Verimlilik hakkında daha fazla bilgi edinmek için Pareto analizini denedim

Doğruyu söylemek gerekirse, günlük işlerime Pareto analizini dahil etme konusunda biraz endişeliydim. İlgimi çekmediğinden değil - öyleydi, bu yüzden denemeye karar verdim - ama ekonomik terminoloji ve jargondan geçme fikri beni biraz tedirgin etti.

Bu esrarengiz ilkenin özüne inmek için, bazı ekonomik paradoksları ve ticaretin uzun zamandır unutulmuş sırlarını yenmem gerektiğini düşündüm.

Pekala, konuyla ilgili derinlemesine araştırma yaptıktan ve iş yerinde birkaç arkadaşça sohbet ettikten sonra, Pareto ilkesinin kolayca öğrenilebilen, kullanılabilen ve farklı alanlarda uygulanabilen bir zaman yönetimi tekniği olduğunu fark ettim.

Tüm yazarlar gibi ben de genellikle zihinsel engellerle ve ilham eksikliğiyle mücadele ediyorum - bu yüzden bunun bana yardımcı olacak yöntem olabileceğini düşündüm:

• İş yerindeki sorunları tanımlayın,
• Sorunlarımın köklerini takip et ve
• İş yükümü daha iyi organize et.

Böylece, Pareto ilkesini test ettim ve işte her şeyin nasıl geliştiğinin açıklaması.

Bu blog yazısında şunları ele alacağım:

• Pareto analizi nedir?
• Neden denemeye karar verdim?
• Analizin nasıl geliştiğine dair hesabım.
• Artıları ve eksileri ve
• Pareto analizinin genel değerlendirmesi.

Pareto analizi nedir?

Pareto analizini ilk duyduğumda kafam karıştı. İlk bakışta, tanım kulağa yeterince basit geliyordu - " Önemli sorun nedenlerini belirlemek ve bunlara dikkat çekmek için yaygın olarak kullanılan istatistiksel bir karar verme analizi."

Şimdi, ne var?

Pekala, Pareto analizi ayrıca, bir projedeki sorunların çoğunun , nedenlerin %20'sine kadar izlenebileceğini belirtir.

Başka bir deyişle, sorunun nedenlerinin %20'sine odaklanarak, daha sonra bunlardan kaynaklanan sorunların %80'i ile başa çıkabileceksiniz.

Pareto analizinin kökenleri

İtalyan iktisatçı ve filozof Vilfredo Pareto, bu ilkeyi ilk olarak 19. yüzyılın sonlarına doğru gözlemlemiş ve buna 80/20 kuralı adını vermiştir.

Yani Pareto, tüm İtalya'daki toprakların %80'inin nüfusun %20'sine ait olduğunu fark etti.

Derinlemesine araştırmadan sonra Pareto, 80/20 dağılımının ekonomi alanında şu öncül altında gözlemlenebileceğini fark etti - “ En az bir bireyi veya tercih kriterini daha da kötüleştirmeden hiçbir birey daha iyi hale getirilemez.”

Araştırmaları ve çalışmaları bir yönetim danışmanı olan Joseph M. Juran tarafından uyarlandıktan sonra, Pareto ilkesi ve analizi doğdu.

Pareto analizi ne için kullanılır?

Peki, Pareto analizi ne için kullanılır?

Eh, bu sorunun genel cevabı - karar verme. Yine de dahası var.

Daha özlü bir cevap, önemli sorunları belirleme ve bunların nasıl ele alınacağını öğrenme adım adım bir süreçten oluşacaktır. Adresledikleriniz, projenin faydasının %80'ine yol açacak olan %20'lik kısımdır.

80/20 kuralının ana adımları aşağıdaki gibidir:

• Sık karşılaşılan sorunların bir listesini oluşturun ve bunları azalan oluşum sırasına göre x eksenine yerleştirin.
• Oluşma sıklığını sayın ve bunları y ekseninde karşılık gelen yüzdelerde görüntüleyin.
• Diyagram boyunca kümülatif bir yüzde eğrisi ekleyin - bu eğri (oluşma sıklığı) / (toplam oluşumların toplamı) * 100'e eşittir.
• Sağ taraftan, eğriyi kesene kadar %80 işaretiyle başlayan bir çizgi çizin.
• Soldaki her şey sizin hayati sorunlarınız olacak, sağ taraf ise daha önemsiz nedenlerin %80'ini temsil ediyor.

Bu süreci anlamakta sorun yaşıyorsanız endişelenmeyin - hepsini kağıda döküp deneyene kadar ben de öyle yaptım. Örneğimi incelediğinizde her şey çok daha netleşecek.

Neden Pareto analizini denemeye karar verdim?

Yazarken, sürecin tüm inceliklerini düşünemezsiniz.

Gerçekte, ilham geldiğinde, bir yazar büyük metin bloklarını sorunsuz bir şekilde yazabilir.

Ancak, metni gözden geçirme ve düzeltme okuma zamanı geldiğinde, aşağıdakiler gibi tüm ayrıntılar gün ışığına çıkar:

• Yazım hataları,
• döküntü,
• Yapısal hatalar,
• Noktalama işaretlerinin yanlış kullanımı ve
• İlk ilham akışı sırasında mutlaka düşünmediğiniz diğer birçok ayrıntı.

Bu nedenle, daha verimli olma çabasıyla, yazımı geliştirmek için kritik hatalarımı yalıtmanın ve ortadan kaldırmanın bir yolunu internette aradım. İşte o zaman Pareto analiziyle karşılaştım ve denemeye karar verdim.

Yazma kalıplarımı analiz etmeye başladığımda tüm süreç şöyle gelişti.

Pareto analizini denemek: Kişisel bir hesap

Bir yığın makaleyi okuduktan ve bir sürü ekonomik mumbo jumbo deşifre ettikten sonra, Pareto analizine başlamak için ihtiyacım olan her şeyi not etmeye karar verdim.

Ancak, ilk sayının ortaya çıkması uzun sürmedi - Bu tekniği nasıl test edeceğim?

Bir yazar olarak, özellikle yazma sürecinde yaptıysam, yaptığım her hatayı belgelemenin mümkün bir yolu yoktu. Her hatayı ve konuyu belgelemek için çok fazla zaman harcarsam, yazmamı engellerdim.

Ayrıca, tüm süreç en az bir hafta yazacaktı.

Böylece, normalde yaptığım gibi bir blog yazısı yazmaya karar verdim, editör ve düzelticinin metni gözden geçirmesine ve benim için hataları bulmasına izin verdim. Bu şekilde, adım adım Pareto analizi yapmak için ihtiyacım olan tüm bilgilere pratik olarak sahip olurdum.

Böylece, yaptım, sonuçları geri aldım ve sorunlardan başlayarak, yani yazma verimsizliklerimin nedenlerinden başlayarak önemli bilgileri not almaya başladım.

Adım 1: Sorunları toplama ve sıklıklarını sayma

Daha önce de belirttiğim gibi, analizi gerçekleştirmenin ilk adımı, karşılaştığınız en yaygın sorunların bir listesini oluşturmaktır.

Benim durumumda, editörün daha önce yazdığım bir metni titizlikle yok etmesini ve analizimi yapmak için düzeltme okuması sonuçlarını kullanmasını beklerdim.

Hatalarıma bakmanın utancından kurtulduktan sonra, hataları sınıflandırdım ve analizim için kullanacağım 7 ayrı gruba ayırdım.

Oluşturduğum gruplar şunlardı:

• Uzun cümleler,
• Bağlantı sorunları,
• Belirsiz ifadeler,
• Anlaşılmayan başlıklar,
• Yetersiz kaynaklar,
• Noktalama işaretleri,
• Yapısal hatalar ve
• Görsel ile ilgili sorunlar.

Önümdeki bir madde işareti listesinde hatalarım olduğunda, sıklıklarını saymaya (ve daha da kötü hissetmeye) geçme zamanı gelmişti.

Bir sürü sayıyı gözden geçirmenin ayrıntılarını size vermekten kaçınmak için, sorunun özüne geleceğim.

Hataları sayıp azalan düzende yerleştirdiğimde, madde işareti listesi aşağıdaki gibi görünüyordu:

• Noktalama işaretleri,
• Uzun cümleler,
• Belirsiz ifadeler,
• Bağlantı sorunları,
• Yetersiz kaynaklar,
• Anlaşılmayan başlıklar,
• Yapısal hatalar ve
• Görsel hatalar.

İşleri kolaylaştırmak için hata sayısını yüzdelere çevirdim ve sonra bunları bir grafik kullanarak görselleştirmeye karar verdim.

Adım #2: Pareto eğrisini oluşturma

Şimdi zor kısım geliyor - yani analizin ana noktası.

Pareto eğrisi, sorunların toplam sayısı ile sıklıkları arasındaki bağlantıyı görsel olarak temsil etmek için kullanılır.

Tam formül şu şekildedir:

{ Oluşma sıklığı } / { toplam oluşum } * 100

Bir e-tabloda dönüşümün nasıl görüneceği aşağıda açıklanmıştır:

Şans eseri, yaptığım hataların toplamı 99'a ulaştı ve yüzdeleri hesapladığım için sıklıkta çok büyük bir fark yoktu.

Gördüğünüz gibi, hatalarımı düzeltirken karşılaştığım sorunların çoğu noktalama işaretleriydi - çoğu yazarın kabusu.

Adım #3: Pareto diyagramının sonlandırılması

Şimdi, sağ tarafta bir y ekseni oluşturarak ve sola doğru düz, yatay bir çizgi çizerek diyagramı sonlandırma zamanıydı. Çizgi %80'den başladı ve eğriye çarptığı noktaya ulaşana kadar uzadı.

Ardından, y eksenine paralel bir doğru çizdim, bu da sol ve sağ taraf arasında bir bölünme yarattı - yani sonuçlar.

Pareto analizine göre soldaki her şey, önemli olan tüm konuların toplamının %20'sini temsil ediyordu.

Öte yandan, sağ taraf, önemsiz görülen %80'i temsil ediyordu.

Son temsil şuna benziyordu:

Adım #4: Sonuçları analiz etme

Aklıma gelen ilk düşünce şu oldu: Bu hem beklenen hem de beklenmeyen bir şeydi.

Yazı yazarken noktalama işaretlerinin çoğu zaman benim için sorun teşkil ettiğini biliyordum. Ancak, uzun cümlelerin ve kafa karıştırıcı ifadelerin işimde bu kadar güçlü bir varlığı olduğunu bilmiyordum.

Bu, önceki metinlerimden bazılarını ve düzeltmenlerin üzerlerinde bıraktığı yorumları gözden geçirmeme neden oldu. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, Pareto analizimle örtüşen bir model vardı.

Bir başka ilginç nokta da, daha küçük ve önemsiz konuların çoğunun, en önemli %20'ye kadar takip edilebiliyor olmasıdır.

Örneğin, yazarken acele edersem, yapısal hatalar yapıyorum, bu da bir veya iki SEO hatasına neden oluyor ve bu da çalışmamın kalitesini daha da etkiliyor.

Sonuç olarak, kesinlikle iyileştirme için yer vardı ve Pareto diyagramı başlangıç ​​noktasıydı.

Pareto analizinin artıları

Akla ilk gelen profesyonel, %20'nizi oluşturduktan sonra işinizi yürütebileceğiniz verimliliktir. Pareto analizi, sayıları kırmaya ve sizi günlük olarak yavaşlatan sorunları bulmaya dayanır.

Örneğin, bu tür bir analizden gerçekten yararlanabilecek kişiler, haftalık olarak birçok görev üzerinde çalışan ve genellikle optimum düzeyde performans göstermelerini engelleyen hatalarla karşılaşan kişilerdir.

Pareto analizi hakkında konuşurken ilk akla gelen kodlayıcılar, geliştiriciler ve proje yöneticileridir. Ancak, açıktır ki, yazarlar eserlerini ve hatalarını bu şekilde analiz etmekten de birçok fayda sağlayabilirler.

Ayrıca, bir kez alıştığınızda, Pareto analizi, özellikle biyolojik olarak en iyi zamanınızda, çabalarınızın çoğunu nereye odaklamanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olacak mükemmel bir araçtır.

Pareto analizinin eksileri

Bu prensibi anlamam için geçen süreyi hariç tutarsak, diyagramı oluşturmak için gereken tüm hataların ve hesaplamaların tam bir listesini oluşturabilmem birkaç saatimi aldı.

Söylemek yeterli, Pareto analizi biraz zaman alan bir tekniktir ve her gün benzer görevler ve projeler gerçekleştirmiyorsanız, buna güvenmek gerçekten mantıklı değil.

Yine de sonuç, daha iyi kararlar vermenize ve zamanınızın daha iyi kullanılmasına yol açacak olan istatistiklere dayanmaktadır.

Şahsen benim haftalık olarak o kadar farklı işim yok ama Pareto'yu farklı projelerde de mutlaka deneyeceğim.

Pareto analizine ilişkin genel puanım

Bunu anlamam uzun zaman alsa da, bu tekniğin gerçekten işe yaradığını kabul etmeliyim.

Yazarlar bazen işlerine gelince tartışmacı olma eğilimindedir, ancak sayılar yalan söylemez. Geriye dönüp baktığımda, Pareto'nun işaret ettiği sorunların %20'sinin genel olarak en çok mücadele ettiğim sorunlar olduğunu fark ettim.

Öte yandan, Pareto analizi biraz daha fazla zaman ve çaba gerektirebilir, bu yüzden bu tekniğe verdiğim puan:

NİHAİ DEĞERLENDİRME :

Sonuç: Pareto analizi üzerine son düşünceler

Pareto harika, etkili ve gerçekten merak ettiriyor - Bunu nasıl daha önce fark etmedim?

Meslektaşlarıma ve iş günlerini zorlaştıran nedenleri belirlemekte zorlanan herkese kesinlikle tavsiye ediyorum.

Pareto analizi iyi yapılandırılmış, organize edilmiş ve şüphesiz verimliliğinizi artırmak için benzersiz bir yöntemdir.

️ Clockify'daki ekibimiz, sıklıkla kendimiz denediğimiz ve dürüstçe görüşlerimizi aktardığımız birçok zaman yönetimi tekniğini araştırıyor. Herhangi bir düşünceniz veya öneriniz varsa, [email protected] adresinden bize bildirdiğinizden emin olun; girişinizi bir sonraki blog gönderilerinizden birine dahil edebiliriz. Bu makaleyi okumaktan zevk aldıysanız, lütfen yararlı bulabilecek biriyle paylaşın.