2024'te Birden Fazla Ofis Konumu için Telefon Sistemi Seçimi

Bir çağrıyı birden fazla ofis konumu arasında aktarmaya çalışmak bir kabustur. Arayan kişiye beklemede kalması, bağlantıyı manuel olarak kesmesi, ardından diğer ofisi tekrar araması ve birisinin telefonu hemen açması için dua etmesi için koçluk yapmalısınız. Bağlandıktan sonra, arayan kişiyi baştan tanıtmanız gerekir.

Şirket çapında bir toplantı veya konferans görüşmesi düzenlemeniz gerektiğinde durum daha da kötüdür. Aramanın kolay bir yolu olmadığından, birden fazla konferans hattına e-posta göndermeye ve farklı ekiplere ve ofis konumlarına erişim kodlarına güvenmek zorunda kalırsınız.

Bu kopuk iletişim senaryosu size tanıdık geliyorsa, muhtemelen birden fazla yerde ve ofiste eski telefon sistemlerini kullanıyorsunuzdur. Neyse ki birleşik iletişim (UC) sayesinde çok daha iyi bir yol var.

Ses, video, mesajlaşma ve dosya paylaşımına yönelik kesintisiz, bulut tabanlı tek bir iletişim platformu aracılığıyla tüm iş ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayabileceğinize bakalım.

Neden Birden Fazla Konum için Birleşik Telefon Sistemi İstiyorsunuz?

Çok tesisli bir işletme için gerçek bir UC çözümüne sahip olmak, geleneksel, bağlantısız telefon çözümü kurulumlarının kısıtlamalarına kıyasla inanılmaz avantajlar sunar. İşte bazı önemli avantajlar:

Daha iyi müşteri deneyimleri

Geleneksel şirket içi PBX telefon sistemleri, aralarında doğal bir entegrasyon olmaksızın, her konumdan ayrı olarak çalışır. Bulut tabanlı bir telefon sistemine geçiş yaparak bu engelleri ortadan kaldırır ve kuruluşunuzun tamamı için her konumda tek, kusursuz bir işbirliği platformu oluşturursunuz.

İşte kısa bir örnek: Diyelim ki büyük bir şehirde popüler bir restoran zinciri işletiyorsunuz. Müşteriler genellikle rezervasyon yapmak için Google'ın önerdiği yanlış numarayı çevirir. Birleşik bir telefon sistemiyle personeliniz, onları telefonu kapatıp yeni, tanıdık olmayan bir telefon numarasını aramaya zorlamadan çağrıyı istenen konuma aktarabilir.

Nextiva gibi bir birleşik iletişim sağlayıcısıyla ekibiniz tek bir uygulamada telefon, video, mesajlaşma ve dosya paylaşımı yoluyla işbirliği yapabilir. Bu, fiziksel mesafe veya konumdan bağımsız olarak kesintisiz iletişim ve işbirliğine olanak tanır.

Gelişmiş işbirliği

Çoğu çok konumlu telefon sistemi, HD video konferans, sesli/VoIP çağrıları, ekip mesajlaşması, ekran paylaşımı ve dosya yedekleme/paylaşımı gibi temel işyeri işbirliği araçlarını tek bir sezgisel arayüzde birleştirir. Bu yakınsama, tüm ofis konumlarınızda dağıtılmış ekiplerin ve çalışanların, talep üzerine ihtiyaç duydukları araçları kullanarak zahmetsizce bağlantı kurmalarına ve işbirliği yapmalarına olanak tanır.

Örneğin, uzaktaki ekip üyeleri sesli aramadan ekran paylaşımıyla görüntülü toplantıya geçiş yapabilir. Ayrıca entegre ekip mesajlaşma kanalları aracılığıyla dosyaları, belgeleri veya güncellemeleri paylaşabilir ve bunlar üzerinde işbirliği yapabilirler.

İlgili Makale

Uzak Ofis Telefon Sistemleri: Özellikler, Maliyetler ve Faydalar

Geliştirilmiş çalışan deneyimi

Bulut tabanlı bir iletişim çözümüyle personeliniz, uzaktan çalışırken veya seyahat ederken akıllı telefonları ve tabletleri de dahil olmak üzere internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan tüm iletişim ve işbirliği özelliklerine erişebilir.

Bu, fiziksel masa konumlarına bağlı geleneksel telefon sistemlerine göre daha mobil ve esnek bir iş gücü deneyimini güçlendirir. Çalışanlarınız ofiste, evde veya yoldayken arama yapabilir ve alabilir, görüntülü toplantılara katılabilir, sesli mesajları kontrol edebilir ve iş arkadaşlarıyla sohbet edebilir.

BT için basitleştirilmiş yönetim

Birleşik iletişim çözümünün en büyük avantajlarından biri, tek bir web tabanlı yönetim portalı aracılığıyla BT personeline veya yöneticilere sağladığı merkezi yönetim yetenekleridir.

BT ekibiniz, her ofis konumunda ayrı şirket içi PBX sistemlerini bağımsız olarak yönetmek yerine, tüm kullanıcı yetkilendirmesini, ayarları, çağrı yönlendirmeyi , güvenlik politikalarını, sistem güncellemelerini ve sorun giderme işlemlerini tek bir birleşik konsoldan merkezi olarak yönetmek için bir bulut telefon sistemi kullanabilir.

Büyüme için ölçeklenebilirlik

İşletmeniz genişledikçe ve yeni bina konumlarına veya pazarlara doğru büyüdükçe, mevcut çok ofisli telefon sisteminize site eklemek basit ve kolaydır.

Cidden, tıklamayla kolaydır. Çok aylık (veya çok yıllı) bir geçiş planına ihtiyacınız yok. Yeni donanım veya PBX sistemlerinin karmaşık yerinde kurulumlarına veya yeniden yapılandırmalarına gerek yoktur.

UC hizmeti bulutta bulunduğundan, yöneticinizin merkezi yönetim portalını kullanarak yeni konumu ve kullanıcıları sağlaması yeterlidir. Bu, geleneksel şirket içi kurulumlara kıyasla büyük sistem kesintileri veya teknik kaynaklar olmadan işlevselliği kolayca ölçeklendirmenize ve iş büyümesine uyum sağlamanıza olanak tanır.

İlgili Makale

PBX'inizi VoIP'e Taşımak için En İyi Kılavuz

Maliyet etkinliği

Bulut PBX ile, işlettiğiniz her ofis konumunda karmaşık şirket içi PBX donanımını ve altyapısını satın almak, dağıtmak ve sürdürmek için gereken büyük ön sermaye harcaması maliyetlerini ortadan kaldırırsınız.

Bunun yerine, tüm konumlarınızdaki UCaaS hizmetleri için kullanıcı başına öngörülebilir bir aylık abonelik ücreti ödersiniz. Bu fiyatlandırma modeli daha iyi maliyet öngörülebilirliği sağlar ve uzun vadede şirket içi ekipman, bakım ve desteğin toplam maliyetlerinden daha uygun maliyetli olabilir.

Birleşik İletişim Çözümü Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bulut UC'ye olan talebin artmasıyla birlikte, sizinki gibi çok konumlu işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamaya çalışan VoIP ve UCaaS sağlayıcılarının sıkıntısı yaşanmıyor.

Ancak tüm çözümler eşit yaratılmamıştır; dolayısıyla aranacak bazı faktörler şunlardır:

1) Merkezi ihtiyaçlar

İhtiyacınız olan temel yetenek, iş iletişimi ve işbirliği ihtiyaçlarınızı her ofis ve lokasyonda tek ve tamamen entegre bir çözümde birleştirebilecek bir UC hizmet sağlayıcısıdır. Bu şunları içermelidir:

• Bulut VoIP/sesli arama : Gelen aramalar ve müşteri desteği için kullanımı kolay sesli/görüntülü arama ve konferans özellikleri
• Birleşik mesajlaşma: Entegre sesli posta, sohbet, SMS, faks ve hatta sesli postadan e-postaya transkripsiyon yetenekleri
• Çevrimiçi toplantılar : Ekran paylaşımıyla HD video konferans
• İşbirliği araçları : Dosya paylaşımı, yedekleme ve ekip mesajlaşma kanalları
• Mobil uygulamalar : Tüm araçlara herhangi bir cihazdan/konumdan erişme yeteneği

Şirketiniz Microsoft 365 veya Office uygulamalarına yatırım yapıyorsa Microsoft Teams ile derin entegrasyon sunan bir UC çözümü bulmak idealdir. Bu, personelinizin halihazırda günlük olarak kullandığı Teams arayüzünde doğrudan arama yapmanıza/almanıza, sesli mesajları görüntülemenize ve dosya paylaşmanıza olanak tanır.

2) İlk katılım ve kullanıcı rahatlığı

Büyük kullanıcı eğitimi veya değişiklik yönetimi engelleri olmadan, kuruluşunuzun tamamına dağıtımı hızlı ve kolay olan bir VoIP telefon sistemi isteyeceksiniz. Bulut tabanlı çağrı yönetimi çözümleri, kullanıcı dostu kurulum ve sezgisel arayüzler açısından katı şirket içi sistemlere göre doğal bir avantaja sahiptir.

Nextiva gibi önde gelen UC satıcıları, mobil ve masaüstü uygulamalarında temiz, anlaşılır bir arayüz tasarımıyla modern bir kullanıcı deneyimi sunuyor. Çalışanlarınız kapsamlı bir geliştirme veya eğitim gerektirmeden sezgisel olarak arama yapabilmeli, toplantıları yönetebilmeli, sesli postaya erişebilmeli, sohbet edebilmeli ve sistemin diğer birleşik özelliklerinden yararlanabilmelidir.

Sistemin özellikle arama özellikleri tüketici dostu olmalı, örneğin lokasyonlar ve dahili hatlar arasında sadece birkaç tıklamayla arama aktarımı mümkün olmalı.

3) Çok konumlu iletişim

Sürtünmesiz siteler arası iletişimi kolaylaştırmak bir zorunluluktur. Aşağıdakiler gibi güçlü çağrı yönetimi özelliklerine sahip bir iş iletişimi platformu arayın:

• Konumdan bağımsız çağrı aktarma ve yönlendirme : Çalışanlar yalnızca birkaç tıklamayla sesli çağrıları farklı ofisler, dahili hatlar ve mobil cihazlar/uzak kullanıcılar arasında zahmetsizce aktarabilir.
• Sanal resepsiyon görevlileri : Arayanlara doğru ekibe veya ofise ulaşmalarını sağlayacak bir menü sunmak için gelişmiş bir sanal resepsiyon görevlisini kullanarak arayanları doğru kişiye/bölümlere verimli bir şekilde yönlendirin.
• Birleşik kurumsal dizin : Merkezi dizinde ada veya departmana göre arama yaparak herhangi bir konumdaki meslektaşlarınızı hızla bulun ve onlarla bağlantı kurun.

Farklı konumlara bağımsızlık sağlayan bir UC sistemi, çok tesisli kuruluşunuz genelinde iletişimi kusursuz hale getirir.

4) Merkezi yönetim

Merkezi yönetim ve gözetim, çok sahalı UC dağıtımlarını ve devam eden yönetim görevlerini büyük ölçüde basitleştiren çok önemli bir yetenektir.

Tüm konumlarda gerçek zamanlı sistem durumu ve performans verilerinin görünürlüğü sayesinde BT ekibiniz sorunları hızlı bir şekilde giderebilir, çağrı yönlendirmeyi optimize edebilir ve iletişim altyapınız için tutarlı çalışma süresi sağlayabilir. Birleştirilmiş analitik ayrıca daha iyi iş stratejileri geliştirmek için çağrı hacimleri, kullanım kalıpları, ekip işbirliği davranışları ve daha fazlası hakkında değerli bilgiler sağlar.

İlgili Makale

En İyi 5 UCaaS Sağlayıcısı: Temel Özellikler, Kullanım Durumları ve Fiyatlandırma

Nextiva ile İş İletişiminizi Birleştirin

Birden fazla konum ve ofis için tasarlanmış bulut tabanlı bir telefon sistemiyle çok daha fazla işlevsellik kazanırsınız. Kurumsal iletişimlerinizi geliştirmenin birkaç yolu:

• Entegre ses, video, mesajlaşma ve dosya paylaşım araçları aracılığıyla konumlar arasında kesintisiz işbirliği
• Her yerden iletişime erişim sağlayan gelişmiş bir mobil çalışan telefonu hizmeti deneyimi
• Merkezi yönetim ve provizyon yoluyla basitleştirilmiş yönetim
• Aktarımlar, görevliler ve rehber entegrasyonu gibi sağlam çok bölgeli ve çok hatlı çağrı yönetimi özellikleri
• Büyüdükçe kolayca yeni konumlar eklemek için karmaşık yükseltmelere gerek olmayan ölçeklenebilirlik,
• Kullanıcı başına öngörülebilir bulut aboneliği fiyatlandırmasıyla maliyet etkinliği

İş iletişimi çözümlerini değerlendirirken, sezgisel bir kullanıcı deneyimi, merkezi, birleştirilmiş yetenekler, çok konumlu optimizasyon, sağlam güvenlik/güvenilirlik ve sizinki gibi işletmelere hizmet veren kanıtlanmış bir performans geçmişi sunanlara öncelik verin.

Nextiva, ABD'de birden fazla konuma sahip şirketler için özel olarak tasarlanmış, tercih edilen hepsi bir arada UCaaS sağlayıcısı olarak ortaya çıkıyor. Bulut iletişim platformu, VoIP çağrısını, video konferansı, ekip mesajlaşmasını, mobil uygulamaları ve üretkenlik araçlarını kullanımı kolay tek bir çözümde sıkı bir şekilde entegre eder.

Temel çoklu saha özellikleri arasında konumlar arasında kesintisiz çağrı aktarımı, tüm ofislerin merkezi yönetimi, CRM entegrasyonları ve ölçeklendirmeyi kolaylaştıran kullanıcı başına fiyatlandırma yer alır. Yerleşik eğitim, 7/24 destek ve kurumsal düzeyde çalışma süresiyle Nextiva, küçük, orta ve büyük, çok konumlu işletmeler için geleceğe hazır bir VoIP telefon sistemi sunar.

Bugün iletişim ihtiyaçlarınızın kontrolünü elinize alın. Tüm kuruluşunuzu Nextiva ile birleştirin ve tüm konumlarınızda gelişmiş işbirliğinin, mobilitenin ve maliyet tasarrufunun kilidini açın.