En İyi 5 Bordro Hizmeti Avantajı

İşletmeniz için bir bordro hizmeti sağlayıcısı tutmanız gerekip gerekmediğini ve neden işe almanız gerektiğini keşfedin.

Yeni çalışanları işe almak, herhangi bir işletme için heyecan verici kilometre taşları olabilir. Bu, şirketinizin büyüdüğü anlamına gelir, ancak aynı zamanda bordro yapmanız gerektiği anlamına gelir. İster yalnızca birkaç çalışanınız, ister tüm bir ekibiniz olsun, maaş bordrosunu takip etmek zaman alabilir ve zaten yoğun olan iş programınıza daha fazla karmaşıklık katabilir.

Bordronun yanlış alınması da maliyetli olabilir. Brüt ücreti yanlış alırsanız, işletmeniz FICA vergilerinde daha fazla ödeme yapabilir. Bordrodaki bir hata, IRS'ye bir ceza ödemeniz gerektiği anlamına da gelebilir. IRS, yalnızca 2021'de yaklaşık 7 milyar dolar ceza topladı ^{[ 1 ]} . Bu cezaların hepsinin bordroyla ilgisi yoktu, ancak IRS, işverenlerin yaklaşık üçte birinin her yıl bordro hatası yaptığını tahmin ediyor.

Bir bordro hizmeti almak işletmeniz için bir çözüm olabilir. Bir maaş bordrosu sağlayıcısının işletmeniz için neler yapabileceğini ve bir maaş bordrosu sağlayıcısını işe almanın faydalarının neler olduğunu merak ediyorsanız bu makale tam size göre.

Bordro hizmeti nedir?

Bir bordro hizmeti sağlayıcısı, diğer işletmeler için bordro hesaplamalarını, bordro vergilerini, yıl sonu vergilerini ve daha fazlasını işleyen bir işletmedir. Birçok işveren, iş operasyonlarını kolaylaştırmak ve çalışanlarına ve vergilerinin doğru ve zamanında ödenmesini sağlamak için bordro sağlayıcıları kullanır.

Bir bordro hizmetinin sağladığı hizmetler, sağlayıcıya ve sahip oldukları fiyatlandırma katmanlarına bağlıdır. Bordro hizmetlerinin sunduğu bazı yaygın hizmetler şunlardır:

• Bordro işleme: Bir bordro hizmeti, çalışanlarınız için brüt maaşı, vergiye tabi geliri ve net maaşı hesaplar ve onlar için çekleri keser veya maaş çeklerini banka hesaplarına yatırır.

• Vergi stopajı: Bordro hizmeti, her çalışanın vergiye tabi gelirinin doğru olmasını sağlar ve gelir ve FICA vergilerini kesintiye uğratır. Bazı servisler hatasız bir garanti sunabilir ve bir hatadan kaynaklanan cezaları ödeyebilir.

• Ücret haczi: Çalışanların maaşlarına haciz konulmasını gerektiren mahkeme kararları varsa, bunu bir bordro sağlayıcısı halledebilir.

• Yeni işe alım bildirimi: Federal hükümet, işe alma tarihinden itibaren 20 gün içinde tüm işe alımlar veya yeniden işe alımlar hakkında bilgi ister ve bu, bir bordro hizmetinin sizin için yapabileceği bir şeydir.

• PTO yönetimi: Birçok bordro sağlayıcısı, çalışan katılımını izleyen yazılımlarında yerleşik insan kaynakları özelliklerine sahiptir. Bu sistemler, çalışanların izin günleri talep etmesine ve yöneticilerin bunları onaylamasına olanak tanır.

• Bordro raporlaması: Birçok bordro hizmeti, müşterilere iş liderlerinin bordro ayrıntılarını daha derine inmesine olanak tanıyan ayrıntılı raporlar veya raporlama özellikleri sağlar.

• Entegrasyonlar: Çoğu bordro sistemi, muhasebe yazılımınız gibi kullandığınız diğer sistemlere bağlanır, böylece doğru, güncel finansal raporlama ve içgörüler için veriler aralarında serbestçe akabilir.

• Self-servis: Bordro hizmetlerinin çoğu, yöneticilerin raporları görüntüleyebildiği ve çalışanların kendi ödeme koçanlarını görüntüleyebildiği veya bilgileri güncelleyebildiği bir çevrimiçi portal sağlar.

Modern bordro hizmetleri bulutta çalışır ve sizin veya çalışanlarınızın yazılım indirip yüklemesini gerektirmez; bu, bordroyu çalıştırabileceğiniz ve çalışanların ayrıntılarını herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan görüntüleyip güncelleyebileceği anlamına gelir.

Bordro hizmetine ihtiyacım var mı?

Ekibinizde zaten bant genişliğine sahip bir muhasebeciniz veya muhasebeciniz varsa veya finansal becerileriniz ve zamanınız varsa, cevap hayır olabilir. Ancak karar vermeden önce, bu görev için yeterince zaman eklediğinizden emin olun. Bloomberg'e göre bu, birçok şirketin yanlış değerlendirdiği bir şey ve işverenlerin %80'i kendi bordrolarını halletme konusunda en kalifiye olduklarını düşünmelerine rağmen, %65'i bunu dışarıdan temin etmeyi tercih edeceklerini söyledi ^{[ 2 ]} .

Bu nedenle birçok işletme, bordrolarını ilk çalışanlarını işe aldıkları andan itibaren dış kaynak olarak kullanmayı tercih ediyor. Hatalı maaş bordrosu ve vergiler ya da bunu düzeltmenin ne kadar süreceği konusunda endişelenmelerine gerek yok. Bir bordro hizmetiyle gitmenin sizin için doğru olup olmadığına karar verirken kendinize şu soruları sorun:

• Çalışan maaş çeklerini doğru bir şekilde hesaplamak ister misiniz?

• Bunu yapmak zorunda olmadığınız için bordro vergilerini hesaplamanın ve ödemenin daha basit olmasını mı istiyorsunuz?

• Yeni işe alım evrak düzenlemelerine uymak istiyor musunuz?

• Bordronun hatasız olmasını ister misiniz?

Evet, bunların hepsini kendi başınıza yapabilirsiniz, ancak kendinizi neyin içine soktuğunuzu bildiğinizden emin olun. Bir muhasebeci tutabilirsin, ama bu sana pahalıya patlar. Karar vermeden önce bordroyu dışarıdan temin etmenin bazı faydalarına bakalım.

Bordroyu dışarıdan temin etmenin faydaları

Maaş bordrosunu şirket içinde halletmenin bazı faydaları vardır, ancak iş liderlerinin yarısından fazlasının bordroyu dışarıdan temin etmeyi seçmesinin birçok nedeni vardır ^{[ 3 ]} . Neden bir bordro hizmeti kullanmanız gerektiğini hala merak ediyorsanız, bordro hizmetlerini kullanmanın en önemli faydaları şunlardır:

Zaman tasarrufu

Maaş bordrosunu yönetmek kolay değildir ve bunu her gün yapan insanlar için bile zaman alır. İşletmenizin federal ve eyalet düzenlemelerine uymasını sağlarken, sosyal yardım kesintilerini, hacizleri, yeni işe alımları, fesihleri ​​ve ücretli izinleri takip etmek, çok az kişinin eğlenceli bulduğu bir hokkabazlık eylemidir.

Ayrıca, bordroyla ilgilenmek sizin veya ekibinizden birinin her gün yapmadığı bir şeyse, maaş bordrosunu doğru bir şekilde tamamlamak bir profesyonelin alacağından daha uzun sürer. Ve ekibiniz maaş bordrosu üzerinde çalışırken, büyük ihtimalle hala verimli bir şekilde tamamlamaları gereken diğer görevleri dengelemek zorunda kalacaklar.

Bordroyu bir bordro hizmetine devretmek, herkesin iyi olduğu bir şeyi yaptığı anlamına gelir. Ekibiniz işinizi geliştiren görevlere odaklanabilir ve işe aldığınız maaş bordrosu uzmanları maaş bordrosunu hızlı ve doğru bir şekilde tamamlayabilir. Ayrıca maaş bordrosunun tek seferlik bir şey olmadığını hatırlamanıza yardımcı olur. Görevi üstlendikten sonra, her ödeme döneminde bunu halletmek zorundasınız.

En aza indirilmiş sorumluluk

Her büyüklükteki işletme, gecikmiş veya yanlış beyanlar nedeniyle IRS'ye ağır cezalar ödemek zorunda kalıyor. Kesin olmayan bordro, çalışanlarınızı mutlu etmeyecek ve vergilerinizi yanlış beyan etmenize neden olabilir. Bu, bir cezaya ve en kötü senaryoda bir denetime yol açabilir.

İşverenler federal, eyalet ve yerel gelir vergileri, FICA vergileri ve federal ve eyalet işsizlik vergileri ödemek zorundadır. Bordro iadeleri ayrıca aylık, üç aylık ve yıllık olarak yapılmalı ve yıllık olarak stopaj yapılmalıdır. Bu, izlenmesi gereken çok şey ve birden fazla eyaletten çalışanınız varsa, maaş bordrosu daha da karmaşık. IRS ve eyalet hükümetlerinin de kuralları bir yıldan diğerine değiştirdiği bilinmektedir.

Bunu her gün yapan profesyonellere bırakılabilecekken neden cezaları riske atıp tüm kural ve düzenlemeleri kendiniz takip edin? Bir bordro hizmeti, detaylar, cezalar veya denetimler hakkında endişelenmeden maaş bordronuzun doğru olmasını sağlayabilir. Hatta bazı sağlayıcılar doğruluğu garanti eder ve maaş bordrosunda yanlışlık yaparlarsa cezaları öderler.

Maliyet azaltma

Küçük ve orta ölçekli işletmeler için bordro dış kaynak kullanımı tasarruf sağlayabilir. Büyük, yerleşik şirketler kendi bordro departmanlarına sahip olmayı karşılayabilir veya maaş bordrosu, zaten sahip oldukları muhasebe ekibinin halledebileceği bir şey olabilir. Ancak işletmenizin kaynakları sınırlıysa, bir muhasebeci veya muhasebeciyi işe almak bile bütçede olmayabilir.

Bazı küçük işletme sahipleri, bordroyu kendileri yaparak para biriktirdiklerini düşünüyor. Eğer tasarruf ediyorsanız, gerçekten tasarruf edip etmediğinizi belirlemenin kolay bir yolu var. Ekibinizin yıllık olarak maaş bordrosu yürütmek için harcadığı zamanı tahmin edin. Ardından, bu tek görevi tamamlamak için ne kadar ödeme aldıklarını hesaplayın. Bunu yapmak için bordro yazılımı satın almanız gerekiyorsa, bu maliyeti de ekleyin. Ardından bu maliyeti bir bordro hizmetinin sizden alacağı ücretle karşılaştırın.

Büyük olasılıkla, paradan tasarruf edeceksiniz. Bu hesaplamada yer almayan bir şey, maaş bordrosunu yürüten diğer önemli görevlerdeki gecikmenin işinize ne kadara mal olduğudur.

Profesyonel uzmanlara erişim

Bordro muhasebesi için dış kaynak kullanımı, bununla ilgilenecek uzmanların olduğu anlamına gelir. Bu uzmanlar, müşterilerinin maaş bordrosu ve vergi hesaplamalarının doğru olduğundan emin olmak için zamanlarının çoğunu hükümet düzenlemelerini güncel tutmaya harcıyorlar.

Aynısını yapmak için kendinize veya bir ekip üyesine görev verebilirsiniz, ancak bunu yapmak için ne kadar süreleri olacak? Edge vakalarını bilecekler mi? Birinin herhangi bir görevin tüm ayrıntılarına alışması ve bir şeylerin yolunda gitmediğini öğrenmesi zaman alır. Yıl sonuna kadar fark edilmeyen bir hata yaptıklarında ne olur?

Gelişmiş teknoloji ve ölçeklenebilirlik

Maaş bordrosunu kağıt kullanarak manuel olarak yapmadığınız ve çalışanlara yalnızca çekle ödeme yapmadığınız sürece, bordro yazılımına ihtiyacınız olacaktır. Bu, büyük bir ön yatırım ve yükseltmeler için düzenli ödemeler veya işletmenizin yalnızca kullanmakla kalmayıp aynı zamanda yapılandırması ve yönetmesi gereken yazılımlar için aylık abonelik anlamına gelir.

Birçok küçük işletme, pahalı yazılımları karşılayamaz veya onu yönetecek teknik uzmanlığa sahip personele sahip olamaz. Bir bordro hizmetiyle, paketin bir parçası olarak işletmenizin büyümesine göre ölçeklenecek en yeni bordro yazılımını alırsınız. Bununla ilgili sorunlarınız olduğunda veya bir değişiklik yapmanız gerektiğinde, bordro uzmanları size yardımcı olmak için orada olacaktır.

Bordro hizmetleri hakkında daha fazla bilgi edinin

Bordronuzu dışarıdan temin etmenin işletmeniz için işe yarayacağına karar verdiyseniz, yalnız değilsiniz. İşletmeniz için gerekli olan temel olmayan bir işlevdir. Bu, onu dış kaynak kullanımı için mükemmel bir aday yapar ve işletmelerin yarısından fazlasının bunu yapmasının nedeni budur ^{[ 3 ]} . Doğru olanı bulmanıza yardımcı olması için, seçeneklerinizi bütçenize ve ihtiyaçlarınıza göre daraltabileceğiniz bordro hizmeti sağlayıcı rehberimize göz atın. Capterra'nın bordro hizmeti şirketi işe alma kılavuzunda daha fazlasını okuyun.