Organizasyonel Bir Plan Oluşturmak İçin Ortak Pazarlama Ajansı Yapıları

İşletmenizin iyi yağlanmış bir makine gibi çalışması için doğru pazarlama ajansı yapısını seçmeniz gerekir. Portföyünüzde mükemmel araçlara ve çözümlere ve birinci sınıf müşteri ilişkilerine sahip olsanız bile, işin nasıl yapıldığını organize edecek doğru yapıya sahip değilseniz ajansınız sıkıntı çekecektir. Yeni kurulan bir ajanstan yerleşik bir lidere doğru büyüdükçe, dijital pazarlama departmanı yapınız, geniş ölçekte olağanüstü bir deneyim sunma beceriniz için daha da önemli hale gelecektir.

Büyüyen ajansınızın ihtiyaçlarını karşılamak için en iyi yetenekleri çekmeyi, işe almayı ve işe almayı öğrenin. 'Ajansın dijital yetenekleri işe alma rehberi' kopyanızı bugün alın!

Ajansınızın pazarlama faaliyetlerini etkin bir şekilde yönetmek ve koordine etmek istiyorsanız doğru yere geldiniz. Bu blog yazısı, başlıca pazarlama ajansı yapılarını, kilit departmanları ve rolleri, doğru yapının önemini ve maksimum başarı için dijital ajansınızı nasıl yapılandıracağınızı kapsar.

Ortak Pazarlama Ajansı Yapıları

Pazarlama ajansları genellikle bir yapıyı aşağıdaki yollardan biriyle uygular:

• Hiyerarşik yapı
• Proje bazlı yapı
• Matris yapısı
• Düz yapı

Her birinin benzersiz özelliklerine, avantajlarına ve farklı ajanslara uygunluğuna bir göz atalım.

Hiyerarşik yapı

Hiyerarşik yapılar, adından da anlaşılacağı gibi, her rolün bir üst yöneticiye ve yapının tepesindeki tipik olarak ajans sahibi olan bir yöneticiye rapor ettiği, açıkça tanımlanmış hiyerarşilere dayanır.

Geleneksel model olarak da bilinen bu organizasyon yapısı, yalnızca ajans dünyasında değil, birçok sektörde yaygındır. Piramit benzeri şeması sayesinde, bir teşkilatın tüm üyelerine kendi sorumlulukları ve meslektaşlarının sorumlulukları konusunda netlik kazandıran açık bir emir komuta zinciri vardır.

Hiyerarşik bir yapıda, ajans yöneticileri fonksiyona (örn. iş geliştirme, yaratıcı, dijital pazarlama), coğrafyaya veya ajansın birden fazla alanda faaliyet göstermesi durumunda niş göre atanabilir.

Artıları:

• Kesin bir emir komuta zinciri, basit bir karar alma süreciyle sonuçlanır.
• Fonksiyona, coğrafyaya veya nişe göre uzmanlaşma, belirli bir alanda uzmanlığa olanak tanır.
• İyi tanımlanmış roller, tüm ekip üyeleri için hesap verebilirliği kolaylaştırır ve hiyerarşinin üst kademelerindeki rollerin sorumluluğu artar.

Eksileri:

• Kararların birden fazla düzeyde onaydan geçmesi gerektiğinden, daha büyük yapılarda potansiyel atalet .
• Farklı yönetim alanları arasında sınırlı iletişim .
• Katı ve bürokratik bir çalışma ortamı nedeniyle yaratıcılığı sınırlayabilir .

Proje bazlı yapı

Bazen kapsül yapısı olarak da adlandırılan proje bazlı bir yapıda, belirli müşteriler veya projeler etrafında çok işlevli ekipler oluşturulur. Tüm ajans müşterilerine hizmet sunan tek bir dijital pazarlama ekibine sahip olmak yerine, her proje grubu veya kapsülü bir dijital pazarlama liderine veya birkaç özel dijital pazarlama rolüne sahip olacak. Başka bir deyişle, her grup büyük ölçüde kendi kendine yeterlidir. Projeler bireysel büyük müşteriler, müşteri grupları veya tek seferlik projeler olarak tanımlanabilir.

Artıları:

• Ajansların, her projenin taleplerine doğrudan yanıt vererek her müşteri için uygun ekipleri bir araya getirebilmesi nedeniyle müşteri ihtiyaçlarına uyum sağlama .
• Gruplar farklı rollere sahip kişilerden oluştuğundan, işlevler arası yenilik iletişimi, yenilikçiliği ve yaratıcılığı teşvik eder.
• Gruplar daha hızlı hareket edebildikçe kolaylaştırılmış operasyonlar müşteri memnuniyetini artırır, çünkü her kararın bir üst düzey yetkili tarafından kontrol edilmesi konusunda endişelenmelerine gerek kalmaz.

Eksileri:

• Kararların birden fazla düzeyde onaydan geçmesi gerektiğinden, daha büyük yapılarda potansiyel atalet .
• Farklı gruplar arasındaki sınırlı iletişim nedeniyle ayrıştırma .
• Uzmanların diğer gruplardan uzaklaştırılması nedeniyle uzmanlığın parçalanması .

Matris veya hibrit yapı

Bazı ajanslar, tartıştığımız iki modelin özelliklerini birleştiren özelleştirilmiş bir pazarlama ajansı yapısını tercih ediyor. Bu yaklaşımla ajanslar, kendilerine rapor veren bir ekip üyeleri zincirine sahip olan yöneticileri hâlâ işlevlerine göre atamaya devam ediyor. Ancak personelyalnızcabir yöneticiye rapor vermek yerine, projeler veya müşteri hesapları üzerinde çalışmak için bölme gruplarına ayrılıyor.

Artıları:

• Ajanslar, kaynakları gerektiği gibi bölmeler ve geleneksel hiyerarşiler arasında kaydırabildiğinden son derece esnektir .
• Proje bazlı bir yapıdan farklı olarak, birbirinden ayrılma riski çok az olduğu için iletişimi teşvik eder .
• Kendilerini farklı departmanlardaki meslektaşlarıyla çeşitli projeler üzerinde çalışırken bulan ekip üyelerinin ajans becerilerinin geliştirilmesini teşvik eder .

Eksileri:

• Belirsiz bir emir komuta zinciri kafa karışıklığına ve çok fazla raporlama talebine yol açabilir.
• Yönetim açısından bakıldığında, denetlenmesi daha fazla çalışma gerektirebilecek karmaşık yapı .
• Ajans içindeki çok fazla temas noktasından kaynaklanan müşteri karışıklığı .

Düz yapı

Düz bir dijital pazarlama ajansı ekip yapısında, geleneksel hiyerarşi katmanları en aza indirilir veya tamamen kaldırılır. Karar verme yetkisi merkezi değildir ve çalışanlar bireysel çalışma ve gerektiğinde işbirliği yapma konusunda maksimum özerkliğe sahiptir.

Artıları:

• Ekip üyelerini sorumluluk almaya ve daha fazla sorumluluk almaya teşvik eder .
• Açık çalışma kültürü sayesinde işbirliğine dayalı bir ortamı teşvik eder .
• Çevik olma yeteneği nedeniyle müşteri ihtiyaçlarına cevap verir .

Eksileri:

• Uzmanlaşmayı sınırlayarak karışıklığa ve çok fazla raporlama talebine yol açabilir.
• Uzmanlaşmadan yararlanan ajansların ölçeklendirilmesine elverişli değildir .
• Açık bir kariyer yolunu ve terfi fırsatlarını tercih edebilecek ekip üyeleri için rol karmaşası .

Bir ajans için ihtiyaç duyulan önemli departmanlar

Şirketinizi kurarken hangi pazarlama ajansı yapısını seçerseniz seçin, buna uygun bazı departmanlar oluşturmanız gerekecektir. Departmanların amacı, seçtiğiniz yapıya uygun, iyi koordine edilmiş ve verimli bir operasyon sağlamaktır. İyi işleyen bir pazarlama ajansı için gerekli olan temel pazarlama departmanlarına bir göz atalım:

Pazarlama stratejisi departmanı

Strateji departmanının rolü, müşteri hedefleri ve sektör trendleriyle uyumlu pazarlama planları tasarlamaktır. Bu departmandaki ekip üyeleri pazar araştırması, hedef kitlenin belirlenmesi, rekabet analizi ve müşteri hesapları için stratejik planlamaya zaman harcayabilir. Ayrıca ajans için çok çeşitli müşterilere uygulanabilecek daha geniş dijital pazarlama stratejileri üzerinde de çalışabilirler.

Yaratıcı departman

Yaratıcı ekipler pazarlama stratejilerini alır ve bunları kaydırmayı durduran, dönüşümü artıran ve görsel olarak çekici içeriğe dönüştürür. Grafik tasarım ve metin yazarlığından marka projelerine, fotoğraf ve videoya kadar her şey üzerinde çalışıyorlar.

Dijital pazarlama departmanı

Dijital pazarlama ekipleri, pazarlama stratejisi departmanı tarafından oluşturulan planları genellikle yaratıcı departmanda oluşturulan yaratıcı varlıkları kullanarak yürütür. Amaçları, arama motoru optimizasyonu (SEO), web sitesi oluşturma, sosyal medya yönetimi, tıklama başına ödeme reklamcılığı (PPC) ve daha fazlası gibi dijital pazarlama görevleri aracılığıyla müşterilerin iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmaktır.

İş geliştirme ve hesap yönetimi departmanı

Bu departman potansiyel müşteri yaratmaya (iş geliştirme kısmı) odaklanır ve müşteriler ile ajans arasında bağlantı kurar. Bu departmanın en önemli fonksiyonları müşteri bulma ve satış oluşturma, müşteri iletişimi, proje koordinasyonu ve müşteri ilişkilerinin yönetimidir.

Analitik departmanı

Dijital pazarlama tonlarca veri üretir ve analiz departmanının rolü, kampanyaların performansını ölçmek için bunları ölçmek, analiz etmek ve yorumlamaktır. Bu bilgiler, verilere dayalı karar almaya yönelik raporlara ve önerilere dönüştürülür.

Bir pazarlama ajansı yapısında önemli roller ve pozisyonlar

En iyi yetenek, ajans hedeflerinize daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olabilir. Dijital pazarlama ajansı organizasyon yapısındaki kilit pozisyonlar şunları içerir:

• İcra kurulu başkanı (CEO): CEO, ajansın genel stratejik yönünü belirlemenin anahtarı olan en üst düzey liderlik rolünü üstlenir. CEO'ların sorumlulukları arasında liderlik, karar alma ve ajansın mali sağlığı ve büyümesinin sağlanması yer alıyor.
• Pazarlama Direktörü (CMO): CMO'lar dijital ajanslardaki pazarlama stratejisi departmanına liderlik eder. Genellikle pazarlama planlarının geliştirilmesinde, trendlerin belirlenmesinde ve stratejilerin müşteri hedefleriyle uyumlu hale getirilmesinde rol alırlar.
• Departman başkanları: Bu rol, yukarıda tartışılan hiyerarşik dijital pazarlama ajansı ekip yapısı için gereklidir ancak diğer yapılara da uyabilir. Departman başkanları önceki bölümde tartışılan departmanlara liderlik eder, departman operasyonlarını denetler, ekiplerine liderlik eder ve uzun vadeli girişimleri uygular.
• Proje yöneticileri (PM'ler): Projenin başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlamakla görevlendirilen PM'ler, belirli müşteriler için stratejiler planlamak, farklı departmanlar arasında koordinasyon sağlamak ve müşteri hedeflerine ulaşıldığından emin olmak için iletişimi kolaylaştırmak gibi sorumluluklar üstlenir.
• Hesap yöneticileri: Müşteriler ve ajans arasındaki ana iletişim noktası olarak hizmet veren hesap yöneticileri, doğrudan müşteri iletişimini yönetir ve müşteri memnuniyetini sağlamak için proje yöneticileriyle birlikte çalışır.
• Dijital pazarlamacılar: Pazarlamacılar müşteriler için dijital kampanyalar oluşturur ve yönetir.
• Yaratıcı içerik oluşturucular: Bu roldeki kişiler, dijital pazarlama kampanyalarında kullanılabilecek müşteri hedeflerine ve girdilere dayalı içerik oluşturur.

Kazanan bir takım oluşturma konusunda bazı ipuçları ister misiniz? Fetih Yerel Podcast'inin bu bölümüne göz atın:

Bir pazarlama ajansında yapı neden önemlidir?

İyi tanımlanmış bir pazarlama ajansı yapısı, tek başına operasyonların ötesinde ölçeklenen ajanslar için tartışılamaz. Müşteri beklentilerini tutarlı ve geniş ölçekte aşmak için gerekli olan etkili iletişim, işbirliği ve kolaylaştırılmış bir iş akışı sağlar.

Doğru dijital pazarlama ajansı organizasyon yapısına sahip olmak yalnızca müşterinin bakış açısından değerli değildir: Yüksek morale sahip, memnun bir ekip istiyorsanız, iyi yapılandırılmış bir organizasyon şarttır. Bağımsız çalışanlar bile işlerinde amaç sahibi olabilmeleri için rollerinin ve beklentilerinin ne olduğunu bilmekten faydalanırlar.

Pazarlama departmanı nasıl yapılandırılır

Pazarlama ajansı ekip yapınızı oluştururken, özellikle de hiçbir deneyiminiz yoksa, seçiminizi etkileyebilecek hususların farkında olmanız önemlidir.

Ajansınızın boyutunu, hedeflerini ve müşteri gereksinimlerini değerlendirin

İki kişilik bir ajans mısınız yoksa onlarca ekip üyesini mi organize etmeniz gerekiyor? Ne kadar küçük olursanız düz bir yapıdan o kadar uzaklaşabilirsiniz.

Ajans hedefleriniz de seçiminizi etkileyebilir. Sınırlı sayıda ekip üyesine sahip daha küçük bir ajans için, hızlı karar alma ve esnekliğe olanak tanıyan düz bir yapı daha etkili olabilir. Daha büyük bir ekibiniz veya karmaşık hedefleriniz varsa hiyerarşik veya matris yapısı gerekli organizasyonu ve uzmanlığı sağlayabilir.

Ajansınızın nişi veya müşterilerinizin özel gereksinimleri, pazarlama ajansı yapınızı da bilgilendirmelidir. Bazı müşteri türleri, proje bazlı bir yapının özel desteğine ihtiyaç duyabilir. Diğerleri ise hiyerarşik bir yapı yoluyla sağlanabilecek daha genelleştirilmiş bir yaklaşımla iyi hizmet verebilir.

Uygulamayı geliştirin

Yeni dijital pazarlama departmanı yapınızı uygularken şu adımları izleyin:

1. Organize olun: Pazarlama stratejisi, yaratıcı, dijital pazarlama, analitik ve ajansınıza uygun diğer departmanlar için uzmanlaşmış ekipler oluşturarak başlayın.
2. Açık olun: Her ekip üyesinin kendi özel katkılarını anlamasını sağlamak için rolleri ve sorumlulukları açıkça tanımlayın.
3. İletişim kurun: İşbirliğini teşvik etmek için şirket içinde ve müşterilerle şeffaf iletişim kanalları oluşturun.
4. Tekrarlayın: Yapınızı çeviklik için düzenli olarak gözden geçirin ve uyarlayın.