Sipariş Yönetim Sistemi: Tanımı, Faydaları ve Nasıl Seçilir?

Genel olarak ticari faaliyetlerde ve özel olarak e-ticarette, tüccarlar ve müşteriler, müşterilerin siparişlerinin girişinden itibaren müşterilere mümkün olduğunca hızlı ve doğru bir şekilde ürün getirmek olan ortak bir hedef üzerinde anlaşmışlardır. Bunu başarmak için işletme, modern alıcıların beklentilerini ve rekabetini karşılamak için işletmenizin ihtiyaç duyduğu şeylere ayak uydurabilen verimli ve esnek bir sipariş yönetim sistemine sahip olmalıdır.

Ayrıca, işletmenizin etkin bir şekilde çalışabilmesi için yalnızca pazarlama, müşteri bulma vb. önemli değildir, aynı zamanda müşteri siparişlerinin yönetimi de temel bir faktördür. Dağıtım faaliyetlerinde sipariş yönetimi; etkin sipariş yönetimi için, dağıtım sisteminin üyeleri arasında bilginin baştan sona, zamanında, hızlı ve doğru olmasını sağlamalıdır. Ancak siparişlerin manuel olarak yönetilmesi işletmeler için birçok soruna neden olacaktır. Sipariş yönetim sistemi (OMS), işletmelerin sipariş yönetiminin yükünü azaltmasına yardımcı olmak için doğdu.

Peki sipariş yönetim sistemi nedir ve iş modelinize uygun iyi bir sistemi nasıl seçersiniz? Bugünkü yazımda sizlere Sipariş yönetim sistemi ile ilgili tüm bilgileri tanıtacağım.

Sipariş yönetim sistemi nedir?

Sipariş yönetimi, herhangi bir B2C ve B2B emtia tabanlı şirketin merkezinde yer alan sipariş tabanlı bir satış sürecidir. Basitçe söylemek gerekirse; müşteri siparişlerini almak ve işlemek için eksiksiz, uçtan uca bir döngüdür. Sipariş yönetimi tek başına yapılamaz, ancak şirketin neredeyse her bölümünün bir kombinasyonunu gerektirir: müşteri hizmetlerinden depoya, muhasebeden ortak teslimatına kadar. Sipariş yönetimini iyi yapmak, iş süreçlerinin sorunsuz çalışmasını, müşteri memnuniyetini sürdürmesini ve şirketin itibarını korumasını sağlar.

Sipariş yönetimi, müşterilerin doğru ürünleri, doğru fiyata sipariş etmelerini ve doğru zamanda almalarını sağlamak için birbirine bağlı bir dizi temas noktası ve paydaştan oluşur. Sipariş karşılama sistemi, sipariş sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlar ve işletmelerin müşteri kayıtları oluşturmasına ve envanter ve satış kayıtlarını izlemesine olanak tanır.

Ancak, sipariş yönetimi sürecine ne kadar çok kişi ve paydaş dahil olursa, işletmelerin karşılaştığı engeller o kadar fazla olur. Firmalar için temel zorluklardan bazıları, insan hatası ve birikme, envanter görünürlüğü, sevkiyat hataları vb. içerir. Bunların tümü, işletmelerin müşterilerinin memnuniyetini kaybetmesine ve nihayetinde müşteri sadakatine zarar vermesine neden olabilir. Bu soruna en uygun çözüm, sipariş yönetim sisteminden başkası değildir. Hızlı, verimli ve uygun maliyetli bir sipariş yönetimi döngüsü oluşturmak için hem B2C hem de B2B şirketleri, entegre ve duyarlı bir sipariş yönetim sistemi (OMS) kullanmayı tercih eder.

Sipariş yönetim sistemi, işletmelerin satışları, siparişleri, envanteri ve doldurmayı takip etmesine yardımcı olan bir araç veya platformdur. Ayrıca ürünlerin müşterilere yolunu bulması için gereken insanları, süreçleri ve ortaklıkları da hesaplar. Sipariş yönetimi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, işletmenin nasıl çalıştığının neredeyse her yönünü kapsayan çok boyutlu bir sistem gerektirir:

• Müşteri
• Satış kanalı
• Ürün Bilgisi
• Envanter düzeyi ve konumu
• Satın almak ve almak için tedarikçi
• Müşteri servisi; yani iade ve geri ödeme
• Baskı siparişi, toplama, paketleme, işleme ve nakliye

Modern sipariş yönetimi sistemleri, tedarik zincirinin tamamını birbirine bağlı bir ekosistem olarak ele alır. Tüccarların siparişten yürütmeye kadar dahili süreçlerini otomatikleştirmelerine olanak tanır.

Bir sipariş yönetim sisteminin işlevleri nelerdir?

Bir sipariş yönetim sistemi, aşağıdaki gereksinimleri tam olarak karşılayan özelliklere sahip olduğunda mükemmel kabul edilir:

1. Siparişleri takip edin

Bir sipariş yönetim sistemindeki en önemli şey, kanaldan bağımsız olarak siparişinizin tüm unsurlarını yönetmesidir. Bu, özellikle Amazon veya eBay gibi platformlarda e-ticaret alanında faaliyet gösteriyorsanız önemlidir. Telefondan, mağazadan ve en önemlisi web sitenizden verilen siparişler kolayca takip edilmeli ve kayıt altına alınmalıdır. Bu siparişler her yerde mevcut olmalıdır ve bir sipariş yönetim sisteminin faydası bu sürece odaklanmıştır.

2. Envanteri bulun

Araştırmalar, perakendecilerin %43'ünün envanter yönetiminin bir numaralı zorluğu olduğunu düşündüğünü gösteriyor. Bu sorun, yerinde, zamanda ve brüt kârda uygun yapıların olmamasından kaynaklanmaktadır. Birden fazla depoda envanter dönemlerini takip etmek zor olabilir. Bir sipariş yönetim sistemi, ürün düzeyinde etiketleme, RFID teknolojisi ve otomatik stok kontrolü gibi uygulamaları kullanarak bu süreci basitleştirebilir.

3. Siparişleri yerine getirin

Son beş yılda depo çeşitliliği yaklaşık %7 arttı. Mağazaların 3PL'den yararlanmasına ve hatta bölgedeki depo alanını çok daha basit bir şekilde kullanmasına yardımcı olur. Ayrıca hız çok önemli. Müşterilerinize yakın bir envantere sahip olmak, hızlı ve tutarlı teslimat sağlamanın en iyi yoludur. Sipariş yönetimi yardımcı programınız, paketlenecek ve doğru gönderi etiketi ile gönderilecek siparişleri göndermenize olanak tanır.

4. İadeleri yönetin

Genel olarak iş alanında ve özel olarak e-ticaret alanında, kâr birinci önceliktir. Yanlış iade edilen ürünleri takip ediyorsanız, gerçek sipariş sayısını önemli ölçüde dengelemek zordur ve işin diğer birçok alanında sorunlara neden olur. E-ticaret mağazalarına yardımcı olabilecek bir sipariş yönetim sistemi, müşterilere geri ödemeleri ve geri ödemeleri işleme koymada size büyük ölçüde yardımcı olur.

5. Diğer işlevler

Yukarıda bahsedilen ana faktörlere ek olarak, iyi bir sipariş yönetim sistemi, iş insanlarına destek, kanal veya para biriminden bağımsız olarak siparişleri ve ödemeleri kabul etme, sipariş sevkiyat sürecini kontrol etme, satış sistemleri ve kanallarındaki envanter seviyelerini güncelleme gibi birçok başka konuda yardımcı olabilir. , tamamlamak için envanter kalemleri veya 3PL'ler sağlayın. Ayrıca hem müşteriler hem de müşteri hizmetleri ekipleri için siparişleri takip etmeye yardımcı olur. Envanterden kaçınmak için malların seviyesini tam olarak gözlemleyebilir ve tahmin edebilirsiniz. Bazı sistemler artık fatura oluşturmak ve ödemeleri kabul etmek için alacak hesapları, borç hesapları ve defterler gibi destek ofisi işlevleriyle de entegre oluyor.

Bir sipariş yönetim sisteminin ana faydaları

Birçok sipariş yönetim sistemi, gerçek zamanlı işlemsel çözümler sunar. Bu, kullanıcıların gerçek zamanlı fiyat akışı yardımıyla piyasa maliyetlerini ifşa etmelerine ve çeşitli borsalarda anında emir yürütmelerine olanak tanır. Şirketlerin bir sipariş yönetimi cihazından elde edebilecekleri avantajlardan bazıları, sipariş yönetimi ve portföy varlık tahsisini içerir.

Mevzuata uygunluğu destekleyebilen mükemmel bir sipariş yönetim sistemi, hem girişten önce hem de sonra işlemlerin gerçek zamanlı değerlendirmelerini içerir. Sipariş yönetim sistemi, çalışanların Şirket Üyesini kullanarak herhangi bir eğlence veya finansal dolandırıcılık olup olmadığını, mevzuata aykırı olup olmadığını belirlemek için işlemlerin yaşam döngüsüne uymalarına yardımcı olur. Bir sipariş yönetim sistemi, iş akışını iyileştirebilir ve portföy yöneticileri, tüccarlar ve uyum çalışanları arasında sözlü olarak iletişim kurabilir.

Sipariş yönetimi yapısı, konumları gerçek zamanlı olarak izlediği, düzenleyici ihlalleri önlediği ve yürütmenin hızını ve doğruluğunu izlediği için para tedarik endüstrisinde gerekli bir iyileştirmedir. Finansal değişiklikler ve tasarruflar çok değerlidir.

Doğru OMS sistemi nasıl seçilir?

1. Sistem hedeflerinizi ve önceliklerinizi belirleyin

Hedefleri ve öncelikleri belirleyerek ve iç paydaşlarla tartışarak, hangi özelliklerin şirketinizin gereksinimlerine uygun olduğunu gerçekten belirleyeceksiniz. Her iş ölçeği değişikliğine çok fazla harcamak zorunda kalmadan doğru sistemi seçmek için gelecekteki iş geliştirmenin yönlerini de göz önünde bulundurmalısınız.

2. Teklif talebi taslağı (RFP)

Bu, işinizin daha kolay başlamasına yardımcı olacaktır. Hem siz hem de sağlayıcınız, uygulamayı umduğunuz yardımcı programın teknik ihtiyaçlarını ve engellerini anlıyorsunuz. Siparişlerin sayısını, SKU'ların sayısını, mevcut satıcı bağlamını, mevcut yazılımı, donanımı ve ağı, sistem edinme süreci için bir zaman çizelgesini ve talimatların ayrıntılarını ve desteğini eklemeyi unutmayın.

3. Araştırma yapıları seçenekleri

Bir sipariş yönetim sistemi kullanmayı seçmeden önce sistem yapısını araştırın. Her zaman tanıtılan sistemleri veya bildiğiniz sistemleri kullanmak, işinize daha uygun olan üstün özellikleri veya sistem yapılarını kaçırmanıza neden olacaktır. Bu nedenle, demoları veya izi değerlendirmek ve kazanmak için bir satıcı listesi toplayın.

4. Tüm yanıtları bekleyin ve değerlendirin

Sağlayıcının tüm bilgilerinin ve yanıtlarının tüm avantajlarını ve dezavantajlarını kaydetmek için bir dosyanız olmalıdır. Bu değerlendirmeler temel olarak, en uygun 2 ila 3 sistem arasından seçim yapmak ve nihai bir seçim yapmak için 1. adımda belirlediğiniz hedeflere dayanmaktadır.

5. Takasları gözden geçirin

Bu, gereksinimleriniz için yüzde yüz eşleştirme ajanı bulmanıza yardımcı olmaz. Ancak, nihai seçiminiz esas olarak takas kriterlerine dayalı olacaktır. Her sistemin kendine has özelliği, bir sipariş yönetim sistemi seçerken tek kriteriniz olmamalıdır. İçinde bulunduğunuz ticari iş ilişkisinin tamamını dikkate almaya karar vermelisiniz. Göz önünde bulundurmanız gereken faktörler: Şirketleri faydalı mı? Alanlarında uzman mılar? Ve müşterilerine genişleme ve geliştirme seçenekleri sunmak için platformu sürekli olarak geliştiriyorlar mı?

Bu nedenle firmanız için en iyi sipariş yönetim sistemini seçerken kendinize bir kontrol listesi oluşturmalısınız. Bu kontrol listesinde, sistemin karşılayabileceği ihtiyaç duyduğunuz soruları listelemeli ve belirlediğiniz kriterlere uyup uymadığını değerlendirmeye başlamalısınız. Bence kontrol listenize dahil edilmesi gereken bazı sorular:

• Bu sistem, otomasyon yoluyla manuel prosedürlerden kurtulmanıza izin veriyor mu?
• Sistem, çeşitli kanallarda, para birimlerinde ve coğrafyalarda geliri kontrol etmenize izin veriyor mu?
• Sistem birden fazla depo yerini yönlendiriyor mu?
• Sistem, sorunları, çizelgeleri ve değişiklikleri tespit etmeniz için size raporlar ve tahminler sağlıyor mu?
• Sistem API'ye erişim sağlıyor mu ve kendi hızınızda güncelleme yapmanıza izin veriyor mu?
• Bu sistem, üçüncü ve üçüncü tarafları daha geniş tedarik zinciri ekosistemine (yani muhasebe, depo yönetimi, uygulama, 3PL, vb.) entegre etmeye yardımcı oluyor mu?
• Sistem, gecikmeli veya sürekli olarak yeni işlevler içeren bir platform mu?

Özet

Bugün, e-ticaret platformları uluslararası olarak genişlemeye ve engelleri aşmaya devam ediyor, bu nedenle sipariş yönetim sistemleri her zamankinden daha kritik. Hala işiniz için doğru ürünü buluyorsanız, iş süreçlerinizi, hedeflerinizi ve hedeflerinizi açıkça tanımladığınızdan emin olun. Planınıza uyan faydaları, maliyetleri ve özellikleri değerlendirmeyi unutmayın; ihtiyaçlarınıza en uygun olanı bulmak için OMS'yi araştırın.

Sipariş yönetimi, doğası gereği karmaşık bir süreçtir. Doğru sipariş yönetim sistemini seçmek, uzun ömür ve iş kalitesi için hayati öneme sahiptir, ancak aynı zamanda kolayca kazanabilmeniz için genellikle gözden kaçan bir alandır.

Yukarıda verilen Sipariş yönetim sistemiyle ilgili bilgilerle, kendiniz için uygun bir sipariş yönetim sistemini kolayca seçebilir ve işletmedeki en önemli hedef olan büyüme yolunda sizi destekleyebilirsiniz.