Performans yönetimi: Kuruluşunuz için etkili bir çerçeve oluşturmaya yönelik ipuçları

Performans yönetimi son on yılda önemli ölçüde değişti. Modern işyerinin yüzü bugün bile değişmeye devam ederken, çalışan performansına bakış açımız da onunla birlikte değişiyor. Birçok şirket, yıllık performans değerlendirmelerini terk etti ve sürekli performans yönetimini seçti. Şirkette daha çok bireyin mutluluğuna ve büyümesine odaklıdırlar ve devir oranlarını düşük tutmak için elinden gelenin en iyisini yapmak isteyen yöneticiler için faydalıdır.

Performans yönetim sisteminizi canlandırmak istiyorsanız, başka yere bakmayın. Aşağıda, etkili, çalışan odaklı bir performans yönetim sisteminin temelini oluşturan adımların bir listesini derledik.

Performans yönetimi sürecinizi neden değiştirmelisiniz?

General Electric , 70'lerden 2000'lere kadar aynı performans yönetimi ve inceleme yöntemine sahipti. İK başkanları Susan Peters, bir röportajda bu uygulamaların şirketi ileriye taşımak için bir araç olmaktan çok bir ritüel haline geldiğini belirtti. Çalışma alanının giderek daha “bin yıllık” hale geldiğini söylediği için, sistemin yeniden yapılandırıldığını görmekten memnun oldu.

Onlarca yıllık performans yönetimi artık işe yaramayacak.

İş dünyasında belki de en çok yankı uyandıran örnek olan Microsoft'un tamamen farklı bir performans yönetim sistemine 180 derece geçişi, pek çok şirketin de aynısını yapmasına neden oldu. Birkaçını saymak gerekirse Adobe, Cisco ve IBM'in beğenileri, daha esnek ve modern iş gücünü yansıtan bir yöntem için kötü şöhretli “çan eğrisi” yöntemini bıraktı.

Çığır açan değişiklikler görmemekle birlikte, çalışanların daha motive olduklarını, daha az ciro olduğunu ve sonuçların daha iyi olduğunu belirttiler.

Buna karşılık, kötü yapılandırılmış performans yönetimi yöntemleriyle birlikte yıllık gözden geçirmeler, çalışanları birbirine düşürme, sürtüşmeye, strese ve yüksek devir oranlarına neden olma eğilimindeydi.

Etkili bir yönetim sisteminin yapı taşları

Araştırmamız sayesinde, CEO röportajları, İK web seminerleri ve raporları ve iş dergileri boyunca dört önemli unsurun defalarca tekrarlanmaya devam ettiğini bulduk.

1. Mevcut sürecinizi neyin hatalı yaptığını öğrenmek
2. Bir performans yönetimi çerçevesi oluşturma
3. Zaman yönetiminin zirvesinde kalmak ve
4. İncelemeler yoluyla anlamlı geri bildirim verme

1. Mevcut uygulamalarınızı analiz edin

Yeni bir performans yönetimi uygulamasını uygulamaya gelince, önce şu ana kadar sahip olduğunuza iyi bakmanız gerekir. Terra Information Group'tan Carrie Herzog, performans yönetimi üzerine bir web semineri düzenledi ve burada bunu herhangi bir şirket için ilk adım olarak tartıştı.

Herzog'un kendi deneyimlerine dayanarak tavsiye ettiği gibi, İK'nın şu anda yürürlükte olan performans yönetimi sürecine ve neden işe yaramadığına objektif olarak bakması gerekiyor. Analiz etmelisiniz:

• Çalışanların performans incelemelerini nasıl gördükleri;
• Bu incelemeleri ne sıklıkla yapıyorsunuz;
• Arşivlenir ve unutulursa veya daha fazla belgeleme ve iyileştirme için kullanılırsa;
• İncelemeler, çalışanlar arasında sürtüşmeye neden oluyorsa, işbirliği yerine rekabet edebilirlik için bir zemin oluşturuyorsa;
• Raporlar ne kadar ayrıntılı;
• Sadece bir çalışanın yaptığı işin sonucuna değil, sürece ne kadar yakından dikkat ettiğiniz;
• Performans puanınız onay kutularına mı yoksa 1-5 arası bir derecelendirme sistemine mi dayanıyor?

2. Bir performans yönetimi çerçevesi oluşturun

Süreçteki bir sonraki adım, yıl boyunca izleyeceğiniz kararlı bir plan oluşturmaktan ibarettir. Etkin performans yönetimi için dikkat edilmesi gereken önemli noktaların listesi aşağıdadır.

Yıllık hedefler belirleyin

Her şeyden önce, ileriye dönük bir tutum benimsemeniz gerekecek.

Kendinize gelecek yıl için şirket hedeflerini sorun. Bu sırayla her departman, ekip ve birey daha büyük resme nasıl katkıda bulunabilir? Her ekibin (ve daha sonra bireyin) amaç ve hedeflerinin tüm şirketinkiyle uyumlu hale getirilmesi gerekecektir.

Çünkü bir bireyin performansının, şirketi ileriye taşımaya yardımcı olacak bir dalgalanma etkisi olmalıdır.

Tek, yıllık performans değerlendirmelerini kullanan işletmeler, bir çalışanın çalışmasının genel hedeflerden nasıl saptığını anlamak için çok geç olabilir. Ve çoğu durumda, ilerlemelerini izlemeyi ve bireysel hedeflerini zamanında yeniden düzenlemeyi ihmal etmekten kaynaklanır. Çoğu zaman, çalışanlar şirketin amaç ve hedeflerinin ne olduğundan habersizdir!

Daha küçük hedefler yapın

Yıllık plan, daha büyük iyileştirme alanlarına odaklanır, ancak performans yönetiminizi sabit bir hızda tutabilmek için daha "kolaylıkla sindirilebilir" zamana ihtiyacınız olacaktır.

Şirket hedeflerine ve yönüne bağlı olarak takip süreleriniz altı ayı geçmemelidir. İdeal olarak, yılınızı üç veya dört önemli döneme ayırırsınız ve her dönemin sonunda bir çalışanın performans değerlendirmesi yapılır.

İlerlemeyi daha küçük artışlarla izlemenin harika bir yolu. Adım adım daha büyük hedeflerin üstesinden gelirsiniz, çalışanlara veya ekiplere öğrenmeleri ve uyum sağlamaları için yeterli zaman verirsiniz.

Bir performans (iyileştirme) planı oluşturun

Her performans yönetimi sürecinin özü, planıdır.

İK departmanınızla birlikte, aşağıdakiler için daha ayrıntılı üç aylık veya aylık bir plan oluşturabilirsiniz:

• İzlenecek alanlar (üretkenlik, verimlilik, iletişim, dakiklik, yaratıcılık vb.);
• Onlara hangi ek öğrenmeyi sağlayabilirsiniz;
• Performans yönetimi incelemeleri için tarihler;
• Bu süre için hedeflere ulaşılmaması durumunda acil durum planları.

Bu noktaları ve daha fazlasını, bireysel ve ekip performans planlama kılavuzlarıyla ilgili iki ayrıntılı makalede ele aldık. Onlara buradan bir göz atabilirsiniz:

• Performans planları hakkında her şey
• Dört adımda bir ekip performans planı geliştirin

Bir performans planı oluşturduktan sonra, çalışanların kaydettiği ilerlemeyi denetlemek çok daha kolay hale gelir.

İlerlemeyi takip et

Çalışanların nasıl performans gösterdiğini zaman izleme raporlarından takip edebilir veya karşılaştıkları son teslim tarihlerine göre verimliliklerini değerlendirebilirsiniz, ancak bir çalışanın performansını oluşturan başka yollar da vardır.

Delphi Group'tan Thomas Kolopoulos, şirketinin kullandığı bir uygulama hakkında yazdı: gerçek zamanlı 360 değerlendirmesi . Bir çalışanın performansının ilerlemesini güvenilirliklerine, akranlarıyla iletişimlerine, etkileşimlerine, tutarlılıklarına vb. göre değerlendirmeye dayanır.

Bu şekilde, bir çalışanın sadece istatistikten çok daha büyük bir ölçekte nasıl çalıştığına dair tam bir görüş elde edilir. Anonim formlar aracılığıyla, çalışanlardan ara sıra belirli bir iş arkadaşıyla olan iş ilişkilerini (iletişim, dinamikleri, problem çözme vb.) Ardından toplanan veriler İK veya yönetici tarafından incelenip değerlendirilir ve performans yönetimi raporunda kullanılır.

Belirlenen check-in saatlerine sadık kalın

Her üç ayda bir çalışanla toplantı yapmanın yorucu olduğunu düşünürken, alternatifi düşünün.

Yıllık bir gözden geçirme, son 11 aydan veri toplamak için saatler harcamanızı ve bir kişinin iş etiği hakkında genel bir yorum yapmanızı gerektirir. Buna, muhtemelen tek bir günde birkaç performans incelemesi yapmak zorunda kalacağınız gerçeğini de ekleyin – toplantılarda aynı şeyi tekrar tekrar yaparak daha fazla zaman harcarsınız.

Sürekli performans yönetimi ile, hazırlanmak için çok daha az zaman harcarsınız ve toplantıların süresi daha kısadır. Tüm performans incelemelerini çok daha hızlı ve daha kısa hazırlık süresi ile tamamlayabilirsiniz (verilerini düzenli olarak takip ettiğiniz için).

Yıllık inceleme yapın

Sürekli performans yönetimi söz konusu olduğunda, yıllık bir gözden geçirme çok daha mantıklıdır. Burada verdiğimiz örnekte, yıl sonuna kadar çalışanla (veya ekiple) üç büyük check-in yapmış olacaksınız. Bu, kaydettikleri genel ilerleme hakkında size daha ayrıntılı bir genel bakış sağlayacaktır.

Ek olarak, çalışan, ilerlemelerini takip ettiğiniz için bir yönetici olarak neye odaklandığınız konusunda çok daha net bir fikre sahip olur. Bu nedenle, yol boyunca herhangi bir sorunu veya boşluğu zamanında ele almak için yeterli fırsatlara sahip oldular.

3. Sıkı bir program tutun

Zaman yönetimi, her iyi performans yönetim sisteminin büyük bir parçasıdır. Departman düzeyinde kaliteli zaman yönetimi oluşturmak için üzerinde çalışmanız gereken faktörlere bir örnek.

Bireyler:

• Zamanı kendi görevlerinde takip edin;
• Hangi görevlerin onları beklenenden daha az ve daha fazla zaman aldığını not edin;

(değerli bilgiler olduğu için daha sonraki performans incelemeleri ve analizleri için kullanılırlar)

• İş arkadaşlarıyla açık ve engelsiz iletişim kurar;

(utangaçlık, içe dönüklük, sürekli tartışmalar vb.)

• Dikkat dağıtıcı unsurları ele alın ve tek başına veya yöneticinin yardımıyla bunlar üzerinde çalışın;
• Yaklaşan son teslim tarihlerine dikkat edin.

Bir çalışan, bir gün, hafta veya ay içinde yerine getirmesi gereken kendi iş yükü olan tek bir birim olarak kabul edilir. Bireysel zaman yönetimi teknikleri ve iyileştirme, yöneticinin yardım ve rehberliği ile tercihlerine bırakılmıştır.

Takımlar:

• Bireysel son tarihler ve görevlerin yanı sıra, ekiplerin yerine getirmesi gereken kapsamlı son tarihler (dönüm noktaları) ve kriterleri vardır. Bunlar, tüm bireysel görevlerin toplamı olmalıdır.

(ör: pazarlama ekibinin bir ayda 10 yeni blog gönderisine ulaşması gerekir, bu da yazı ekibi arasında kendi kotalarına göre bölünür)

• Bir iletişim kodu üzerinde anlaşın;

(sohbet yoluyla iletişim kurduklarında, e-posta yoluyla iletişim kurduklarında, ne zaman mesaj atmaları veya aramaları gerektiği veya bir şeyleri şahsen tartışmak için birinin masasına ne zaman geldikleri)

• Toplantıların en fazla verimliliği sağlayan kendi kuralları vardır;

(bir toplantının ne kadar sürebileceğine, haftada kaç tane, günün hangi saatinde ve ayrıca toplantıya kimlerin katılması ve bir program tutması gerektiğine dair bir zaman sınırı).

• Zaman yönetimiyle ilgili sorunları ve başarıları belirlemek için toplu sonuçlarını gözden geçirin ve iyi uygulamaları iyileştirmenin veya tekrarlamanın yollarını bulun.

Ekipler birden fazla çalışandan oluşur, ancak onlarla birlikte zaman yönetiminin daha büyük ölçekte ele alınması gerekir. Belirli zaman yönetimi uygulamaları, bireysel tercihlere bakılmaksızın tüm ekip tarafından genelleştirilecek ve kullanılacaktır. Benzer şekilde, ekip birlikte iletişim, fazla mesai görgü kuralları ve iş yükü şeffaflığı konusunda ortak bir zemin seçer. Her bir kişinin performansına bakmayacaksınız, ancak ekip üyelerinin ne kadar iyi işbirliği yaptığına bağlı olan toplu sonuçlara bakacaksınız.

4. Yorumlarınızı anlamlı hale getirin

İncelemelerin bile kendi görgü kuralları vardır. Modern performans yönetimi süreçleri, hedefleri yeniden değerlendirmek, ilerlemeyi ve sonraki adımları tartışmak için çalışanlarla sık sık bire bir toplantılar yapılmasını önerir. Doğal olarak, bu toplantılardaki geri bildirimleriniz mümkün olduğunca bilgilendirici ve faydalı olacaktır.

Küçük bir yardım olarak, bu toplantılar sırasında aklınızda tutabileceğiniz şeylerin bir listesini ve yazılı geri bildirimi derledik.

1. Hem başarısızlıkları hem de başarıları analiz edin

Yalnızca olumsuzluklara ve bunlardan nasıl öğrenebileceğinize odaklanmak cazip gelse de, çok moral bozucu olabilir. Başarıları da analiz etmek önemlidir.

Belirli sonuçları neyin bu kadar başarılı kıldığını öğrenin ve harika uygulamaları belirleyin. Belki bazı çalışanlar harika iletişimciler olduklarını kanıtladılar, bu nedenle yöntemleri başkaları için faydalı olabilir veya birileri büyük teslim tarihi baskısını kolaylıkla ele aldı ve onların stres yönetimine ilişkin içgörülerini isteyeceksiniz.

Bunların hepsi, başarısızlıklarımıza bakıp nasıl daha iyisini yapabileceğimizi gördüğümüz kadar, başarıdan ders almak için harika fırsatlardır. Mükemmel sonuçları tekrarlayabilmeniz için iyi uygulamaları incelemeye çalışın.

2. Genelleştirilmiş geri bildirimden kaçının

Bir çalışanın çabasını takdir etmek her zaman bir artıdır. Aşağıdaki gibi ifadelerden kaçınmak için aklınızda bulundurun:

• “Son zamanlarda çok çalıştığınızı fark ettik”,
• “İş ahlakınız iyi/harika/takdire şayan”,

Veya onlara gerçekten dikkat etmediğinizi ortaya çıkaracak başka bir genel ifade. Birinin performansını yakından takip ettiyseniz, potansiyel olarak mükemmel oldukları bir veya iki örnek bulmak çok zor olmamalıdır. Belirli durumları ele almak daha değerli, kesin geri bildirimdir.

3. Eleştirinizi formüle edin

Eleştirinin özümsenmesi için düzgün bir şekilde ifade edilmesi gerekir. Eleştiriyi kötü iletirseniz, gidebileceği yalnızca iki yol vardır:

• Çalışan savunmaya geçer, mazeretler bulur ve kendini daha da derine inmeye başlar, güvensiz hissetmeye başlar veya
• Eleştirileri bir saldırı olarak algılar ve büyük olasılıkla yeni tavsiye veya öneriler uygulamayarak onu savuşturur.

Her çalışana veya ekibe bir bütün olarak yaklaşmanın en iyi yolunu bulmak için bir İK temsilcisiyle birlikte çalışın. Doğrudan ve konuya hakim olmak isteseniz de, konuyu bağlamsallaştırın, bu konudaki fikirlerini ve geriye dönük olarak neleri farklı yapacaklarını sorun. Yargılamak için değil, yardım etmek için orada olduğunuzu gösterin.

4. Çözüm ve öneriler sunun

Bu bire bir toplantıların amacı, bir çalışanın performansını, hedeflerinde ve hedeflerinde bir şeyi değiştirmeniz gerekip gerekmediğini ve gelecekte nasıl gelişebileceklerini tartışmaktır.

Anahtar kelime tartışmadır. İki yönlü iletişim olması gerekiyor.

Diğer yöneticilerden ve iş arkadaşlarınızdan gelen tüm istatistikleri, verileri ve incelemeleri çöpe atmaktan ve ardından kişinin herhangi bir sorusu olup olmadığını sormaktan kaçının. Bilgileri gözden geçirmek için zaman ayırın ve arada sırada onların da konuşmasına izin vermek için duraklayın. Ayrıca, istedikleri her şeyi size sormalarına izin verin.

5. “Yönetici” olmamaya çalışın

Elinizden geldiğince birbirinize eşit davranın. Bu bir öğrenme süreci olabilir, ancak ne kadar çok denerseniz o kadar kolaylaşacaktır. Uzun yıllara dayanan deneyiminizi paylaşmak ve yönetici konumunuzdan çok sayıda tavsiye sunmak cazip gelebilir.

Bu, yalnızca siz ve çalışan arasında bir ayrım yaratabilir ve onları aşağılanmış hissettirebilir. Onlara ve performanslarına odaklanın ve konumunuzu ve etkinizi bir kenarda tutun.

6. Soru sorun ve etkileşim kurun

Daha önce de belirttiğimiz gibi, toplantıları iki yönlü bir caddede tutun.

Çok fazla ve çok uzun konuşmayın. Mümkün olduğunda fikir isteyin ve çalışanların zaman içinde nasıl açıldığını görün. Güvene ve açık iletişime dayalı profesyonel bir ilişki kurmak istiyorsunuz.

Ancak o zaman geri bildirime tamamen açık olacaklar, iyileştirmeye daha yatkın olacaklar ve hatta performans incelemesini dört gözle bekleyecekler. Bu toplantıları bir bilgi dökümü değil, bir konuşma olarak tutun.

Sonuç olarak

Performans yönetimi çok adımlı bir süreçtir. Birçok şirket, sunduğu sürekli performans yönetimi ile yıllık incelemelerini değiştirdi. Kulağa çok iş gibi gelse de, sağlam bir performans yönetim sistemi kurarsanız, kullanımı ve ustalaşması kolaylaşır. Tek ihtiyacınız olan, mevcut yönetiminizde neyin düzeltilmesi gerektiğine dair bir genel bakış, yeni bir performans yönetimi çerçevesi veya planı, bağlı kalınacak sağlam bir program ve iyi bir performans gözden geçirme görgü kuralları.