağınız anlamına gelmez. Her gün sabah 6'da uyanacağınız, kahvaltınızı, duşunuzu ve antrenmanınızı sabah 7'den önce yapacağınız ve her şeyi zamanında mükemmel bir şekilde bitireceğiniz bir yer.

Elbette, bazı insanlar bu rutinlere sahip olabilir ve böyle minimalist bir yaşam sürdürebilir.

Ancak kendi akıl sağlığımız için, böyle mükemmel görüntülere ve gönderilere, yıllarca süren çalışma ve özveriyle ulaşılan bir hedef olarak bakmak en iyisidir. Sıfırdan başladığınızda, küçük adımlar sizi motive etmede bir Pinterest gününün bir vizyon panosundan çok daha iyidir.

Gerçekten üretkenlik nedir

Bildiğimiz şekliyle üretkenlik kavramının – girdinin çıktıya oranı – ekonomide kökleri vardır. Ve bu bağlamda, üretkenlik çeşitli endüstrilerin başarısını doğrudan etkilediği için mantıklıdır.

Ancak sorun, aynı kavramı kişisel hayatımızda üretkenliğe uyguladığımızda başlıyor. Biz makine değiliz, emeği de aynı şekilde nicel olarak hesaplayamayız, bu yüzden onu yeniden tanımlamamız gerekiyor.

Kişinin kişisel yaşamındaki üretkenlik, kişinin hedeflerine bağlı olarak farklı anlamlara gelebilir:

• Bazıları için üretkenlik, daha hızlı çalışmak ve uzun süreçlerden kurtulmak anlamına gelir;
• Diğerleri için üretken olmak, daha iyi odaklanmak, daha kaliteli sonuçlar sağlamak anlamına gelir;
• Ve sonra bazıları için üretkenlik, nasıl daha iyi organize olunacağını öğrenmek, günlerini sonuna kadar kullanmakla ilgilidir.

Bu açıdan baktığımızda, üretkenlik farklı yollara sahip bir beceri haline gelir ve hepsi aynı hedefe götürür: daha iyi iş yapmak.

Dolayısıyla bu kılavuz, üretkenliğin hangi alanında gelişmek istediğinize ve bunu nasıl yapacağınıza karar vermeye dayalı olacaktır.

İkinci Adım: Geliştirmek için bir üretkenlik alanı seçin

Birisi verimlilikten bahsettiğinde genellikle ilk düşündüğümüz şey hızdır. Bunu genellikle daha hızlı çalışmak ve ayrılan süre içinde daha fazlasını yapmakla ilişkilendiririz.

Daha hızlı ve daha verimli olmak ister misiniz?

Yavaş çalıştıkları için işleri zamanında bitirmekte zorlandıklarını düşünenler için hızı artırmanın birkaç yolu vardır.

• Sabit bir uyku programına dönüştürün

Daha hızlı performans göstermek istiyorsanız elinizden gelenin en iyisini yapmanız gerekir. Ve elbette, %60 ile uyanırsanız %100'de olmayı bekleyemezsiniz. Artık çocuğu ve bebeği olanlar veya birden fazla işte çalışanlar için normal bir uyku programını sürdürmek zor olabilir.

Ancak, eğer mümkünse, erken yatmak istediğiniz günlerde kurşun kalemle yazmak iyidir. O günlerde, uyku programınıza dikkat etmek için biraz zamanınız kalması için işinizi ve ev işlerinizi planlayabilirsiniz. En az 7 saat ve en fazla 8 saat hedeflemeye çalışın.

• Diğer günlük görevlerde hız alıştırması yapın

Daha hızlı çalışmak birdenbire gelmez. Diğer becerilerde olduğu gibi zamanla daha iyi hale gelirsiniz: okuma, yazma, ezberleme vb. Dolayısıyla, hızınızı hayatınızın diğer yönlerinde uygulamak ve işinize nasıl yansıdığını görmek tamamen mümkündür.

Örneğin ocakta yemek pişerken bulaşık yıkıyorsunuz. Aynı şekilde, örneğin Windows güncellemeleri sırasında telefonunuzdaki e-postaları kontrol edebilirsiniz.

Aynı şekilde, daha hızlı yazmak istiyorsanız, dinlediğiniz bir şarkının, bir yemek programının veya bir filmin sözlerini yazmanız yeterlidir. Ses devam ederken, metinden ne kadar tutarlı bir metin alabileceğinizi görün.

• Bir programa bağlı kalın

Bir yandan, bireysel görevleri ne kadar hızlı gerçekleştirdiğinize bağlı olarak hız gösterilir. Öte yandan, birkaç saat, bir gün veya bir hafta içinde kaç tane görevi bitirebileceğinizle ilgilidir. Bu durumlarda hız, programınıza ne kadar bağlı kalabileceğinizi gösterir.

Ertelemeden kaçınmak ve çabukluk yoluyla üretkenliği korumak için programınıza "T"ye bağlı kalın. Bu, programınızda zaman blokları (her bir görev için ne kadar zaman harcayacağınıza ilişkin zaman dilimleri) oluşturmak ve görevleri anında başlatmak ve bitirmek anlamına gelir.

Bu nasıl yardımcı olur? Bir görevin diğer görev için gereken süreye sızmasına izin vermiyorsunuz. Diyelim ki A'ya başladınız ve planlanandan yarım saat sonra bitirdiniz. Bu, B görevini bitirmek için 30 dakikanız daha az olacağı veya tüm programı 30 dakika yukarı taşıyacağınız anlamına gelir. Her durumda, ilerlemenizi yavaşlatıyorsunuz.

Ek olarak, her görev için bir son tarih belirlemek, daha iyi odaklanmanızı ve söz konusu göreve yaklaşımınız konusunda daha akıllı olmanızı ve yetişmenizi sağlayacaktır.

• Görevlerinizi dağıtın

Bu iyi bilinen bir tavsiyedir. Daha küçük adımlar, projelerin veya daha büyük görevlerin üstesinden gelmenize yardımcı olur.

Karmaşık bir görevi bütünüyle ele almak çok fazla zaman ve enerji gerektirebilir. Dahası, nereden başlayacağınızdan emin değilseniz veya işin hacmi sizi bunaltıyor. Ancak, önce bunu küçük adımlara bölerseniz, yalnızca daha hızlı başlamakla kalmayacak, aynı zamanda bunları istikrarlı bir hızla ilerlemenizi de kolaylaştıracaksınız.

Daha küçük, kolayca halledilebilen görevler, çalışmaya devam etmek için gerekli motivasyonu sağlar.

• Her şeyi elinizin altında tutun

Şimdi, bu tavsiye parçası biraz daha pratik. Masanıza baktığınızda, gerçekten iş için ihtiyacınız olan her şeyin elinizin altında olduğunu söyleyebilir misiniz? Kalemler, kurşun kalemler, fazladan kağıt, post-it, yazıcı gibi şeyler, hatta!

Daha hızlı olmayı hedefliyorsanız, bir şeye ihtiyacınız olduğunda koltuğunuzdan gerçekten zıplayamazsınız. Tabii ki bir mola veya esneme için değilse.

Tüm küçük kullanışlı şeyleri masanızda veya kolunuzun ulaşabileceği küçük bir çekmecede tutmak en iyisidir. Gibi şeyler:

• Büro malzemeleri: makas, post-it, keçeli kalemler, ataç, hesap makinesi, bant, vb;
• Kan şekerinin düştüğü kritik anlar için atıştırmalıklar (fındık, meyve);
• Sıvı (su, meyve suyu, kahve, smoothie).

Ne kadar az kalkarsanız, ilgisiz bir şeyin dikkatinizi çekmesi ve dikkatinizin dağılmasına neden olma olasılığı o kadar azalır.

• Bilgisayarınızın kısayolları hakkında bilgi edinin

Daha hızlı olmanın bir başka küçük püf noktası da bilgisayarınızı tanımak ve elinizden geldiğince organize etmektir. Klasörler arasında dolaşmak, e-postaları filtrelemek, onlara tek tek yanıt vermek ve hatta farenizi kullanmak zorunda kalmadan zamandan tasarruf edin.
İşte yapabilecekleriniz:

• Masaüstünüzü temizleyin. Üzerinde temel klasörlerden başka bir şey bırakmayın;
• Windows kullanıcısıysanız, tüm programlarınızı alt şeride taşıyın, çünkü onları başlatmak için iki yerine yalnızca bir tıklama yeterlidir ve bunlar gerekli masaüstü alanını kaplamaz;
• Her işletim sisteminin çok sayıda kısayolu vardır - çevrimiçi bir liste arayın ve fareye ihtiyaç duymadan sistemde gezinmenize yardımcı olacakları bulun. Tıpkı ctrl+C ve ardından ctrl+V'nin sağ tıklayıp kopyalayıp yapıştırmaktan çok daha hızlı olması gibi, e-postaları, yeni klasörleri, dosyaları taşımak vb. için yüzlerce kısayol vardır.

Zamanı daha iyi yönetin

• Güçlü bir başlangıç ​​yapın

Bu ipucu, Simon Reynolds'un Forbes hakkındaki makalesinden uyarlanmıştır. "Günümüzün sabah 11'de bitiyormuş gibi davranmamız" gerektiğini savunuyor, yani tüm önemli görevleri o zamana kadar bitirmeniz gereken bir zaman kısıtlaması yaratıyorsunuz.

Reynolds ayrıca iyi bir noktaya değiniyor: genellikle işe oturduğumuzda hemen çalışmaya başlamıyoruz. Önce kahve, belki bazı çevrimiçi haberleri veya videoları okumak, Twitter'da güncelleme yapmak veya iş arkadaşlarınızla sabah sohbeti yapmak.

Tavsiye ettiği şey, bu ritüelden kaçınmak ve bunun yerine işe kafa kafaya dalmaktır. Bir iş sabahına sıradan bir başlangıç, programınızın bir parçası olsa da, dikkatinizi dağıtma olasılığı daha yüksektir. Görevlerinize daha yavaş ve daha yavaş başlamanıza neden olabilir.

• Önceliklendirmeyi iyileştirin

Burada Clockify'ın blogunda, önceliklendirmenin harika zaman yönetiminin özü olduğuna tutkuyla inanıyoruz. Bir zaman yönetimi tekniği olarak önceliklendirme konusunda çok sayıda makale ve örnek yaptık. Ve kişisel yaşamda da daha iyi zaman yönetimine yol açtığına kesinlikle inandığımız bir şey.

Önceliklendirmeye yönelik birkaç yaklaşım vardır, ancak en ünlüsü, hangi görevlerin acil (olmadığı) ve hangilerinin (önemsiz) olduğuna karar verdiğiniz Eisenhower Matrisi olmalıdır.

Önemlerine ve aciliyetlerine göre hangi görevlerin en yüksek önceliğe sahip olduğunu bilmek, kişinin omuzlarından büyük bir yük kaldırır. Zamanı nasıl yönettiğiniz konusunda daha bilinçli kararlar verebilirsiniz. Ayrıca, işinizin hangi yönleri daha fazla dikkat gerektiriyor, hangilerine şaşırtıcı bir şekilde – hayır.

• Net hedefler belirleyin

Her Pazar akşamı yarım saatinizi kendinize ayırarak bir sonraki hafta için hedeflerinizin ne olması gerektiğini tartışın. Elde etmek istediğiniz veya ulaşmanız gereken şey nedir?

Belki de bir projeyi son teslim tarihi nedeniyle bitirmek istiyorsunuz?
Yoksa ondan sonra daha önemli olan bir toplantınız mı var?

Öncelikler ipucuna uygun olarak, o hafta için kariyeriniz için hangi görevin (veya daha fazlasının) hayati önem taşıdığını bilmek iyidir, bu nedenle en yüksek önceliğe sahip olur. Ardından, mümkün olduğunca fazla zaman ayırdığınızdan emin olmak için zamanınızı önceden planlayabilirsiniz. Bu yaklaşıma alışmak biraz zaman alır, ancak bunu bir yemek hazırlığı olarak düşünün, pek çok hane buna yemin eder.

Genellikle her gün öğle yemeğinde ne pişireceklerini düşünmeyerek zamandan tasarruf etmek isterler. Böylece haftanın tariflerini bulurlar, tüm malzemeleri satın alırlar ve hafta sonu boyunca mümkün olduğunca planlayıp hazırlarlar. Bu, yemek zamanlarını, pişirme sürecinden çok fazla stres alan bir sonraki hafta için bir yapı sağlar. Böylece diğer daha önemli şeylere odaklanabilirler.

Aynı yöntemi, zaman yönetiminizi rayından çıkaran hayatınızın her alanında uygulayabilirsiniz.

Daha fazla odaklanın/Dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırın

Bazıları, dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulmak için verimlilik artışı arar. "Bölgede"yken hızlı ve verimli çalışırlar, ancak sorun o bölgeye ulaşmaktır. Sürekli vızıltı, bildirimler, sohbet, sohbet odalarında çekici film konuşmaları vb.

• Çoklu görevden kaçının

Çoklu görevin odakta bir düşüş yarattığı bilinmektedir. Bir görevden diğerine geçtiğinizde, genellikle şunlar içindir:

• çağrı alma;
• Acil bir sohbet mesajını yanıtlamak;
• Dışarıdaki dikkat dağıtıcı şeyler (evcil hayvanlar, aile, çocuklar gibi);
• Toplantılar,
• Düşündüğünüz daha kolay (daha hızlı) bir görev vb.

Ne zaman kesintiye uğrasanız veya başka bir göreve geçseniz, "bağlam değiştirme" denilen şeyi yaparsınız. Odağı bir yerden başka bir yere ara vermeden taşımanın odakta önemli bir düşüşe neden olduğu bilinmektedir. Ve başladığınız her yeni görevde daha da düşer. Bu nedenle, mümkünse, bitirene kadar bir göreve bağlı kalın ve aklınıza gelen yeni görevler için hatırlatıcılar yerleştirin.

• Motivasyona güvenmeyin

Belirli bir görev üzerinde çalışmak için bir fikrin ortaya çıkmasını veya “doğru ruh halinde” olmayı beklerken, üretkenlikte bir düşüş görmeniz kaçınılmazdır. Motivasyonun odaklanmanıza yardımcı olduğunu düşünebilirsiniz, ancak bu aslında bir disiplin sorunudur. Tüm masanızı feng shui yapabilir, şimdiye kadarki en iyi programı yapabilirsiniz - ama sonunda, hiçbir dış uyaran sizi kendi beyninizden daha iyi odaklayamaz.

Bu nedenle, odaklanma konusunda kendinizi disipline etmek ve ertelemekten kaçınmak için şunları yapabilirsiniz:

• Kendinize yirmi saniyelik bir geri sayım verin, bundan sonra kesinlikle işe başlamalısınız;
• Doğru olanı bulana kadar tüm kötü fikirleri dağıtacağınız bir kenarda bir kalem ve kağıt bulundurun;
• Kaba taslaklar, ilk hatalar ve yetersiz e-postalar veya sunumlar ile barışma alıştırması yapın, çünkü kusurlu olma korkusu çoğu zaman ertelememize neden olur;
• Dikkat dağıtma listesi yapın

Bir liste yaparak odağınızı bozan dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmanın daha iyi bir yolu var mı? Normal bir iş gününden geçin ve yolunuza çıkan her dikkat dağıtıcı şeyi not edin. Her zaman sosyal medya veya beklenmedik e-postalar ve toplantılar değildir.

Öğle yemeğinde ne yiyeceğinizi veya hangi marketlerin satın alınması gerektiğini veya bir iş arkadaşınızın sohbet odasında bir filmden bahsettiğini düşünüyor olabilir ve şimdi incelemeleri araştırıyorsunuz (veya ne zaman izleyeceğinizi planlıyorsunuz).

Dikkat dağıtıcı şeyleri not almak şaşırtıcı sonuçlar verebilir. Ama esas olarak, neyle savaşmanız gerektiği konusunda size daha doğru bir fikir verir.

• Uzakta olsanız bile biriyle çalışın

Bazı insanlar başkalarıyla çalışırken daha odaklıdır. Hareketli atmosfere katkıda bulunarak, yanlarındaki diğer kişilerin de çalışmasının motivasyonunu ve enerjisini bulurlar. Şimdi, çoğumuzun uzaktan ve yalnız çalıştığı bir zamanda, bunu bulmak zor olabilir. Hiçbir ASMR kahve dükkanı ses videosu veya iş müziği onun yerini alamaz.

Neyse ki, iş “arkadaşları” olmasını sevenler için nispeten yeni iki çözüm var:

• MAĞARAGÜN

Caveday.org, insanların çevrimiçi çalışanlardan oluşan bir topluluğa üye olmak için kaydolabilecekleri bir web sitesidir. Sessiz mikrofonlarla yakınlaştırma üzerinden derin odaklı çalışma oturumları vardır. Her oturumdan önce, oda yöneticisine üzerinde çalışmayı düşündüğünüz konuyu gönderir ve ardından başlarsınız. Her oturumun sonunda görevlerin yerine getirilip getirilmediğini birlikte kontrol edersiniz. Tüm bu süre boyunca, diğer uzaktan çalışanlardan oluşan grup da web kamerasındadır ve en azından bir ofis alanı görünümü verir.

• “Benimle ders çalış”lar

Yabancılarla web kamerası yapma fikrinden hoşlanmıyorsanız, her zaman bir iş arkadaşınıza veya bir arkadaşınıza aynı yaklaşımı denemek isteyip istemediklerini sorma seçeneği vardır. Ancak bu da bir "hayır" ise YouTube'u seçebilirsiniz. Yani, okuyan veya çalışan kişilerin önceden kaydedilmiş videoları.

Müzik eşliğinde, farklı ambiyanslarla sessiz olabilirler ve hatta Pomodoro tekniğini kullanıp kullanmadıklarını ve videolarının nasıl yapılandırılacağını size bildirirler.

Daha iyi sonuçlara sahip olun

Verimlilik, işinizin kalitesini de yansıtabilir. Daha da önemlisi - verilen süre içinde ne kadar kaliteli iş çıkardığınız. Nihai sonuçlarınızı iyileştirmenin yolları hakkında bazı tavsiyeler:

• Kendinize ait bir “kalite güvencesi” kişisine sahip olun

Bir şirketin QA departmanı olduğu gibi, sizin de kendinize ait bir QA departmanınız olabilir. İstekli ve yetenekliyse, benzer alanlardaki arkadaşlarınızdan veya iş arkadaşlarınızdan işinizi yaptığınız gibi veya erken aşamalarda değerlendirmelerini isteyebilirsiniz.

Buna ek olarak, ne kadar çeşitli ve sık geri bildirim alırsanız, sonuç o kadar iyi olur.

• sormak için beklemeyin

Bir önceki noktanın devamı, gösterecek bir şeyiniz olur olmaz geri bildirim istemek olacaktır. Yorum istemek için sonuna kadar beklemek, son teslim tarihinden hemen önce büyük bir gerilemeye neden olabilir (burada kişisel deneyimden konuşuyorum).

Çalışmanızın birileri tarafından bakılacak veya değerlendirilecek kadar iyi olmadığını ve daha fazla zamana ihtiyacı olduğunu düşünebilirsiniz, ancak gerçek şu ki - asla olmayacak. Anahtar, mükemmeliyetçiliği bir kenara bırakmaktır, çünkü erken geri bildirim, işleri zamanında, daha hızlı ve daha az stresle düzeltmenizi sağlar.

• Geri bildirimi doğru şekilde uygulayın

Son olarak geri bildirimle ilgili olarak, yolunuza çıkan her eleştiriyi kabul etmemeniz gerekirken, onları hemen geri çevirmemelisiniz. Bu, işinizle ilgili geri bildirimin bir kişi olarak size yönelik bir eleştiri olmadığını kabul etmekle el ele gider.

Objektif olduğunu bildiğiniz ve sevmeseniz bile fikirlerine değer verdiğiniz kişileri seçin. Eleştiriyi analiz ettiğinizden ve değişiklikleri yalnızca kelimesi kelimesine değil, düşünceli bir şekilde uyguladığınızdan emin olun. Örneğin:

“A'yı sevmiyorum, C'yi kullanmalısın” derlerse, doğru eylem, A'yı neden sevmediklerini sormak, hemen C olarak değiştirmek değil. Bir şeyin neden işe yaradığını (veya yapmaz), böylece gelecekte bu tavsiyeyi uygulayabilirsiniz. Ve belki de, onlar gerekçeyi açıkladıktan sonra, bunun gerçekten iyi çalışmadığını anlarsınız ve kabul etmemeye karar verirsiniz.

Bu nedenle, aldığınız tüm geri bildirimlere dikkat edin.

• “Daha hızlı başarısız olun”

Bu herkesin korktuğu en iyi ipuçlarından biri olmalı. “Daha hızlı başarısız olun”, sizi hata yapmaya teşvik eden bir kavramdır. Çünkü hata yapmaktan korkarsak, bir şeyler üzerinde çalışmayı erteleriz ve bu, ne kadar üretken ve motive olacağımızı büyük ölçüde etkiler. Entelektüel gelişimimizi engellediğinden bahsetmiyorum bile.

Bu nedenle, daha iyi sonuçlar elde etmek istiyorsanız, başarısız görevlerle, projelerle ve kaçırılan teslim tarihleriyle doğrudan yüzleşmeniz gerekecek. Bunları inceleyerek öğrenebilir ve geliştirebilirsiniz. Mükemmel fikri beklemek, teslim sürelerini uzatmak, yardım almaktan çekinmek – bunların hepsi verimsizliğe ve zaman kaybına neden olur.

Eski bir işverenim derdi ki: 30 fikir yazın. Daha fazla veya daha az değil. Çünkü bu 30 kişiden 25'i gerçekten kötü olacak ama onları beyninden dışarı pompalayacaksın. Ve sonra işe yarayabilecek diğer 5 kişi olacak. Yani onların üzerine inşa ediyorsun.

• Gerçekçi standartlar belirleyin

Hepimiz yıldızlar için fotoğraf çekmeyi severken (filmlerin bize öğrettiği gibi), gerçek şu ki… sınırlarımızı bilmekte utanılacak bir şey yok. Her şeyde anında şaşırtıcı olarak doğmayız. Bazı şeylerin mükemmelleşmesi doğal olarak biraz zaman alacaktır. Bu nedenle, görevleri, yöntemleri veya son tarihleri ​​seçtiğinizde, beceri düzeyinizin sizin veya başkalarının belirlediği standartlara ne kadar uygun olduğunu bildiğinizden emin olun.

İş ilanlarını düşünün – sadece A2'ye sahip olduğunuzda, C3 seviyesinde İspanyolca gerektiren bir pozisyona başvurmazsınız.

Aynı şey kendi işiniz ve becerileriniz için de geçerlidir. Gururunuzu bir kenara bırakın ve iyi yapabileceğinizi bildiğiniz ve becerilerinizi geliştirecek kadar zorlu görevleri üstlenin. Çiğneyebileceğinizden fazlasını ısırmak kalitesiz bir sonuca veya aceleye getirilmiş bir işe neden olur.

Bir sürü stresten bahsetmiyorum bile.

Problem çözme becerilerinizi geliştirin

Bazen, sorunları yeterince hızlı çözemediğimiz için üretkenlik düşer. Veya her gün ekip çalışması veya "küçük yangınlar söndürme" gerektiren birçok iş zorluğuyla karşı karşıyayız. Müşteri desteği, proje yöneticileri ve kalite güvencesi, bu tür işleri günlük olarak yapan departmanlardan yalnızca birkaçıdır.

• yardımdan çekinme

Çoğu insan tek başına bir problem üzerinde çalışmak isteyecektir. İşyerinde yardım istemekle ilgili bir damgalama vardır: zayıflığı veya beceri eksikliğini gösterir, belki işveren bunu kayıtlara kusur olarak girer, güvenlerini etkiler, vb.

Ama gerçek bundan daha uzak olamazdı. Gittikçe daha fazla CEO açık işbirliğini destekliyor ve birbirlerinden yardım isteyen iş arkadaşları. Ne de olsa projeleri ileriye taşıyor, teslim tarihlerinin kaçırılmamasını sağlıyor ve insanların ticaretin yeni püf noktalarını öğrenmelerini sağlıyor.

• Sık sık beyin fırtınası yapın (ve hatta iş dışında)

Beyin fırtınası, bir grup insanla tartışma veya "birbirinden fikir alışverişi" yapma eylemidir. Çözemediğiniz belirli bir sorununuz olduğunda, süreci hızlandırmanın bir yolu iş arkadaşlarınızı alıp hızlı bir toplantı düzenlemektir.

Beyin fırtınası oturumu sırasında herkes, birlikte en iyi çözüme ulaşmak amacıyla sorun hakkında fikir sunar veya sorular sorar. Yine, başkalarının fikirleri gelecekte başvurmak üzere kendi “beyin bankanızı” beslediği için bu sizi daha üretken kılar ve ayrıca tüm süreci hızlandırır.

• Zihin haritalarına ve diğer tekniklere bakın

Beyin fırtınası ile yakından bağlantılı yöntemlerden biri zihin haritaları oluşturmaktır. Görsel bir yardım olarak, bir zihin haritası, çözmeyi amaçladığınız sorunla veya hayata geçirmek istediğiniz bir fikirle ilgili anahtar ifadelerden oluşan bir ağdır.

Akıl haritaları, problemden (tam anlamıyla) uzaklaşmanıza ve düşüncelerinizi kafanızdan bir tahtaya veya bir kağıt parçasına çıkarmanıza izin verir. Çözüme daha hızlı ulaşmak için yeni bağlantılar kurulmasına yardımcı olur.

Organize etmede daha iyi ol

Organizasyon tamamen daha iyi bir öncelik sağlayıcı olmakla ilgilidir. Parkinson Yasası'nın belirttiği gibi: “İş, tamamlanması için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişler”. Yani, 30 dakikalık bir göreviniz varsa ve son teslim tarihi yarın ise, muhtemelen son teslim tarihinden önceki son beş dakikaya kadar uzatacaksınız. Ancak, ertesi güne kadar tüm zaman boyunca, zihniniz bununla ilgili düşüncelerle meşgul olacak ve son teslim tarihini yapıp yapmayacağınızı endişelendirecek. Ancak, her zaman erteleyeceksiniz.

Bu nedenle, programınızı organize etmede daha iyi olmak için işte birkaç ipucu.

• Fiziksel alanınızı düzenleyin

Popüler üretkenlik YouTuber Thomas Frank'in bu beceriyi geliştirmek isteyen herkes için harika bir tavsiyesi var: Mümkün olduğunda etrafınızdaki alanı düzenleyin. Temiz bir alanın sizi daha üretken olmaya motive edeceğini sık sık duydunuz. Bununla birlikte, fiziksel şeyleri yerlerine geri koyma alışkanlığını geliştirmek, daha çok düzen için bir yakınlık yaratmakla ilgilidir.

Çalışma alanı araçlarınızı, dekorasyonlarınızı ve diğer şeyleri düzenli, etiketli ve elinizin altında tutma konusunda ustalaştığınız zaman, zihinsel alanınıza transfer olmaya başlayacaktır. Masaüstünüzü, çalışma dosyalarınızı, görevlerinizi ve arşivlerinizi nasıl düzenleyeceğinizi çok daha iyi bileceksiniz.

• Sizin için çalışan bir sistem bulun

Frank, videosunda, her insanın düşüncelerini, hafıza bankalarını ve fiziksel alanlarını düzenlemek için kendi sistemlerine sahip olduğunu öne sürüyor. Bu nedenle, bu yeni alışkanlığı düzgün bir şekilde oluşturmak için ne tür bir organizatör olabileceğiniz konusunda biraz araştırma yapmak en iyisi olacaktır.

• Önceliklendirmenizi iyileştirin

İşleri (görevler, yaşam hedefleri, kariyer hedefleri) önceliklendirme şekliniz, programınızı ve onu nasıl organize ettiğinizi doğrudan etkiler. İş gününün sonuna, yeterince anlamlı bir iş yapmadığına dair batan bir duyguyla ulaştığınızda, verimsiz olduğuna inanmaya başlarsın.

Gerçekte, üretken hissetmek için görevlerinizi yeterince önceliklendirmediniz. Önceliklendirmeniz üzerinde şu şekilde çalışabilirsiniz:

• Eisenhower Matrisini (yukarıda değindiğimiz) kullanmaya başlayın;
• 1'den 10'a kadar (en düşükten en yükseğe) öncelik numaraları atayın;
• “Kurbağayı Ye” yöntemini deneyin;
• Uzun vadeli kariyer hedeflerinizin bir listesini oluşturun ve ardından bunları daha ayrıntılı olanlara ayırın. Ardından programınızı, uzun vadeli hedef ilerlemesine katkıda bulunan görevler etrafında şekillendirin.

Üçüncü Adım: Verimsizliğinizin suçlusunu bulun

Verimlilik sorununuza nesnel olarak bakarak yaklaşın. Dikkatimizin ne kadar kolay dağıldığını ve ertelediğimizi kendimize itiraf etmekte çoğu zaman zorlanıyoruz. Ama gelişmek istiyorsak, önce “çirkin tarafı” görmeliyiz.

Verimliliği etkileyen faktörler

• Erteleme
• Yüksek beklentiler
• Gerçekçi olmayan teslim tarihleri
• Daha büyük iş yükü
• Yorgunluk ve tükenmişlik
• Kötü iletişim, bilgi eksikliği
• Yeterli geri bildirim yok/Takdir edilmediğini hissetmek

Bunların hepsi, üretkenlikteki önemli düşüşlerin nedenleridir. Özellikle daha uzun süreler boyunca ortaya çıkarlarsa.

Ve böylece, üretkenliğinizi olumsuz (ve olumlu) neyin etkilediğini bilmek zaten savaşın yarısıdır. Kalıcı bir çözüm bulmak çok daha kolay hale geliyor. Bu makalede üretkenlik eksikliği hakkında derinlemesine gitmekten kaçınmak için başka yerlerde çok daha fazla kaynağımız var:

Boşa harcanan zaman ve verimsizlik nasıl belirlenir

Erteleme ile başa çıkmak - neden olur ve nasıl düzeltilir

Dördüncü Adım: Net hedefler belirleyin

Hangi üretkenlik alanını geliştirmeniz gerektiğini öğrendikten sonraki adım, çok net hedefler belirlemektir. Gerçek ilerleme kaydetmek için üstesinden gelinmesi gereken kilometre taşlarına ihtiyacınız var. Şunları yapmanın tek yolu:

• Doğru yönde hareket edip etmediğinizi bilin;
• Hangi yöntemlerin diğerlerinden daha hızlı çalıştığını öğrenin;
• Yeni engelleri tanımlayın;
• Kendinizi ileri itin.

Belirli bir süre içinde yerine getirmeniz gereken kesin kriterler olduğunda, hiç sahip olmamanıza göre daha istekli olursunuz ve iş akışınız akıcı hale gelir.

Nasıl hedefler belirlersiniz?

Bu konu hakkında aşağıda bulabileceğiniz birçok makale yazdık. Ama özünde, birkaç yol var.

• Genel kariyer gelişiminiz açısından hedefler belirleyin;

Kısa ve uzun vadeli düşünün, ek eğitim planlayın (kurslar, eğitmenler, seminerler),…

• SMART hedefler metodolojisini kullanın;

Spesifik , Ölçülebilir , Ulaşılabilir , Uygun , Zamana bağlı

• İlerlemeyi izlemenize ve sizi ilerletmenize yardımcı olacak birkaç uygulama edinin;
• OKR'yi deneyin (Hedefler ve Temel Sonuçlar)

Google gibi şirketlerin bugün bulundukları yere gelmelerine yardımcı olan bir yöntem.

Ne bir hedefin olması gerekiyor

Yöntemler bir yana, her hedefin yararlı ve ilerici sayılabilmesi için birkaç kutucuğu işaretlemesi gerekir.

Objektif olmalı - yani kendinizi fazla ya da hafife almamalısınız.

Görevleri veya projeleri bitirebileceğiniz gerçekçi zamanlara bağlı olarak hedefler belirleyin ve zorluklarını da buna göre ayarlayın.

Hedef ulaşılabilir olmalıdır - bu yüzden küçük adımlarla başlayın ve ritmi hissettiğinizde (sizi daha üretken olmaya iten şey tam olarak nedir), bu hedefleri daha geniş hale getirmeye çalışın.

Örneğin: İlk olarak, 25 dakika boyunca kesintisiz, derin bir odaklanma ile çalışmayı deneyin. Ardından, bir hafta sonra bu sayıyı 40 dakikaya çıkarın. Bir hafta sonra, alışkanlık devam ederse, 50 dakika için yeni bir hedef belirleyin.

Hedefin spesifik olması gerekir – yukarıdaki örnek, bu kriterin nasıl çalıştığını gösterir.

Belirlediğiniz her hedef, ulaşmanız gereken tanımlanmış bir beceri düzeyine ve ona ulaşmak için zaman çerçevesine sahip olmalıdır. Aksi takdirde, ilerlemeyi izlemek imkansızdır.

Planladığınız her hedefte hedeflerinizin bu üç adımı içerdiğinden emin olun ve yolculuğun geri kalanı çok daha kolay.

Beşinci Adım: Kendi konuşmanızı geliştirin

Daha üretken olma yolculuğunun bir başka parçası da, zihniyetinizi daha destekleyici hale getirmeyi içerir.

Becerilerinizi geliştirmek ve yeni alışkanlıklar oluşturmak için çalışmak kolay bir iş değil. Özellikle kendinizden çok fazla şey bekleme veya kendi gelişiminizde çok katı olma alışkanlığınız varsa. Kendimize karşı katı olmamız, yeni alışkanlıklar edinmekten vazgeçmemizin veya yarı yolda başarısız olmamızın en büyük nedenlerinden biridir. Peki, gerçekçi kalırken nasıl kendi en iyi ponpon kızınız olabilirsiniz?

• Negatif konuşmanızı yazın

Otur ve derin kaz. Bu adımı kendinizle bir tür terapi seansı olarak düşünün. Kendinizle olumsuz konuşmanın tüm yollarını belirleyin, başarısızlıklarınız için kendinizi azarlayın, mazeretler bulun, vb. Bu olumsuz konuşmadan kaynaklanan durumları, duyguları ve sonuçları yazın.

Ancak bu bir süreçtir ve kendinizi nasıl küçük düşürdüğünüzün tüm yollarını belirleyemezsiniz. Ancak olumsuz davranışları nasıl tespit edeceğinizi, kendinizi nasıl durduracağınızı ve bir sorun veya engelle başa çıkmanın yeni bir yolunu nasıl bulacağınızı öğrenmek önemlidir. Örneğin, daha az yetenekli bir iş arkadaşınız daha erken bitirirken bir teslim tarihini kaçırırsınız.

Olumsuz kendi kendine konuşma: “Ne oldu? Benim sorunum ne? Çok fazla erteledim/Yeterince sıkı çalışmadım. Benden daha mı fazla mesai yaptılar? Belki daha uzun saatler çalışmalıydım…”

Ve ne kadar kötü bir insan olduğunuzu veya ne kadar beceriksiz olduğunuzu (kendi kafanızda) düşünmeye başlayana kadar spiral devam eder. Bu tür düşünme hiçbir şekilde sizi ileriye götürmeye yardımcı olmaz. Bunun yerine, sizi asla yeterince iyi olduğunuzu veya asla gelişemeyeceğinizi düşünme döngüsüne kilitler.

Olumlu kendi kendine konuşma: “Tamam, burada bir şey oldu. Ne kaçırdım? Neyi daha iyi yapabilirdim? Bu bir hatadır ve herkesin başına gelir – peki bundan ne öğrenebilirim? X ve Y dikkatimi dağıtmış görünüyor, bu yüzden bir dahaki sefere farklı bir şey deneyeceğim.”

Olumsuz konuşmamızın arkasında kendimizi zorlamak için iyi niyetli bir niyet olduğunu düşünsek de, gerçek sonuçları veren olumlu konuşmadır. Hedef ve çözüm odaklıdır, sebep ve sonuçları gereğinden fazla kafaya takmaz, kariyer başarısızlıklarınızı ve başarılarınızı asla bir insan olarak size benzetmez.

• Başarısızlığı kucaklamayı öğrenin

Başarısızlık tamamen normal, yaygın ve beklenen bir süreçtir. En iyi örnekler, baktığınız her yerdedir. Hiç kimsenin kendi hayatını birinin “vurgu makarası” ile karşılaştırmaması gerektiğini söyleyen popüler deyişi zaten biliyoruz. Tesla, Apple, Sony ve daha pek çoğu, sahne arkasında, ürünlerinin üzerine inşa edildiği binlerce hata ve başarısızlık varken, öne çıkan makaralarını sergileyen şirketlerdir.

Thomas Edison'a bir keresinde bir ampul tasarlarken bu kadar çok kez başarısız olmanın nasıl hissettirdiği sorulduğunda, şöyle cevap verdi: “Ben 1000 kez başarısız olmadım. Ampul, 1000 adımlık bir icattı.”

Ve böylece, başarısızlığa alışın ve ona aşina olun. Çünkü yanlış adımlarınızla yüzleştiğinizde, onlardan öğrenmek ve gelecekte tekrar etmemek daha kolay hale gelir. Onları ayırın, nedenlerini ve tepkilerinizi analiz edin ve bir dahaki sefere nasıl daha iyi yapabileceğinizi görün. Ve yine başarısız olursanız – bu da geçerlidir. Yeter ki itmeye ve azar azar ilerlemeye devam edin.

Altıncı Adım: İlerlemenizi takip edin ve kaydedin

Başarısızlık korkusu ve sahtekarlık sendromunu yönetilebilir seviyelere indirdikten sonra, asıl işe başlayabilirsiniz. Yine de önceden hazırlanmış programları kullanmak ve belirlediğiniz hedefleri takip etmek hikayenin sadece yarısı. İlerlemenizi takip etmek işin diğer yarısıdır.

İlerlemeyi takip edip etmemem neden önemli?

Üretkenliğin artması için nerede hata yaptığınızı, ne sıklıkta olduğunu, en yoğun saatlerinizi (en konsantre olduğunuz zaman) ve hatta yemek molalarının iş akışınızı nasıl etkilediğini bilmeniz gerekir.

• Belirli yiyecekler sizi daha fazla veya daha az üretken yapabilir. Bu verilerin içgörüsü, hangi yiyeceklerin metabolizmanızı yavaşlattığını, uykulu hissetmenize ve odağınızı kaybetmenize neden olduğunu bilmenizi sağlayabilir. Patates kızartması ve kızarmış soğanlı bir duble çizburger, şekerleme isteği uyandıracak, yanında sebzeli ev yapımı ızgara tavuk ise uykusuzluk çekmeden tok hissetmenizi sağlayacak. Verimliliği artıran yiyecekleri öğrenin ve sağlıklı, kişiselleştirilmiş bir yemek planı yapın.
• Bir zaman izleyici kullanarak, hangi görevlerin daha uzun veya daha kısa sürdüğünü söyleyebilirsiniz, bu da gelecekte daha iyi zaman tahminleri yapmanıza yol açar. Gününüzü çok daha iyi yapılandırabilirsiniz, bu da daha fazla boş zamana yol açar.
• İzleme süresi, dikkatinizin ne sıklıkta dağıldığını fark etmenize de yardımcı olur. Bir seferde 5 dakika olsa bile, dakikalar günde bir saat veya daha fazla birikebilir!

Bunun gibi hayati bilgiler olmadan ilerleme kaydetmeniz daha az olasıdır. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like Özetle

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.