Zaman çizelgelerinde hatalar nasıl en aza indirilir

Çalışırken ne sıklıkla giriş veya çıkış yapmayı unutuyorsunuz? İyi organize olmuş bir çalışan olsanız bile, bahse gireriz, özellikle yoğun günlerde bir zaman çizelgesi doldurmanın genellikle aklınızı kaçıracağına bahse gireriz. Ve bu küçük hata, zaman çizelgelerinizin genel doğruluğunu etkileyebilir.

Zaman çizelgesi hataları konusunu daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için bir işyerinde meydana gelebilecek en yaygın durumlara ışık tutacağız. Daha da önemlisi, size zaman çizelgelerindeki hataları nasıl en aza indireceğinizi göstereceğiz.

Kağıt ve dijital zaman çizelgeleri

Zaman çizelgesi hatalarının temellerine daha derinlemesine dalmadan önce, kağıt ve dijital zaman çizelgeleri arasındaki farkı netleştirelim.

Kağıt zaman çizelgelerini kullanırken, çalışanların çalışma saatlerini manuel olarak girmeleri gerekir. Ardından, bir süpervizöre veya yöneticiye günlük, haftalık, iki haftada bir veya aylık olarak bir zaman çizelgesi verirler. Kağıt zaman çizelgeleri genellikle aşağıdaki gibi ayrıntıları içerir:

• Başlangıç ​​saati,
• bitiş zamanı,
• öğle yemeği araları,
• fazla mesai saatleri.

Çalışanlar zaman çizelgelerini doldurmayı bitirdikten sonra, çalışılan toplam saatleri hesaplamak yöneticilerine kalmıştır. Ek olarak, bazı zaman çizelgeleri tatil zamanı, hastalık izni ve diğerleri gibi kategoriler içerir.

Öte yandan, dijital zaman çizelgeleri , çalışma saatlerini takip etme sürecini çok daha kolay hale getiriyor. Çalışanlar, gün sonunda saatlerini manuel olarak girebilir veya çalışırken zamanlayıcı ile saati takip edebilir. Ardından, dijital bir zaman çizelgesi, günlük, haftalık, aylık veya yıllık toplam çalışma saatlerini otomatik olarak hesaplayacaktır. Ardından, yöneticiler veya denetçiler, çalışanların günlüğe kaydettiği zamanı analiz edebilir. Bir başka kullanışlı özellik de, çalışanların bir projenin faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatlerinin kaydını tutabilmeleridir.

Peki, herhangi bir türde bir zaman çizelgesi kullanmanın temel faydaları nelerdir? Kayıt süresinin yanı sıra, zaman çizelgeleri size şu konularda yardımcı olur:

• Katılımı ve fazla mesaiyi takip edin, ancak aynı zamanda çalışanlara ne kadar ödenmesi gerektiğine dair daha iyi bir ipucu verin.
• Belirli projelerde kaç saat çalıştığınızdan emin olmak için projelerinize göz atın. Böylece, müşterilerinizden ne kadar ücretlendirmeniz gerektiğini bileceksiniz. Ayrıca, zaman çizelgeleri daha iyi proje bütçeleri yapmanızı sağlayacaktır.
• Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) ve Savunma Sözleşmesi Denetim Ajansı (DCAA) gibi endüstri standartlarını ve uyumluluğu izleyin.

En yaygın zaman çizelgesi hataları nelerdir?

Zaman çizelgelerine ve bunları nasıl dolduracağınıza aşina olsanız bile, hata yapmak yine de mümkün olabilir. Ve bu gayet iyi. Ama bir şey var ki, en yaygın zaman çizelgesi hatalarını fark ettiğinizde, zaman çizelgelerinizle daha az uğraşacaksınız.

yazım hataları

Kağıt zaman çizelgeleri söz konusu olduğunda, çalışanların bunları manuel olarak doldurması gerekir. Daha sonra yöneticiler bu zaman çizelgelerini inceler ve verileri analiz eder. Yani tahmin edebileceğiniz gibi, bir çalışanın el yazısı okunaksızsa, yöneticiler veya amirler bazı sayıları yanlış yorumlayabilir. Örneğin 1 rakamı 4 rakamı gibi görünebilir. Bu da bizi bir sonraki hatamıza getiriyor.

Hesaplama hataları

Yöneticiler bir zaman çizelgesinin belirli bölümlerini yanlış okurlarsa, çalışılan toplam saatleri düzgün bir şekilde hesaplayamazlar. Okunamayan el yazısı nedeniyle hata yapmanın yanı sıra, diğer hesaplama hataları türleri sayıları tersine çevirmek ve yanlış olanları eklemektir.

Pratikte ne anlama geliyor? Yöneticiler yanlış hesap yaparsa, çalışanlar çalışılan toplam saat için uygun miktarda para alamazlar. Bu nedenle, işçiler düşük veya fazla ücret alacaklardır.

Ayrıca, hesaplama hataları da istemcileri etkileyebilir. İşte nedeni: Kesin zaman çizelgelerine sahip olmak, şirketinizin müşteriler için de kesin faturalar oluşturabileceği anlamına gelir. Aksine, hatalı zaman çizelgeleri yalnızca hatalı faturalarla sonuçlanacaktır.

zaman hırsızlığı

Zaman hırsızlığı, çalışanlara çalışmadıkları saatler için ödeme yapıldığında meydana gelir. Bu zaman çizelgesi hatası birkaç şekilde ortaya çıkabilir:

• işçiler uzun molalar veriyor
• işçiler, meslektaşları adına girer veya çıkar (buddy punch)
• çalışanlar zamanlarını kişisel faaliyetlerde (sosyal medya, web sitelerinde gezinme vb.)
• işçiler çalışırken saat girmeyi veya dışarı çıkmayı unuturlar.

Buddy punch'tan bahsetmişken, İstatistiksel beyin araştırmasına göre, bu tür zaman hırsızlığı şirketlere yılda 50 milyar dolara mal oluyor.

Unutkan çalışanlar söz konusu olduğunda, çalışma saatlerini istemeden kaydetmeyen çalışanlar olduğunu belirtmekte fayda var. Örneğin, çalışanların gün boyunca tabaklarında çok fazla şey olduğu zaman, bir zaman çizelgesini doldurmak onların hafızasından kaçar. Öte yandan, bazı işçiler, işleri bittiğinde bile kasıtlı olarak zaman izleyicilerini devam ettirirler. Bu nedenle, çalışanlar kasıtlı olarak oturumu kapatmayı unuttuklarında, bunu daha fazla çalışma saatleri kazanmak için yaparlar (aslında o kadar çok saat ayırmamış olsalar bile). Ne kadar karanlık bir davranış, değil mi?

ücret hırsızlığı

Zaman hırsızlığı bir çalışanın hatası iken, ücret hırsızlığı her zaman bir işverenin hatasıdır. Bu zaman çizelgesi hatası, işverenler çalışanlarına düşük ödeme yaptığında olur. Bu nedenle, işverenler Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) düzenlemelerini ihlal eder.

Bir işverenin aşağıdaki durumlarda olduğu gibi çeşitli ücret hırsızlığı türleri vardır:

• işçilere maaş çeklerini vermiyor
• çalışanlarına asgari ücretin altında maaş veriyor
• çalışanın fazla mesaisi veya mesai dışı çalışması için ödeme yapmaması.

Hasarlı zaman çizelgeleri

Bu tür bir hata, yalnızca kağıt zaman çizelgesi kullanıyorsanız ortaya çıkabilir. Tahmin edebileceğiniz gibi, zaman çizelgelerinizi masanın her yerinde tutarsanız, muhtemelen kazara su veya kahve dökersiniz. Böylece bu tür zaman çizelgeleri zarar görecek ve bu nedenle çalışma saatlerinizi yeniden yazmanız gerekecek. Ayrıca, yöneticinizin tüm verileri yeniden hesaplaması gerekecektir.

Bu zararların yanı sıra, fiziksel zaman çizelgeleri diğer çalışma belgeleri arasında kolayca kaybolabilir.

Zaman çizelgesi hataları nasıl en aza indirilir?

Kağıt veya dijital zaman çizelgeleri kullanıyor olsanız da, daha önce bahsettiğimiz bazı hatalarla uğraşma ihtimaliniz var. Bu hataları en aza indirmenize yardımcı olmak için size bazı pratik ipuçları sunuyoruz.

Şeffaf bir zaman takip sistemi ayarlayın

İşverenler ve yöneticiler net bir zaman takip sistemi belirlemeli ve tüm çalışanların bu kuralları anladığından emin olmalıdır. Bu nedenle, çalışanlar saatlerini tam olarak nasıl kaydedeceklerini bilecek ve bu da zaman çizelgesi hatalarını azaltacaktır.

Zaman izleme yönergeleri şu kategorileri içermelidir:

• Zaman kayıt yöntemleri . Çalışanlarınızın çalışma saatlerini nasıl kaydetmelerini istersiniz? Örneğin, zamanlarını bir kağıt zaman çizelgesine günde veya haftada bir kez manuel olarak ekleyerek. Veya dijital bir zaman çizelgesi kullanarak. Çalışanların zaman takip sistemiyle ilgili herhangi bir sorunu veya endişesi varsa, bu sorunları mutlaka çözün. Kağıt zaman çizelgelerini tercih ederseniz, çalışanlara zaman çizelgelerinin nasıl düzgün bir şekilde kullanılacağı ve güvenli bir şekilde nerede saklanacağı konusunda tüm ayrıntıları sağlayın.
• Molaları izleme . Bazı firmalarda gün içerisinde verilen molaların takibi zorunlu iken bazı firmalarda bu kısım atlanmaktadır. Şirketiniz, çalışanların planlanmış molalarını saatlemesini talep ediyorsa, bu segmente nasıl gireceklerini onlara bildirin. Ek olarak, bir işveren olarak erken veya geç saatlere izin veriyorsanız, çalışanlarınızı da bu kural hakkında bilgilendirin.
• Fazla mesai takibi. Firmanız çalışanların fazla mesai yapmasına izin veriyorsa, çalışanları bilgilendirdiğinizden emin olun. Ayrıca, fazla mesainin verildiği durumları tanımlayın ve çalışanlarınıza bu ekstra saatleri nasıl kaydedeceklerini söyleyin. Böylece, herhangi bir ücret hırsızlığı riskinden kaçınacaksınız.

Buradaki bir diğer değerli ipucu, zaman takip sistemi hakkında tüm gerekli bilgileri içeren bir belge oluşturmaktır. Ardından, bu belgeyi tüm çalışanlarla paylaşın veya şirketinizin wiki sayfasında tutun.

Net bir zaman hırsızlığı politikasına sahip olun

Şirketinizde zaman hırsızlığını önlemenin en uygun yolu, şirketin resmi zaman hırsızlığı politikasını belirlemektir. Dahil ettiğinizden emin olun:

• zaman hırsızlığı sayılan davranış örnekleri,
• çalışanların bu düzenlemeleri çiğnemeleri durumunda karşılaşacakları sonuçlar.

Yöneticiler ayrıca neyin zaman hırsızlığı olarak sayılmadığını da açıklamalıdır. Örneğin, çalışanlara gün boyunca mola verme haklarının olduğunu hatırlatın. Elbette işçiler mola ve süre konusunda şirketin kurallarına uymalıdır.

Zaman hırsızlığı söz konusu olduğunda, her şey çalışanlar ve personel arasında dürüstlüğü teşvik etmekle ilgilidir. Çalışanlar kendilerine güvenildiğini ve takdir edildiğini hissederse, işlerini ellerinden gelen en iyi şekilde yapmaları daha olasıdır. Böylece saati kandırmaya çalışmazlar.

Zaman çizelgesi şablonlarını kullanın

Her gün zaman çizelgelerinizin hayati kategorilerini düzenlemek ve doldurmakla uğraşmak yerine, zaman çizelgesi şablonlarını deneyebilirsiniz. Aşağıdakiler gibi çeşitli şablon türleri vardır:

• aylık ve yarı aylık
• haftalık ve iki haftada bir
• günlük saatlik ve günlük süpervizör zaman çizelgesi
• proje zaman çizelgesi.

Örneğin, bir işverenseniz ve çalışanlarınıza haftada bir ödeme yapıyorsanız, Haftalık zaman çizelgesini kullanabilirsiniz. Bu durumda, çalışanların öğle yemeği saatlerinin yanı sıra başlangıç ​​ve bitiş saatlerini de not etmeleri gerekir. Tatil zamanı ve hastalık izni eklemek için sütunlar da vardır. Ayrıca denetçiler, toplam çalışılan saatleri elde etmek için çalışanın normal ve fazla mesai saatlerini hesaplayabilir.

Kaynak: Clockify'dan Ücretsiz Yazdırılabilir Zaman Çizelgesi Şablonları

Kağıt zaman çizelgelerini tercih ediyorsanız, bu şablonları PDF olarak yazdırın ve verileri yazın. Alternatif olarak, bir yöneticiyseniz ve çalışanlarınızın çalışmalarını gözden geçirmek istiyorsanız, çalışanlarınıza bu şablonların Google E-Tablolar veya Google Dokümanlar formlarına saatlerini kaydetmelerini tavsiye edin ve ardından bunları sizinle paylaşın.

Zaman çizelgesi şablonları, özellikle sık sık hesaplama hataları yapıyorsanız kullanışlıdır. Bu sorunu çözmek için şablonların Google E-Tablolar sürümünü kullandığınızdan emin olun. Böylece hesaplama becerilerinizi geliştirebileceksiniz.

Göndermeden önce zaman çizelgelerini inceleyin

İşverenler ve yöneticiler, çalışanlarına üstlerine göndermeden önce zaman çizelgelerini inceleme şansı vermelidir. Bu, çalışanların hataları erkenden fark etmesinin ve hataları daha fazla soruna yol açmadan düzeltmesinin en iyi yoludur. Daha önce açıkladığımız gibi, doğru zaman çizelgelerini göndermek, uygun ödemeyi sağlar ve zaman ve ücret hırsızlığı riskini azaltır.

Her gün zaman çizelgelerini doldurun

Belki Cuma günleri tüm hafta boyunca çalışma saatlerinizi girme alışkanlığınız vardır. Ancak, hafta boyunca üzerinde çalıştığınız her görevi hatırlayacağınızdan emin misiniz? Aksi takdirde, haftalık zaman çizelgenizde bazı boşluklar olacaktır.

Bu tür hatalardan kaçınmak için zaman çizelgenizi her gün doldurmayı düşünün. Neden bu kadar önemli? AffinityLive araştırmasına göre, zaman çizelgelerini günde bir kez işleyen çalışanlar, zaman çizelgelerini haftada bir kez dolduran çalışanlara kıyasla kayıt tutma konusunda daha doğru.

Şimdi, her gün çalışma saatlerinizi kaydetmeyi unutacağınızdan endişeleniyorsanız, sizin için iki harika çözümümüz var:

• Takvim daveti. Her gün, örneğin iş gününüzün son 30 dakikası için aynı saat için bir takvim daveti ekleyin. Ardından, zaman çizelgenize verileri girerek birkaç dakika geçirin. Ayrıca yöneticiler, tüm ekip üyeleri için haftalık davetler yapabilir. Daha da iyisi, liderler bu davetlere "Zaman Çizelgesi incelemesi" adını verebilir ve bu, zaman çizelgelerinizi haftada bir kez iki kez kontrol etmeniz için mükemmel bir hatırlatma olacaktır.
• Clockify hatırlatıcısı. Clockify gibi bir dijital zaman çizelgesini seçerseniz, bir zaman çizelgesi hatırlatıcısını denediğinizden emin olun. İlk olarak, ekibin izlemesi gereken hedef saat sayısını (günlük, haftalık veya aylık) belirlemeniz gerekir. Ardından, birisi hedef saatten daha fazla veya daha az günlüğe kaydederse hatırlatıcının gönderilip gönderilmeyeceğini seçin. Hedeflenen saat sayısını takip etmeyen kişi Clockify'dan buna benzer bir e-posta alacak.

Kaynak: Clockify'daki hedefler ve hatırlatıcılar

Zaman çizelgelerinizi her gün tamamlamanın yakında yeni rutininiz olacağını anlayacaksınız.

Çözüm

Zaman çizelgelerini tamamlarken hata yapmak oldukça sık olabilir. Zaman ve ücret hırsızlığı gibi zaman çizelgesi hatalarını önlemek için işverenler veya yöneticiler, şirketin resmi zaman takip sistemini ve zaman hırsızlığı politikasını belirlemelidir. Çalışanlara gelince, zaman çizelgelerini üstlerine göndermeden önce dikkatlice incelemeleri gerekir. Hataları erken tespit etmenin en iyi yolu budur. Son olarak, zaman çizelgesi şablonlarını kullanmak herkes için faydalı olabilir çünkü bu şablonlar hesaplama hatası riskini azaltır.