IP Telefon Sistemi Nedir ve İşimin Bir Sisteme İhtiyacı Var mı?
Yayınlanan: 2023-12-12 Peki ya mevcut sabit hat kurulumunuzda %60'a kadar tasarruf edebilseydiniz? Maliyet tasarruflarının karşılığında uzaktaki ekiplerinizin her yerden erişebileceği daha güvenilir bir iş telefonu sistemine sahip olursunuz.
Kamu Anahtarlamalı Telefon Ağı (PSTN) kurulumunuzdan modern bir IP telefon sistemine geçiş yaparak bu avantajlardan yararlanmak fazlasıyla mümkündür.
IP Telefon Nedir?
Geleneksel bir telefon sistemini düşündüğümüzde aklımıza masa telefonları ve gelen çağrıları kabul edecek bir sunucu odası gelir. Sunucuları her bir analog telefona bağlamak için bir grup telefon hattına ihtiyacınız vardır, bu da ofis genelinde bir kablo labirenti oluşmasına neden olur.
Bir IP telefon sistemi (veya IP PBX ) bu sorunu çözer. Sunucu bulut tabanlıdır; ofisinizin içinde bir sunucu odasına ihtiyacınız yok. Bu, bakır tel labirentleriyle uğraşmanıza gerek olmadığı ve gelen aramaları internet bağlantısını kullanarak kabul edebileceğiniz anlamına gelir.
IP telefon sisteminin tamamı VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) teknolojisini kullanarak çalışır. Bu, herhangi bir internet bağlantısı türünü kullanarak telefon görüşmesi yapabileceğiniz ve alabileceğiniz anlamına gelir.
Peki bir IP telefon neye benzer?
VoIP çözümleri, IP veya SIP telefonu olarak bilinen, internete bağlı herhangi bir cihazdan çağrı almanıza olanak tanır. Bu şunları içerir:
- Cep telefonları (Apple veya Android gibi)
- Dizüstü bilgisayar
- Senin bilgisayarın
Sonuç olarak: İnternet erişimi ve uyumlu bir IP telefon uygulaması olduğu sürece herhangi bir telefon VoIP telefonu olabilir.
IP telefon sistemi nasıl çalışır?
Temel anlamda: gelen tüm çağrılar, sağlayıcınız tarafından barındırılan sanal sunucuya yönlendirilir. VoIP sağlayıcınız daha sonra aramayı bir ses dosyasına dönüştürür ve verileri bir IP telefona iletir.
Daha sonra arayan kişiye her zamanki gibi bağlanırsınız; gerçek iletim baz istasyonu yerine internet üzerinden yapılır.
Bir IP telefon sisteminin temel bileşenleri şunlardır:
1) Sanal bir PBX
Bulut PBX olarak da bilinen bu, gelen çağrıları yöneten ve bunları bir ses dosyasına dönüştüren sunucudur. İnternet üzerinden arama yapmak ve almak için bulutta barındırılan bir sunucuya ihtiyacınız olacak.
2) Sesli bekçi
Geleneksel bir ofis telefonu sistemi, hücresel bağlantıları kullanarak arama yapmak için PSTN'yi kullanır. Ancak yeni IP telefon sisteminiz, sisteminize erişimi kontrol etmek için sesli ağ geçit denetleyicilerini kullanır.
VoIP sisteminizi kimin, ne zaman kullanabileceğini ve hangi cihazların bağlı olduğunu belirlemek için bu bileşeni kullanacaksınız.
3) Ağ geçitleri
Bu bileşen, telefon bağlantılarınızın nasıl yapıldığını yönetir. Bunlardan biriyle, VoIP olmayan bir numarayı aramak için bir IP telefonu kullanabilirsiniz.
Ağ geçitleri, en az çağrı yönlendirme kuralına göre çalışabilir; bu, giden çağrılarınızı, ister VoIP ister sabit hat olsun, aradığınız numaraya bağlamanın en hızlı yolunu otomatik olarak bulacakları anlamına gelir.
4) IP masa telefonu
Halihazırda sahip olduğunuz donanımlarınızı Analog Telefon Adaptörü (ATA) ile IP telefona dönüştürebilirsiniz.
Bunlar geleneksel masa telefonunuza takılır ve onları internete bağlar. Sesinizi bir ses dosyasına dönüştürürler ve aradığınız numaranın IP adresini bulurlar. Bu, internete bağlı olmayan ekipman üzerinden VoIP aramaları yapabileceğiniz anlamına gelir.
Devre anahtarlama ve paket anahtarlama
Bunun geleneksel sabit hat (devre anahtarlama) kurulumundan ne kadar farklı olduğunu merak mı ediyorsunuz? Bir IP telefon sistemi paket anahtarlamayı kullanır.
VoIP, konuşmalarınızı internet üzerinden ilettiği küçük veri paketlerine böler.
Analog Telefon Adaptörü (ATA) daha sonra bu verileri son olarak duyacağınız analog forma dönüştürür. Bu sayede IP telefonlarınız gerekmediğinde hattı tüketmez.
IP telefon sistemi türleri
Her iki IP telefon sistemi türü de PBX (Özel Şube Santrali) kullanılarak çalışır. Bu iki biçimde olabilir:
1) Şirket içi
Şirket içi PBX ile VoIP aramaları yapmak için gerekli tüm ekipman ve donanımlar ofisinizdedir.
Bu, daha önce bahsettiğimiz bakır telli, sunucudan masaya telefon bağlantısıdır; geleneksel olarak ofislere kurulan sistem.
Şirket içi bir IP telefon sistemi, LAN bağlantısını kullanarak ofisinizin içindeki bir PBX'e bağlanır. Kolayca ek gelişmiş özellikler ekleyebilir ve ek SIP hatları aracılığıyla telefonları yedekleme seçeneğine sahip olabilirsiniz.
Hepsinden iyisi, VoIP telefon sisteminizin nasıl çalışacağı üzerinde kontrol sahibi olmanızdır. Hatları değiştirebilir, bağlantı ekleyebilir ve değiştirebilirsiniz; üstelik tüm bunları ofisinizin içinde yapabilirsiniz. Ancak bunu yapmak için kurum içi BT desteği almanız gerekebilir.
2) Bulut tabanlı (veya sanal)
Barındırılan PBX veya bulut PBX, üçüncü taraf bir şirketin IP telefon sisteminizle ilgili her şeyi yönettiği yerdir. Kurulum ve bakım sanal olarak yapılır; kurulum için bir mühendisin ofisinize gelmesine gerek yoktur.
İhtiyacınız olan tek şey, “donanımınız” olarak güçlü bir internet bağlantısı ve IP telefon yazılımını kurabileceğiniz bir cihazdır (akıllı telefon gibi).
Bulut tabanlı bir iş telefonu sistemini, geleneksel bir sistemin modern eşdeğeri gibi düşünün.
Bakım ve maliyetli kurulum gerektirmeden, yüksek kaliteli telefon aramaları yapma ve alma olanağına sahip olmaya devam edersiniz.
Şirket içi veya bulut tabanlı bir çözüm kullanmalı mıyım?
Şirket içi veya bulut tabanlı IP telefon sistemleri arasında seçim yapmak kaynaklarınıza bağlıdır.
Şirket içi size sisteminiz üzerinde tam kontrole sahip olma seçeneğini sunarken, IP telefon sisteminizi yönetmek için şirket içi uzmanlığa güvenme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu oldukça pahalı olabilir; harici destek kaynaklarını aramanız gerektiğinde ek bir maliyete katlanırsınız.
Ayrıca ihtiyacınız olan herhangi bir parçanın stokta kalmaması veya artık kullanımda olmaması ihtimali de düşüktür. Son olarak, gerekli ekipmanı ekleyebilmeniz için ofisinizde alana ihtiyacınız var. Her işletmenin telefon sunucularına ayıracak boş bir odasının lüksü yoktur.
Ancak bulut tabanlı IP telefon sistemleri yalnızca halihazırda sahip olduğunuz şeye ihtiyaç duyar: yüksek kaliteli bir internet hizmeti.
IP telefon sistemlerinin faydaları
Mevcut telefon sisteminizi, arama yapmak için interneti kullanan bir IP telefon sistemi lehine hurdaya çıkarmaya değip değmeyeceğini mi merak ediyorsunuz? İşte dikkate alınması gereken altı şey.
1) Kurulumu ve bakımı daha ucuzdur
Küçük işletme sahibi olduğunuzda muhtemelen dikkate almanız gereken en önemli şey bütçedir. İş aramalarını kabul etmek için bir kol ve bir bacak ödemek istemezsiniz. Ancak IP telefon sisteminin öne çıktığı yer burasıdır.
Bir IP telefon sistemi, eski moda kablolu kurulumdan iki açıdan daha ucuzdur. Birincisi: Yeni ağı kullanmaya başlamak için yepyeni bir ekipmana ihtiyacınız yok.
Zaten sahip olduğunuz iki şeye ihtiyacınız var: bir internet bağlantısı ve internete bağlı bir ahize veya yazılım telefonu.
Bu, IP telefon sisteminizin bakıma ihtiyaç duyma riskinin daha az olduğu anlamına gelir. Kabloların kopması veya sunucuların aşırı ısınması ihtimali yoktur. Yalnızca bir yazılım uygulamasını güncel tutmayı taahhüt ediyorsunuz; VoIP sağlayıcınız bunu size zaten hatırlatacaktır.
2) Daha güvenilirler
Şu anda kablolu bir telefon ağı kullanıyorsanız, bunun ne kadar güvenilmez olabileceğini anlayacaksınız. Yalnızca belirli bir konumdayken çalışan, huysuz masa telefonlarınız veya tehlikeli kablolarınız olabilir.
Sinir bozucu, değil mi?
IP telefon sistemlerinde yalnızca tek bir şeye güvenirsiniz: internet bağlantısı. Ancak internet kesilse bile her zaman açık olan esnek çağrı yönlendirme sayesinde yine de arama yapabilirsiniz.
Aramaları farklı bir internet bağlantısı kullanan başka bir telefona yönlendirmek için ayarlarınızı değiştirmeniz yeterlidir. (Örneğin; ofisinizin Wi-Fi bağlantısı kesilirse aramaları 4G kullanan cep telefonunuza yönlendirin.) Arama kaliteniz düşmez.
Aynı durum hava koşulları, donanım sorunları ve elektrik kesintileri için de geçerlidir. Aramaları sesli mesaja veya cep telefonuna yönlendirerek IP telefon sisteminizi sürekli çalışır durumda hale getirebilirsiniz. Artık kesinti yok.
3) Uzaktan dostudur
Araştırmamıza göre şirketlerin %38'inden fazlasında uzaktan çalışan ekip üyeleri var. Sadece bu da değil, iş profesyonellerinin %88'i haftada en az bir kez mobil cihazları aracılığıyla iş iletişimi gerçekleştiriyor.
IP telefon sistemleri uzaktaki çalışanlara hitap eder.
Neden? Çünkü iş cep telefonu numaralarını IP telefon sisteminize ekleyebilir ve ofiste olmasalar bile aramaları cihazlarına yönlendirebilirsiniz.
Ayrıca evden çalışıyorlarsa anlık iletiler veya video konferanslar işbirliğini kolaylaştırır.
VoIP, düşük maliyetli telefon görüşmeleri yapmanızı ve internet üzerinden ücretsiz kısa mesaj göndermenizi sağlar. Bu nedenle, sanal iletişim merkezi gibi çok sayıda evden çalışan personeliniz varsa, bir IP telefon sistemi hayati önem taşır.
4) IP telefon sisteminizi ölçeklendirmek kolaydır
Sabit hatlı telefonlar üzerinden konferans görüşmesi mi yapıyorsunuz? Ek donanım ve bağlantı maliyetlerini ödemeye hazır olun. Ne zaman yeni bir personel işe alsanız, gelip masasına bir telefon hattı takacak bir mühendis de işe almanız gerekecektir.
Ancak IP telefonlarda bu sorun yoktur. VoIP sağlayıcınızı arayın, kişiyi çevrimiçi hesabınıza ekleyin ve yazılımı cihazına indirin. İşte bu; iş için açık. (Ve çağırır.)
Bu özellikle çağrı merkezleri için harikadır. İşletmeniz büyüdükçe her zaman yeni müşteri destek temsilcileri kiralamanız gerekir. Bir IP telefon sistemi, Çoklu Konferans Birimi (MCU) sundukları sürece bunu yapmayı kolaylaştırır.
IP telefon sistemleri ayrıca internet bant genişliğinizin izin verdiği kadar kişinin bir çağrıya katılmasına da olanak tanır.
Bu, işletmeniz için tümleşik bir iletişim platformu oluşturmanıza olanak tanır.
Görüntülü aramalar, müşteri desteği veya ekip eğitimi olsun, tüm iletişiminiz tek bir yerde gerçekleşecek: internette.
İlgili: Çağrı Merkezi Teknolojisi ve Her İşletme Liderinin 2020'de Bilmesi Gereken Trendler
5) Müşteri memnuniyetini artırabilirsiniz
Aramaları yanıtlamak için geleneksel bir sabit hat sistemi kullanıyorsanız, muhtemelen müşterilerinizi sinirlendiriyorsunuzdur. Aradıkları telefon numarası meşgulse doğrudan sesli mesaja yönlendirileceklerdir. Bu müşteri hizmetleri açısından pek iyi değil.
Ancak IP telefon sisteminizi kullanarak istediğiniz kadar arama yapabilirsiniz. Birden fazla arayanla ilgilenmek için ek bir telefon numarasına ihtiyacınız olmayacak çünkü bu kişiler bir sonraki müsait temsilci için beklemeye alınabilecektir.
Çağrı kuyrukları reddedilen çağrıları en aza indirir ve mükemmel bir müşteri deneyimi sunar.
Ayrıca IP telefon sistemi müşteri memnuniyetini daha da artırır çünkü VoIP'den VoIP'ye arama yapmak için herhangi bir ücret alınmaz.
Müşterileriniz sizi aramak için aynı zamanda bir IP telefon sistemi (Nextiva veya Skype gibi) kullanıyorsa, uzun mesafeli aramalar için pahalı maliyetler ödemelerine gerek kalmayacaktır. Sizi aramak tamamen ücretsizdir.
Aranacak 6 IP telefon özelliği
- Sesli Posta : Bir çalışan telefona ulaşamadığında sesli posta ve çağrı yönlendirme kullanışlı olur. Servis sağlayıcınızın arayanların mesaj bırakmasına izin verip vermediğini kontrol edin ve sesli postadan e-postaya hizmeti sunup sunmadığını öğrenin. Bu şekilde gelen kutunuzdaki mesajları tarayarak cevapsız arayanları takip edebilirsiniz.
- Çağrı kaydı : Yoğun düzenlemelerin olduğu bir sektördeyseniz çağrı kaydına ihtiyacınız olacak. Ayrıca müşteri başarısını artırmak ve satış temsilcilerinizi eğitmek için de kullanılabilir. Örnek olarak kullanabileceğiniz kayıtlı, gerçek hayattaki telefon görüşmelerinden oluşan bir kütüphaneniz olacak.
- Otomatik operatör : Bu IP telefon özelliği, her arayan kişiyi otomatik bir mesajla "karşılar" ve neden aradıklarına bağlı olarak onları farklı kişilere yönlendirir. Hızlı ve basit bir müşteri deneyimi sağlar.
- Arayanın Kimliği: Giden bir arama yapmadan önce işletme adınızı ve telefon numaranızı gösterecek şekilde arayan kimliğinizi değiştirin. Bu, aradığınız kişinin yerel bölgesiyle bağlantı kurmanıza yardımcı olur.
- Sesli ve Görüntülü konferans : Aynı görüşmede birden fazla ekip üyesine mi ihtiyacınız var? Yalnızca sesli aramalar için değil aynı zamanda video konferanslar için de güçlü konferans özelliklerine sahip bir IP telefon sistemi arayın.
Göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer şey güvenliktir . En düşük maliyetli sağlayıcıyı tercih etmek cazip gelebilir ancak daha güvenli bir seçenek , çok hatlı ofis telefonları için en iyi desteği ve güvenliği sunan bir satıcıdır.
Satıcınıza akreditasyonlarını, potansiyel tehditleri nasıl tanımlayıp azalttıklarını ve güvenlik protokollerini şirket içinde nasıl ele aldıklarını sormaktan çekinmeyin.
IP telefon sistemlerinin maliyeti ne kadardır?
Nextiva ile dört katmanlı fiyatlandırma planlarımızdan birini seçebilir ve kaydırıcıları işletmenizin ihtiyaç duyacağı koltuk sayısına göre ayarlayabilirsiniz.
1) Temel VoIP sistemleri
Temel VoIP sistemleri kullanıcı başına aylık 20 dolardan başlar. Genellikle ücretsiz numara taşıma , yerel veya ücretsiz numara ve sınırsız arama olanağı sunarlar.
Temel paketler ayrıca otomatik operatör, bekletme müziği ve ücretsiz çevrimiçi faksla birlikte gelmelidir.
2) Profesyonel VoIP sistemleri
Pro VoIP sistemleriyle yukarıdakilerin hepsine ek olarak kısa mesaj ve sınırsız konferans görüşmesine sahip olacaksınız.
Ayrıca telefon hizmetiniz için tam mobilite sağlayan Nextiva Uygulamasını da alacaksınız. Ayrıca, uygulamayla herhangi bir cihazda profesyonel bir karşılama mesajı kaydetme ve iş aramalarını yanıtlama seçeneğine de sahip olabilirsiniz.
3) Kurumsal VoIP sistemi
Kurumsal VoIP sistemleri, çağrı kaydetme, sesli postayı metne aktarma ve ses analizi dahil olmak üzere yukarıdakilerin tümünü ve daha fazlasını elde etmenizi sağlar. Kurumsal VoIP sistemleri için fiyatlandırma ve maliyet tasarrufu, kuruluşunuzun büyüklüğüne ve genel ihtiyaçlarınıza bağlıdır.
IP telefon sistemini nasıl kurarım?
İş iletişiminiz için bir IP telefon sistemi kullanmaya hazır mısınız? Ofisiniz için en iyi kurulumu bulmak için aşağıdaki temel VoIP sorularından birkaçını yanıtlayın:
- Kapsama alanı için ihtiyacınız olan telefon sayısıTelefon numarası miktarı (ve bölgesel ofisler için farklı numaralara ihtiyacınız olacaksa)
- Yapacağınız gelen ve giden aramaların yaklaşık sayısı
1) Kaç kullanıcınız var?
Sahip olacağınız kullanıcı sayısını anladıktan sonra mevcut internet kapsama alanınızın yeni ofis telefon sistemini desteklemek için yeterli olup olmadığına karar verebilirsiniz.
Bir hız testi aracı kullanarak mevcut internet hizmetinizin ne kadar veriyi işleyebileceğini değerlendirmek isteyebilirsiniz.
Kullanıcı sayısını anlamak bir şeydir, ancak yine de işinizi desteklemek için ihtiyaç duyacağınız gerçek hat sayısını bilmeniz gerekir. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere üç temel faktöre bakmanızı öneririz:
2) Hangi donanımı kullanmak istiyorsunuz?
İster şirket içi ister bulut tabanlı bir PBX sistemi kullanmaya karar verin, donanım kurulumunuz bazı standart kaynaklar gerektirecektir.
Yüksek kaliteli bir internet bağlantısı şarttır, ancak sunuculara bağlanıp çalışanların arama yapmasına izin vermek için bir yönlendiriciye ve sunucuya, SIP hattına, kablosuz yönlendiricilere ve IP telefonlara da ihtiyacınız olacak.
3) VoIP sağlayıcınızı seçin
Son olarak, IP telefon kurulumunuzu tamamlamak için, telefonlarınızı kuracak bulut tabanlı bir VoIP servis sağlayıcısını seçmeniz gerekecektir.
Kurulumunuza yardımcı olacak bir VoIP sağlayıcısını seçmeniz hayatınızı kolaylaştıracaktır. Örneğin Nextiva ile her şeyi manuel olarak yüklemeniz gerekmez.
Tek gereken internet bağlantısı, kulaklık ve mikrofon. O zaman iş için açıksınız!
Yükseltme zamanı mı geldi?
IP telefon sistemine sahip olmanın en iyi zamanı dündü. İkinci en iyi zaman ise bugün.
Güzel haberler? İlk adımları hemen şimdi atabilirsiniz. Aylık yalnızca 19 dolardan başlayan fiyatlarla bir IP telefon sistemiyle işletmenizin gelişmesine nasıl yardımcı olabileceğimizi bize sorun.