Küresel olarak dağıtılmış bir ekibi nasıl yönetiyoruz - Flock yöneticilerinden ipuçları

Tüm işiniz değiştiğinde bir ekibi nasıl yönetirsiniz?

2020, dünya çapındaki işletmelere bir dizi büyük organizasyonel değişiklik getirdi. Birçoğu ilk kez dağıtılmış ekiplere uyum sağlamayı öğreniyor. Adil olmak gerekirse, öğrenme eğrisi oldukça diktir, bu nedenle işletmeler neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anladığı için çoğunlukla deneme yanılma yoluyla olmuştur.

Neyse ki, Flock birkaç yıldır dağıtılmış bir şirket ve diğerleri arasında Mumbai, Bangalore ve Boston'a yayılmış çalışanları var. Dünya çapındaki iş liderleri yeni uzak ekiplerini yönetmek için en iyi uygulamaları ve yaklaşımları geliştirmeye devam ederken, küresel olarak dağıtılmış bir ekibi yönetmeye yönelik bazı ipuçları ve püf noktaları için Flock'taki kıdemli liderlerle görüştük.

Yöneticilerimizle tanışın

Shourya Saha , Flock'un Müşteri Desteği Başkanıdır. Tecrübeli bir stratejist olan Saha, Flock'a gelmeden önce uluslararası şirketlerdeki liderlik ekipleriyle ortaklaşa stratejik çözümleri başarıyla tanımladı ve yürüttü.

Ninad Raval , Flock'un Ürün ve Tasarım Başkanıdır. Raval, yaklaşık yirmi yıldır, öncelikle SaaS ve e-ticaret alanlarına odaklanarak tasarım ve ürün ekiplerini yönetti ve yönetti.

Ekibinizin görevlerini ve ilerlemelerini izlemek için hangi araçları kullanıyorsunuz?

Şirket genelinde Flock, görevleri yönetmek, dosyaları düzenlemek ve ortak çalışma için Jira, Asana, North, Google Dokümanlar ve E-Tablolar gibi araçlar kullanır. Tüm bu araçları Flock'taki entegrasyonları kullanarak birbirine bağlıyoruz, böylece her şey tek bir yerde.

Ürün ekibimiz, hem proje son tarihlerini hem de performans ölçümlerini, OKR'leri ve girişimleri izlemek için Kuzey ve Google E-Tablolar'ın bir kombinasyonunu kullanır. Geliştirme veya tasarımdan işlevler arası destek gerektiren görevler için ortak çalışma için Jira ve Google Dokümanlar'ı kullanırlar.

Çok veri odaklı olan Müşteri Desteği gibi ekipler için Zendesk gibi CRM araçları ve Metabase'deki veri görselleştirme, performansın izlenmesine ve iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olur. Shourya, üretkenlik, Müşteri Memnuniyeti, İlk Çağrı Çözümü ve daha fazlasını içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan metrikleri ölçerek müşteri desteğinin ilerlemesini nicel olarak izler. Nitel analiz için ekibi rastgele vaka incelemeleri yapmaya teşvik eder. Destek ekibi (ve Flock'taki tüm dahili ekipler), birbirlerinden kilometrelerce uzakta olsalar bile yüz yüze bağlantı kurmak için Flock ve Zoom gibi video konferans araçlarını da kullanır.

Dağıtılmış ekibinizle ne sıklıkla buluşuyorsunuz?

Saha, “Destek ekibi olarak her hafta bir araya geliyoruz” diyor. "Genellikle geçen haftanın performansı hakkında konuşuruz, ekiple ilgili herhangi bir süreci, politikayı veya teknoloji güncellemesini süzeriz, en iyi uygulamaları paylaşırız ve olağanüstü işler yapmış olabilecekleri çağırırız."

Ürün ekibimiz, her Cuma günü yeni öğrenilenleri ve ilginç konuları tartışmak ve hızlı bir sohbet veya oyun ile birlikte rahatlamak için bir "TGIF Takımı" için bir araya gelerek işleri destekten daha rahat tutar.

Çalışanlarla ne sıklıkla 1:1 görüşüyorsunuz?

Hem Saha hem de Raval, ekip liderleriyle ayda bir kez 1:1 görüştüklerini söylüyor.

Saha bize, "Liderler ve mühendisler arasındaki konuşma daha taktikseldir" diyor. “Benim için daha çok kültürel, genel kariyer planlaması ve ilerleme ile ilgili. Bu şekilde ekibin hem uzun hem de kısa vadeli hedeflere odaklanmasını sağlıyoruz.”

Raval da OKR'leri hedef alan engelleri ve süreçle ilgili sorunları çözmenin yanı sıra 1:1'lerde kişisel kariyer gelişimi ve koçluğa odaklanıyor. Hem toplantıdan önce konuşma konularını toplamak hem de daha sonra notları takip etmek için çalışanla paylaşılan bir belgenin yanı sıra yinelenen toplantılar ayarlamak için Flock hatırlatıcılarını kullanır. 1:1 toplantıları verimli kılmak için tartışmayı 30-55 dakika ile sınırlandırmayı önerir.

Ekip toplantılarının etkili olmasını nasıl sağlıyorsunuz?

Raval'ın etkili toplantılar için ipucu, her toplantının işe yarayan farklı bir formatı olduğundan emin olmaktır. Haftalık proje yönetimi (PM) toplantılarına dönüşümlü olarak çalışanlar başkanlık eder, böylece herkes dahil olur ve tartışmalar daha verimli olur. İşte bu haftalık PM toplantılarının gündeminin bir taslağı:

Proje Yönetim Ekibi Toplantı Gündemi

• Herkesin ne üzerinde çalıştığını ve herhangi birinin yardımını nasıl alabileceklerini bilin
• Sorular sorun ve yakın ve uzun vadeli hedefler hakkında düşünün
• Herkesin ekiple paylaşmak istediği yeni veya heyecan verici bir şey var mı?
• Ekipten engelleyiciler veya güncellemeler
• PM, Tasarım ve Geliştirme süreçleri, öneriler ve geri bildirimler

Her hafta, mevcut toplantı sahibi, bir sonraki PM toplantısından sorumlu yeni bir toplantı sahibini aday göstererek görevi devreder. Toplantı sahibi, bir gündem oluşturmak için tüm ekip üyelerinden tartışma öğeleri toplar ve toplantının planlanmasını ve katılmasını sağlar. Ayrıca toplantıyı yönlendirmekten, tüm gündem maddelerinin ele alındığından emin olmaktan ve tartışmaları tüm katılımcılar için alakalı ve değerli tutmaktan sorumludurlar. Son olarak, eğer ev sahibi yetişemezse, toplantı sırasında herkese atıştırmalıklar almak zorunda kalırlar! :)

Dağıtılmış bir ekibe ilk kez liderlik eden yöneticilere tavsiyeleriniz var mı?

Raval bunu basit tutar:

• Düzenli 1: 1'lere sahip olun
• Ekiplerle rastgele tanışın
• Hedefleri ve sonuçları açıkça ortaya koyun
• Belge geri bildirimi ve tanıma

Saha iki ek tavsiye sunuyor:

• Takımını tanı. Her bireyin farklı istekleri ve yetenekleri vardır. Bunları takip edin.
• İşinizi bilin. Her bir arzuyu karşılama fırsatınız olmayabilir, ancak bu, doğrudan raporlarınız için yeni yollar oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Örneğin Saha, “Yazılım geliştirme geçmişi olan insanları işe aldım ve onları bir destek işinde tutmak çok zordu. Zamanla, ekibimizin performansını iyileştirmeye yardımcı olacak uygulamalar oluşturabilecekleri fırsatlar yarattım. Bu bir kazan-kazan!”

Her iki yönetici de hem kültürel hem de coğrafi olarak farklı olan bir ekipte gezinmenin “tüm iş” olmaktan bir mola vermeyi gerektirdiği konusunda hemfikir. Çalışanlar, motivasyonlarına rehberlik eden ve bağlantı kurma fırsatları olarak hizmet eden kültürel duyarlılıkları ve sosyal geçmişleri tarafından yönlendirilir.

Ancak çoğu zaman, dağıtılmış bir ekibi yönetmenin gerçek anahtarı kendinizi yönetmektir.

Saha, “Kendinizi geliştirmek için her geri bildirim kanalını kullanın” diyor. “Ekibinizin ve işin her zaman doğru yapılması imkansız. Başarısız olacaksın. İnsanları size iyileştirme geri bildirimi vermeye teşvik edin. Bunu memnuniyetle karşıladığınızı yinelemeye devam edin. Anonim anketler çalıştırın. Sonucu ekiple paylaşın.”

Daha fazla ipucu ister misiniz? Çalışan bağlılığı kılavuzumuzu bugün indirin.