“Toplantılar kötü organizasyonun bir belirtisidir. Ne kadar az toplantı o kadar iyi.” - Peter Drucker

Onları sevin ya da onlardan nefret edin, toplantılar iş dediğimiz şeyin büyük bir bölümünü oluşturur. Fikirleri bu şekilde tartışırız, güncellemeleri paylaşırız, projeler üzerinde beyin fırtınası yaparız ve işleri hallederiz. Yine de birçok iş lideri, toplantıları gerekli bir kötülük olarak görüyor ve nedenini anlamak kolay - çok sık buluşuyoruz.

Ne yazık ki, "herkesi bir odaya toplayalım" içgüdüsünün üstesinden gelmek hem deneyimli liderler hem de yeni yöneticiler için zor olabilir. Sonuç? Çalışanların akış süresi çok az olur veya hiç olmaz , projeler her zaman ertelenir ve ekip verimliliği düşer.

Rakamlar yalan söylemez!

Ortalama bir çalışanınız her ay 62 toplantıya katılıyor ve çalışma saatlerinin beşte birini en iyi ihtimalle verimsiz toplantılarda geçiriyor. Kurumsal merdiven yükseldikçe durum daha da kötüleşiyor; orta düzey yöneticiler ve üst düzey liderlik, zamanlarının %35-50'sini toplantılarda harcıyor. Her iki iş toplantısından biri üretkenlik motoru olmak yerine zaman kaybı olarak görülüyor. 2019'da, kötü organize edilmiş toplantılar ABD işletmelerine 399 milyar dolara mal oldu.

Açık olmak gerekirse, tüm iş toplantılarından kurtulamayız - genellikle birlikte çalışmamıza, toplu eylemde bulunmamıza ve işleri halletmemize yardımcı olurlar - ancak ev sahipliği yaptığımız toplantılar konusunda seçici olabiliriz (ve yapmalıyız), böylece koşabiliriz daha iyi toplantılar ve daha başarılı olun. Ayrıca, Facebook, Asana ve Okta gibi çeşitli işletmelerde görülen toplantıya kapalı günler gibi tedbirlerin uygulanması , verimsiz toplantıların azaltılmasına yardımcı olabilir ve çalışanlara yapılması gereken fiili işlere odaklanmaları için zamanlarını geri verebilir.

Toplantısız gün nedir?

Toplantısız bir gün, odaklanmış çalışma günüdür. Esasen her hafta toplantı yapılmayan bir gün olduğundan siz (ve ekibiniz) işlerin yapılmasına odaklanabilirsiniz. Haftanın herhangi bir günü olabilir; bazı işletmeler Çarşamba günlerini seçerken, diğerleri Perşembe günlerini toplantı olmayan günler için daha iyi tercih eder. Ne olursa olsun, her çalışan, kesinlikle gerekli olmadıkça, toplantıların yapılmadığı bir günde toplantı planlamaması gerektiğini bilir; bu nedenle, herkesin en iyi işi yapmak için kesintisiz zamanı olur.

Toplantısız günlerin avantajları

• Çalışanların kesintisiz odaklanmasına yardımcı olur
• Bir 'akış durumu' elde etmek daha kolaydır, bu nedenle üretkenlik artar
• Yöneticiler dahil herkesin “yapanlar” olmasına izin verir
• Çalışanların toplantılara katılımını artırır

Çalışanların kesintisiz odaklanmasına yardımcı olur

Verimsiz toplantılar elbette zaman kaybıdır, ancak her toplantı aynı zamanda çalışanlarınızın iş "akışını" kesintiye uğratır ve ek çalışma saatlerini tüketir. 30 dakikalık delicesine verimli bir toplantı olsa bile, insanların tekrar ortama dönmeleri (ortalama olarak) 23 dakika daha sürer. Her gün böyle birkaç toplantı ve siz farkına bile varmadan, iş gününün yarısı gitti! Ekibiniz, toplantı olmadan, derin işler ve bir kenara itilmeye devam eden daha büyük projeler için mükemmel olan kesintisiz bir çalışma alanının keyfini çıkarır.

Bir 'akış durumu' elde etmek daha kolaydır, bu nedenle üretkenlik artar

İnsanlar sevdikleri şeyi dikkatleri dağılmadan yaptıklarında, mükemmel sonuçlara yol açan bir "akış durumuna" girerler. Toplantılar iş gününü kesintiye uğratmadan, çalışanlar görev listelerinden daha fazla görevi kontrol edebilir ve daha üretken olabilir. Veya toplantının olmadığı günlerde daha karmaşık, zaman alıcı görevlerin üstesinden gelebilir ve haftanın geri kalanında daha küçük, daha kolay yönetilebilir görevlerin üstesinden gelebilirler.

Yöneticiler dahil herkesin “yapanlar” olmasına izin verir

Çoğu yönetici, çalışma saatlerinin yaklaşık %35'ini diz boyu toplantılarda harcayarak program odaklı günlere alışkındır. İşletme genelinde toplantısız bir gün uygulamak, yöneticiler de dahil olmak üzere herkese "yapanlar" olabilmeleri için odaklanmış çalışma için daha fazla fırsat verir.

Çalışanların toplantılara katılımını artırır

Çok fazla toplantı sadece üretkenliği değil aynı zamanda katılımı da öldürür. Çalışanların yaklaşık %73'ü bir toplantıda başka işler yaptığını kabul ediyor ve %39'u toplantı sırasında uyuyakaldıklarını söylüyor. Toplantıları bir gün için denklemden çıkarmak, tüm çalışan programlarınız senkronize olduğundan, haftanın geri kalanında toplantı planlamayı gerçekten kolaylaştırır. Ayrıca, çalışanlarınızın daha az stresli olması ve bu toplantılara daha iyi hazırlanması nedeniyle çalışan bağlılığını artırır . Austin, Teksas'ta her hafta bir değil iki toplantı yapılmayan günü benimseyen bir mobil tasarım ve geliştirme ajansı olan Jackrabbit Mobile'ın ortağı Jonathan Rosenberg'in dediği gibi, "herkes toplantı günlerinde işbirliği yapmaya oldukça odaklanmış durumda."

Toplantısız günler nasıl uygulanır?

• Ekibinizden satın alma alın
• Haftanın bir gününde anlaşın
• Takviminizi temizleyin
• İletişim kurun ve teşvik edin
  

Azın daha çok olduğuna ikna olduktan sonra, en azından konu toplantılara geldiğinde, toplantının olmadığı günleri nasıl başlatabileceğinizi ve bunları ekip kültürünüze nasıl ekleyebileceğinizi burada bulabilirsiniz.

Ekibinizden satın alma alın

Toplantı günü olmayan teklifinizi sunun ve geri bildirim isteyin. Bireysel katkıda bulunanlar kolay bir satış olacak, odaklanmış çalışmaya daha fazla zaman ayırmayı sevecekler. Yöneticiler için—toplantısız bir günün onlara hiç bitmeyen yapılacaklar listelerini incelemeleri ve daha fazla iş yapmaları için nasıl zaman verdiğini açıklayın.

Haftanın bir gününde anlaşın

Herkesin toplantının olmadığı bir günde hemfikir olmasını sağlamak zor olabilir. Herkes (veya çoğu insan) için neyin işe yaradığını belirlemek için şirket çapında bir anket yapın (belki bir Flock kanalında bir anket yapın?). Dağıtılmış veya uzak ekipler, saat dilimi çakışmalarına göre arama yapmayı daha kolay bulabilir.

Takviminizi temizleyin

Değer katmayan toplantıları iptal edin. Durum toplantılarından kurtulun; ilerlemeyi izlemek yerine bir proje yönetim sistemi kullanın. Belediye binalarını, ekip girişlerini ve 1:1'leri haftanın diğer günlerine yeniden planlayın. Bu eylemin her çalışanın takvimi için işletme genelinde tekrarlandığından emin olmak için yöneticilerle birlikte çalışın.

İletişim kurun ve teşvik edin

Her çalışanın, toplantı yapılmayan günlerden ne bekleyeceğini ve elde etmeyi umduğunuz faydaları bilmesi çok önemlidir. Yalnızca toplantılar açısından değil, çalışanların toplantı yapılmayan günlerden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceği konusunda da doğru beklentileri belirlediğinizden emin olun.

Bazen toplantı yapılmayan bir günde bir toplantı planlamanın gerekli olabileceğini unutmayın, bu beklentiyi önceden net bir şekilde belirleyin. Toplantı yapılmayan belirli bir günde planlanmış toplantılar görürseniz, ekibinizi toplantıların yapılmadığı günlerin bir bütün olarak işletmeye nasıl fayda sağladığını tekrarlamaya teşvik edin.

ooo

En önemlisi, esnek kalın ve toplantı yapılmayan günleri ekip programınıza uydurmak için yeni yollar denemeye açık olun. Toplantısız günlerin yalnızca bireysel katkıda bulunanlar veya yöneticiler için değil, ekibinizdeki herkes için olduğunu unutmayın. Örnek olarak liderlik edin ve herkesi (yöneticiler ve liderler dahil) toplantı yapılmayan günleri kullanmaya teşvik edin. Ve sık sık, toplantılarınızı daha verimli ve etkili hale getirme konusunda geri bildirim almak için ekibinize anket yapın.

İşinizde toplantı yapılmayan bir gün getirme konusunda ne düşünüyorsunuz? Bunu kuruluşunuz genelinde nasıl uygulayacağınız konusunda herhangi bir sorunuz var mı? Bizimle konuş. :)