Fatura Nedir? Fatura Tanımı ve İşlevi

İşletme okurken, "fatura" teriminin yüksek sıklıkta geldiğini görebilirsiniz. Bir teslimat kutusu aldığınızda, tedarikçilerden sipariş ettiğiniz ürünlerin bir listesini içeren “fatura” başlıklı bir kağıt da göreceksiniz. Faturalama süreci zaman alıcı olabilir, ancak ne pahasına olursa olsun atlanamaz veya göz ardı edilemez.

Bu makalede, faturanın önemi, işlevselliği ve genel işlemlerde uygulanabilirliği hakkında derinlemesine bilgi edinmek için fatura kavramını inceleyeceğiz.

fatura nedir?

Fatura, işletmelerin müşterilerine sunduğu ürün ve hizmetleri kaydeden ve müşterilerin bu ürün ve hizmetler için ödemek zorunda oldukları yükümlülükleri belirleyen bir belgedir . Başka bir deyişle, bir fatura, sağlayıcılar ve müşteriler arasında mal ve hizmet satın alma anlaşmasını onaylar ve sağlayıcılar için bir alacak hesabı oluşturur.

Fatura türleri

İşletme ölçeğinize veya sağladığınız ürün ve hizmetlere göre çeşitli fatura türleri vardır.

• Standart Fatura - Bu, hemen hemen her sektörde geçerli olan en yaygın fatura şeklidir ve genellikle küçük işletmeler tarafından fatura hazırlama maliyetlerini azaltmak için oluşturulur. Standart bir fatura, ad ve iletişim adresleri, fatura numarası ve ödenmesi gereken ödeme tutarı gibi bir faturanın temel öğelerini içerir.
• Borç faturası - Müşterilerin işletmelere borçlu olduğu miktarda bir artış olduğunda bir borç faturası kullanılır. Başka bir deyişle, bu fatura türü mevcut faturanın ayarlanmasını kolaylaştırır. Örneğin freelance olarak çalışıyorsunuz. Müşterinize belirli bir projede çalışma saatlerinizi tahmin eden bir fatura gönderdiniz, ancak sonunda fazladan saatler çalıştınız. Bu durumda, faturalanan ek çalışma saatleri için müşterinize bir borç faturası gönderebilirsiniz. Bir borç faturası her zaman pozitif bir toplam sayı içerecektir.
• Alacak faturası - Alacak dekontu olarak da bilinen alacak faturası, müşteriler indirim veya para iadesi talep ettiğinde veya önceki faturalardaki hataları düzeltmeyi istediklerinde işletmeler tarafından düzenlenir. Bir kredi faturası her zaman negatif bir toplam sayı içerecektir. Örneğin, müşterileriniz belirli bir ürün için 100$'lık bir geri ödeme talep ettiğinde, kredi faturasında görüntülenen sayı -100$ olacaktır.
• Ticari fatura - Normalde çevrimdışı perakende mağazalarında veya restoranlarda alınan faturaların veya faturaların aksine, ticari faturalar, işletmeler tarafından dış ticaret için özel olarak düzenlenir. Temel ticari faturalar, gönderi miktarı, hacim, paketleme biçimi, ürün açıklamaları, ödeme yöntemi ve makine parçaları dahil olmak üzere tipik uluslararası satışları doğrulayan gerekli ayrıntıları içerir. Özel olanlara gelince, ülke menşei, taşıyıcı kimlik numarası ve orijinallik doğrulama notları/imzaları gibi bazı ek unsurlar olabilir.
• Zaman çizelgesi faturası - Bu fatura türü, istihdam sektöründe düzenli olarak kullanılmaktadır. Bir çalışan, işvereni tarafından bir zaman diliminde (genellikle saat başına) değerlendirildiğinde bir zaman çizelgesi faturası kullanılır. Fatura türü teknik meslekler dışında entelektüel mesleklerde daha çok tercih edilmekte ve çoğunlukla psikologlara, iş danışmanlarına, yaratıcı ajanslara veya avukatlara verilmektedir. Zaman çizelgesi faturası ayrıca araba, kostüm veya mutfak gereçleri kiralama gibi kiralama hizmetleri için de yaygın olarak uygulanır.
• Vadesi geçmiş fatura - Ödeme tarihi (ilk faturada belirtilen) geldiğinde ve müşteri hala ödemeyi yapmadığında, işletmeler ödemeyi yenilemenin bir yolu olarak vadesi geçmiş bir fatura düzenleyecektir. Vadesi geçmiş fatura, müşterilerin son ödeme tarihini kaçırdıktan hemen sonra gönderilmelidir. Satın alınan hizmetler ve toplam maliyetlerin yanı sıra faiz veya gecikme/gecikme ücretleri de dahildir.
• Yinelenen fatura - Yinelenen fatura, işletmeler tarafından müşterilerden periyodik olarak aynı tutarı tahsil etmek için düzenlenir. İlk bakışta, ara faturaya benzer gelebilir, ancak ayırt etmek için bazı önemli farklılıklar vardır. Ara dönem, kesin sonu olan büyük bir proje için toplam ödemeleri küçük dönemlere ayırmanıza izin verirken, yinelenen fatura süresiz olarak düzenlenir. Bu fatura türü, BT yazılımları veya sosyal medya pazarlama çözümleri gibi aylık paket hizmetler sunan işletmeler tarafından tercih edilmektedir.
• Pro -forma fatura - Hizmetler sunulmadan önce müşterilerinize bir Proforma fatura gönderilecektir. Bu bir ödeme talebi değil, daha çok bir ödeme hatırlatması veya yapılan iş için nihai maliyetlerin tahmini gibidir. Ancak tahmin oldukça kesindir ve genellikle nihai işlemde neredeyse hiç değişiklik yapılmaz.
• Ara fatura - Ara fatura normalde birden çok kilometre taşına sahip büyük ve zaman alan projeler için kullanılır. Bir serbest çalışan veya işletme, önemli bir dönüm noktası tamamlandığında müşterilere faturalarını gönderecektir. Bu faturalar, ödeme toplamını daha küçük parçalara bölerek işletmenizin nakit girişini yönetmek için faydalı olacaktır.
• Nihai fatura - Adından da anlaşılacağı gibi, nihai fatura, belirli bir proje tamamlandığında ödeme talebinde bulunmak için müşterilerinize gönderilen son faturadır. Müşterilerinize sağladığınız her şeyi ve vadesi gelen toplam bakiyeyi de dahil etmeniz gerekeceğinden, bu fatura Pro-forma veya ara faturadan daha ayrıntılı olacaktır.

İlgili Mesajlar:

• İnternetteki En Popüler 10 Web Sitesi Türü
• Beyaz Kağıt Nasıl Yazılır?

Faturalar ve Faturalar

Faturalar ve faturalar arasındaki fark , tedarikçiler ve müşteriler açısından yatmaktadır. Fatura, bir önceki bölümde bahsedildiği gibi, ürün ve hizmetlerin üretildiğini ve müşterilere gönderildiğini kaydeden belgedir. Ürünler teslim alınmadan önce veya sonra teslim edilebilir. Genellikle nakliye şirketleri, müşterilerin sipariş ettikleri ürünleri tekrar kontrol edebilmeleri için faturayı teslimat kutusuna ekler.

Ancak bir fatura, daha çok bir ödeme talebi gibidir. Genellikle, müşterilere anında ödeme istemek için ödeme yapmadan önce bir fatura yazdırılır ve teslim edilir. Bu belgeleme biçimi, restoranlarda veya çevrimdışı perakende mağazalarında çoğunlukla fatura olmadan bulunur.

Faturalar ve Makbuzlar

Faturalar, alıcılardan ödeme talep etmek, satışları takip etmek, envanteri kontrol etmeye yardımcı olmak ve mal ve hizmetlerin teslimatını kolaylaştırmak için kullanılır. Bazı özel durumlarda, işletmeler gelirlerini tahmin etmek için fatura kesmenin yanı sıra müşterilerine nakit ödemeler, “erken ödemeler” için indirimler, taksitli ödemeler veya uzun vadeli ödeme gibi ödeme seçenekleri önerir.

Makbuz, bir satışı tamamlamak için ödemenin yapıldığını gösteren belgedir. Bazen bir makbuz tutmak, belirli bir ürünün sahibi olduğunuzu kanıtlayabilir. Mal veya hizmetleri, fiyatları, kredileri, indirimleri, vergileri, ödenen toplam tutarı ve ödeme yöntemini listeler. Fişler, alıcılar veya müşteriler tarafından, özellikle kusurlu veya kusurlu ürünler için para iadesi talep ettikleri durumlarda, bir ürün için ödeme yaptıklarını kanıtlamak için kullanılır.

Fatura ve makbuz alıcıları normalde müşterilerdir, ancak muhasebeciler, muhasebeciler veya üçüncü taraflar, özellikle gelecekteki mali ve muhasebe amaçları için müşteri ödemesinin kanıtı olarak makbuz alacaklardır.

Faturalar ve Satın Alma Siparişleri

İnsanlar genellikle faturaları satınalma siparişleriyle (PO'lar) ayırt ederken kafaları karışır, ancak fark aslında önemlidir. Bunlardan en bilineni satın alma siparişlerinin işlemlerden önce, faturaların ise işlemlerden sonra yapılmasıdır. Müşterilerden gelen siparişleri doğrulamak için bir satın alma siparişi yapılır ve ardından sağlayıcılara gönderilir. İşletmeler ayrıca tedarik için ihtiyaç duyulan belirli ürün ve hizmet miktarını onaylamak için satın alma siparişlerini kullanır.

Öte yandan, bir fatura, ürün ve hizmetlerin alındığını, fiyatları ve ödeme koşulları ile birlikte kaydedecektir. Başka bir deyişle, fatura, satınalma siparişine verilen nihai "yanıt"tır; ve bir satınalma siparişi bir satış sözleşmesini detaylandırırken, bir fatura bunu onaylar.

Fatura numarası nedir?

Fatura kimliği olarak da bilinen fatura numarası, her faturaya atanan benzersiz bir koddur. Fatura numarası, işletmeler ve müşterileri arasındaki bireysel işlemleri netleştirmek ve ödemeleri takip etmeyi ve muhasebe görevlerini yerine getirmeyi kolaylaştırmak için belgelendiği için faturalandırmanın en önemli faktörlerinden biridir.

Fatura numarası olmadan faturanın yasal geçerliliği olmayacaktır. Bir fatura numarası hem sayıları hem de karakterleri içerebilir. Fatura numarası mutlaka sırayla oluşturulmasa bile, numaraların art arda tekrarlanmadığından emin olun.

Bir fatura neleri içerir? - Bir fatura örneği

Farklı fatura türleri farklı unsurlar içerir. Ancak, bir faturayı yasal olarak etkinleştirmek için bazı zorunlu bileşenler vardır:

Randevular

Bir faturaya konacak üç tür tarih vardır: tedarik tarihi, fatura tarihi ve son ödeme tarihi . Teslim tarihi ve fatura tarihi sadece ürün ve hizmetlerin ne zaman düzenlendiği ve faturanın ne zaman oluşturulduğu konusunda bilgilendirme işlevi görürken, ödeme vadesi çok daha büyük bir önem taşımaktadır. Vade tarihi olmadan, zamanında ödeme alacağınızın ve hesap alacaklarınızı alacağınızın garantisi yoktur.

İsimler ve adresler

Hem işletmenizi hem de müşterilerinizin adlarını ve adreslerini eklemeniz gerekecek. Fatura oluşturmak için muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, yalnızca müşteri e-posta adresleri gereklidir, ancak müşterilerinizin kendilerine çevrimdışı bir belge gönderilmesini talep etmesi durumunda fiziksel adresin alınması yine de gereklidir.

Kişi adları

Hem işletmenizin hem de kişilerin iletişim isimlerini eklediğinizden ve bunları doğru yazdığınızdan emin olun. Yanlış yazım, istenmeyen hayal kırıklığına neden olur ve müşteri deneyimini kötüleştirir.

Fatura numarası

Fatura numarası, satın alma kaydı takibi ve veritabanı dosyalama için son derece önemlidir, bu nedenle fatura yönetimi sürecinizi optimize etmek için benzersiz bir numara eklediğinizden emin olun. Daha yüksek kesinlik için, müteakip bir numaralandırma sistemi kullanmayı düşünün.

Satın alınan ürün ayrıntıları

Satın alınan ürünler hem ürünleri hem de hizmetleri içerir. Ürün adlarının ve miktarlarının özel olarak ayrıntılı bir açıklaması, tedarikçiler ve müşteriler arasında değersiz bir kafa karışıklığının önlenmesine yardımcı olacaktır. Bu bilgiler olmadan müşteriler, aldıkları faturanın ne için olduğunu bilemeyebilir ve ödemeyi gerçekleştiremez.

ödenmesi gereken miktar

Açık görünebilir, ancak bu unsurun ödeme gecikmesini önlemede belirleyici bir rolü vardır. Satın alınan eşyaların fiyatlarını, birimlerini ve toplam maliyetlerini belirtin ve toplama eklemeyi unutmayın.

Ödeme koşulları

Bu şartlar, müşterilere ödeme süresi hakkında bilgi vermek için genellikle faturanın alt kısmında işaretlenir. Örneğin “net 30 gün” ile ödemenin 30 gün içerisinde yapılması gerektiğini belirtebilirsiniz.

Daha somut bir görünüm elde etmek için bu standartlaştırılmış fatura örneğine göz atabilirsiniz .

Fatura ne için kullanılır?

İşletmelerin ödeme talep edebilmeleri için fatura ibraz etmeleri gerekmektedir. Fatura, her iki tarafın da belirlenen fiyat ve ödeme hüküm ve koşullarını kabul ettiğini gösteren yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. Ayrıca, fatura kullanmak bundan daha fazlasına yardımcı olabilir.

Kayıtların tutulması

Bir faturanın satış kayıtlarının tutulmasında belirleyici bir rolü vardır. Bu, satılan malları ve işlemlere kimlerin dahil olduğunu öğrenmeyi mümkün kılar.

Ödeme kontrolü

Bir faturanın muhasebe amaçları için de vazgeçilmez bir rolü vardır. Hem satıcının hem de alıcının ödemelerini ve borçlu olunan tutarları takip etmesine yardımcı olur.

Yasal koruma

Uygun bir fatura, satıcı ve alıcı arasındaki fiyat ilişkisine ilişkin anlaşmanın kanıtıdır. Bu nedenle tacirleri dolandırıcılık davalarından korumak için hukuki geçerliliği vardır.

Vergi beyannamesi

Tüm satış faturalarının kaydedilmesi ve muhafaza edilmesi, şirketin gelirini raporlamasına ve uygun miktarda vergi ödenmesini sağlamasına yardımcı olur.

İş analitiği

Fatura analizi, işletmelerin müşterilerinin satın alma davranışlarından veri toplamasına ve tüketim eğilimlerini, popüler ürünleri, satın alma zamanını ve diğer pek çok şeyi belirlemesine yardımcı olabilir. Bu, işletmenizin daha sonra nihai pazarlama stratejileri bulmasına yardımcı olacaktır.

Müşterilerinize nasıl fatura kesebilirsiniz?

İşletmeler, daha sonra kullanmak üzere hem çevrimiçi fatura oluşturucuları hem de önceden basılmış bir faturayı kullanabilir. Ürün veya hizmetleri müşterilerinize teslim ettikten sonra veya bir projeyi tamamladığınızda fatura oluşturacaksınız. İşte o zaman işin detaylarını aklınızdan çıkarmayın ve zamanında ödeme alma şansınız daha yüksek olur. Müşterilerinizi sorunsuz bir şekilde faturalandırmak için şu yönergeyi takip edebilirsiniz:

Adım 1: Müşterilerin sözleşmedeki beklentilerini netleştirin

Derhal ödeme aldığınızdan emin olmak için, müşteriniz bir sözleşme imzalamadan önce ödeme koşullarınızı netleştirin. 'Açıklama' süreci, sadece bir baskı öncesi tartışması dışında kapsamlı bir konuşma olarak yürütülmelidir. Beklentilerini öğrenerek, özel istekleri olup olmadığını da keşfedebilirsiniz ve bu, ödenmemiş faturaların oranını düşürmeye yardımcı olur ve müşterilerin ödeme tercihlerini karşılama konusundaki istekliliğinizi kanıtlar.

2. Adım: Teslim edilecek öğeleri belirleyin

Ürün ve hizmetlerin adlarını miktarları veya oranlarıyla birlikte eklemeniz gerekir. Çevrimiçi yazılım kullanıyorsanız, her öğenin toplamı hesaplanır. Her öğe kendi satırını alır ve tüm satırların toplamı eklenir.

3. Adım: Depozito isteyin

Büyük bir satın alma için, müşterilerinizin faturayı zamanında ödemesini sağlamak için bir depozito ödenmesi gerekir. Normalde, yeni bir müşteri fiyat konusunda tereddüt etme eğilimindedir ve bu da son ödeme tarihini geciktirme olasılığının yüksek olduğunu gösterir. Şu anda depozito istemek, gelecekte hayal kırıklığı yaşamamak için en uygunudur.

Müşterileriniz depozitoyu ödedikten sonra bilgileri faturaya ekleyin. Herhangi bir indirim bilgisini de eklemekten çekinmeyin.

4. Adım: Ödeme koşullarını netleştirin ve farklı ödeme yöntemleri sunun

Zamanında ödeme aldığınızdan emin olmak istiyorsanız, faturaların alt kısmında ödeme koşullarını kesinlikle netleştirmelisiniz. Müşteriler, bir fatura talep etmeden önce ödeme koşulları sözleşmesinin bölümünü ihmal etme veya görmezden gelme eğilimindedir; bu nedenle, müşterilerinizin zamanında ödeme yapmasını sağlamak ve müşterilerin son ödeme tarihinden habersiz olduklarını iddia ettikleri istenmeyen durumlardan kaçınmak için geç ödeme koşullarını eklemelisiniz. ekstra gecikme ücretleri.

Bir müşteri ödeme yaptığında, fatura numarası satış fişine not edilmeli ve muhasebe yazılımınızdaki satış makbuzu ile eşleştirilmelidir, böylece faturanın ödenmiş olduğu anlaşılır. Ödeme, ödenmemiş tutarı alacak hesaplarınızdan alır.

Adım 5: Faturayı hemen gönderin

Faturalar bir müşteriye postalanabilir, e-postayla gönderilebilir veya fakslanabilir. Hızlı ödeme almak için faturayı en kısa sürede teslim edin. Bu, işinizi müşterinizin aklının önünde tutar. Ayrıca ayrıntılara dikkat ettiğinizi gösterir ve bu da işletmenizin seçilen hizmetler için en iyi seçim olduğunu bir kez daha garanti eder.

Kağıt bazlı faturalandırma üzerinden çevrimiçi faturalandırma

Kağıt kalemle fatura oluşturma yöntemi, teknolojinin de yardımıyla giderek yerini online faturalandırmaya bırakmıştır. Kağıt bazlı bir faturanın işletmelere hazırlanmasından, basılmasından ve işlenmesinden teslimat ve satış sonrası müşteri hizmetlerine kadar 30 dolara kadar mal olduğu tahmin edilmektedir.

Ancak işletmelerin ve müşterilerinin yaşadıkları, yüksek maliyetli - gecikmiş fatura teslimatı, fatura yönetimindeki zorluk ve ortaya çıkan istenmeyen hatalarla eşdeğer değildir. Bu rahatsızlıktan dolayı birçok işletme, maliyetleri azaltmak ve faturalandırma sürecini hızlandırmak için bulut tabanlı faturalandırma yaklaşımlarını kesin olarak kullanmıştır. Günümüzde çoğu fatura dijital platformda oluşturulmakta ve gönderilmektedir.

Fatura nasıl oluşturulur?

1. Adım: Bir fatura oluşturma yaklaşımı seçin

Bir önceki bölümde bahsedildiği gibi günümüzde hem geleneksel hem de teknolojik fatura oluşturma yöntemleri paralel olarak kullanılmaktadır. Ancak açıkçası, dijital tabanlı faturalandırma yaklaşımı, kağıt tabanlı sistem takip faturalarına göre daha önemli bir avantaja sahiptir. Faturalar için bir bilgisayar kullanmayı planlıyorsanız, bir veritabanı programı veya fatura oluşturma yazılımı kullanın.

AVADA PDF Faturası hakkında daha fazla bilgi edinin

Magento 2 için Mageplaza PDF faturası hakkında daha fazla bilgi edinin

Adım 2: Faturalarınız için bir şablon oluşturun.

Müşterilerinizin iletişim adreslerini ve şirket adlarını içerecek şekilde faturaların ilk bölümünde biraz boşluk bırakmalısınız. Standartlaştırılmış bir fatura, müşterinin satın alma tarihi, satın alınan ürünlerin miktarları ve toplam fiyatları ile birlikte listesi ve ayrıca öğelerin isteğe bağlı bir açıklaması gibi bazı temel bilgileri içermelidir.

3. Adım: Şirket adınızı ve adresinizi ekleyin

Otomatik fatura oluşturma yazılımını kullanırken, şirketinizin logosu için fatura sayfanızın üst kısmında bir boşluk bırakın. Kural, kağıt fatura için benzer şekilde uygulanır - fatura kopyasının üstüne bir kartvizit yapıştırın. Faturanın antetli kağıdı, müşterilerinizin şirketinizi tanımasına ve dosyalama sürecinize fayda sağlamasına yardımcı olur.

4. Adım: Faturanın altında bir imza alanı oluşturun

İmzalar, işletmenizin gelecekte yasal sorunlardan kaçınmasına yardımcı olacak doğrulama kanıtlarıdır. Örneğin, hizmet verildikten sonra müşterilerinizin fiyatlardan şikayet etmesi durumunda, ilk sözleşmeye atıfta bulunarak fatura üzerinde imzalarını gösterebilirsiniz.

5. Adım: En üste bir fatura numarası girin

Daha iyi takip ve dosyalama için her faturanın benzersiz bir fatura numarasına ihtiyacı vardır. Bir müşteriyle ilgili bir sorununuz varsa, fatura kopyalarının üst kısmındaki fatura numarasını tarayarak veritabanı dosyalarınızdan fatura kopyasını arayabilirsiniz.

Son sözler

Fatura tanımına ve işlevine aşina olduğunuzda, işletmeniz adına daha profesyonel görünmenize, daha hızlı ödeme almanıza, hata veya problemlerle daha duyarlı bir şekilde ilgilenmenize, ürün ve hizmetlerinizi daha verimli yönetmenize yardımcı olacak süreci yeterince kolay bulacaksınız.

Faturalamanın temel kavramını anlamanın yanı sıra, süreci uygulamaya koymak da aynı derecede önemlidir. En iyi yol, gereksiz çabaları en aza indirmek ve optimize edilmiş nihai sonuçlar elde etmek için çevrimiçi fatura oluşturucular veya e-fatura kullanarak modern teknolojiden yararlanmaktır.

Devamını oku:

• Yinelenen ödemeler nelerdir? Göz önünde bulundurmanız gereken 6 En İyi Yinelenen ödeme sağlayıcıları
• Shopify için En İyi Ödeme Ağ Geçitleri (Dropshipping, ABD, İngiltere, Hindistan, Avustralya için)