Bir kuruluşta performans standartları neden ve nasıl oluşturulur (artı örnekler)

Her işin, o pozisyonda çalışırken ne yapılması gerektiğine dair kendi tanımı vardır. Ayrıca, performans standartları vardır. İşi iyi yapmak için bu görevlerin nasıl gerçekleştirileceğini kanıtlarlar.

Yani çalışanlarınızı değerlendirirken performanslarını önceden belirlenmiş standartlarla – performans standartları ile karşılaştıracaksınız. Bu standartların bireylere değil, belirli pozisyonlara dayandığından emin olun.

Bu makale, aşağıdakiler gibi performans standartlarıyla ilgili tüm ayrıntılarda size rehberlik edecektir:

• performans standartlarının amacı,
• üç performans seviyesi,
• performans standartları oluştururken nelere dikkat edilmelidir,
• performans standardı nasıl oluşturulur ve
• performans standartları örnekleri.

Performans standartlarının amacı nedir?

Performans standartlarının amacını keşfetmeden önce, bir adım geriye gidelim ve performans yönetimini tanımlayalım.

Performans yönetimi, işverenler ve çalışanlar arasındaki iletişim sürecidir.

Bu süreç aynı zamanda işçilere geri bildirim vermeyi de içerir. İşlerini başarıyla nasıl yürüteceklerini bilmek için, çalışanların öncelikle o pozisyon için performans standartlarını görmeleri gerekir.

Performans standartlarının amacı, iş beklentileri konusunda hem işverenlerin hem de çalışanların aynı sayfada olmasını sağlamaktır. Bu nedenle yöneticilerin yeni çalışanlarına işe başladıkları ilk ay boyunca performans standartlarını sağlamaları gerekir.

Performans standartları ayrıca çalışanları her beceri için belirli performans görünümleriyle donatır.

Ayrıca performans standartları, yöneticiler/işverenler ve işçiler arasındaki iletişimi teşvik eder.

Değerlendirmeler söz konusu olduğunda, yöneticiler performans standartlarını bir kılavuz olarak kullanırlar. Ardından, çalışan performansını bu sabit kalıpla karşılaştırırlar. Bu sayede aynı pozisyondaki tüm çalışanlar için eşit bir değerlendirme yapılır.

Performans standartları ile ilgili olarak, tüm çalışanlar eşittir ve aynı şekilde muamele edilmelidir. ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu'na göre, hem engelli hem de engelli olmayan çalışanlar "hem nicel hem de niteliksel olarak aynı üretim standartlarını karşılamalıdır."

Performans standartları şöyle olmalıdır:

• özel,
• başarılabilir,
• anlaması kolay,
• pozisyona uygun ve
• ölçmek kolay.

Bir işveren veya yönetici çalışanları değerlendirdikten sonra beklentileri şunlar olabilir:

1. Karşılandı - bir çalışan yeterli performans gösterdiyse,
2. Aşıldı – performans iyinin ötesindeyse ve
3. Karşılanmadı – performans, performans standartları seviyelerinin altındaysa.

Bu nedenle, yetersiz performans durumunda, işveren veya denetçi bir Performans İyileştirme Planı (PIP) düzenlemek zorundadır. Bu belgenin amacı, bir çalışanın performansını iyileştirmesine yardımcı olmaktır.

PIP, performans yönetimi döngüsünün son aşaması olan gözden geçirme aşamasıdır. Kısaca yöneticilerin çalışan performansını değerlendirmeler yaparak takip ettiği aşamadır. Bu döngünün performans standartlarını belirlemekle başladığını daha önce belirtmiştik.

Artık performans yönetimi, organizasyon içinde üç seviye içerir.

Performansın üç seviyesi nelerdir?

Performans yönetimi, organizasyonun tamamına veya departmanlarına odaklanabilir. Ayrıca, bireysel çalışanların performansını vurgulayabilir. Böylece, performans yönetiminin üç seviyesi olabilir:

1. stratejik performans yönetimi,
2. operasyonel performans yönetimi ve
3. bireysel performans yönetimi.

Stratejik performans yönetimi

Bu seviyenin amacı, genel organizasyonel hedeflere ulaşmaktır. Bu nedenle, organizasyonda performans yönetimi standartlarını kullanmanın en yüksek derecesidir.

Bu hedeflere ulaşmak için şirket yönetimi şu soruları yanıtlamaya çalışır:

• Bu şirketin hedeflerine ulaşmak için bir stratejisi var mı? Eğer öyleyse, şirket bu stratejiyi uyguluyor mu?
• Kuruluş beklenen sonuçları getiriyor mu?

Operasyonel performans yönetimi

Buradaki amaç operasyonel hedeflere ulaşmaktır. Bu seviye, projeler veya faaliyetler gibi organizasyon içindeki süreçlere odaklanır. Böylece amaç, bu belirli projelerin/faaliyetlerin işe yarayıp yaramadığını öğrenmektir.

Bu hedeflere ulaşmak için şirket yönetiminin aşağıdaki soruları yanıtlaması gerekir:

• Her departman veya proje hedeflerini gerçekleştiriyor mu?
• Operasyonel faaliyetler organizasyon stratejisi ile uyumlu mu? Eğer öyleyse, bu faaliyetler kurumsal stratejiyi nasıl destekliyor?
• Projeler veya faaliyetler yeterince verimli mi yoksa değiştirilmeli mi?

Bireysel performans yönetimi

Son olarak, bu seviye şirketteki her bir çalışanın performansını vurgular. Bu süreç, iş hedefleri ve standartlarının belirlenmesi, çalışan performansının gözden geçirilmesi ve her bir çalışanın öğrenme becerilerinin geliştirilmesi ile başlar.

Bu hedefleri gerçekleştirmek için şirket yönetiminin şu soruların yanıtlarını alması gerekir:

• Bireyler nasıl çalışıyor?
• Performanslarını nasıl artırabilirler?

Çalışanın işini incelerken performans standartları referans noktanızdır. Bu standartlar hayati öneme sahiptir çünkü çeşitli performans alanlarını analiz ederler. Performans standartlarının nasıl doğru bir şekilde belirleneceğine ve bunu yaparken nelere dikkat edilmesi gerektiğine bir göz atalım.

Performans standartları belirlenirken nelere dikkat edilmelidir?

Standartların belirli bir pozisyon için uygun olduğundan emin olmak için göz önünde bulundurmanız gereken dört nokta şunlardır:

1. Standartlar motive edici olmalıdır.
2. Standartlar ne çok kolay ne de ulaşılması çok zor olmamalıdır.
3. Çalışanlarınıza performanslarını analiz ettiğinizi bildirin.
4. Bir deneme süresi belirleyin.

Standartlar motive edici olmalı

Motivasyonel performans standartlarına sahip olmak, çalışanları işlerini daha iyi yapmak için daha fazla motive edecektir. Ayrıca, ilerlemelerini bir proje içinde görebilirlerse, bu aynı zamanda onların itici gücü olacaktır. Böylece, olağanüstü performans seviyelerine ulaşma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

Bir lider olarak, çalışanlarınızı çalışma saatlerini takip etmeye teşvik edebilirsiniz. Çalışan zaman takibi, proje ilerlemelerini gözden geçirebilecekleri için çalışanlarınız için de faydalıdır. Böylece, projenin hangi bölümünü bitirdiklerini ve daha nelerin yapılması gerektiğini keşfedecekler. Ayrıca çalışanlar görevlerini ellerinden gelen en iyi şekilde tamamlamaya devam edeceklerdir.

Kimin hangi görevlerde ve ne kadar süre çalıştığını izlemeniz gerekirse, Clockify'ı ücretsiz bir çalışan devam takibi olarak kullanabilirsiniz.

Standartlar ne çok kolay ne de ulaşılması çok zor olmamalıdır.

Performans standartları çok basit görevler içeriyorsa, başarılması çok kolay olacaktır. Bu nedenle, çalışanlar belirli bir görevi tamamlamaya zorlanmayacakları için motive olmayacaklardır.

Öte yandan, performans standartları çok karmaşık olmamalıdır. Eğer öyleyse, işçiler hemen hemen her görevi tamamlamak için mücadele edeceklerdir. Bu nedenle performans seviyeleri düşebilir.

Ancak, bu ikisi arasındaki doğru dengeyi nasıl bulacaksınız? Performans standartlarının yeterince cesur olduğundan emin olun. Bu şekilde, işçiler görevlerini tamamlamak için ideal bir strateji aramak zorunda kalacaklar. Başarılı olduklarında, çalışanlar hedeflerine ulaşmak için çalıştıklarını hissedeceklerdir. Böylece işlerine daha hevesli olacaklardır.

Çalışanlarınızın performanslarını analiz ettiğinizi bilmelerini sağlayın

Yeni bir çalışan olması durumunda, bir yönetici, bir çalışanı pozisyonunu düzenleyen performans standartları hakkında bilgilendirmelidir. Aynı şekilde, diğer tüm çalışanların şirketin performanslarını değerlendirdiğini bilmesi gerekir.

Bu nedenle, bir yönetici performans standartları konusunda şeffaf olmalıdır. Yıl boyunca liderler, çalışanlara bu önlemleri hatırlatmalıdır. Çalışanların standardın bir kısmı için açıklamaya ihtiyacı varsa, yöneticiler onlara açıklama sağlamalıdır.

Deneme süresi belirleyin

Bir yönetici olarak, performans standartlarını kendiniz belirlemek zorunda değilsiniz. İK personelinin bu önlemleri yazmanıza yardımcı olmasına izin verin.

İK ekibinin yanı sıra ekip üyelerinizi de dahil edebilirsiniz. Bu adım çok önemlidir, çünkü çalışanlarınız mevcut önlemlerle ilgili bazı endişeleri olabilir. Eğer öyleyse, performans standardının bu kısımlarını ayarlayın.

Ardından, altı ila sekiz hafta sürebilen bir deneme süresi belirleyerek bu yeni önlemleri test etmeye başlamalısınız. Bu şekilde, çalışanlarınızdan doğrudan geri bildirim alacaksınız. Deneme süresi tamamlandıktan sonra, çalışanlarınıza bu standartların kendileri için uygun olup olmadığını sorun. Yine, herhangi bir güncel sorun varsa, önlemleri biraz değiştirdiğinizden emin olun.

Çalışanlarınızı performans standartları oluşturmaya dahil etmek, siz ve onlar arasındaki güveni artıracaktır. Ayrıca, çalışanlar böyle bir sürece dahil olduklarında kendilerini şirketin değerli üyeleri gibi hissedeceklerdir. Ayrıca, bu çalışan verimliliğini de artıracaktır.

Bir performans standardı oluşturmak için bazı genel hususları ele aldık. Şimdi bu ölçüleri yazmak için bazı pratik kurallara bir göz atalım.

Performans standardı nasıl oluşturulur?

Diyelim ki siz ve ekibiniz, ekip içindeki çeşitli pozisyonlar için yeni bir performans standardı oluşturmak istiyorsunuz. Nasıl başlayacağınızdan ve hangi gereksinimleri karşılamanız gerektiğinden hala emin değilseniz, bu süreci kolaylaştırmak için birkaç basit adımı burada bulabilirsiniz.

Bireysel değil, pozisyona odaklanın

Yazdığınız önlemlerin bir kişi değil, bir pozisyon hakkında olması gerektiğini unutmayın. Yani aynı pozisyonda dört çalışan varsa, onlar için performans standartları aynı olmalıdır.

Birden fazla çalışan aynı görevi yerine getiriyorsa, bu belirli görevi yürütmek için standartlar aynı olmalıdır. Bu kural, bu işçiler şirket içinde çeşitli pozisyonlarda olsalar bile geçerlidir.

Hangi görevlerin standarda dahil edilmesi gerektiğine karar verin

Her ödevi performans ölçülerine dahil etmemelisiniz. Her pozisyon için hangi görevlerin en önemli olduğunu belirleyin. Ardından, yalnızca bu görevler için performans standartları yazın.

En önemlilerini seçerek, kısa bir standarda sahip olacaksınız.

Bir performansı başarılı kılan parametreleri seçin

Bir işi başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için çalışanların belirli kriterleri karşılaması gerekir. Etkili bir performansın bazı göstergeleri şunlardır:

• kesinlik,
• İş görevlerini zamanında yapmak,
• Müşteri memnuniyeti,
• liderlik belirtileri gösteren,
• üretken olmak,
• inisiyatif göstermek,
• yaratıcılığı göstermek ve
• İşin kalitesi.

Ama dahası var. Beklentilerin ötesinde performans gösteren bir çalışan aşağıdaki gibi nitelikler sunacaktır:

• profesyonellik,
• profesyonel protokolleri sürekli takip etmek,
• performansları sürekli gelişiyor,
• Her zaman ellerinden gelenin en iyisini yapmak,
• titiz olmak,
• Vizyoner fikirlere ve çözümlere sahip olmak ve
• kendi görüşlerini ifade etme.

Hata oranlarını düşünün

Performans standartlarının her zaman açık ve spesifik olması gerekir, böylece çalışanlar bu standartlar doğrultusunda kolayca çalışabilirler. Bireylerin veya ekiplerin nasıl performans gösterdiğini değerlendirmek istiyorsanız, bunu Anahtar Performans Göstergeleri (KPI) ile de yapabilirsiniz.

Genel olarak konuşursak, KPI, şirketinizin nasıl performans gösterdiğini ve hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını öğrenmenize yardımcı olabilir. Tahmin edebileceğiniz gibi, tüm çalışanların performanslarını şirketin hedefleriyle uyumlu hale getirmesi gerekiyor. Ayrıca, performans standartlarını izleyerek işlerini yapmaları gerekir.

Ancak, bir çalışan kabul edilebilir standartların altında düşük performans gösterdiğinde ne olur? Yukarıda bahsedilen Performans İyileştirme Planı çözümlerden biridir.

Bu plana başlamadan önce, kaç tane hatanın çok fazla olduğuna karar vermeniz gerekecek. Örneğin bir çalışan iki kez uygun seviyelerin altında performans sergileyebilir. Ancak bu tekrar olursa, ona “İyileştirme gerekli” notu verebilirsiniz.

Hata oranlarını ayarlamak için farklı bir planınız olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, o plana sadık kalın.

Önce sağlam performans için standartlar oluşturun, sonra diğerleri

Performans standartları oluştururken, önce olumlu yönlerden başlayın. Yani, sağlam bir performansın niteliklerini yazarak başlayabilirsiniz. Ardından, yukarıda beklenen performansın nitelikleri ile devam edin.

Bu iki kategoriye sahip olduğunuzda, katı seviyelerin altındaki göstergelere odaklanın. Bunun gibi ifadeler kullanabilirsiniz:

1. Bir çalışan sağlam bir performans gösterdiğinde…
2. Bir çalışan, aşağıdaki durumlarda beklenenin üzerinde bir performans gösterir:
3. Bir çalışan aşağıdaki durumlarda uygunun altında bir performans gösterir:

Her cümle için ayrıntılı açıklama, çalışanın pozisyonuna bağlı olacaktır.

Bu performans standartlarının pratikte nasıl göründüğünü merak ediyorsanız okumaya devam edin.

Performans standartlarına örnekler nelerdir?

Performans standartları pozisyona ve görev tanımına göre değişiklik gösterebilir. Tüm performans standartlarında ortak olan tek şey, kişinin işinin nasıl iyi yapılması gerektiğini göstermeleridir.

Öğretmenler için performans standartları

Öğretmenler için performans standartlarının nasıl görüneceğini bulalım.

Yukarıdaki tablodan da görebileceğiniz gibi, her bir önlemin derinlemesine bir açıklaması vardır. Bu nedenle, her yeni öğretmen, işe başladıkları ilk ayda bu standartları gözden geçirmek zorunda kalacak.

Bu önlemlerin amacı, müfredatı öğrencilere sunmanın uygun yollarını bulmaktır. Bunu yapmak için öğretmenler mevcut tüm kaynakları kullanabilir, böylece öğrenciler her şeyi kolaylıkla kavrayabilir. Ayrıca öğretmenler, öğrencilerin ebeveynleri veya velileri ile olumlu ilişkiler sürdürmek zorundadır.

Yönetici asistanları için performans standartları

Yönetici asistanları için performans standartlarına bir örnek.

Yönetici asistanları söz konusu olduğunda, performans standartları arasında destek işlevlerini denetleme, yazışmaları düzenleme ve tüm dosya ve veritabanlarının iyi organize edilmesini ve güncellenmesini sağlama yer alır. Ayrıca, idari asistanların seyahat düzenlemelerinin bütçe dahilinde olduğundan ve seyahat belgelerinin doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaları gerekir.

Teknik destek sağlayıcıları için performans standartları

Şimdi, teknik destek sağlayıcıları için bir performans standardı örneğine bakalım.

Bu tablodan da görebileceğiniz gibi, bu meslek için performans standartları teknik destek sağlamak, kullanıcılara önerilerde bulunmak ve bu alandaki en son trendlerle güncel kalmaktır. Bu önlemlerin amacı, teknik destek sağlayıcılarının kullanıcılara yalnızca doğru bilgiler sunmasını sağlamaktır. Ayrıca, teknik destek sağlayıcıların dostça davranmaları ve mümkün olduğunca duyarlı olmaları gerekir.

Şirketin hedefleriyle bağlantılı performans standartları

Şimdi, Penn State Üniversitesi'nde Uygulama Profesörü olan Lenny Pollack'e göre, performans standartlarını sorumluluklar ve şirket hedefleri ile de ilişkilendirebilirsiniz.

Örneğin, şirketin hedeflerinden biri müşteri hizmetlerini iyileştirmektir. Bu şirkete örnek olarak bir oteli ele alalım. İçeri girdiğinizde ilk gördüğünüz kişi bir resepsiyonist. Doğal olarak, bir resepsiyonistin sorumluluğu ziyaretçileri selamlamaktır.

Ancak önemli olan resepsiyonistin ziyaretçileri nasıl karşılayacağıdır. Müşteri hizmetlerini geliştirmek için, resepsiyonist güler yüzlü olmalı ve ziyaretçileri bir gülümsemeyle karşılamalıdır. Ayrıca, resepsiyon görevlisinin onlara otel hakkında ihtiyaç duydukları kadar bilgi vermesi gerekir. Ayrıca, ziyaretçilerin herhangi bir endişesi varsa, resepsiyonist bu sorunları çözmenin bir yolunu bulmalıdır.

Bu performans standartlarını takip ederek, resepsiyonist mükemmel bir performans sunacak ve şirketin hedefine ulaşacaktır.

Çözüm

Çalışanlar için performans standartları, işlerini nasıl düzgün yapacaklarına dair bir kılavuzdur. Yöneticiler için bu ölçüler, çalışan performansını incelediklerinde bir karşılaştırma noktasıdır.

Performans standartlarının spesifik, anlaşılması kolay ve ulaşılabilir olması gerekir. Bu şekilde, çalışanlar performanslarını belirlenen önlemlerle uyumlu hale getirmek için motive edilecektir.

Çalışanların son dönemdeki performansına bağlı olarak, liderler çalışmalarını sağlam, beklenenin üzerinde veya uygun olmayan bir performans olarak işaretleyebilir. Yetersiz performans söz konusu olduğunda sınırın ne olduğuna karar vermek yöneticiye kalmıştır.

Bu makale, performans standartlarının en önemli yönlerinin altını çizdi. Ayrıca, bu önlemlerin birkaç örneğini ele aldık. Performans standartları oluşturmak için her uğraştığınızda, bunu bir kez daha gözden geçirebilirsiniz.