Riskler Nasıl Yönetilir: Proje Yöneticileri İçin Bir Kılavuz

Proje yöneticilerine riskleri azaltmak ve daha yüksek başarı oranı sağlamak için beş etkili ipucu.

Bir proje yöneticisi olarak “proje yönetimi riskleri” deyince aklınıza ilk gelen şey nedir?

Projelerinizi hatasız hale getirmeyi hedefliyorsanız, “proje yönetimi riskleri” ifadesi endişe verici görünebilir. Riskler her şekilde ve boyutta gelir, ancak bu, onlar hakkında hiçbir şey yapamayacağınız anlamına gelmez. Bir risk, takip etmek için bir fırsat veya kaçınılması gereken bir tehdit olabilir - hepsi onu nasıl aldığınıza bağlıdır.

Riskleri yönetmek, projenizin başarısı için çok önemlidir. Ancak riskleri doğru bir şekilde nasıl yönetirsiniz? Nereden başlarsın? Projelerinizin yoldan çıkmamasını nasıl sağlıyorsunuz?

Size yardımcı olmak için, tüm bu soruları bu blogda yanıtlıyoruz. Ayrıca, projelerinizin raydan çıkmaması için riskleri doğru ve verimli bir şekilde yönetmeye yönelik pratik ipuçlarını da paylaşıyoruz.

Riskler proje başarısını nasıl etkiler?

“Risk” terimi, yaşamın birçok alanında yaygın olarak kullanılmaktadır. Proje yönetimi söz konusu olduğunda, risk, proje hedefini etkileyen herhangi bir engel veya istenmeyen olay olarak tanımlanır. Bir görevi tamamlamadaki gecikmeden artan maliyetlere kadar her şey olabilir.

Riskler, genel proje başarısını birçok yönden etkiler:

• Bir şeylerin yanlış gitme ve proje sonucunu olumsuz etkileme olasılığını artırırlar.
• Projenin tamamlanmasında gecikmelere veya daha da kötüsü tamamen iptale yol açarlar.
• Maliyetlerde artışa neden olurlar ve bu da projenin alt satırına zarar verir.

Kısacası, riskler proje başarısını olumsuz yönde etkileme potansiyeline sahiptir; bu nedenle, onlara bu şekilde davranılmalıdır. Bu nedenle, proje yöneticilerini işe alırken proje risklerini yönetme yeteneği önemli bir beceri olarak kabul edilir.

Riskler, bir projenin aşağıdaki yönlerini büyük ölçüde etkiler:

• Kapsam: Riskler, proje kapsamındaki değişikliklere yol açarak projeyi tamamlamak için gereken süreyi etkiler.
• Program: Riskler, projenin tamamlanma tarihini ve toplam maliyetini etkileyerek proje programını geciktirir.
• Maliyet: Riskler, projeyle ilişkili maliyetleri artırarak genel proje bütçesini engeller.
• Kalite: Riskler, proje çıktılarının kalitesini etkileyerek projenin itibarını engeller.

1. Risk tanımlamasını bir ekip etkinliği haline getirin

Proje risk yönetimi söz konusu olduğunda, yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri risk tanımlamasını bir ekip etkinliği haline getirmektir. Tüm ekibinizi dahil ederek, projenizle ilişkili potansiyel riski belirleme olasılığınız daha yüksek olacaktır.

Ayrıca, ekibinizi risk tanımlama sürecine dahil ederek, risk yönetimi stratejilerini uygulamak için onlardan destek alacaksınız. Proje risk tanımlamasını bir ekip etkinliği haline getirmenin yolu şu şekildedir:

• Toplantılar sırasında herkesin fikirleriyle katkıda bulunmasını sağlayın: Bu, ekibinizin farklı risk senaryoları üzerinde beyin fırtınası yapmasına ve olası çözümler önermesine olanak tanır. Bu beyin fırtınası oturumları sırasında ekip üyelerinden, günlük iş operasyonları sırasında ekip toplantıları dışında karşılaştıkları riskleri de bildirmelerini isteyin.
• Herkesin risk yönetimi sürecini anladığından emin olun: Bu, tüm ekip üyelerinizin risklerin nasıl yönetileceği konusunda aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Riskleri belirledikten sonra, bunları azaltmak veya önlemek için stratejiler geliştirmek için ekibinizle birlikte çalışın. Bu, beklenmedik durum planları geliştirmeyi, proje programını değiştirmeyi ve hatta proje bütçesinde değişiklik yapmayı içerebilir.

2. Risk toleransınızı belirleyin

Risk toleransı, proje yöneticilerinin proje hedefine ulaşmak için kabul etmeye istekli oldukları risk miktarıdır. Kabul edilebilir belirsizlik seviyesini ve tolere edilebilir potansiyel kayıp miktarını ifade eder.

Risk toleransını belirlemenin bir yolu, proje yönetimi yazılımınızın risk yönetimi özelliğini kullanmaktır. Bu, projenizle ilişkili tüm riskleri girmenize ve ardından her birinin olasılığını belirlemenize olanak tanır. Bir risk yanıt planı oluşturmak için sonucu kullanabilirsiniz.

Örneğin, bir riskin gerçekleşmesi olası değilse ancak bir proje üzerinde ciddi bir etkisi olacaksa, bundan kaçınmak için harekete geçmek isteyebilirsiniz. Öte yandan, bir riskin ortaya çıkma olasılığı daha yüksekse, ancak yalnızca küçük bir etkisi olacaksa, onu kabul etmeye karar verebilirsiniz.

Capterra'nın 2021 Proje Yönetimi Kullanıcı anketi, proje yöneticilerinin %43'ünün proje yönetimi yazılımlarında risk yönetimi özelliklerine sahip olduğunu ve bunu proaktif olarak kullandıklarını ortaya koyuyor. (Buradaki anket metodolojisine bakın.)

3. Hangi riski yöneteceğinize karar verin

Tüm proje riskleri yönetilemez veya yönetilmemelidir. Riskleri yönetmenin potansiyel fayda ve maliyetlerini, onları yönetmemenin potansiyel fayda ve maliyetlerine karşı tartmanız gerekir. Riskleri tanımlayıp değerlendirdikten sonra, risk toleransınıza ve elinizdeki kaynaklara göre hangilerini harekete geçireceğinize karar verin.

Tanımlanmış tüm riskleri veya sadece birkaçını yönetmeye karar verebilirsiniz. Örneğin, toleransınız düşükse, yalnızca en ciddi riskleri, yani projenizin hedefine önemli bir tehdit oluşturan riskleri ele almayı seçebilirsiniz. Hangi riskleri yönetmeyi seçerseniz seçin, bunları ele almak için uygun bir risk azaltma planınız olduğundan emin olun.

4. Riski azaltmak için bir plan geliştirin

Hangi riskleri yöneteceğinize karar verdikten sonra, bu risklerden kaçınmak veya bunları ele almak için bir eylem planı geliştirmeniz ve plandaki her görevden kimin sorumlu olduğunu belirlemeniz gerekir. Plan, karşılaştığınız belirli risklere ve kullanabileceğiniz kaynaklara göre şekillendirilmelidir.

Buna ek olarak, planınız büyük olasılıkla bir strateji kombinasyonunu içerecektir - acil durum planları geliştirmek, proje programını değiştirmek ve proje bütçesinde değişiklikler yapmak. Ayrıca projeniz ilerledikçe planı izlemek ve güncellemek için bir süreç oluşturmanız gerekecektir.

Sağlam bir risk yönetimi planı oluşturmanın anahtarı, proje planlama işlevine sahip doğru proje yönetimi yazılımından yararlanmaktır. Yazılım, potansiyel riskleri erkenden belirlemeye, gerekli stratejileri geliştirmeye ve proje başarısızlıklarını önlemek için tehditleri azaltmaya yardımcı olur.

5. Proje yaşam döngüsü boyunca riski takip edin

Bir risk azaltma planı geliştirdikten sonra, bunu proje yaşam döngüsü boyunca izlemeniz gerekecektir. Bu, ortaya çıktıklarında yeni riskleri belirlemenize ve mevcut risklerin kötüye mi yoksa iyiye mi gittiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Risklerin izlenmesi, bunların ciddiyet veya olasılıktaki değişiklikler için izlenmesinin yanı sıra azaltma ve kaçınma çabalarınızın ilerlemesini izlemeyi içerir. Bunu, bir risk kaydı oluşturmak veya düzenli risk toplantıları yapmak gibi çeşitli araç ve teknikleri kullanarak yapabilirsiniz.

TRG Datacenters'da ağ ve sistem mühendisliği ile ilgili tüm projeleri yöneten kıdemli ağ mühendisi Eric McGee ile bir risk kaydına sahip olmanın önemi ve bunu risk izleme ve değerlendirmeyi geliştirmek için nasıl kullandığı hakkında konuştuk.

Eric, proje risklerini yönetmeye yönelik yaklaşımının, kendisinin ve ekibinin projenin tüm potansiyel tehlikelerini yazdığı bir risk kaydı oluşturmak olduğunu söyledi. Risk kaydı genellikle her bir riskin sıralandığı ve öncelik düzeyi, potansiyel etkisi ve önerilen hafifletme eylemlerinin açıkça gösterildiği çizelge biçiminde sunulduğundan, riskleri yönetmek kolaylaşır.

"Bir risk kaydına niteliksel ve niceliksel bilgilerin dahil edilmesi, risk değerlendirmesini ve görselleştirmeyi daha kapsamlı hale getirir."

Eric McGee

TRG Datacenters'ta Kıdemli Ağ Mühendisi

Proje yaşam döngüsü boyunca riskleri takip ederken şu faktörleri göz önünde bulundurun:

• Neyin izlenmesi gerekiyor? Yeni veya olası riskleri belirlemek için doğru bilgileri izlediğinizden emin olun.
• Kim izleyecek? Risklerin izlenmesi ve zamanında ele alınması için birini görevlendirin.
• Ne zaman izlemelisiniz? Proje yaşam döngüsü boyunca riskleri takip edin, böylece ortaya çıkan yeni veya potansiyel riskleri belirleyebilirsiniz.
• Nasıl izlemelisiniz? Herkesin ne yapılması gerektiğini bilmesi için izleme sürecini tanımlayın.

Yeni riskler ortaya çıktıkça raporlamak için bir sistem oluşturun ve bunları tüm proje paydaşlarına düzenli olarak iletin. Düzenli risk incelemeleri yapın, risk kaydını buna göre güncelleyin ve gerektiğinde hafifletici eylemler belirleyin. Ayrıca, proje sırasında gerçekleşen herhangi bir riskten öğrenmek için proje sonrası bir inceleme yapın.

Bonus ipucu: Risklerden yararlanın

Bazı riskler, eğer doğru yönetilirlerse, projenize gerçekten fayda sağlayabilir. Bunlar “fırsatlar” olarak bilinir. Fırsat, doğru yönetilirse proje için daha iyi bir sonuca yol açabilecek pozitif bir risktir.

Örneğin, yeni bir ürün lansmanı birden fazla risk taşıyabilir, ancak aynı zamanda pazar payı kazanma fırsatı da sunar. Lansmanı iyi yönetirseniz, şirketiniz fırsattan yararlanabilir ve pazardaki konumunu iyileştirebilir.

Risk yönetimi yazılımı mı arıyorsunuz? Capterra'nın en iyi risk yönetimi yazılım çözümleri listesine göz atın. Ayrıca, doğru aracı seçebilmeniz için risk yönetimi yazılımı kullanmanın artılarını ve eksilerini anlamak için bu videoyu izleyin.

Anket metodolojisi

Capterra, Mart 2021'de 367'si proje yönetimi yazılımı kullanıcısı olan 422 ABD merkezli proje yöneticisi arasında Proje Yönetimi Kullanıcı Anketi'ni gerçekleştirdi. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdir veya kuruluşlarında günlük proje yönetimine önemli ölçüde dahil olurlar. Her katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.

Capterra, İşyerinde Duygusal Zeka Anketini Aralık 2021'de küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında gerçekleştirdi. Ankete katılanlar, istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (2 ila 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.