Fatura Numarası Nedir?

Her fatura benzersizdir ve bu nedenle benzersiz bir tanımlayıcı numarasına (fatura numarası) ihtiyaç duyar.

İyi organize edilmiş ve verimli bir fatura numaralandırma sistemine sahip olmak, nihayetinde işletmenizin daha hızlı ödeme almasına yardımcı olacaktır.

Bunu başarmanın ilk adımı, açık ve verimli bir fatura numaralandırma sistemi tasarlamaktır.

Fatura numaralarına ve bunları oluşturmak için en iyi uygulamalara daha yakından bakalım.

Fatura numarası nedir?

Fatura numarası, kaydetmek ve tanımlamak için belirli bir faturaya atanan benzersiz bir koddur. Harfler, sayılar ve eğik çizgi ve kısa çizgi gibi özel karakterler içerebilir.

Fatura numaraları ardışık veya ardışıktır (yani, mantıksal bir sırayı takip eder). Ayrıca tüm faturalar için yasal bir zorunluluktur.

Genellikle faturanın üst kısmına yakın bir yerde ve (dijital biçimdeyse) dosya adı olarak görünürler.

Fatura numaralarının faydaları

Fatura numaraları, insanların ve yazılımların faturaları hızla kaydetmesine, düzenlemesine ve tanımasına yardımcı olur.

Bu, faturaların hem göndericisi hem de alıcısı için geçerlidir. Örneğin, ihtar işlemi sırasında bir fatura numarası, müşterilerin belirli faturaları daha hızlı almasını sağlar.

Fatura numaraları, fatura yönetiminin iki yönü için özellikle yararlıdır.

1. İzleme

Hangi faturaların kesildiğini takip etmek zor olabilir.

Bu, ister kendi hesaplarınızı yöneten küçük bir işletme sahibi olun, ister yoğun, özel bir hesap departmanının parçası olun.

Faturaları doğru bir şekilde takip etmemek, özellikle vadesi geçmiş faturalar söz konusu olduğunda önemlidir.

İş operasyonlarının diğer yönleri üzerinde zincirleme etkileri olacak nakit akışı sorunlarına hızla yol açabilir.

Fatura numaraları, ödeme takibi ve proje bilgilerine yardımcı olur. Bu, fatura düzenleme veya fatura işleme olsun, faturalama sürecinin önemli bir parçasıdır.

2. Gözden Geçirme

Fatura numaraları, faturaların ve hesapların gözden geçirilmesini genellikle çok daha basit hale getirir.

Sıralı bir numaralandırma sistemi, belirli müşteriler veya müşteri türleri, ayrıca zaman çerçeveleri ve hatta proje ölçekleri göz önünde bulundurularak tasarlanabilir. Örneğin, tüm minimum ücret faturalarını belirli bir kod bölümü ile tanımlayabilirsiniz.

Doğru şekilde yapıldığında fatura numaralandırma, farklı iş segmentlerini, zaman dilimlerini veya iş ilişkilerini incelemeyi çok daha basit ve verimli hale getirir.

Fatura numarası nasıl oluşturulur

Bir fatura numarasını nasıl oluşturacağınız kısmen düzenlediğiniz faturaların sayısına bağlıdır. Küçük bir müşteri havuzunuz varsa, basit bir fatura numaralandırma sistemi yeterli olacaktır.

Ancak gelecekteki ölçeklendirme potansiyeli her zaman akılda tutulmalıdır. Bir avuç müşteri için tasarlanmış bir numaralandırma sistemi, müşteri tabanınız genişlediğinde iyi çalışmayacaktır.

Fatura numaraları oluşturmanın bazı olası yollarını tanıtmadan önce, genel olarak, boşluk içermemesi dışında tam olarak hangi numaralandırma sistemini kullanmanız gerektiğine dair belirlenmiş bir kural olmadığını vurgulamalıyız.

Belirli yargı alanlarında istisnalar olabilir. Örneğin, Birleşik Krallık'ta KDV içeren faturalar sıralı olmalıdır.

Aksi takdirde, en iyi uygulamalar ve genel iş normları vardır, ancak nihayetinde hangi numaralandırma sistemini seçeceğiniz işinize bağlıdır.

1. Sadece sayıları kullanmak

Bir fatura numarası oluşturmanın en basit yollarından biri, tarihe göre ve ardından sıradaki faturanın numarasıdır. Örneğin:

• 202301 2022

Her ay yüksek miktarda fatura varsa, daha ayrıntılı bir tarih eklemek yararlıdır:

• 20230701 2022

Bu yöntem, faturaların ne zaman gönderildiğini takip etmek için kullanışlıdır. Ayrıca her yıl (ve ay) güncellenebilirler, bu da belirli faturaları almayı yalnızca yılı kullanmaktan daha kolay hale getirir.

Yukarıdaki tarih biçimi (YYYY/AA) dosyaların kronolojik olarak düzenlenmesine yardımcı olur, ancak gün içerenler de dahil olmak üzere tercih ettiğiniz tarih biçimini kullanabilirsiniz.

Yukarıdaki dizilerle ilgili bir sorun, faturanın (01) sıra numarasının ay veya günle karıştırılabilmesidir. Ayrıca, her biri ile hangi şirketin ilişkili olduğunu belirleyemez.

Her fatura numarasına bir müşteri numarası ve hatta bir proje numarası atayabilirsiniz. Örneğin:

• 202307010101 2022

2. Rakamları ve harfleri kullanma

Benzersiz bir fatura numarasına sahip olmak yararlıdır. Ancak alıcı şirketin adını temsil eden harfler eklemek, ileride başvurmak için onu daha da uygun hale getirir.

Örneğin, "A Şirketi"ne ve "B Şirketi"ne gönderilen faturalar şöyle görünebilir:

• CA202301 [Şirket tanımlayıcısı (Şirket A), yıl, faturanın sıralı konumu]
• CB20230701 [Şirket tanımlayıcısı (Şirket B), yıl, ay, faturanın sıralı konumu]

Burada her biri 'CA' ve 'CB' kısaltmalarına indirgenmiştir.

Harflerin bu kadar sınırlı olması gerekmez. Aslında, bu örnek sayılar özellikle belirgin değildir.

Diğer müşteri şirketlerin de C ile başlayan isimleri olabilir. Bu nedenle, CMYA ve CMYB gibi daha açıklayıcı bir kestirme yol önerilir.

Mektuplar, faturaları kredi notları veya teklifler gibi diğer belgelerden ayırt etmek için de kullanılabilir.

• INVCB20230701 [Belge tanımlayıcısı (fatura), şirket tanımlayıcısı (B Şirketi), yıl, ay, faturanın sıralı konumu]

3. Rakam, harf ve ayırıcı karakterleri kullanma

Tire (-), eğik çizgi (/) veya alt çizgi (_) gibi ayırıcı karakterler, fatura numaralarının insanlar tarafından okunmasını kolaylaştırmak için çok kullanışlıdır.

Aşağıdakiler arasındaki görsel farkı göz önünde bulundurun:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Ayırıcı karakterler, sıralı sayıların ve harflerin neden olabileceği hata türlerinin neden olduğu hataların önlenmesine de yardımcı olur.

Örneğin, bir müşteri numarası bir tarih numarasının parçasıyla aynı veya benzerse, ayırıcı olmadan yan yana listelenirse ikisi karışabilir.

Fatura numaralandırma, yanlış veya değiştirilmiş faturalarla nasıl çalışır?

Düzenli olarak fatura keserken hatalar olabilir.

Yanlışlıkla mükerrer ödeme talep edebilir, yanlış ödeme koşulları atayabilirsiniz, vb. Bu durumlarda basit bir çözüm vardır: kredi notu düzenleyin.

Alacak dekontları, hatalı veya değiştirilmiş faturalar için düzenleyebileceğiniz belgelerdir. Müşterinin daha sonraki bir tarihte kullanabileceği bir müşteriye borçlu olunan tutarı listelerler.

Alacak dekontlarını kullanarak, açık ve tutarlı bir fatura numaralandırma kaydı tutabilirsiniz.

Faturalar için başka hangi bilgiler gereklidir?

Her faturaya fatura numarası atamanın yanı sıra, her faturaya eklemek için aşağıdaki bilgilerin tümü gereklidir.

• Şirket adınız, adresiniz ve iletişim bilgileriniz
• Müşterinizin şirket adı, adresi ve iletişim bilgileri
• Açıklamalar, tedarik tarihleri ​​ve her bir öğenin maliyetleri dahil olmak üzere sağlanan ürün ve/veya hizmetlerin ayrıntıları
• Faturanın düzenlendiği tarih
• Borçlu olunan toplam tutar (varsa vergiyle ilgili bilgiler dahil)

Çözüm

Fatura numaraları, faturalama sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Her bir faturanın kendi benzersiz fatura numarası, bir tür bireysel fatura kimliği olmalıdır. Bu sadece muhasebe için değil, aynı zamanda yasal bir gerekliliktir.

Fatura numaralarını nasıl atadığınız önemlidir. Açık ve mantıklı bir fatura numaralandırma sistemi oluşturmak, ödemeleri izlemenize ve faturalarınızı ve hesaplarınızı daha genel olarak gözden geçirmenize yardımcı olacaktır.

Bu konuda gidebileceğiniz birçok yol var. Rakamların, harflerin ve ayırıcı karakterlerin birleşimi, etkili bir şekilde ölçeklenebilen bir numaralandırma sistemi uygulamanıza yardımcı olacaktır.

Fatura numarasında yer alan bilgiler faturanın tarihini, müşteri adını, proje numarasını ve kronolojik sıra numarasını içerebilir.

İyi bir fatura numarası sistemine sahip olduğunuzda, işletmeniz ve müşterileriniz bunun getirdiği netlik ve kolaylıktan faydalanacaktır.