Bilgi ekonomisinde çalışan verimliliği nasıl ölçülür?

Yaşamak için düşünen işçiler. “Bilgi işçileri”ni bu şekilde tanımlayabiliriz. Genel olarak, bu çalışanlar bilgilerini ürün üretmek veya hizmet sağlamak için kullanırlar. “Bilgi işçileri” terimini icat eden Peter Drucker, bu çalışanların yaratıcılıkları ve üretkenlikleri nedeniyle 21. yüzyıl organizasyonunun en değerli parçası olacaklarını söyledi.

İkincisinden bahsetmişken, bilgi ve el emeği endüstrisinde verimliliği nasıl ölçtüğünüz aynı kuralları içermemelidir. Bu makalede, aşağıdakileri ele alarak bilgi çalışanlarının üretkenliğinin nasıl değerlendirileceğine ışık tutacağız:

• El emeği ile yapılan işlerde verimliliğin ölçülmesi ile bilgi ekonomisi arasındaki farklar,
• atılacak adımlar ve
• bilgi çalışanlarının üretkenliğini ölçerken kaçınılması gereken adımlar.

El kitabına karşı bilgi çalışmasına karşı çalışan verimliliğini ölçmek

1900'lerden beri ekonomi sanayiden bilgi ekonomisine kaymıştır. Günümüzde, genel işgücünün neredeyse yarısı programcılar, avukatlar, muhasebeciler ve diğerleri gibi bilgi çalışanlarından oluşmaktadır. Bilgi işi dışında, el işi var.

Manüel veya fiziksel çalışma söz konusu olduğunda, odak niceliğe verilir. Elbette kalite de önemlidir, ancak çalışanların minimum kalite gereksinimlerini karşılaması gerekir.

Elle çalışan bir çalışanın üretken olup olmadığını nasıl anlarsınız? Basit bir üretkenlik formülü var.

verimlilik formülü

Bir çıktı ile, oluşturulan öğelerin veya sağlanan hizmetlerin sayısını ifade ederken, bir girdi , çalışma saatleri, emek veya para olabilen bir dizi birimi tanımlar. Örneğin, bir fırıncı iki saatte (girdi) on somun ekmek (çıktı) yapar. Böylece saatte beş somun ekmek pişiriyor.

Ancak bu kuralı bilgi işinde uygulayabilir misiniz? Tam olarak değil. Örneğin, bir doktor bir saatte üç hastayı tedavi etmeyi başarır. Şimdi, bu doktorun üretken olup olmadığını belirlemek kolay değil çünkü her hastanın özel tedavi gerektiren kendi sorunu var. Böylece, bir doktor bir hastayla daha fazla veya daha az zaman geçirebilir.

Bu nedenle bilgi işinde hem nicelik hem de nitelik dikkate alınmalıdır . Bu nedenle, bir bilgi işçisinin üretkenliğini sadece işin miktarına bakarak değerlendiremezsiniz. Doktor örneğinde miktar, doktorun randevu aldığı hasta sayısı olabilir. Miktarın yanı sıra kalite faktörlerini de göz önünde bulundurmalısınız. Bu durumda kalite, doktorun hastasını dikkatle dinlemesi, ilgili soruları sorması, uygun bir tedavi veya ilaç önermesi anlamına gelir.

Nitelik ve nicelik dışında, elle yapılan çalışma ile bilgi işi arasında, görevlerle ilgili olan başka bir fark daha vardır. Her iki iş türünde de görevlerinizi nasıl tanımlarsınız? Peter Drucker, bilgi işinin oldukça karmaşık olduğunu fark etti ve basit bir soru sormayı önerdi: “ Görev nedir?”

Yani, manuel çalışmadan bahsetmişken, görevlerinizi kolaylıkla adlandırabilirsiniz. Örneğin, bir kuaförün görevleri arasında saç kesme, boyama, yıkama ve şekillendirme yer alır.

Peki ya bilgi işi? Bilgi ekonomisinde görevlerin tanımlanması oldukça zor olabilir çünkü bu tür işler genellikle çok çeşitli görevleri içerir. Örnek olarak bir mimarı ele alalım. Görevi bina tasarımları geliştirmek, proje önerileri oluşturmak ve sunmak, zaman çizelgelerini tanımlamak, inşaat süreçlerini denetlemek, müşterilerle buluşmak ve daha birçok görevdir.

Ayrıca, bazı görevler diğerlerinden daha fazla değer getirir. Örneğin, bazı bilgi çalışanları proje önerisi yazmak gibi temel görevlerini yapmak yerine haftada birçok saatini toplantılara harcarlar. Günün sonunda, temel görevler önemli olanlardır.

Bu nedenle, işçi plakalarında çok çeşitli görevlerle yöneticiler, bilgi çalışanlarını değerlendirmekte zorlanabilirler.

Bilgi çalışanlarının üretkenliğini ölçerken atılması gereken adımlar

Bilgi ekonomisinde çalışan verimliliğini tahmin etmenin zorlu olabileceğini gördük. Ancak bu mümkün. Yönetici veya ekip lideriyseniz, çalışanlarınızın üretkenliğini değerlendirirken atabileceğiniz bazı adımlar aşağıda verilmiştir.

Net metrikler ayarlama

Çalışanlarınızın üretkenliğini ölçebilmek için, ölçülecek bir temel sistem belirlemeniz gerekir. Bu, her pozisyon için net iş çıktılarının olması gerektiği anlamına gelir. Bu beklentileri belirlemek çalışanlarınız için de faydalı olacaktır. Üretkenliği ve performansı artırmak için tam olarak ne yapmaları gerektiğini bileceklerdir.

Örneğin, bir sosyal medya ekibinde, metrikler haftada yayınlanan gönderilerin sayısını veya bir çalışanın bir hafta boyunca yanıtlamayı başardığı doğrudan mesajların sayısını içerebilir.

Metrikler sayesinde, bir çalışanın üretken olup olmadığını öğrenmek için çalışanın sonuçlarını bu standartlarla karşılaştırabileceksiniz. Ayrıca tüm çalışanlar eşit olarak değerlendirilecektir.

Hedef belirleme sistemi kurmak

Belirli metrikleri tanımlamanın yanı sıra, bir hedef belirleme sisteminiz de olmalıdır. Hedefler, her takımda çok önemli bir rol oynar çünkü çalışanların görevde kalmalarına, ilerlemelerini takip etmelerine ve daha üretken olmalarına yardımcı olur. Ekip hedeflerinin şirket hedefleriyle uyumlu olması hayati önem taşır.

Takım liderleri böyle bir sistemi nasıl kurabilir? Çalışanların belirli görevler üzerinde çalışırken kullanabilecekleri bir kontrol listesi oluşturarak. Bu nedenle yöneticiler, çalışanların ilerlemesini analiz ederek çalışanlarının verimliliğini değerlendirebilir. Yöneticiler, çalışanlar listedeki her bir hedefe ulaştığında ilerlemeyi görebilir.

Bu, çalışanlara ekip hedeflerine ulaşmak için günlerini nasıl organize etmeleri gerektiği konusunda daha net bir anlayış sağlayacaktır. Örneğin, bir içerik yazarı için bir kontrol listesi şu hedefleri kapsayabilir:

• araştırma yapmak,
• bir blog taslağı hazırlamak,
• bir blog yazısı yazmak ve
• bir yöneticiye veya müşteriye göndermeden önce bir blog gönderisini yeniden okumak.

Ayrıca liderler, tüm ekibin yaklaşan hedefler hakkında konuşabileceği günlük veya haftalık toplantılar düzenleyebilir. Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR) gibi bazı standartlaştırılmış sistemleri de kullanabilirsiniz.

Görevlerin tamamlanmasını gözden geçirme

Ekip içinde metrikleri ve hedefleri belirlediğinizde, çalışanlar hangi görevleri yapmaları gerektiğini ve ne zaman tamamlamaları gerektiğini bilirler. Ayrıca, görev tanımları ve son tarihler şeffaf olmalıdır. Bu şekilde, tüm çalışanlar listelerindeki görevlerden kendilerini sorumlu tutacaktır. Bu nedenle yöneticiler, bir gün veya bir hafta boyunca tamamlanmış görevleri gözden geçirerek bir çalışanın üretken olup olmadığını inceleyebilir.

Siz ve ekibiniz bu amaçla proje yönetimi araçlarını kullanabilirsiniz. Ayrıca yöneticiler, çalışanlarından günlük veya haftalık raporlar talep edebilirler. Bu raporlar, bir çalışanın belirlenen süre boyunca tamamladığı tüm atamaları içermelidir.

Burada yöneticilerin, onları gözden geçirirken hem kalite hem de niceliği göz önünde bulundurmaları gerektiğini belirtmek çok önemlidir.

Zaman takibini teşvik etmek

Zamanı takip etmek, gün içinde çeşitli görevlere ne kadar zaman harcadığınız gibi günlük aktiviteleriniz hakkında daha fazla bilgi edinmenin paha biçilmez bir yoludur. Çalışanlarınızı çalışırken zamanlarını izlemeye teşvik ederseniz, üretkenlik kalıpları hakkında daha fazla bilgi edineceklerdir. Ardından, gerekirse çıktıyı iyileştirmek için günlerini yeniden organize edebilecekler. Daha da önemlisi, yöneticileri olarak, kayıtlı saatlerini gözden geçirmek, çalışan verimliliğini değerlendirmenize yardımcı olacaktır.

Örneğin, siz ve ekibiniz Clockify gibi bir otomatik zaman izleyici kullanarak zamanı kaydedebilirsiniz. Yazılım, bilgisayarınızdaki tüm etkin programları ve ziyaret ettiğiniz tüm web sitelerini izler. Günün sonunda, 10 dakikadan uzun olan tüm günlüğe kaydedilen zaman çerçevelerini içeren bir genel bakışa sahip olacaksınız. Başka bir deyişle, kendi üretkenlik zaman çizelgenize sahip olacaksınız.

Verimlilik zaman çizelgeleri yalnızca zamanı izleyen bir kişi tarafından görülebilir. Ve burada da görebileceğiniz gibi, zaman girişi olarak eklemek istediğiniz aktiviteleri seçebilirsiniz. Ardından, belirli faaliyetleri seçerek çalışanlar daha sonra bir süpervizör veya yönetici ile paylaşabilecekleri bir zaman çizelgesi oluşturabilirler. Ardından yöneticiler, zaman çizelgelerini gözden geçirerek çalışan verimliliğini değerlendirebilir.

Genel olarak, zaman takibi, boşa harcanan zamanı da belirlemenize yardımcı olur. Zaman kaybının bazı örnekleri, öncelikli görevlerinizi yapmadığınız, ancak daha az önemli olanlarla uğraştığınız zamandır. Veya toplantılara katıldığınızda, size ihtiyaç duyulmaz. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu gibi görevler üretkenliğinizi engelleyebilir.

Bilgi çalışanlarının üretkenliğini ölçerken kaçınılması gereken adımlar

Öte yandan, bilgi ekonomisinde çalışanları değerlendirirken kaçınmanız gereken bazı eylemler şunlardır.

mikro yönetim

Çalışanlarınızın ne kadar üretken olduğunu kontrol etmek için sürekli olarak onlardan güncellemeler istiyorsunuz veya yaptıkları her hareketi kontrol etmeye çalışıyorsunuz. Kendinizi onların yerine koyun: Böyle durumlarda işinizi yapıp tüm görevleri zamanında bitirebilecek misiniz? Muhtemelen değil. Bu tür dikkat dağıtıcı unsurlarla uğraşmak, çalışan verimliliğini kesinlikle azaltabilir.

Bu nedenle, liderleri olarak ekibinizi mikro yönetmekten kaçının. Çalışanlarınızın kendi başlarına çalışmasına izin verin. Sonuçta, ekibinizde zaten standartlar ve hedefler tanımladıysanız, çalışanlar işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları her şeye sahiptir. Bu şekilde çalışanlarınıza onlara güvendiğinizi gösterirsiniz ve dürüstlüğü teşvik etmek de önemlidir.

Kişisel faktörleri gözden kaçırmak

Çalışan verimliliğini ölçerken kişisel faktörleri de hesaba katmayı unutmayın. Bazen çalışanlar işle ilgili olmayan sorunlar ve stres yaşarlar ve bu da daha düşük üretkenlik seviyelerine neden olabilir.

Şimdi, çalışanlarınızla dürüst bir ilişkiniz varsa, muhtemelen evdeki sorunlarını size bildireceklerdir. Bu durumda, çalışanınızın bir göreve biraz daha fazla zaman ayırmasına izin vermelisiniz veya ekipte bir başkasının bir görevi tamamlamasına yardımcı olmasını sağlamalısınız.

Çözüm

Bilgi çalışanlarının üretkenliğini değerlendirmek, yaptıkları işin hem niteliğini hem de niceliğini göz önünde bulundurmak anlamına gelir. Bilgi çalışanlarının her gün uğraştıkları çok sayıda çeşitli görev olduğundan, bu, değerlendirmeleri çok daha zor hale getirir. Peki, yöneticiler çalışan verimliliğini ölçmek için ne yapmalıdır?

Ekip liderlerinin atması gereken hayati adımlar, bir ekip içinde net ölçümler ve hedefler oluşturmaktır. Bu nedenle, çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilecek ve yöneticiler, çalışan verimliliğini ölçmek için standartlara sahip olacaklardır. Bir sonraki mantıklı adım, çalışanların görevlerini tamamlayıp tamamlamadığını gözden geçirmek olacaktır. Ayrıca, liderler zaman takibini geliştirebilir çünkü bu rutin, çalışanların üretkenlik alışkanlıkları hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olur.

Aynı zamanda yöneticilerin, çalışanlarının üretkenliğini gözden geçirirken bazı eylemlerden kaçınmaları gerekmektedir. Çalışanları ne kadar üretken olduklarını bulmak için mikro yönetim, yalnızca çalışanları daha az etkili hale getirecektir. Ayrıca, liderlerin bir çalışanın üretkenliğinin düşmesinin bir nedeninin bazen kişisel meselelerde yattığını anlamaları gerekir.