Kavram Bilgi Tabanları Neden Yeterli Değil + 5 Alternatif

Geçenlerde, Notion'u kişisel planlamaları için kullanmanın hayatlarını nasıl değiştirdiğini açıklayan biriyle karşılaştım.

Bu, Notion'ı iş yerinde bir ekip olarak kullandığımız zamandı. Notion'u hiçbir zaman tam olarak kullanmamıştım ve bu kişisel kullanım-Notion gönderisi ilgimi çekti. Ben de kendimi Notion'da denedim.

Tam olarak etkilenmedim.

Kişisel kullanım için harikaydı tamam ama ekip çalışması için neredeyse hiç iyi olmadığını fark ettim. Bir bilgi veritabanının ihtiyaç duyduğu bazı gelişmiş özelliklere sahip değildi.

Bu yüzden alternatifler hakkında bazı kişisel araştırmalar yaptım

Ama hey, bulgularıma başlamadan önce şuna bir göz atalım:

• Kavram nedir,
• Neden bir bilgi tabanı için en iyisi olmayabilir ve sonra
• Bilgi tabanı olarak Notion'ın yerini alabilecek bazı harika araçlar

İçeri girelim.

Kavram nedir?

Notion , not alma, proje takibi, bilgi tabanı ve daha fazlası gibi harika özellikleri bir araya getiren hepsi bir arada bir çalışma alanıdır. Kişisel ve kurumsal kullanıma uygun olan Notion, ortak çalışma için de harika bir yerdir ve çevrimdışı olarak kullanılabilir. Minimal tasarımı ve yüksek kullanım kolaylığı ile 2016 yılında piyasaya sürüldüğünden bu yana yıllar geçtikçe daha popüler hale geldi.

Notion bir bilgi yönetim sistemi midir?

Evet.

Kompakt ama kapsamlı ürün tasarımı ve minimalist arayüzü ile Notion, kişisel bir görev yönetim sistemi, bir proje yönetim sistemi ve bir bilgi yönetim sistemi olarak kullanılabilir.

Yani temel olarak Notion, not alabileceğiniz, şirket kaynaklarını depolayabileceğiniz veya herhangi bir bilgi koleksiyonunu koyabileceğiniz kişisel veya şirket wiki'sidir.

Ama bu mükemmel olduğu anlamına gelmez.

Kullanım durumları söz konusu olduğunda Notion çok yönlü ve esnek olduğundan, doğası gereği tam teşekküllü bir bilgi tabanı haline gelmesi engellenir .

Ekibiniz/şirketiniz için bir bilgi yönetimi aracı arıyorsanız, neden Notion'ın sizin için en iyi seçenek olmayabileceğinden bahsedelim.

Notion'ın bilgi tabanları için en iyi seçenek olmayabileceğinin 4 nedeni

İster küçük bir işletme olun ister kurumsal bilgi tabanlarınız için Notion'dan daha iyi bir araç seçebilmeniz için 4 neden vardır.

Bunlar:

1- Tam teşekküllü bilgi tabanı araçlarını kullanamama

Notion, her şeyi yapabilen bir araçtır.

Bunda çok başarılı. Ve sorun tam olarak bu.

Fikir, lisedeyken ne yapmak istediğine karar veremeyen bir arkadaşın. Her şeyde ellerini deniyorlar ve sonunda her şeyde vasat oluyorlar.

Sonra kendilerini, her şey hakkında çok fazla bilgiyle asla yapmak istemedikleri 9'dan 5'e kadar bir işte buluyorlar.

Dahası, Notion, üstün olmaya çalıştıkları her şeyde daha iyi hale geldikçe, daha fazla ücret talep etmek zorunda kalacaklar. Bir bilgi tabanı için içindeyseniz, muhtemelen kullanmayacağınız özellikler için.

İki kere düşün.

2- Kişisel kullanım için tasarlanmıştır

Kişisel bir bilgi tabanı oluşturuyorsanız, kavram o kadar da kötü değil.

İşbirliği için çok fazla değil.

Notion'ın kişisel kullanım için bireyler tarafından bu kadar çok tavsiye edilmesinin nedeni, kişisel kullanım için tasarlanmış olmasıdır. Bırakın büyük takımlar, iki veya daha fazla kişi tarafından kullanıldığında özensiz ve düzensiz oluyor.

3- Çok kanallı kullanıma uygun değil

Notion'ı bilgi tabanı olarak kullanmanın en büyük sorunlarından biri, farklı bir ortamda kullanılamamasıdır.

Notion'a ulaşmak için yeni bir sekme açmanız gerekiyor. Her zaman.

Açıkça, kullanımı kolay ve herkes tarafından erişilebilir olması gereken bir bilgi tabanı oluşturmak istediğinizde bu pek arzu edilen bir şey değildir.

4- Çok karmaşık

Notion, kanban panoları, görüntüleme seçenekleri ve harika şablonlarla son derece özelleştirilebilir kullanıcı arayüzünden gurur duyar.

Onlara vermeliyiz, oldukça iyiler.

Ama aynı zamanda Notion'ın zaman zaman çok karmaşık hale gelmesinin asıl nedeni de bunlar. McDonald's, menülerini standartlaştırdıklarında ve eskisinden çok daha az seçenekle tuttuklarında ünlendi.

Başarı, ürünün her iki ucu için basitlikten geçer.

Sonuç olarak, kişisel bilgi tabanı veya proje yönetimi aracı olarak kullandığınızda, Notion harikadır. Ama hey, Notion'dan bu kadar bahsetmek yeter.

Şimdi, Notion'a harika alternatifler olan bazı dijital araçlara bir göz atalım.

Kavram Bilgi Yönetimine En İyi Alternatifler

1- Guru

Şirket bilgilerini düzenleyin. Her yerden erişin.

Ve bunu, iç iletişimi düzene sokarak, yeni çalışanların işe alınmasına yardımcı olarak ve bilgileri her yerden, her zaman erişilebilir kılarak mümkün kılarlar.

Kullanıma değer entegrasyonları büyük bir artı.

Guru Temel Özellikler

Çeşitli odaklanmış kullanım durumlarında özellikler sunan Guru, işinizi gerçekten öne çıkaran bir dizi özelliğe sahiptir.

• İçerik Oluşturma ve Depolama
• Kullanıcı, Rol ve Erişim Yönetimi
• Işbirliği araçları
• Analitik
• Akıllı Arama
• Bilgi paylaşımı
• Kataloglama/Kategorizasyon

Guru vs Kavram

Özellikler açısından, Notion ve Guru çok benzer. Özellikle özel bir araç olarak.

Ancak, aynı zamanda çok farklıdırlar.

Guru'nun, Notion'da olmayan bir özelliği, işbirliğini kolaylaştıran forumlardır. Guru ayrıca bilgi tabanlarını farklı kanallarda kullanılabilir hale getirirken Notion yapmaz.

Genel olarak, Notion hala çok popüler bir araçtır, ancak Guru neredeyse daha az dikkat çekecek kadar popüler gibi görünüyor.

Guru Fiyatlandırması

Guru'nun 3 farklı planı ve ücretsiz bir sürümünün yanı sıra ücretsiz deneme seçeneği vardır. Bu planlar:

Başlangıç ​​– 3 kullanıcı için ücretsiz, 3 /aydan sonra her kullanıcı için 5$

Oluşturucu - ayda 10 ABD doları kullanıcı

Uzman – 20$ kullanıcı/ay

Guru'yu UserGuiding'in kaynak merkezi özelliğiyle kullanabileceğinizi biliyor muydunuz? Bir şans ver!

2- izdiham

Atlassian's Confluence, ön sayfalarında dedikleri gibi , “ bilgi ve işbirliğinin buluştuğu uzaktan dostu bir çalışma alanıdır” .

Ve olumlu eleştirilere bakıldığında çok inandırıcı.

Tıpkı Notion gibi, Confluence da şirketlerin wiki oluşturmasına, işe alım kontrol listeleri oluşturmasına ve dahili bilgileri paylaşmasına yardımcı olan bir araçtır. Bununla birlikte, Confluence, Notion'a çok benzese de, Confluence'ı daha odaklı ve deneyimli bir araç yapan bazı temel farklılıklar vardır.

Birleşme Temel Özellikler

• İçerik ve Alan Yönetimi
• İçerik İçi Geri Bildirim
• Site Yönetimi
• özelleştirme
• Sürüm Oluşturma ve Sürüm Geçmişi
• şablonlar

Kavşak vs Kavram

Notion ve Confluence'ın oldukça benzer olduğunu daha önce söylemiş olmamıza rağmen, önemli olan yerlerde de oldukça farklıdırlar.

Örneğin, Confluence bir Atlassian ürünü olduğundan, Jira ve diğer Atlassian araçlarıyla mükemmel bir şekilde bütünleşir ve genel olarak Notion'dan daha fazla entegrasyon seçeneğine sahiptir.

Notion yalnızca yorum yapılmasına izin verirken, Confluence bireysel kullanıcıların araç içinde birbirlerine mesaj göndermesine izin verir. şirket seviyesinden bağımsız olarak.

Confluence, Notion'dan çok daha az esnek ve özelleştirilebilir, ancak bu, aracı ilk kez kurmanın ve kullanmanın ne kadar kolay hale geldiğini göz önünde bulundurarak bir profesyonel olabilir.

Confluence'ın daha fazla işbirlikçi seçenekler ve entegrasyonlar için Notion'a harika bir alternatif olduğunu söylemek doğru olur.

izdiham fiyatlandırması

Confluence ücretsiz bir sürüm ve diğer üç plan sunar. Ücretsiz sürüm 10 bireysel kullanıcıya kadar kullanılabilirken, diğer planlar kullanıcı sayısına göre faturalandırılır.

Standart – kullanıcı başına aylık 5,50 ABD doları

Premium – kullanıcı başına aylık 10,50$

Kurumsal – Özel, yıllık olarak faturalandırılır

Confluence'ı UserGuiding'in kaynak merkezi özelliğiyle kullanabileceğinizi biliyor muydunuz?

3- Belge360

Document360, özellikle büyüyen şirketler arasında en popüler araçlardan biridir. İçerik tüketicilerine basitlik verirken içerik oluşturuculara güç vermeye yardımcı olur.

Document360'ın gücü, şık bilgi tabanı tasarımından ve dahili ve harici bilgi tabanlarından gelir.

Bu nedenle, müşteri destek ekibinizin omuzlarındaki yükü kaldırırken aynı zamanda dahili bilginizi tek bir kaynakta saklayacak bir araç arıyorsanız, Document360 tam size göre.

Document360 Temel Özellikler

• Self Servis Portalı
• Kataloglama/Kategorizasyon
• Tartışmalar / Forumlar
• İçerik yönetimi
• Tam Metin Arama
• Self Servis Portalı

Document360 ve Notion

Belki de Document360'ı Notion'a tercih etmenin en büyük avantajı, hem dahili hem de harici bilgi tabanları oluşturma yeteneğidir.

Her iki araç da bireysel kullanıcıları belirli dokümanlara, wiki'lere ve tablolara davet etmeyi mümkün kılarken, Document360 ayrıca kullanıcıların davet ettikleri bireysel kullanıcılara roller atamasına da izin verir.

Document360, Google Analytics, Olark, Hotjar ve Intercom gibi popüler araçlarla çok sayıda entegrasyona sahipken, Notion'da neredeyse bu kadar fazla entegrasyon yok.

Document360 Fiyatlandırması

Document360 tam erişimli ücretsiz deneme sunar ve 4 farklı planı vardır.

Başlangıç ​​– proje başına/aylık 79$

İş – proje başına/aylık 239$

Kurumsal – proje başına/aylık 399$

Enterprise Plus – Özel

Document360'ı UserGuiding'in kaynak merkezi özelliğiyle kullanabileceğinizi biliyor muydunuz?

4- Prof. Bilgi Bankası

Piyasadaki en iyi bilgi tabanı yazılımı arasında derecelendirilen ProProfs Kowledge Base, gerçekten adanmış bir bilgi tabanı aracıdır. Notion tam teşekküllü bilgi tabanı yazılımıyla karşılaştırılamaz derken bunu kastediyorum.

Fark yaratan ne?

ProProfs'un tam olarak ne yapmak istediklerini ve ne yaptıklarını bilme şekli. Odaklanma büyük bir fark yaratır.

ProProfs Temel Özellikler

• Kataloglama/Kategorizasyon
• Işbirliği araçları
• İçerik yönetimi
• Tartışmalar / Forumlar

• Bilgi Bankası Yönetimi
• Self Servis Portalı

ProProfs ve Notion

Notion ve ProProfs arasındaki en önemli farklardan biri, ProProfs'un kullanıcılara, ortak destek soruları veya bağımsız bir yardım merkezi için de harici bilgi tabanları oluşturmasına izin vermesidir.

ProProfs aynı zamanda bilgi tabanlarınızın dış işleriyle de ilgilendiğinden, Google sıralamalarına ve SEO'ya da yardımcı olur. Bu şekilde, kullanıcıların bilgi tabanınızı bulmasını ve onunla kolayca etkileşim kurmasını mümkün kılar.

ProProfs Bilgi Bankası, Google Apps, Jira ve Salesforce'tan Zendesk ve Freshdesk'e kadar dikkate değer bir entegrasyon setine sahiptir.

ProProfs Fiyatlandırması

ProProfs'un 15 günlük ücretsiz deneme süresi vardır ve hem Knowledge Base Creator hem de Help Center Creator için üç farklı planı vardır.

Kamu Yardım Merkezi Planları

Temel Bilgiler – yazar/ay 30$

Premium – yazar/ay 40$

Kurumsal – özel

Özel Bilgi Bankası

Temel Bilgiler – 2$ kullanıcı/ay

Premium – 3$ kullanıcı/ay

Kurumsal – özel

ProProfs Bilgi Bankası'nı UserGuiding'in kaynak merkezi özelliğiyle kullanabileceğinizi biliyor muydunuz?

5- Tıklama

Popülarite açısından ClickUp, Notion ile aynı ligde olan araçlar arasında yer alıyor.

Ve hatta kolaylıkla alabilirdi.

ClickUp ile ilgili olan şey, aslında bir bilgi tabanı aracı olmak için elinden geleni yapan bir proje yönetim aracı olmasıdır. Esasen bu, bir bilgi tabanı aracı olmaya çalışan bir not alma aracı olan Notion için geçerlidir.

Peki, bu araçların ana odak noktalarından hangisi bir bilgi tabanı oluştururken daha faydalı olur?

Şimdi, bu, bazı özelliklere bakmadan karar verebileceğiniz bir şey değil.

ClickUp Temel Özellikler

• Erişim Kontrolleri/İzinleri
• Uyarılar/Bildirimler
• Atama Yönetimi

• İş akışı yönetimi
• Gerçek Zamanlı Sohbet
• İçerik yönetimi

ClickUp ve Kavram

ClickUp'ın Notion'a göre en büyük avantajı, görev yönetimi yetenekleridir. Görevler oluşturabilir, bunlara son tarihler koyabilir, bunları belirli rollerdeki kullanıcılara atayabilir ve hatta bu görevler içinde alt görevler oluşturabilirsiniz. Bu arada, Notion'da çok fazla ilerleme takibi yapmadan temel atama yapabilirsiniz.

ClickUp'ın takvim ve iş yükü görünümleri gibi farklı görünüm türleri, kullanıcılara, her bir kullanıcının ne zaman bir görevinin bittiğini veya her kullanıcının ne zaman sahip olduğunu bilmesini sağlar. Bu şekilde, kullanıcıların işbirliği yapması ve bilgi tabanında toplanacak belirli bilgi parçalarını talep etmesi daha kolaydır.

ClickUp esasen bir proje yönetim aracı olduğundan, dokümanları, wikileri ve her türlü notu görevlere bağlamak ve verilen görev aracılığıyla bunlara erişmek doğal olarak daha kolaydır. Bu nedenle, ClickUp'ın Notion'a kıyasla kendi içinde ve araç dışında daha fazla entegrasyona sahip olduğunu söylemek doğru olur.

Tıklama Fiyatlandırması

ClickUp'ın ücretsiz bir sürümü ve diğer 4 planı vardır:

Sınırsız – üye başına aylık 5$

İşletme – üye başına/aylık 9 ABD doları

Business Plus – üye başına/aylık 19$

Kurumsal – özel

ClickUp'ı UserGuiding'in kaynak merkezi özelliğiyle kullanabileceğinizi biliyor muydunuz?

Çözüm

Kesin olan bir şey var: Notion yetkin bir araçtır.

Şüphesiz, piyasanın en iyileri arasındadır. Bizi alternatifler aramaya iten şey, herkes için doğru bir seçim olmayabilir, özellikle de bu her şeyi bilen ustaların tüm işlemlerine ihtiyacı olmayanlar için.

Umarım, bu alternatifler listesi, Notion'un sizin için fazla abartılabileceğini düşünenler için kullanışlı olacaktır.

Bilgi tabanınızda iyi şanslar!

Sıkça Sorulan Sorular

Kavram bir bilgi yönetim sistemi midir?

Evet öyle. Ancak Notion aynı zamanda bir not alma aracı ve bir proje yönetim yazılımıdır.

Bilgi yönetimi kavramını nasıl kullanıyorsunuz?

Notion'ı bir bilgi yönetim sistemi olarak kullanmak için kullanıcılar kendi wiki'lerini, bilgi tabanlarını ve belgelerini oluşturabilirler.

İyi bir bilgi tabanı nedir?

İyi bir dahili veya harici bilgi tabanı, erişilebilir, kullanımı kolay ve kategorizasyonun yanı sıra tanımı da net olan bir bilgi tabanıdır.

Bilgi tabanı ne için?

Bir bilgi tabanı dahili ve harici olabilir; ilki çalışanlar ve şirket belgeleri için, ikincisi ise kullanıcılar için self servis destek içindir.

Kişisel bir bilgi tabanını nasıl yaratırsınız?

Notion, Guru, ClickUp, ProProfs Bilgi Bankası, Document360 ve Confluence gibi diğer araçların yanı sıra kişisel bir bilgi tabanı oluşturmak için harika bir araçtır.

Bir bilgi yönetim sistemini nasıl kurarım?

Dahili veya harici bir bilgi tabanı oluşturmak için kullanıcılar Notion, Guru veya Confluence gibi kodsuz bir araç kullanabilir.

Obsidiyen kavramdan daha mı iyi?

Obsidian ve Notion gibi araçların hepsinin güçlü takımları vardır, bu nedenle hangisinin daha iyi olduğuna karar vermek, kullanıcıların aradığı özelliklere bağlıdır.

Bir bilgi yönetim sistemini nasıl organize edersiniz?

Notion, Guru ve Confluence gibi araçlarla kullanıcılar bilgi tabanlarını kolayca kategorize edebilir ve kataloglayabilir.