Yazılım Uygulamanızda Başarıya Ulaşmak İçin Yapmanız Gereken 3 Şey
Yayınlanan: 2022-05-07Kontrol noktaları, özelleştirmeler ve sürekli iletişim, uygulama başarısına yol açar.
Yeni yazılımı kurmak ve çalıştırmak kritik bir adımdır, ancak belirli hedefler, önemli kilometre taşları ve net iletişim olmadan dağılabilir.
Her yazılım ve her şirket, en iyi sonuçları elde etmek için benzersiz bir plana ihtiyaç duyacaktır, ancak herhangi bir başarılı uygulamada ortak olan üç şey bulduk. Bunlar sadece kontrol edilecek bir listedeki öğeler değil, tüm uygulama sürecini yürütecek temalardır.
Üç şeyi ele alacağız:
- Sürekli iletişim kurun
- Yazılımı özelleştirin veya kişiselleştirin
- Kontrol noktaları oluşturun
1. Sürekli iletişim kurun
Her başarılı uygulamanın tartışmasız en önemli özelliği, süreç boyunca açık iletişimdir. Oluşturduğunuz her planın sürekli iletişim kullanılarak yürütüldüğünden emin olun.
Bir uygulamayı başlatmadan önce tamamlamanız gereken bazı iletişim görevleri şunlardır:
| Görev | neden önemli |
|---|---|
| iletişim kanalı | Bir proje yönetim sisteminde veya Slack gibi bir iletişim aracında bulunabilecek varsayılan bir iletişim yöntemi oluşturun. Tüm uygulama tartışmaları için tek bir alan ayırırsanız, önemli bilgileri kaçırma olasılığınız çok daha düşüktür. |
| Toplantı ritmi | Sorunu çözmek ve bir sonraki aşamaya geçmeden önce tüm adımların tamamlandığından emin olmak için satıcı ve dahili temsilcilerle yapılan bazı resmi check-in toplantılarını hesaba katın. Uygulamanın uzunluğuna bağlı olarak, bunları haftalık veya aylık olarak tutabilirsiniz. |
| Önemli belgeleri paylaşma yöntemi | Mümkünse, belgeleri paylaşmak için de aynı iletişim yazılımını kullanın. Bu şekilde, uygun bilgilere satıcı veya şirket tarafındaki herhangi bir kişi kolayca ulaşabilir. |
Wiss and Company'de yazılım proje yöneticisi olan David Singletary, 25 yılı aşkın kapsamlı uygulama deneyimine sahip ve düzenli iletişimin anahtar olduğunu söylüyor. Bu aynı zamanda çalışanların yeni yazılımla çalışırken karşılaştıkları sorunları dile getirebilecekleri bir kanalın olmasını da içermelidir.
“Sistemin nasıl performans gösterdiğini tartışmak, en iyi uygulamaları tartışmak ve gerekirse sistem veya operasyonel ayarlamalar yapmak için günlük veya haftalık temas noktalarına sahip olabilirsiniz” diyor. “İnsanlar mücadele ediyorlarsa elini kaldıramazlar; bu, forumun bunu yapmasını sağlayacaktır.”
Ayrıca bir RACI şeması oluşturabilirsiniz, böylece uygulama sürecine dahil olan herkes projeyi devam ettirmek için kiminle iletişime geçeceğini tam olarak bilir. İnsanlar aşağıdakilerden biri veya birkaçı olarak sınıflandırılır:
- R: Sorumlu — Amaca ulaşmak için yapılan çalışmalardan sorumlu olanlar.
- C: Sorumlu—“Sahip” veya projenin tamamlanması için nihai olarak yanıt verenler.
- C: Danışılan— Girdi veya görüş sunanlar.
- I: Bilgilendirildi —İlerleme hakkında bilgilendirilenler.
RACI grafiğiniz şu örneğe benzer:
| Etkinlik veya teslim edilebilir | Proje Müdürü | CIO | Takım Lideri |
|---|---|---|---|
| İşlevsel gereksinimleri onaylayın | müşteri | C | ben |
| Yeni iş akışları oluşturun | müşteri | ben | C |
| Komple muhasebe entegrasyonu | A | R | ben |
İş liderleri, satıcı ve çalışanlarınız arasında uygulama öncesinde, sırasında ve sonrasında net iletişim ve bilgi paylaşımı çok önemlidir.
2. Yazılımı özelleştirin veya kişiselleştirin
Günümüzün tipik yazılımı bulut tabanlıdır, herhangi bir cihazda sunulur ve kapsamlı özelleştirme yeteneğine sahiptir, böylece çalışanlarınız üretkenliği artırmak için en verimli şekilde çalışabilir.
Değiştirmek istediklerinizin bir listesini oluşturmak için satıcıyla birlikte çalışın ve satıcının talep ettiğiniz özelleştirme ince ayarlarını gözden geçirmesi için bir uygulama kontrol noktası oluşturun. Örneğin, proje yönetimi yazılımı kullanıcıları genellikle sisteme belirli iş akışlarının eklenmesini ister ve satış ekipleri veri girişini daha sorunsuz hale getirmek için alanları özelleştirmeyi sever.
Sektörünüz ve ihtiyaç duyduğunuz iş akışlarının türü, neyin özelleştirileceğini etkiler, ancak liste şunları içerebilir:
-
Alan ekleme veya kaldırma -
Özel iş akışları oluşturma -
Role göre özelliklere erişimi ayarlama -
Kullanıcı arayüzünü marka renkleri ve logolarıyla eşleştirme -
Özel gereksinimlere sahip entegrasyonlar
Kişiselleştirme, bireysel kullanıcıların kendi yazılım görünümlerinde gezinmeyi, gösterge tablosu düzenini veya işlevselliği nasıl değiştirebileceklerini ifade eder. Satıcı temsilcisinin, canlıya alınma tarihinden önce bireysel kullanıcıların sistemi nasıl kişiselleştirebileceğini göstermesini sağlayın.
Özelleştirmeyi ve kişiselleştirmeyi önceden yönetmek, kullanıcıların yazılımdan en başından itibaren en fazla değeri elde etmelerini sağlar.
3. Kontrol noktaları oluşturun
Çoğu satıcının uygulama süreci için bir şablonu vardır ve ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmak için onlarla birlikte çalışabilirsiniz. Ancak böyle kritik bir görev için, her şeyin planlandığı gibi gittiğini bilmek için kontrol noktalarını ve kilometre taşlarını resmi olarak izlemek önemlidir.
Dizüstü bilgisayar ve tablet haberleri ve incelemeleri için bir kaynak olan NetBookNews'in kurucusu Kenny Trinh, “Proje planına kontrol noktaları eklemek, hedeflerinizin ve beklentilerinizin karşılanmasını ve tüm soruların zamanında ve duyarlı bir şekilde yanıtlanmasını sağlayacaktır” diyor.
Oluşturduğunuz kontrol noktaları, benzersiz planınıza bağlı olacaktır, ancak mevcut yazılımların bağlanması, önemli verilerin aktarılması, düzenli eğitim çalıştaylarının başlatılması ve nihai yayına başlama tarihi için önemli kilometre taşlarını içermelidir.
NetBookNews'i kurmak için ayrılmadan önce bir eğitim teknolojisi şirketinin CEO'su olan Trinh, ortak bir sorunun tarihsel veriler olmadan yayınlanan yeni bir yazılım olduğunu söylüyor - ancak kontrol noktaları ile tüm paydaşlar uygulama sürecinde her kararın nasıl ve neden verildiğini bilebilirler.
Trinh, "Buradaki amaç, yanlış iletişimi ortadan kaldırmak ve anlaşmanın tüm taraflarının çıktılarından sorumlu tutulduğundan emin olmaktır" diyor.
Yazılım uygulamanızı çivilemeye hazır mısınız?
Özelleştirmeler planlayarak ve tutarlı iletişim için düzenli kontroller yaparak, ihtiyaçlarınıza göre özel olarak tasarlanmış verimli yeni bir sistemi uygulama olasılığınız çok daha yüksektir.
Akıllı iş liderleri önceden plan yapar, bu nedenle belki de bu konuda bir adım önde başlıyorsunuz. Öyleyse, diğer yazılım satın alma kilometre taşlarıyla ilgili raporlarımızı incelediğinizden emin olun:
- Belki de hala demolar yapıyorsunuz—bunlardan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
- Bir sözleşme imzalamadan önce, üzücü bir yazılım yatırımından kaçınmak için bu dört yönü göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun.
2019 Küçük İşletme Yazılımı Satın Alma Trendleri Anket Metodolojisi
Sunulan sonuçlar, küçük ve orta ölçekli işletme sahiplerinin son 12 aydaki yazılım satın alma davranışlarını anlamaya yönelik bir Gartner çalışmasına dayanmaktadır.
Birincil araştırma, Eylül ve Ekim 2019 arasında ABD, Kanada, Almanya, Fransa ve İspanya'daki 488 katılımcı arasında çevrimiçi olarak gerçekleştirildi.
Şirketler, küçük ve orta ölçekli işletmelere ulaşmak için 2018 mali yılında çalışan sayısı ve gelir açısından tarandı. Ayrıca, son 12 ay içinde en az bir yazılım sistemi 5.000 ABD Doları veya daha fazlasına satın almış olmaları gerekiyordu.
Katılımcıların, kuruluşlarında yazılım satın alma kararlarını etkileyen en az ofis yöneticisi olmaları gerekiyordu.
Çalışma, Gartner analistleri ve Dijital Piyasaları takip eden birincil araştırma ekibi tarafından ortaklaşa geliştirildi.
Sorumluluk Reddi: Sonuçlar, "küresel" bulguları veya bir bütün olarak piyasayı temsil etmez, ancak ankete katılanların ve ankete katılan şirketlerin duygularını yansıtır.
NOT: Bu makalede seçilen uygulamalar, bir özelliği bağlam içinde göstermek için örneklerdir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Yayınlandığı tarihte güvenilir olduğuna inanılan kaynaklardan elde edilmiştir.